ACTA DE PREVENCIÓN NOVIEMBRE 09 DE 2010

ASISTENTES:

RUBYELA MATEUS, WILFER JAIMES, INES ELENA URIBE, CRISTIAN EDUARDO

MORENO, CLAUDIA CONTRERAS, BLANCA, PAOLA VELAZCO, IVAN PUERTO, KETY
SOLIS, OSCAR BAUTISTA, KARINA CARDENAS, MARTHA ORTEGA, SOFIA Y
GIOVANNY RUEDA.

ORDEN DEL DIA.

VERIFICACIÓN DEL CUORUM.
LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
WORK FLOW.
CONTRUYENDO LEGISLACIÓN.
REFRIGERIO.
VARIOS.
TERMOMETO.

WORK FLOW:

La ingeniera Rubiela Mateus confirma el envío de los usuarios de los asesora de worflo
vía correo electrónico de la compañía. Se comenta por parte de la directora de la unidad
de prevención la prueba que se efectuó en la empresa FOSCAL, en una reunión que se
sostuvo con la coordinación de salud ocupacional, en donde es usado el equipo de
computo dato por la compañía para reportar una queja de esta empresa. Donde se resalta
las virtudes ofrecidas por este sistema. Y se sugiere que se haga una prueba piloto con
una de las empresa de cada asesor para poder ir familiarizarse con este nueva
herramienta de trabajo.

Cuando las opciones de mejoras sean tomadas por parte de los profesionales es
recomendable tomar atenta nota de la observación y hacerla llegar vía correo lectronico al
asesor encargado de la empresa y es este funcionario el encargado de proceder ha
realizar el reporte de esta opción de mejora.

Se recomienda ser lo mas explicito posible sobre las diferentes quejas y reclamos; se
debe tener datos exactos de los diferentes clientes para de esta manera poder hacer
llegar las respuestas lo antes posible.

Rubyela Recomienda Cuando exista una conducta reiterativa que desfavorezca los
intereses de la compañía y del cliente por parte de algún funcionario del área de
prevención que dicha queja sea canalizada por medio del aplicativo worflo.

Adicional ha esto la ingeniera sugiere usar el conducto regular cuando de quejas por parte
del cliente se trate primero se debe tratar con el asesor de la empresa y si no se consigue
solución se debe llevar a la instancia de la directora de la unidad de prevención, para que
con el concurso de la ingeniera se le de pronta solución al cliente.
La ingeniera Rubyela se refiera a la actividad del viernes 5 de Noviembre que en
conclusión se observa que tanto los profesionales como los asesores son iguales y que
de nada sirve que entre los dos actores se continúan culpándose de las dificultades
surgidas en la atención de las empresa y nos insta a que aprovechemos el proceso
iniciado con la psicóloga Maria Antonia para crecimiento personal sin llegar a lesionar a
nuestro compañero.

Ruby comenta de que los funcionarios JASON HERMOSA, MARTHA ORTEGA, EVILA
ESPARRAGOZA, SOFIA , MARYORI BELEN, PAOLA VELAZCO Y GIOVANNY RUEDA
serán los asesores encargados de las diferentes empresas de la sucursal de COLPATRIA
Bucaramanga.

Ruby comenta que se realizara una nueva redistribución de empresa bajo un nuevo
esquema en donde se priorizaran y se centraran los recursos a los sectores que son
mercado objetivo.

En el nuevo esquema encontraremos empresas bajo el siguiente parámetro.

A1, A2, A3, B1,B2, B3, C1,C2. Bajo esta nueva esquema se orientaran los esfuerzos a las
empresa objetivo en donde unos asesores específicos las visitaran 3 veces al mes, con el
objetivo de fidelizarlas. Las empresas A1 Y A2 se les realizaran una visita mensual de
post-venta.

En la planeación de actividades para el prime semestre de 2011 se priorizaran los clientes

A1, A2, Y A3.

SOFIA PLUS

Ruby comenta que apartir del año entrante los trabajadores asistentes a los diferentes
programas de capacitación deberán continuar diligenciado el formulario de inscripción que
usualmente se diligencia, adicionalmente se deberá ingresar al aplicativo SOFIA PLUS del
SENA e inscribirse.

Los trabajadores se inscriben al curso y cuando este el cupo el SENA asignara el

facilitador. Estos cambios son factores totalmente ajenos a COLPATRIA son políticas del
SENA.

La primera semana de Diciembre deben quedar evaluados diferentes programas de

capacitación con el SENA.

WILFER: Pregunta como se deberá proceder con los diplomados que no culminan
durante este año.

Blanca Contreras se compromete gestionar este tema con el SENA y tener una respuesta
en la próxima reunión de prevención.

TERMOMETRO:

Rubyela comenta que se iniciara con exposición de una empresa por cada asesor
adicional ha esto el asesor que exponga la empresa debe ir acompañado de los
profesionales que apoyan el desarrollo de programas en las empresas.

Siendo las 9:00 am seda por terminada la reunión.