( Word to PDF Converter - Unregistered )

http://www.Word-to-PDF-Converter.net

11 Kiat Pendelegasian Tugas Secara Efektif

Artikel saduran berikut ini menjelaskan bagaimana cara mendelegasikan tugas secara
efektif, untuk tidak “menangani semuanya seorang diri” atau malah terkesan
“melemparkan tugas”. Diangkat dari salah satu artikel di dalam CD promosi MS Office
2003 “Become an Office Hero”, saya menyuguhkannya untuk anda. Semoga berguna.
Jika anda memiliki masalah untuk melepaskan tugas-tugas yang biasanya dikerjakan
sendiri di masa lalu, maka pertumbuhan departemen anda bisa tersendat. Jika anda
bertekad untuk mengetahui seluk-beluk setiap urusan walau bagaimanapun rumitnya itu,
atau menghadiri setiap rutinitas rapat untuk memberikan keputusan akhir, maka
kesempatan-kesempatan yang ada tidak akan terkejar.
Jika anda menginginkan perkembangan di suatu bagian, anda akan membutuhkan suatu
perubahan dari hari-hari penuh kendali sebagai seorang pendiri perusahaan atau anggota
staf pendiri menjadi seorang manajer yang merasa nyaman untuk menyerahkan kekuasaan
dan tanggungjawab kepada rekan-rekan bawahan yang terpercaya.

Sebelum menyerahkan kendali, berikan suatu kesempatan untuk meninjau kembali

tugas-tugas dan seluruh tanggungjawab yang ada. Mulailah dengan membuat suatu daftar
untuk mengenali tugas-tugas yang saat ini anda kerjakan, yang bisa ditangani oleh orang
lain atau hapuskan saja dari daftar. Anda tidak dapat memulai menyerahkannya sebelum
memiliki suatu penilaian yang jelas mengenai kekuatan-kekuatan dan
kelemahan-kelemahan anda.

Fokuskan pada pekerjaan dimana anda saja yang dapat mengerjakannya, dan berikan
tanggungjawab penyelesaian untuk tugas-tugas lainnya ke bawahan. Ingatlah bahwa saat
anda mendelegasikannya, aturan pertamanya adalah kepastian – jangan terus-menerus
menebak, bawahan mana yang cocok untuk mengerjakannya.

Berikut ini beberapa kiat pendelegasian secara efektif:

1. Tahan ego anda. Hindari bangga dengan diri sendiri. Jangan katakan pada diri
sendiri bahwa tak seorang pun mengerjakan segala sesuatu sebaik anda dan tidak
ada orang yang bekerja lebih keras atau lama dibandingkan anda. Sebenarnya di
luar sana ada banyak orang yang lebih tahu daripada anda.

2. Serahkan tugas secara bertahap.Jangan terburu-buru untuk mendelegasikannya.

Meski anda memiliki staf yang siap menanggung beban kerja, menyerahkan seluruh
tugas secara sekaligus tidak akan membuahkan hasil. Tugas-tugas yang ada harus
diserahkan secara bertahap, sehingga baik anda maupun rekan anda dapat saling
menyesuaikan diri terhadap peran-peran baru.

3. Jangan suka “memilih-milih”. Pilihlah rekan kerja yang memiliki kemampuan

untuk menyelesaikan tugas, dan bukanlah (semata-mata) seorang teman akrab atau
pegawai yang disukai.
 ( Word to PDF Converter - Unregistered )
http://www.Word-to-PDF-Converter.net

4. Perjelas maksud anda. Komunikasikan harapan-harapan dan tujuan-tujuan anda

terhadap rekan bawahan. Jelaskan apa saja yang diperlukan untuk
menyelesaikannya, namun jangan memberikan instruksi yang mendetil tentang cara
pengerjaannya.

5. Buat satu prosedur untuk meninjau hasil-hasilnya. Anda dapat memilih untuk
meninjau kemajuan saat sarapan pagi di kantor sekali seminggu atau dalam sebuah
laporan formal bulanan. Tetaplah konsisten dengan prosedur tersebut sesudah anda
menciptakannya.

6. Mintalah masukan-masukan. Dapatkan saran dari rekan bawahan, demikian pula

ide-ide dia tentang cara pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan – dari sini anda
bisa mempelajarinya.

7. Perkenalkan secara formal wakil/deputi anda ke pegawai lainnya. Biarkan

semua orang di departemen anda mengenal wakil/deputi yang akan mengemban
tugas anda, dan jelaskan apa saja yang dia akan kerjakan.

8. Jangan memberikan tugas, kemudian mengambilnya kembali. Tetaplah

konsisten mengenai otoritas yang anda delegasikan.

9. Jangan mengkritik di tengah kerumunan orang banyak. Berikan kritik secara

empat mata, pertemuan pribadi antara dua orang untuk memberikan umpan balik.
Lalu tawarkan cara tertentu yang lebih “positif” untuk membenahi masalah yang
muncul. Jangan sekedar memasukkan ke dalam daftar orang-orang yang selama ini
telah mengecewakan anda.

10. Jangan “melempar” tugas, namun delegasikanlah. Don Dymer, mantan

inspektur polisi Scotland Yard, yang memiliki bisnis perekrutan tenaga kerja,
mengatakan “Anda harus menguatkan orang-orang dan memberikan mereka status.
Anda tidak bisa sekedar melempar tugas ke orang-orang dengan sikap seolah-olah
anda tidak ingin terganggu dengan adanya tugas tersebut, sehingga anda menyuruh
orang lain mengerjakannya”

11. Delegasikan namun atur juga prioritasnya. Departeman-departemen yang

berkembang pesat seringkali sedemikian terfokus pada penanganan berbagai
tanggungjawab baru yang tidak ada seorangpun saat itu yang sedang bertugas
mengerjakannya. Aturlah misi dan agenda untuk departemen anda dan jagalah
semuanya tetap pada jalurnya. Cuma kebijakan pendelegasian kerja yang dapat
mewujudkannya.

Seiring proses belajar bagaimana mendelegasikan dengan baik, cobalah untuk tidak
menuding siapa pun. Tidak ada departemen yang mampu sukses di dalam lingkungan yang
menghukum suatu “uji coba” atau karena “sekedar berbekal rasa percaya”. Meski
kelihatannya nyata, dalam sehari-harinya, kemauan untuk mengambil resiko secara alami
pada akhirnya berarti akan banyak menemui banyak kebuntuan sebelum menghasilkan
berbagai terobosan. Bagaimana cara anda dalam menghadapi kegagalan dan bagaimana
 ( Word to PDF Converter - Unregistered )
http://www.Word-to-PDF-Converter.net
anda dapat memotivasi para pegawai untuk membenahi dan mengawalinya lagi, akan
membuat suatu perbedaan antara sebuah departemen yang memotivasi inovasi dan
departemen yang stagnan.

Solusi untuk mengatasi daftar tugas yang semakin menumpuk adalah dengan memberikan
kepercayaan pada orang-orang yang anda pekerjakan dan dengan memberikan setiap
pegawai suatu tanggungjawab yang sebanding. Para manajer yang terampil (atau terbiasa
mengerjakannya sendiri), dan cenderung untuk mendikte, tidak akan mudah beradaptasi
dengan pola kerja semacam ini. Tapi dengan cara demikianlah, berbagai departemen – dan
bisnis – berkembang menjadi lebih baik dan lebih menguntungkan.

S u m b e r :
Joanna L. Krotz, John Pierce, dan Ben Ryan, “Delegate decisively“. (Microsoft Small
Business Kit). Everyday Office – Practices for Everyday Office User. Become An Office
Hero – Promotional CD. Microsoft Corporation. 2006.