Anda di halaman 1dari 19

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI

MADRASAH ALIYAH NEGERI BINJAI


Mursyidah Noviyani

Fakultas matematika dan ilmu pengetahuan alamUniversitas sumatera utara


Jl. Dr. T. Mansur No. 9 Medan

Abstrak
Tugas akhir ini bertujuan membangun sebuah sistem informasi yang berbasis
Windows seperti Microsoft Visual Basic sebagai alat mengolah database. Sistem
perancangan dalam pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah
Aliyah Negeri Binjai ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa software
yakni Visual Basic 6.0, Crystal Report. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 maka
pengerjaan tugas akhir akan lebih cepat dan mudah. Adapun tabel-tabel yang dipakai
dalam pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian Madrasah Aliyah Negeri Binjai,
tabel admin. Semua tabel ini nantinya digunakan untuk menampung data-data yang
diperlukan dalam Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri
Binjai.Dengan adanya aplikasi penggajian pegawai dapat lebih mudah dalam proses
pegolahan data secara cepat dan efisien. Sebelum adanya aplikasi ini, pegawai
bingung dalam proses pegolahan data yang memegang peranan dalam proses
penggajian pegawai ini juga mengalami kesulitan, dikarenakan adanya keterlambatan
dalam proses pengolahan data penggajian pegawai.Hasil dari perancangan sistem
dengan program aplikasi diharapkan dapat membuat Sistem Informasi Penggajian
Pegawai lebih akurat berdasarkan data yang dimasukkan ke sistem tersebut.

Kata Kunci : Sistem informasi, penggajian

1. Pendahuluan

Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan,


organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Informasi dianggap
sangat penting karena dengan adanya informasi dapat menambah pengetahuan,
mengurangi ketidakpastian dan resiko kegagalan serta dapat membantu para
pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan dan keputusan yang efektif dan efisien.
Salah satu informasi yang penting dari suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah
adalah tentang kepegawaiannya yang terkait dengan apa saja yang termasuk dalam
melengkapi data pegawai tersebut. Mulai dari Pangkat dan Jabatan, Cuti, penggajian
dan lain-lain.

Sistem Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai adalah cara baru
dalam pengolahan data penggajian pegawai. sistem penggajian ini merupakan dasar
dan konsekuen logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena
dahulunya memakai Microsoft Excel memiliki kelemahan dalam hal waktu yang
diperlukan cukup lama pada proses penginputan data.

2. Maksud dan Tujuan


Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penggajian
Madrasah Aliyah Negeri adalah menghimpun dan merangkai ketergantungan
data dari setiap bagian
Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah :
1. Mengontrol Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.
2. Mempercepat dalam pencarian sistem penggajian pegawai .
3. Membangun aplikasi yang sesuai guna mendukung kemajuan, yang dapat
mempermudah dalam membuat dokumentasi Sistem Informasi Penggajian
Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.

3. Batasan Masalah

Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini memiliki cakupan yang luas, seperti gaji
pokok, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan beras, potongan, lembur, dan
lain-lain. Untuk itu penulis melakukan pembatasan masalah hanya pada gaji pokok,
tunjangan keluarga, tunjangan jabatan dan tunjangan beras.

4. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah cara atau teknik yang sistematis untuk mengerjakan atau
menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis untuk
menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi diatas adalah:

1. Studi Lapangan
Merupakan metode yang dilakukan oleh penulis secara langsung ke lapangan
yang merupakan sumber data yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan yang
digunakan.
2. Wawancara
Pengumpulan data dengan wawancara ini digunakan untuk meyakinkan bahwa
data yang diperoleh benar-benar akurat.
3. Studi Kepustakaan
Mengunakan buku-buku yang berhubungan dengan tujuan penulis yang dapat
membantu menyelesaikan masalah yang dapat dipakai sebagai landasan teori..

5. Analisis Sistem

Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi mengenai Madrasah
Aliyah Negeri Binjai, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan
kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat.
Berdasarkan dari pengamatan penulis mengenai analisis sistem yang berjalan
mengenai Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai ini adalah belum
efisien dan juga membutuhkan waktu dalam penginputan data, kemungkinan adanya
laporan sistem penggajian yang tidak efisien dan membutuhkan waktu yang lama,
dikarenakan proses penggajian ini sangat lambat dan sangat manual maka penulis
mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah
Negeri Binjai untuk memberikan informasi yang komputerisasi dan dapat
mempercepat pekerjaan dalam pencariannya.
Perancangan sistem merupakan upaya perusahaan untuk memulai memiliki sistem
baik yang lama maupun untuk memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem
dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.
Dengan adanya aplikasi Penggajian ini nantinya para pegawai tidak lagi
direpotkan dengan semua yang berhubungan dengan masalah penggajian Madrasah
Aliyah Negeri Binjai.

Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan


sistem dalam Tugas Akhir ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan
didalam penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari Perancangan Data Flow Diagram
(DFD), Perancangan Normalisasi dan Database serta Perancangan.
Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi
lewat internet, extranet, atau world wide web (www). Beberapa data memerlukan
pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran yang layak, data-data lainnya
disimpan, dan ketika diperoleh, dianggap sebagai output dengan sedikit atau tanpa
pemrosesan sama sekali. Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output) yaitu :

1. Merancang output untuk tujuan khusus.


2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna.
3. Mengirim jumlah output yang tepat.
4. Menyediakan distribusi output yang tepat.
5. Menyediakan output tepat waktu.
6. Memilih metode output yang paling efektif.

Adapun perancangan keluaran (output) yang ingin penulis perbuat adalah


sebagai berikut :

Bulan : 99/9999

No. Tanggal NIP Pegawai Golongan Masa Gaji Tunj. Gaji


Slip Penggajian Kerja Pokok Anak
Total

xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999

xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999

xxx 99/99/99 9999 xxxxxx Xxxx 99 Rp.999 Rp.999 Rp.999

Medan, 03 Juni 2009

Bag. Adm

Gambar 1 Rancangan Daftar Gaji Pegawai


Kualitas sistem input menentukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat
sistem input yang dibentuk secara bagus, penganalisis sistem menyatakan bahwa input
yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan terhadap keseluruhan
sistem.

Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah :

1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien.


2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan.
3. Menjamin penyelesaian yang tepat.
4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik.
5. Membuat input yang tidak rumit.
6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten.
5.1. Perancangan File dalam Database

Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk

merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai berikut :

a. Tabel admin terdiri dari :

Tabel admin digunakan untuk menampung data dari admin pada aplikasi sistem

penggajian Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field-field yang dibuat

dalam tabel admin :

Field Type Size Keterangan


User Text 25 Nama Admin
Password Text 50 Password Admin

Tabel 1 Tabel Admin

b. Tabel Golongan terdiri dari :

Tabel golongan digunakan untuk menampung data pegawai sesuai dengan

golongannya yang ada pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field-

field yang dibuat dalam tabel golongan :


Field Type Size Keterangan
Kd_gol Text 5 Kode golongan
Ms_kerja Integer 4 Masa kerja
Gapok Currency 8 Gaji pokok

Tabel 2 Tabel Golongan


c. Tabel Pegawai terdiri dari :

Tabel Pegawai digunakan untuk menampung seluruh data pegawai yang meliputi,

NIP, nama, Tgl Lahir, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, dan Status dari data

pegawai tersebut.

Field Type Size Keterangan


NIP Text 6 Nomor induk pegawai
Nm_peg Text 50 Nama pegawai
Tgl_lahir Text 30 Tanggal lahir
Almt Text 50 Alamat
Jenkel Text 6 Jenis Kelamin
Agama Text 11 Agama
Status Text 15 Status

Tabel 3 Tabel Pegawai

d. Tabel Gaji Pegawai

Tabel Penggajian digunakan untuk menampung seluruh gaji pegawai yang

meliputi, Waktu Gaji, Gaji Pokok, Tunjangan Anak, Tunjangan Istri, Tunjangan

Jabatan, Gaji Total pegawai tersebut

Field Type Size Keterangan


Id_gaji Currency 5 Identitas gaji
Waktu_gaji Date 8 Bulan / tahun gaji
Gapok Currency 8 Gaji pokok
Tunj_anak Currency 6 Tunjangan anak
Tunj_istri Currency 6 Tunjangan istri
Tunj_jabatan Currency 8 Tunjangan jabatan
Gaji_total Currency 8 Jumlah gaji total

Tabel 4 Tabel Gaji Pegawai


Didalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis melakukan perancangan awal sistem

dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian.

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan

kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana

sistem tersebut berjalan.

Bagian
Keuangan

------------------------------------------------------------
Pegawai Bagian
Kepegawaian
- Data Golongan
Biodata
- Data Penggajian
pegawai
0
Mengirim pegawai
Sistem Informasi
Penggajian
Slip Pegawai
Pegawai

Gambar 4.2.4 : Diagram Konteks Sistem Pengolahan Penggajian Kepegawaian


Bagian
Pegawai Kepegawaian

Biodata
Pegawai
- Data golongan
- Data penggajian

1
Penggajian
Gaji Pegawai
Info biodata pegawai

F1 Bagian
F2 Golongan

F3 Pegawai
F4 Penggajian

2
Pembuatan
Laporan

- Laporan Penggajian Pegawai


- Laporan Penggajian Pegawai
Perbulan

PIMPINAN

Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian Pegawai

Madrasah Aliyah Negeri Binjai


5.2. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram adalah Entity Relationship yang berisikan komponen-

koponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut-atribut.

Relasi Antar Tabel


Id_gaji

Pegawai NIP Gaji Pegawai


NIP
Nm_peg Id_gaji
menerima Waktu_gaji
Tgl_lahir
Almt Gaji pokok
Jenkel Tunj_anak
Agama Tunj_istri
Kd_golongan Tunj_jabatan
Kd_jabatan Total_gaji Total_gaji
Status
Pendidikan
TMT

Gambar 4.2.4 Entity Relationship Diagram

5.3. Normalisasi

Merancang database merupakan sebagian hal yang penting pada tahap desain sistem

yaitu pada desain sistem secara terinci/detil. Database yang baik dibentuk melalui

teknik normalisasi.
Adapun tahap-tahap dalam melakukan normalisasi adalah sebagai berikut :

1. Unnormalized Relation.

Tahap ini yang dilakukan adalah Repeating Group, untuk menjadi first normal

form/1 Nf (pada tiap perpotongan kolom dan baris harus terdapat data value).

2. Normalized Relation (First Normal Form/1Nf)

Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Partial Dependencies, untuk

menjadi second normal form/2Nf.

3. Second Normal Form (2Nf).

Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Transtitive Dependencies, untuk

menjadi third normal form/3Nf.

4. Third Normal Form (3Nf).

Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Remaining Anomalies Resulting

From Functional Dependencies untuk menjadi normal BCNF (bila setiap atribut

determinant merupakan candidat key).

5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Multivalued Dependencies untuk

menjadi forth normal form/4Nf.

6. Fourth Normal Form (4Nf.)

Pada tahap ini yang dilakukan adalah Removing Remaining Anomalies untuk

menjadi fifth normal form/5Nf.

7. Fifth Normal Form (5Nf).

Pada tahap ini yang dilakukan adalah menghindari terjadinya Join Dependent

(relasi yang telah pecah/dibagi tidak dapat dikembalikan lagi).


Perancangan komunikasi data adalah suatu sistem bagi kebanyakan pengguna.

Bagaimana bagus atau buruknya rancangan, komunikasi data tersebut menjadi

gambaran dari sistem yang akan dirancang.

Tujuan dirancangnya komunikasi data ini adalah :

1. Menyesuaikan komunikasi data sesuai dengan tugasnya.

2. Mengefisienkan komunikasi data.

3. Memberikan arus balik yang tepat antara komunikasi data dengan pengguna.

4. Membangkitkan pertanyaan-pertanyaan mengenai komunikasi data yang dapat

dimanfaatkan.

5. Memperbaiki produktivitas dari pengetahuan pegawai.

Pada tahap analisis, komunikasi data dapat digunakan sebagai alat komunikasi

antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem,

yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh

pemakai sistem.

5.4 Flowchart Sistem

Adapun flowchart untuk perancangan output administrator yaitu :

Buka Halaman
Admin

Input User & Password

Status = Login Nama &


Admin Pass Anda Salah

Tampilan Admin

Cancel
Gambar 3.3 flowchart login admin
Selanjutnya adalah, flowchart untuk perancangan output Halaman Utama yaitu :

Halaman Utama

Pilih Link yang ada

File

Laporan Pencarian Laporan


tdk ditemukan

Gambar 3.4 flowchart Halaman Utama


Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan

dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menginstal, menguji

dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki.

Adapun tujuan dari implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui sebelumnya.

2. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru

3. Menguji apakah sistem baru tersebut sesuai dengan pemkai.

4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan yaitu dengan membuat

rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.


6. Kesimpulan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini telah diuraikan bagaimana perancangan sistem

Penggajian Pegawai pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Maka dapat penulis

simpulkan :

1. Dengan dilakukannya pemakaian sistem informasi yang tepat terutama dalam

mengatasi masalah gaji pegawai maka hasil yang akan diperoleh dalam menangani

masalah tersebut akan jauh lebih cepat.

2. Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini mudah dikarenakan ada proses peng-

updatean (edit, hapus, keluar) data yang diperlukan secara cepat, khususnya pada

peng-updatean penggajian pegawai.


7. DAFTAR PUSTAKA

Alam, M. Agus J. 2000. Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi
6.0. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Al-Bahra bin Ladjamuddin. B, 2004. Konsep Sistem Basis Data dan


Implementasinya., Graha Ilmu, Yogyakarta.

Leong, Marlon. 2006. Dari Programmer untuk Programer Visual Basic. Yogyakarta :
Andi Yogyakarta.

Everest,Gordon C., 1986. Database Management,McGraw-Hill Book Company, New


York.

Korth, Henry F. dan Abraham Silberschatz, 1986. Database System Concepts,


McGraw-Hill, Inc., New York.

Mahyuzir, Tavri D. 2003. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT.
Elex Media Komputindo.

Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Pemrograman Visual


Basic 6.0. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.