Business Process Re-engineering(BPR)

Binus University

Kelompok 10 :
1200983710/ Milania
1200968174/ Aditya Rizki Hermawan
1200960013/ Ahmad Rayhan Ramadhan
1200965184/ Ananda Putra
1200968193/ Bagas Rizki Dwiputra
 Improvement
ABC (Future)

BEC
PCM BEC (future)
PCM BCC (future)
Detailed Cost Benefit
 People and Technology Development
RASCI Model
 People Core Capability Gap Analysis

Transaction Type Brought New Complete Carried Forward

Forw Transaction Transaction (per day)
ard
Per week Within OOS OOS 2 3 7 14
SLA

Membuat draft dokumen kerjasama 8 8 6 2 2

V
V
Mengkonsultasikan dokumen kerjasama dengan kepala 8 8 6 2 2
unit yang mengajukan proposal, WR IV, bagian Legal,
finansial dan pihak ekternal

V
Koordinasi pelaksanaan penandatanganan kerjasama 8 8 6 2 2

V
Arsip salinan dokumen kerjasama 8 8 6 2 2

Mengumunkan kerjasama (internal dan eksternal 8 8 6 2 2

V
People Core Capability Gap Analysis pada Monitoring
Transaction Type Brought New Complete Carried Forward
Forward Transaction Transaction (per day)

Within OOS OOS 2 3 7 14

SLA

Mengirimkan Remainder Evaluasi 6 6 6 0 0

Memutuskan kelanjutan kerjasama 6 6 6 0 0

Mengkonsultasikan tentang pemutusan kerja sama ke 6 6 6 0 0

finance dan legal

Memberikan informasi pemutusan kerja sama ke pihak 6 6 6 0 0

eksternal
Mengarsip dan mendistribusikan dokumen pemutusan 6 6 6 0 0
kerja sama
M embuat dan mengirimkan rekap laporan hasil 6 6 6 0 0
evaluasi ke WRIV
 People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Masuk) untuk Unit IO
Transaction Type Brought New Complete Carried Forward
Forward Transaction Transaction (per day)
Within OOS OOS 1 3 7 14
SLA

V
Mengevaluasi proposal content program dari jurusan 7 7 4 3 3

Menerima form registrasi calon peserta short course dari 7 7 4 3 3

pihak luar negeri. V
V
Melakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3

V
Memberikan pengumuman perserta yang lolos seleksi 7 7 4 3 3

Menerima pembayaran dari peserta short course 7 7 4 3 3

V
V
Memeriksa kelengkapan berkas administrasi surat 7 7 4 3 3

V
Meminta jurusan menentukan dosen yang mengajar selama 7 7 4 3 3
shortcourse

Melakukan evaluasi peserta short course 7 7 4 3 3

V
V
Menerima dan merekapitulasi hasil kuesioner evaluasi 7 7 4 3 3
short course

V
Membuat laporan evaluasi peserta short course rangkap 7 7 4 3 3
dua
 V
Mencetak transkrip dan sertifikat, dan diberikan kepada 7 7 4 3 3
peserta short course

V
Mengirimkan transkrip peserta dan kuesioner evaluasi short 7 7 4 3 3
course ke institusi luar negeri terkait (eksternal)

V
Mempublikasi berita terkait shortcourse 7 7 4 3 3
 People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Keluar) untuk Unit IO

Transaction Type Brought New Complete Carried Forward

Forward Transaction Transaction (per day)
Within OOS OOS 1 3 7 14
SLA
Meminta konfirmasi persetujuan kepada ketua jurusan 7 7 4 3 3
tentang usulan pelaksanaan short course V
V
Melakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3

V
Mengkonfirmasi penerimaan short course kepada 7 7 4 3 3
calon peserta melalui pengumuman dan secara pribadi
via email.

V
memeriksa kelengkapan surat dan administrasi dari 7 7 4 3 3
calon peserta
 V
Menerima pembayaran short course dari calon peserta 7 7 4 3 3

V
Mengirimkan data peserta kepada pihak univ/ lembaga 7 7 4 3 3
pendidikan luar negeri

Menerima konfirmasi penerimaan short course dari 7 7 4 3 3

pihak univ/ lembaga pendidikan luar negeri V
V
Mengurus administrasi untuk mendapatkan Visa dan 7 7 4 3 3
jadwal keberangkatan dari Agensi Visa dan Airport

Memberikan kuesioner evaluasi kepada Lembaga 7 7 4 3 3

Pendidikan Luar terkait V
Transfer rekapitulasi transkrip nilai ke SRSC, jurusan 7 7 4 3 3
dan peserta V
V
Memberikan dan mengevaluasi kuesioner evaluasi 7 7 4 3 3
kepada peserta

V
Memberikan sertifikat kepada peserta short course 7 7 4 3 3

Mempublikasi berita terkait shortcourse di website. 7 7 4 3 3

V
 PROSES

Membuat draft Mengkonsultasikan draft

dokumen dokumen kerjasama Draft
kerjasama dengan kepala unit yang Dokumen
mengajukan proposal, Perubahan isi dokumen kerjasama
berdasarkan kerjasama?
proposal yang WR IV, bagian legal,
financial, manajer BCC
masuk melalui

BCC
dan pihak eksternal
sistem
tidak

Ya

Koordinasi Mengumumkan
pelaksanaan Penandatangan Arsip salinan
kerjasama
penandatangan an dokumen dokumen
(Internal dan
an dokumen kerjasama kerjasama
eksternal)
kerjasama
BINUS University

Menerima Memberi
WRIV

draft dokumen umpan balik

kerjasama (approval)
Kepala unit yang
mengajukan

Menerima Memberi
proposal

draft dokumen umpan balik

kerjasama (approval)

Menerima Memberi
Legal

draft dokumen umpan balik

kerjasama (approval)
Financial

Menerima Memberi
draft dokumen umpan balik
kerjasama (approval)
 Deployment

Proposed Deployment Strategy

Strategi yang sebaiknya diterapkan pada saat implementasi sistem yang nantinya akan digunakan, jika dilihat
dari proses yang terdahulu dapat menggunakan strategi :

-Unit BCC : Pengembangan sebuah aplikasi baru untuk unit BCC dilakukan dengan dengan menggunakan
strategi combination. Karena strategi ini cukup fleksibel, dimana merupakan kombinasi dari strategi paralel. Di
sini, aplikasi baru tersebut dijalankan perlahan-lahan atau bertahap pada unit bisnis, dan bila sistem yang
baru ini sudah benar-benar layak untuk digunakan maka langsung dilakukan cut off terhadap sistem yang
lama. Keuntungan dari strategi ini adalah perubahan yang dilakukan itu fleksibel dan masih tetap bisa di-
manage.

-Unit BEC : pada unit ini dapat diterapkan strategi implementasi combination, karena selain unit ini sudah
berjalan, sehingga perlu adanya tahap – tahap dan adaptasi yang lebih lama kepada unit – unit yang terlibat,
sehingga tahap combination kami rasa cukup layak untuk digunakan kepada unit ini.
 Monitor And Benefit Realization
Benefit Summary Plan
Benefit Milestone Matrix
 Mengirimkan Form
Evaluasi

Mereview form evaluasi

dan rekomendasi
kelanjutan kerja sama

Memutuskan Kelanjutan
Kerja Sama
Monitoring Kerja
Sama Waktu

Mengkonsultasikan
tentang pemutusan kerja
sama ke finance dan Biaya
legal[jika kerja sama
diberhentikan]

Memberikan informasi
pemutusan kerja sama ke
pihak eksternal[jika kerja
sama diberhentikan]

Mengarsip dan
mendistribusikan
dokumen pemutusan
kerja sama[jika kerja
sama diberhentikan]

M embuat dan
mengirimkan rekap
laporan hasil evaluasi ke
WRIV
 Continous Improvement

Mechanism to Manage Business Process and Identify and Realize Opportunities for Process Improvements

Proses Bisnis yang berjalan pada suatu perusahaan atau organisasi harus selalu dimanage dan dianalisis untuk
perkembangannya dalam menuju proses yang semakin efektif dan efisien untuk memberikan manfaat kepada
perusahaan atau organisasi tersebut. Salah satu caranya yaitu dengan menganlisa dan melakukan improvement
kepada proses bisnis tersebut. Pengembangan ini harus selalu dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan dan
selalu dilakukan berulang ulang karena pengembangan tidak akan ada habisnya apalagi di jaman yang semakin
modern ini. Setelah dilakukan analisa pada proses bisnis unit BCC dan BEC, ternyata masih banyak unit yang
proses bisnisnya belum efisien dan efektif sehingga perlu dilakukan banyak perombakan dan perubahan di
dalamnya, terlebih lagi masih ada unit yang baru dibentuk dan aktivitas aktivitas di dalamnya masih dilakukan
secara manual sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan biaya yang seharusnya dapat diminamilisir. Oleh
karena itu dengan melihat proses bisnisnya dan setelah dianalisi, dapat terbentuk solusi yang dapat digunakan
untuk unit unit tersebut agar proses bisnisnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga merupakan nilai
tambah bagi unit unit tersebut dan aset yang tidak dapat diukur dengan uang. Seperti pada unit BEC, yang
prosesnya dilakukan kebanykaan secara manual, sehingga membutuhkan aplikasi untuk mendukung prosedur dan
aktivitas di dalamnya, begitu juga dengan international office yang merupakan unit baru. Unit ini memerlukan web
untuk melakukan registrasi dan web binusmaya untuk mahasiswa yang mengikuti program. Begitu juga dengan
BCC yang memerlukan aplikasi untuk file Sharing, sehingga aplikasi perlu dibuat untuk mendukung aktivitasnya.
Untuk pengembangan selanjutnya, perlu dilihat dari proses bisnis dari pengembangan proses yang dilakukan,
setelah itu dapat dilihat kekurangan dan perlu diimprove lagi agar semakin optimal dan efektif, sehingga tentu saja
hal ini merupakan aset yang terus diolah untuk kedepannya.
Integrated Enterprise Ecosystem

Gambar di atas merupakan Integrated Enterprise Ecosystem, yang

merupakan sebuah portal dan berfungsi untuk mengintegrasikan
berbagai aplikasi yang ada.