Pemilihan penjagaan kesekretariatan UKM UMG berdasarkan

kesediaan anggota

(Sistem Pengambil Keputusan)

Oleh:

M.Foundra Irawan (076210 )

Muhammad Hazin (07621034)

M.Alfin Hilmi (07621049)

Teknik Informatika

Universitas Muhammadiyah Gresik

2010
Pemilihan penjagaan kesekretariatan UKM UMG berdasarkan kesediaan anggota

1. Latar Belakang

Dalam organisasi kemahasiswaan terlebih di kampus Universitas Muhammadiyah yang

memiliki banyak ormawa (organisasi kemahasiswaan) seperti HMJ (himpunan mahasiswa
jurusan) dan UKM (unit kegiatan mahasiswa tidak selalu berjalan dengan aman, nyaman dan
tentram karena konflik selalu ada. Tetapi hal itu bukan masalah besara karena adanya konflik
juga merupakan pelajaran yang berharga untuk belajar menyelesaikan masalah dan juga
melihat proses kedewasaan untuk mengambil keputusan, mengalah dan menghargai karena
prose situ semua akan membuat suatu organisasi itu hidup dan solid. Dalam organisasi pun
masih tidak bisa dipisahkan dengan sikap egoisme bagi para struktural maupun anggotanya.
Oleh karena itu timbul masalah dalam memutuskan pengurus harian untuk memberi jobdisk
kepada anggotanya untuk jadwal penjagaan, baik menjaga kesekretariatan, jadwal piket
maupun menjaga pendaftaran dalam suatu agenda karena tiap mahasiswa mempunyai
kegiatan sendiri-sendiri seperti kuliah maupun kerja.

2. Pembahasan
Menurut Simon dalam buku komputerisasi pengambilan keputusan (Daihani, 2001) proses
pengambilan keputusan melalui tahapan :

1) Tahap Penelusuran ( Intelligence)

Dari penelitian yang dilakukan melahirkan rumusan masalah penelitian berupa Sistem
Pendukung Pengambilan Keputusan Penjadwalan kesekretariatan Berdasarkan Preferensi
Kesediaan Waktu anggota UKM untuk menjaga,

2) Tahap Perancangan ( Design)

Setelah perumusan masalah, dilanjutkan dengan pencarian data-data dan informasi berupa
sistem dan durasi penjagaan, data-data anggota, data-data kegiatan, dan dampak dari hasil
penjadwalan. Pencarian dan pengumpulan data didominasi melalui wawancara dengan
anggota UKM. Dari kesemua informasi yang diperoleh, kemudian dapat dibuat penetapan
kriteria-kriteria
evaluasi untuk anggota yang diutamakan penjadwalannya melalui pertimbangan tingkat
semester, jabatan keorganisasian ,pertimbangan durasi waktu penjagaan
3) Tahap Pemilihan (Choice)
Dengan mengacu pada kriteria-kriteria penilaian yang telah ditetapkan, dibuat model-model
penilaian secara matematis, sejumlah model penilaian yang masing-masing akan diuraikan
pada pembahasan.

4) Tahap Implementasi (Implementation)

Struktur Sistem Pendukung Keputusan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman
Sedangkan komponen-komponen Sistem Pendukung Keputusan yang digunakan adalah :

a. Subsistem manajemen data, menyediakan data bagi sistem yang berasal dari data
internal dan data eksternal.
b. Subsistem manajemen model, berfungsi sebagai pengelola berbagai model.
c. Subsistem antar muka pengguna, merupakan fasilitas yang mampu mengintegrasikan
sistem terpasang dengan pengguna secara interaktif.
d. Perancangan basis data sistem pendukung keputusan yang akan memberikan
pemahaman secara keseluruhan berupa hubunga antar objek data, aliran informasi dan
transformasi dari data input menjadi output yang digambarkan secara grafik berupa
Entitas Relationship Diagram dan Data Flow Diagram Secara keseluruhan Sistem
Pendukung Keputusan yang akan dibangun, memperhatikan kriteria-kriteria dengan
bobot tertentu,

Model dan Bobot Penilaian Sistem Pendukung Keputusan

Model Sistem Pendukung Keputusan Penjadwalan Jaga kesekretariatan berdasarkan
preferensi kesediaan waktu anggota, dibuat dalam 4 jenis penilaian, yaitu model penilaian
status anggota, model penilaian jabatan ,model penilaian perkuliahan anggota, model
penilaian kerja,. Dimana masing masing unsur tersebut memiliki beberapa elemen penilaian
yang akan menentukan hasil akhir system pendukung keputusan yang akan digunakan oleh
para pengguna dalam menentukan suatu keputusan. Setiap elemen berbobot penilaian yang
berbeda-beda tergantung dari hasil penilaian kriteria yang ada. Batasan penilaian dimulai dari
angka 40 sebagai yang terendah sampai dengan nilai 100 sebagai yang tertinggi. Sedangkan
bobot penilaiannya sudah ditentukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh si
peneliti dengan bersumber pada hasil penelitian, namun hal ini untuk seterusnya bisa
diadakan perubahan-perubahan searah dengan tuntutan kebutuhan. Bahwa sistem ini proses
penilaiannya mengacu kepada pemenuhan kriteria yang telah ditetapkan serta mengacu pada
beberapa kasus yang telah terjadi, sehingga benar-benar mempunyai tolak ukur yang baik.

Model Penilaian Status Anggota

Kriteria Penilaian Nilai Bobot

Penilaian

Status Anggota 25 %
• Baru 100
• Lama 80

• ALB 40

Model Penilaian Jabatan

Kriteria Penilaian Nilai Bobot Penilaian

Jabatan 40 %
• Anggota 100
• Koordinator devisi 80

• Struktural inti 60
50
• Wakil ketua
50
• Ketua umum

Model Penilaian Perkuliahan Anggota

Kriteria Penilaian Nilai Bobot

Penilaian

Perkuliahan 15 %
Anggota 40
• Pagi – pagi 80
• Pagi – sore 40

• Sore – sore 80
 • Sore – pagi

Model Penilaian Kerja

Kriteria Penilaian Nilai Bobot

Penilaian

Kerja anggota 20 %
• Kerja 50
• Tidak kerja 100

• freelance 60

Hasil Pemrosesan Sistem Pendukung Keputusan

Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan dibangun untuk menentukan prioritas urutan Anggota
dalam menentukan penjadwalan jaga berdasarkan preferensi kesediaan masing-masing
anggota untuk menjaga kesekretariatan UKM, dalam pemrosesan sebagai berikut :
- Pemrosesan Input, terdiri dari pemasukan data status anggota, pemasukan data jabatan,
pemasukan perkuliahan anggota, pemasukan data kerja dan pemasukan data kesediaan
berisikan sebagian data yang menjadi syarat-syarat untuk penjadwalan jagah berdasarkan
preferensi kesediaan waktu masing-masing anggota
- Pemrosesan Penilaian yang terdiri dari Penilaian berbagai macam bobot nilai kriteria atau
parameter.
- Hasil Penilaian berdasarkan hasil perhitungan bobot kriteria penilaian yang ada untuk data
global .
Diagram E – R

Output
Proses berupa
Input data
pengambil jadwal
anggota
keputusan
form input data
Form Input jadwal

Output
Beberapa kesimpulan yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah :
1. Sistem Pendukung keputusan ini dibuat dengan pemodelan yang memperhatikan
berbagai faktor yang dipakai sebagai kriteria penilaian dan pemberian bobot
diantaranya penilaian status anggota, jabatan, perkuliahan, kerja, yang dianggap
relevan dengan kondisi dan realita pada UKM tersebut
2. Sistem Pendukung Keputusan ini memiliki kriteria-kriteria yang dapat dirubah bobot
nilainya sesuai dengan kesepakatan dan kebutuhan
3. Hasil yang diperoleh dari sistem yang terbentuk, akan memberikan alternatif penilaian
bagi para pengambil keputusan untuk menentukan penjadwalan jaga yang sesuai
dengan referensi kesediaan waktu anggota yang bersangkutan untuk menjaga.