Una política efectiva de cobros requiere de algún tipo de sistema formal que garantice el
pago de cuentas vencidas. No prestar la debida atención a los pagos atrasados puede
perjudicar su flujo de caja y las posibilidades de éxito de su empresa.
Para mantener flexibilidad en las cuentas por cobrar, muchas empresas utilizan una serie
de cartas y llamadas telefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan.
Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente
más serias e insistentes, conforme se vencen los pagos.
La forma en que usted estructure su sistema de cobro es un asunto personal; puede ser
que usted se sienta más cómodo llamando a sus clientes que enviándoles cartas. Lo
importante es tener un sistema y, para ello, puede seguir los pasos que a continuación
detallamos.
Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas
cordiales le permiten averiguar si ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al
final de estas llamadas, mencione que recibirán la factura correspondiente dentro de
poco y haga hincapié en la fecha de vencimiento de dicha factura. Cuándo: tres días
después de haber entregado su producto o haber prestado su servicio, pero antes del
vencimiento correspondiente.
Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente.
Este aviso puede hacerse mediante una carta con una copia adjunta de la factura
correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante.
Cuándo: 10 a 15 días después del primer aviso de vencimiento/20 o más días después de
la fecha de vencimiento de la factura.
Por ejemplo:
[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura No. ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si
existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es posible que el cliente no esté
satisfecho con su producto o servicio o que enfrente problemas de flujo de caja. Sea
cortés, pero trate de obtener un compromiso de pago. Prepárese para todo tipo de
excusas. Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el cheque, pregunte por la
fecha y lugar de dicho envío a fin de establecer cuándo debería recibirlo.
Cuándo: 7 a 10 días después del segundo aviso de vencimiento/27 o más días después
de la fecha de vencimiento de la factura.
Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera
llamada telefónica. Confirme por escrito lo que se habló en la llamada y recuerde al
deudor el compromiso de pago que adquirió. Por ejemplo:
[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura No. ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
Por ejemplo:
[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura No. ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
El tono de esta carta debe ser severo y categórico. Utilice esta carta para confirmar el
acuerdo establecido en la última llamada y exija el pago. Puntualice que si no se efectúa
el pago en la fecha antes acordada, usted deberá derivar el cobro a una entidad externa.
Cuándo: siete días después de la tercera llamada de cobro/72 o más días después de la
fecha de vencimiento de la factura.
Por ejemplo:
[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura No. ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________