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PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

DETALHAMENTO DO PROJETO
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PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

Introdução

O projeto de implantação de Sistemas de Gestão Integrada, denominados

ERP´s, é bastante complexo devido às equipes multidisciplinares que
envolve e a mudança de diversos paradigmas nas organizações.

Dentre as diretivas que envolvem o projeto, merece destaque a definição

de INTEGRAÇÃO.

Isso determina que não haverá mais uma gestão descentralizada dos
processos da organização e, a ferramenta, só poderá agregar valor se for
implantada de forma integrada.
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PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

Fases do Projeto
O projeto possui fases distintas e seqüenciadas que precisam ser
realizadas e compreendidas pela organização.

As fases básicas são:

•Definição do Fornecedor
•Negociação
•Detalhamento e Plano Mestre do Projeto
•Instalação
•Configuração e Parametrização
•Treinamento
•Inicio Operacional
•Estabilização
•Análise Crítica e Ajustes
•Encerramento

Nesse ponto é importante observar que a negociação junto aos

fornecedores, geralmente não apresenta essas fases de forma clara, sob o
risco de não se concretizar o negócio e apresentam o projeto somente até a
fase de início operacional.
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FASE I – SELEÇÃO DE FORNECEDOR

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Introdução
O processo de análise de aderência, para seleção de fornecedores de
ERP’s para uma organização, é baseado em etapas especificas e
sucessivas que visam apresentar evidencias de que uma solução se
destaca entre todas as oferecidas ao cliente.

As etapas chaves são descritas abaixo:

•Análise / Levantamento de Processos e Requisitos
•Análise de Infra-Estrutura
•Análise do Fornecedor
•Análise Financeira
•Análise Funcional do Produto
•Análise do Processo de Fornecimento
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Análise do Fornecedor

A análise do fornecedor visa determinar se o mesmo possui infra-estrutura

e pessoal capacitado para o desenvolvimento das atividades do projeto de
forma que isso não venha alterar significativamente o prazo e custo do
projeto como um todo. Para isso são avaliados os seguintes itens, e suas
respectivas pontuações:

Equipe de Atendimento Equipe Comercial Central de Suporte

Local (2) Local (2) Local (2)
Externa (1) Externa (1) Externa (1)

Localização Infra-estrutura Representante / Produtor

BH – MG (3) A – Grande Porte (3) Produtor (2)
MG (2) B – Médio Porte (2) Representante (1)
Outras Localidades (1) C – Pequeno Porte (1)
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Análise Financeira

A análise financeira visa determinar um custo unitário básico para os itens

que comporão a proposta de fornecimento. Para isso são avaliados os
custos de uma solução que contemple as mesmas funcionalidades, ou
módulos, com valores específicos conforme abaixo:

•Custo da Licença
•Custo da HH Implantação
•Custo da HH Gerencia
•Custo da HH Customização
•Prazo Estimado de Implantação
•Valor Mensal de Suporte
•Arquitetura da Solução
•Requisitos de Hardware e Software
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Análise Funcional

Com base nos requisitos do cliente para atendimento aos seus processos, é
desenvolvido um documento denominado Termo de Aderência que conterá
a relação dos requisitos de fornecimento.

Os fornecedores deverão informar o percentual de atendimento a cada

requisito em relação ao produto que estão oferecendo, conforme a barra
abaixo:

Para os requisitos que não forem atendidos completamente, deverá ser

informado o custo de customização ou adequação que será necessário
para esse atendimento.

Esse custo será agregado ao custo obtido com a etapa anterior para
compor o custo básico da solução.
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Análise do Processo de Fornecimento

O processo de fornecimento é a análise dos fornecedores de acordo com

a visão de mercado, foco de atuação, entrevistas com clientes e ex-
clientes, situação econômica e financeira e demais parâmetros que sejam
relevantes no processo de análise.
Os resultados do processo de fornecimento são:
•Recomendado – O fornecedor e a solução proposta são
recomendados sem nenhuma restrição.
•Recomendado com Restrições – O fornecedor e a solução proposta
são recomendado com as restrições apresentadas.
•Não Recomendado. – O fornecedor e/ou a solução não são
recomendadas para a organização em referencia.
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FASE II – NEGOCIAÇÃO
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Introdução
A fase de negociação visa obter as melhores condições em relação aos
fornecedores selecionados na primeira fase.

As etapas dessa fase são:

•Verificação dos pontos considerados RESTRIÇÕES, na fase de
Análise realizada anteriormente, se houverem.
•Revisão funcional e fechamento do escopo do projeto.
•Emissão de nova proposta por parte dos fornecedores com base na
revisão funcional.
•Análise das propostas emitidas (anterior e atual) para nivelamento de
informações.
•Negociação do Cronograma Prévio.
•Análise Contratual.
•Termo de Aderência e compromisso de fornecimento.
•Fechamento Comercial.
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Revisão Funcional e Fechamento do Escopo

Durante a fase de negociação é importante realizar uma revisão do

escopo em relação aos produtos e serviços oferecidos pelos fornecedores
em relação aos objetivos da organização.

Após essa revisão é definida a composição do projeto em termos

funcionais que identificará o conteúdo da proposta a ser solicitada aos
fornecedores.

Pode-se definir, por exemplo, que o módulo de RH será implantado

inicialmente com as funcionalidades da folha de pagamento.

Uma outra opção que normalmente ocorre é a não contratação nessa

fase dos módulos de consultas gerencias, normalmente denominados BI.
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Verificação das Restrições

No caso de haver recomendação com restrições, o que normalmente

ocorre, é realizada uma verificação da abrangência das restrições em
relação ao projeto, e solicitado ao fornecedor que apresente soluções
para a restrição apresentada.

Exemplos mais comuns de restrição são:

•Variação no custo de projetos avaliados
•Equipe de consultores inexperiente
•Percentual de aderência abaixo de 80%, com customizações a
serem realizadas para atendimento.
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Propostas

Com base no escopo definido são solicitadas novas propostas comerciais

aos fornecedores que, comparadas com as anteriormente emitidas,
permitirá a verificação da variação do custo.

A análise final das propostas apresentará o custo real do projeto e suas

possíveis variações com base na análise de históricos dos fornecedores.

Nessa fase são analisadas as condições comerciais apresentadas pelos

fornecedores.
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Negociação do Cronograma

Finalizada a fase comercial, é importante a análise do cronograma

proposto pelos fornecedores e as necessidades da organização.

O cronograma determinará um custo variável e indireto que é a alocação

da equipe do cliente para a implantação.

Além disso é importante analisar as atividades da organização durante o

período de implantação como feiras, eventos, cursos, auditorias, etc.

Finalmente a definição da data inicial do projeto e a data de início do

processamento no sistema implantado.
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Análise Contratual

Geralmente os fornecedores emitem suas propostas e os contratos de

fornecimento de licenças e serviços vinculados à proposta comercial.

É importante avaliar as propostas apresentadas do ponto de vista legal e

técnico uma vez que muitas negociações de requisitos não são
explicitadas nas propostas, sendo esse um dos maiores motivos de
conflitos durante a implantação da solução.

É importante que a análise jurídica seja realizada pela área responsável

por esse item na organização.
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Termo de Aderência e Compromisso de Fornecimento

Caso o contrato e seus anexos não contemplem a descrição dos

requisitos não contemplados no produto e a definição do conjunto de
customizações e parametrizações a serem realizadas, deve ser
desenvolvido o Termo de Aderência e o Compromisso de Fornecimento.

O Termo de Aderência irá identificar todos os requisitos que devem ser

atendidos pela solução e as parametrizações críticas necessárias.

O Compromisso de Fornecimento contemplará as soluções apresentadas

pelo fornecedor em relação às restrições apresentadas.
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FASE III – DETALHAMENTO

E PLANO MESTRE DO PROJETO
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Detalhamento e Plano Mestre do Projeto

A partir das informações obtidas nas fases anteriores, principalmente com

o escopo do projeto, são realizados os detalhamentos de funcionalidade
de cada módulo e das integrações entre os módulos e outros sistemas
específicos que possam existir na organização.

Com base nessas informações é desenvolvido o Plano Mestre do Projeto

que será um documento que acompanhará todo o projeto e a utilização
do sistema na organização.

Toda e qualquer alteração no projeto e, posteriormente, durante a

utilização do sistema, será registrado nesse documento que manterá o
histórico do sistema e o detalhamento operacional do mesmo.

Essa fase é, com certeza, a mais importante de todo o projeto porque é a

fase de planejamento da implantação do sistema de gestão.
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FASE IV – INSTALAÇÃO
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Instalação

A fase de instalação envolverá principalmente a equipe de TI da

organização para que sejam instalados no ambiente de tecnologia da
informação todos os softwares que compõem e apóiam a solução.

Normalmente são instalados nessa fase os seguintes componentes:

•Servidor da Aplicação.
•Servidor de Banco de Dados.
•Servidor WEB.
•Serviços de Apoio – E-mail, tarefas, agendamentos, etc.
•Estações Clientes.
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FASE V – CONFIGURAÇÃO E PARAMETRIZAÇÃO

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Configuração e Parametrização

Essa é a fase mais longa onde existe uma constante interação entre a
organização e o fornecedor da solução, praticamente em tempo integral.

De acordo com a seqüência de implantação definida no Plano Mestre de

Projeto, as equipes são formadas e cada módulo contratado é
configurado, parametrizado e testado.

Pode-se definir uma variação seqüencial onde a partir da configuração e

parametrização de cada módulo, a fase de treinamento relativa a esse
módulo é realizada e o módulo tem seu início operacional.

A maior parte das organizações opta por realizar o inicio operacional de

todo o conjunto de módulos.

É importante ressaltar que qualquer alteração de escopo nessa fase irá

comprometer o cronograma e orçamento.
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FASE VI – TREINAMENTO
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Treinamento

A fase de treinamento é realizada pelos usuários Chaves e usuários

Padrão antes do início operacional.

As variações possíveis dependem das determinações na fase anterior

onde, como informado, pode-se determinar o inicio operacional de cada
módulo assim que finalizada a sua configuração e parametrização.

O mais importante é que não haja um intervalo de tempo considerável

entre o treinamento e o início operacional.

Preferencialmente o treinamento deve ser realizado no ambiente

operacional da organização devendo-se evitar modelos pré-configurados
para serem utilizados como bases de treinamentos.

Treinamentos em sala de aula ou nos postos de trabalho dependem da

disponibilidade de infra-estrutura na organização.
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FASE VII – INÍCIO OPERACIONAL

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Início Operacional

O início operacional é a fase na qual a organização passa a realizar todos

os seus processos no sistema implantado.

As fases de operação paralelas não são recomendadas, a não que sejam

críticas para o modelo da organização.

A equipe do fornecedor deve permanecer em tempo integral na

organização durante pelo menos um ciclo semanal e durante o
fechamento de um ciclo mensal.

Após a semana de acompanhamento nas dependências da organização,

a equipe do fornecedor deve manter uma disponibilidade de acesso
imediato durante os primeiros 30 (trinta) dias.
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FASE VIII – ESTABILIZAÇÃO

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Estabilização

O primeiro ano de operação do sistema na organização deve ser

considerado com a fase de estabilização.

Nesse período, o modelo operacional adotado pela organização,

mudanças ocorridas pelas estratégias ou necessidades legais, podem
determinar modificações no ambiente do sistema.

A pratica operacional também pode demonstrar que uma definição do

escopo original, não teve os resultados esperados, determinando novos
ajustes.

O volume de dados armazenados com as transações realizadas entre os

processos da organização também pode determinar modificações no
escopo.

Além disso existem as relações entre os operadores do sistema e o

equipamento e software de apoio utilizado.
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FASE IX – ANÁLISE CRITICA E AJUSTES

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Análise Crítica e Ajustes

Ao final do primeiro ciclo anual do sistema, deve ser realizada uma

análise critica do mesmo na organização.

O escopo atual deve ser avaliado em relação ao valor agregado obtido

com o sistema.

Todas as áreas da organização deverão participar dessa análise critica

para determinar a necessidade de ajustes ou de uma reconfiguração mais
ampla, que pode determinar a necessidade de contratação de serviços
junto ao fornecedor.

Nesse momento pode-se determinar a contratação de novas

funcionalidades ou módulos que não foram contemplados no escopo
inicial.

Realizados os ajustes o sistema de gestão tem o seu projeto de

implantação considerado encerrado e um novo ciclo operacional será
iniciado com os ajustes necessários já realizados.