KANDUNGAN
Bil. Perkara
Muka Surat
1.
Pendahuluan
1
2.
Latarbelakang
1
3.
Definisi/lstilah
1 -3
4.
Sistem fail
3 -4
5.
Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping"
4-6
6.
Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf
7.
Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem
7
fail
8.
Siri 100 -Pentadbiran
9-16
9.
Siri 200 -Bangunan Dan Harta 17-22
10.
Siri 300 -Kelengkapan Dan Bekalan
23-25
11.
Siri 400 -Kewangan
26 -31
12.
Siri 500 -Perkhidmatan Dan Personel
32 -38
13.
Siri 600 -Functional
39-42
1.0 SEPATAH KATA
Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan
kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan
teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit
menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta
menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.
Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna
kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan
lebih teratur dan sistematik.
2.0 PENDAHULUAN
2.1 LATARBELAKANG
Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan
beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut
prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang
lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di
cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai
"Block Numeric System"diperkenalkan.
2.2 DEFIINISI/ISTILAH
2.2.1 Rekod
Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja
maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung
dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.
Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh
menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,
organisasi dan individu.
1
2.2.2 Fail
Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang
tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di
dalamnya mudah dikesan.
2.2.3 SistemFail
Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,
pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan
memudahkan pengesanan serta pengguna apabila
diperlukan.
2.2.4 Klasifikasi
Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang
mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali
dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah
kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iainlain lagi.
Pentadbiran Am Bangunan
dan Harta Kelengkapan dan
Bekalan Kewangan
Perkhidmatan dan Personel
2.2.6 Fail-fail "Functional"
Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau
organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau
aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail
berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh
Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".
Pentadbiran Am 100
Bangunan & Harta 200
Kelengkapan & Bekalan 300
Kewangan 400
Perkhidmatan & Personel 500
SIR1100 -PENTADBIRAN AM
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
100 Pentadbiran Am
100 -1 Mesyuarat
100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling
100 -3 Pengurusan Am
100-4 Laporan
100-5 Kajian
100-6 Perangkaan
100-7 Persidangan
�
Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada
Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.
TAJUK BESAR
TAJUK BESAR
SIRI400 -KEWANGAN
400 Kewangan
TAJUK BESAR
TAJUK BESAR
NOMBOR-NOMBOR UTAMA
PERKARA-PERKARA UTAMA
600 -
1
Operasi
600 -
2
Pembinaan Projek
600 -
3
Keselamatan , Kawasan
dan Harta
600 -
4
Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan
Melalui Tawaran Sebutharga dan
Tender
-Pengkelasan Fail 5
-Nombor Rujukan Fail 6
-Caramember!NomborRujukanBagiFailUmum 6-14
-Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14
-Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18
-Penyimpanan Fail 24
-Pergerakan/Pengedaran Fail 24 -25
-Simpan Dalam Perhatian 25 -26
1.1
Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua
Jabatan
Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua
Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti
berikut:
1.1.1
Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.1.2
Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. Butir-
Butir yang perlu dicatatkan ialah:
a) Tarikh terima
b) Tajuk surat (secara ringkas)
c) Bilangan rujukan surat
d) Nama Agensi Penghantar
1.1.3
Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3
muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.
1.1.4
Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.
1.1.5
Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana
pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan
untuk diambil tindakan.
1.1.6
Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:
a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:
�
Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan
�
Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
�
Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float
file)
b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan
kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru.
c)
Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat,
nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas
minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16
untuk keterangan lanjut.
1.2
Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan
Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan
tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah
dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).
1.2.1
Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.2.2
Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab
mengenai kandungan surat tersebut.
1.2.3
Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan manamana Bahagian/Unit, sila
rujukkan kepada Ketua Jabatan.
1.2.4
Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir
Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2
dan 1.1.3 muka surat 2.
1.2.5
Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat
tersebut.
1.2.6
Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang
perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka
surat 2.
1.3
Surat Untuk Perhatian Pegawai
Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai
tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan
untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai
berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu
hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang
daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.
1.4
Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan
penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam
rajah berikut:
CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Terima surat
Terperingkat/U.P. Ketua Agensi
, Hantar kepada kerani .......
^
Umum Hantar kepada
Hantar Kepada
Persuratan
Bahagian berkenaan 1 -------
Persuratan
-----Bahagian MemDantu Knas
Ketua Agensi/
kerani
idbiran
Timbalannya
Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh
Tarikh terima dan terima dan tanda-
Buka surat.
Cop tarikh > terima dan tanda-
tangan ringkas
Daftar surat
Penting dalam
Buku Daftar
Tandatangan rinkas
Pasti Bahagian yang < ^
Bertanggunjawab ^^
Daftar surat (Jika
Perlu) dalam 1
Ya r Hantar
kepada
Buku Daftar ^ ^
Masukkan surat
dalam fail khas r
dan serahkan Bahagian
Rfirkfinaan ^ kepada Ketua
Anpnsi/timhalan-
Tidak Rara Han minit
Kepada Pegawai
._, ,_. TinHaU-an
nya
Baca dan minit
._ L-�ir\orlr� Dc^noiA/oi
>
, Hantar kepada
D<"ici�ii�/ii \^r\r\sf\
Melalui Kerani
Tindakan
Pegawaii
., berkenaan
<^ ada di
^>
Pejabat?
LJ Hantar kepada
i idiiidi i\e|JdUd
Pegawai
^
^
Bahagian
r
laan
w \ r
Ambil tindakan
pcycivvdi
berkenaan
Untuk Perhatian Pegawai
1.5
Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta
1.5.1
Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan suratsurat diterima ke dalam
fail-fail yang berkenaan sebelum surat
diedarkan.
1.5.2
Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail
tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka
sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail
yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,
sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal.
1.5.3
Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya
memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah
dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor
rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada
doket yang disediakan bagi fail ini.
1.5.4
Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan
serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi
pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon
tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami.
2.
PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL
Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar,
merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail.
2.1
Pengkelasan Fail
Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:
Perkara Kod Pecahan Kod Pecahan Kecil Kod
Utama Perkara Perkara
Aduan Aduan
Awam
2/1 Aduan Awam
mengenai
Sikap
Kakitangan
kerajaan
2/1/1
Rujukan Fail:
JPM BK 01 / 2 / 1 /
Aduan Awam
mengenai sikap
kakitangan kerajaan
2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod
Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara
dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri
kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama
tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan
sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan keskes yang berlainan
walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri
13
Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan fail-
fail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod
Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan
Kecil Perkara.
JPM 01 431
1
ara
Fail Pertama
Nam
aK
od Perk;
Utama
Ringkas bagi Kakitangan Bagi Kakitangan
Jabatan Organisasi (Diambil dari Pertama di
Perdana JPM Kod Perkara Bahagian atau
Organisasi yang
Menteri
Utama di
Lampiran B) berkenaan.
Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan
adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara
Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan
daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang
ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di
atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang
diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.
KS BP
09 / 431 4489
r Nombor Kad
Ringkas Ringkas
Nama Nama
ir i
Kod P
erkara Pengenalan (4
Kementerian Bahagian Organisasi Utama nombor akhir)
Kesihatan Perjawatan KK Kakitangan bagi kakitangan
14
2.5
Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru
2.5.1
Contoh Pertama
Nombor Rujukan Lama
JPM / BP / 033 0001
Ja
b
^ r
atan Baf
r
i
lagian
Pent*
r
^
adbiran Bil.
P�
jrtam
a
Perdana
Menteri
Pentadbiran bagi fail
Pentadbiran
TajukFail: ACCOUNTANT
Nombor Rujukan Baru
JPM BP 01 378 /
fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk
memudahkan rujukan.
Kewangan
JPM BK 01/7/1
16
pengluarnfildengasegra.Dengapengluarnfil
Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun.
BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama
urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran
mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya
merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti
berikut:
JPM BP 12 658 /
r
^
ri
Ja
Ko
aja
b
3lajar
atan Baha
gian c
Pe
Pel
JPM 01 18
Jabatan Perdana Pentadbiran Iklan
Menteri Am. Jawatan
17
Tajuk Fail: Iklan Jawatan
JPM BP 01 339 /
JPM /2 1100
Menteri Upahan
JPM BK 01 81
wang
18
3.
PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
3.1
Tindakan Untuk Membuka Fail Baru
3.1.1
Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain
dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen
ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada
kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para
3.1.3
3.1.2
Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk
memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah
didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka
fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti
yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3)
3.1.3
Kandungkan surat dalam fail dengan cara:
a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan
atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan.
Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan
warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor
dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam.
19
c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan
kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima
dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru.
3.2
Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru
3.2.1
Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer
hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module
dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di
paparan skrin komputer seperti di Lampiran A. Bagi tujuan
penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan
senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan
semasa.
3.2.2
Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket
faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang
untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat
mengandungi dua kertas doket berikut:
a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89)
3.2.3
Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun
di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas
doket):
a) Nombor Rujukan Fail
b) Tajuk Fail
20
3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index)
Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan
dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index)
mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini
digunakan untuk mengetahui pergerakan fail.
Contohnya:
21
didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu,
satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna
hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan.
3.2.6
Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat
abjad adalah seperti di Lampiran C.
3.2.7
Kertas Doket untuk Fail Kakitangan
Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan
untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan
doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar
(Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah
dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang.
3.2.8
Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah
ditunjukkan di dalam Lampiran D.
3.3
Membuka Fail Sambungan
3.3.1
Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan
kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka.
3.3.2
Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan
terang dicatat seperti berikut:
'DITUTUP -KULIT 2 DIBUKA'
3.3.3
Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang
sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2). Bilangan
kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I.
22
3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail
tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak
diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik
fail.
3.4
Membuka Fail Sementara
3.4.1
Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau
dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang
berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan).
3.4.2
Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih
daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail
yang sama.
3.4.3
Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil
(AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail
sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.
3.4.4
Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat
dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan.
3.4.5
Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu
sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi
menggantikan fail sementara tersebut.
23
4.
PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
4.1
Penyimpanan Fail
Cara bagi menyimpan fail ialah:
4.1.1
Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik
simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail
bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan
pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan
oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang
dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan
fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam
doket faharasat bilangan (numerical index).
4.1.2
Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang
mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah
berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket
faharasat bilangan.
4.1.3
Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satusatu kumpulan fail
hendaklah diletakkan/ditampalkan pada
petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan.
Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat
bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet
mana fail yang berkenaan disimpan.
4.2
Pergerakan Fail
Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah
seperti berikut:
24
4.2.1
Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu
Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang
kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan
di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang
perlu dicatat ialah:
a) Nama pemohon/penerima fail.
b) Tarikh fail diedarkan
4.2.2
Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai
yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang
berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat
ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan
mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail.
Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut
kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.
4.3
Simpan Dalam Perhatian (SDP)
4.3.1
Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya
perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah
meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat
berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan
sehingga masa yang ditetapkan.
4.3.2
Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang
diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan
surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan
25
kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar
fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu
Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail
pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawaipegawai sendiri boleh
mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi
masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang
ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross
check' kepada Pembantu Tadbir Fail.
5.
BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU
5.1
Langkah Yang Perlu Diambil
Berikut adalah beberapa panduan yang boleh diikuti untuk
beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini.
5.1.1
Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru.
5.1.2
Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama/Pecahan
Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi
berkenaan.
5.1.3
Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar
kepada nombor rujukan baru.
5.1.4
Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan
lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan
sebaliknya jika perlu.
5.2
Cara Pertukaran
Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut:
26
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang
ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail
ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua
tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat
ditumpukan untuk tujuan ini.
27
KEMENTERIAN NEGERI
1) NEGERI SABAH
2) NEGERISABRAWAK
JABATAN PERSEKUTUAN
JABATAN NEGERI
KOD NEGERI
PERAK A
SELANGOR B
PAHANG C
KELANTAN D
JOHOR J
KEDAH K
MELAKA M
NEGERI SEMBILAN N
PULAU PINANG P
PERLIS R
TRENGGANU T
WILAYAH PERSEKUTUAN F
SABAH H
SARAWAK W
KOD
HURUFA
ACARA 1
ADUAN 2
AGENDA 3
AGENSI 4
AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5
AHLI/ANGGOTA 6
AKAUN 7
AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8
UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9
AKTIVITI 10
ALAMAT 11
ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12
ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13
HURUF B
BADAN BERKANUN 72
BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73
BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74
BAHASA 75
BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76
BANTUAN 77
BAUCER/JERNAL 78
BAYARAN 79
BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80
BELANJAWAN 81
BENGKAL/WORKSHOP 82
BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83
BIL 84
BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85
BIRO 86
BORANG 87
HURUF C
CADANGAN/PERAKUAN 128
CAGARAN 129
CARUMAN 130
CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131
CEK 132
CENDERAMATA 133
CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134
CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135
CUKAI
CUTI/CUTI BELAJAR
HURUF D
DADAH
DAFTAR
DAKWAH
DASAR
DATA
DENDA
136
137
170
171
172
173
174
175
DERMASISWA/BANTUAN 176
DEWAN 177
DIPLOMA 178
DOKUMENTASI 179
HURUF E
HURUF F
FAIL 254
***** TAMBAHAN *****
HURUF G
GAJI 265
GANJARAN 266
GANTIRUGI 267
HURUF H
HADIAH 287
HAKMILIK 289
HAL EHWAL PENUNTUT 290
HAPUSKIRA 291
HARTA 292
HASIL 293
HUBUNGAN 294
HUTANG 295
HURUFI
HURUFJ
JURUTAIP 386
HURUF K
KABINET 427
KAD PENGENALAN/KUASA 428
KAD PERAKAM WAKTU 429
KAJIAN 430
KAKITANGAN 431
KEBAJIKAN 432
KEBENARAN 433
KEBERSIHAN 434
KECURIAN/KEHILANGAN 435
KEDIAMAN 436
HURUF L
LEMBAGA 493
HURUF M
MAJALAH 524
MAJLIS 525
MAKLUMAT 526
MAKTAB 527
MANUAL PROSEDUR KERJA 528
MASA BEKERJA 529
MEL/POS 530
MELANJUTKAN PELAJARAN 531
MEMORANDUM/NOTA 532
MESIN PEJABAT 533
MESIN/MEKANISASI 534
MEAYUARAT 535
***** TAMBAHAN *****
HURUF N
NASIHAT 576
NOTA 577
NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578
NOTIS/PAPAN NOTIS
HURUF O
ODIT
OPERASI PENUH
OPSYEN/PILIHAN
ORDINAN
ORGANISASI
HURUF P
579
620
621
622
623
624
RAHSIA 725
RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726
RANCANGAN 727
RAWATAN 728
RAYUAN 729
REKOD 730
RENCANA/RISALAH 731
ROMBONGAN/PELAWAT 732
RUANG PEJABAT 733
RUMAH 734
HURUF S
SAGUHATI 775
SEKOLAH 776
SEKRETARIAT/URUSETIA 777
SEMINAR 778
SENARAI 779
SEWA 780
SIARAN AKHBAR 781
SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782
SIMPOSIUM 783
SIRI PENERANGAN 784
SISTEM 785
SISTEM KOMPUTER 786
SISTEM PEPERIKSAAN 787
SKEL/TANGGAGAJI 788
HURUF T
TABUNG 839
TAJAAN 840
TAKSIRAN 841
TAMBAHAN 842
TAMBANG/TIKET 843
TANGGAGAJI 844
TAPISAN KESELAMATAN 845
TARAF 846
TARIF 847
TATA RAKYAT 484
TATATERTIB/DISIPLIN
TAWARAN
TEGURAN
TEKNIK
TELEFON
TELEGRAM/TELEGRAF
TEMPAHAN
TEMUDUGA
TENDER
HURUF U
UCAPAN/TITAH UCAPAN
UJIAN
ULANG TAHUN
UNIT
UNVIERSITI
UPACARA
URUSAN
URUSETIA
USUL
HURUFW
WAKIL
WANG
WARAN
WARGANEGARA
WARTA
WORKSHOP
HURUFY
YAYASAN
YURAN
849
850
851
852
853
854
855
856
857
898
899
900
901
902
903
904
905
906
947
948
949
950
951
952
983
984
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN
PERKARA
BAHAGIAN BELAKANG
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN
PERKARA
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PERKERANIAN
PERKARA
-Pasti Kod
Simpan doket-doket
LAMPIRAN
E
GC
LAMPIRAN E
Kepada:...........................................................................
..........................
.
Daripada:.........................................................................
..........................
.
Tajuk
Fail:.............................................................................
....................
.
Nombor
Fail:.............................................................................
.................
.
Ebba/lampiran A(c)