ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMAS

Definición

Es por medio de la cual, el notario, da fe que una firma que ha sido puesta o
reconocida en su presencia es autentica, y que él reconoce al signatario o bien que lo
identificó por los medios legales, siendo el responsable el profesional de la firma y
fecha de la legalización.

El artículo 54 del código de notariado, establece: “que los notarios pueden

legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia. Asimismo
podrán legalizar fotocopias, fotostáticas y otras reproducciones elaboradas por
procedimientos análogos, siempre que las mismas, sean procesadas, copiadas o
reproducidas del original, según sea el caso, en presencia del notario autorizante.”1

Requisitos

Que la firma o firmas sean puestas en presencia del Notario

Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si éstas se hubieran
estampado con anterioridad.

Contenido y formalidades:

Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no

pudiere firmar, ambas deben comparecer en el acto, en este caso se legaliza la firma
de quien firmó a ruego y la persona que no ha podido o sabido firmar estampará
nuevamente su impresión digital. Para el caso de reconocimiento, será suficiente la
concurrencia del obligado, lo que hará constar el notario.2 El acta de legalización se
redacta a continuación de la firma que se legaliza, no importando el tipo de papel en
que esté el documento. Las formalidades para esta acta se encuentran contenidas en
el artículo 55 del código de notariado las cuales son las siguientes:

a) Lugar y fecha.
b) El nombre o nombres de los signatarios.
c) La identificación legal de los comparecientes de acuerdo con el
inciso cuarto, del articulo 29 del código de notariado
d) Si no fueren conocidos del notario.
e) Fe de que la o las firmas son autenticas.
f) Las firmas de los signatarios y testigos si los hubiera.
g) La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI.3

Validez:

Tiene plena prueba en cuanto al signatario del documento y la fecha de

legalización de la firma. El notario no es responsable del contenido del documento, ni
de la capacidad o personería de los signatarios. 4 El notario no debe de legalizar
firmas en documentos que sean contrarios a la Ley o la moral o que por error,
ignorancia o dolo el documento contenga un acto que por su naturaleza debe de
hacerse constar en escritura pública.
1
ART.54 CODIGO DE NOTARIADO
2
ART. 56 CODIGO DE NOTARIADO
3
ART. 55 CODIGO DE NOTARIADO
4
ART. 57 CODIGO DE NOTARIADO
La forma notarial:
El notario firmara y sellara la o las hojas anteriores a la en que se encuentre
suscrita el acta de autentica, haciendo constar en la misma esta circunstancia, si el
acta de autentica se escribiere en hoja independiente del documento, se hará
relación de esta en el acta.5
a) Firma puesta ante Notario.
b) Firma reconocida ente Notario.
c) Firma puesta a ruego de otra persona que no sabe o que no puede
firmar. Y
d) Firma puesta en hoja independiente.

Impuestos

La ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos,

grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No
es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia según el
artículo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos
por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no
para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con
diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal “C”.

Obligaciones Posteriores

La única obligación posterior que se deriva del acta de legalización de firmas

es la razón, que el notario debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho
días siguientes.

Razón de Legalización de Firmas

Definición

Es la que lleva a cabo el notario, en el protocolo a su cargo, dentro de los

ocho días siguientes de haber legalizados una firma en un documento, la cual tiene
como objeto llevar un control de las mismas, en virtud de que los documentos
quedan en poder de los particulares.

Contenido y formalidades

Debe redactarse en Papel Sellado Especial para Protocolo, dentro de un término no

mayor de ocho días y debe contener:
a) El número de orden. (ultimo párrafo art.59 código de notariado)
b) El lugar y la fecha.
c) El nombre y apellidos de los signatarios.
d) Una descripción breve y substancial del contenido del documento
que autoriza la firma o firmas que legalizan, con indicación del
papel en que estén suscritos, tanto el documento como el acta de
auténtica. Y
e) La firma del Notario.6

5
ART. 58 CODIGO DE NOTARIADO
6
ART. 59 CODIGO DE NOTARIADO
Incumplimiento de la Obligación

Esta es sancionada por la Corte Suprema de Justicia con amonestación o censura al

notario infractor o imponiéndole una multa que no excederá de veinticinco quetzales.
El no tomar nota en el protocolo de la razón de la legalización de firmas, no invalida
la legalización propiamente dicha.

DERECHO COMPARADO

En Guatemala la razón de legalización se asienta en el Protocolo, pero en países

como Argentina, en donde cada escribanía dispone de un libro foliado que es
otorgado por el Colegio en el cual, en cada folio se asienta la fecha del requerimiento
de certificación, de quien es la firma que se certifica dando fe de conocerlo y la
naturaleza del documento en donde se asentara la certificación. El requirente firma
el documento en presencia del escribano y firma el libro de certificaciones de firmas,
el escribano realiza la certificación en el documento y firma el acta del libro. Estos
requisitos le otorgan a las certificaciones realizadas en el territorio De Buenos Aires,
Argentina una seguridad importante. La firma del signatario en el libro es la que
asegura.

En legislaciones como la española, se hace mención del Libro Indicador, en el cual se

anotan los testimonios de legitimidad de firmas de los particulares. Se estipula que
los asientos se harán brevemente y cada uno llevara un numero diferente y
correlativo, que se hará constar en el documento que lo hubiera motivado, y es
suficiente que los asientos sean autorizados por notario. En este método la forma de
asegurar la toma de la razón es con el número de asiento.

Nery Roberto Muñoz citando a Pedro Ávila Álvarez, indica respecto al libro indicador
lo siguiente: “De muchas de las actuaciones del Notario no interesa la conservación
del texto original en que cristalizan, ya que por ser poco menos que estereotipadas
apenas difieren o no difieren substancialmente de un caso a otro; aparte de que en
algunas para cumplir su cometido o finalidad, dicho texto original ha de ir adherido a
otro documento que circula fuera del protocolo. Por lo que basta conservar unos
breves datos de la intervención notarial (fecha y finalidad de la misma, papel en que
se ha extendido el texto, clase y datos identificadores del documento). Con esta
finalidad existe, independientemente del Protocolo, llamado libro indicador,… que
han de llevar los Notarios para anotar en asientos breves, correlativos, a renglón
seguido y autorizados por el Notario….los testimonio de legitimidad de firmas.”

En Guatemala debe de hacerse la constancia o razón de haber efectuado una

legalización de firmas en el protocolo o libro autorizado, con el fin de tener una
mayor seguridad de lo actuado.

TESTIMONIOS DE LA RAZON
De las razones de legalización de firmas, aunque no es una escritura, se debe
extender testimonio especial para el archivo general de protocolos, debido a que se
redacta en el protocolo, según el artículo 37 del código de notariado. Además puede
extenderse un testimonio para el interesado si así este lo requiriera.

EL notario no esta obligado a adherir timbres notariales al testimonio especial de la

razón, ya que esta no es una escritura, es una razón que va en el protocolo.

LEGALIZACION DE COPIAS DE DOCUMENTOS

ANTECEDENTES
El acto jurídico de legalización de fotocopias de documentos se regulo expresamente
hasta el año de 1987, en el Decreto 28-87 del Congreso de la Republica, que reformo
los artículos 54 y 55 del Código de Notariado.

La legalización de fotocopias era de tanta utilidad pero no existía la duda de cual era
la forma correcta para realizarlo. Se utilizaron dos formas para legalizar fotocopias:

 Redactando en el mismo documento o en la misma hoja de fotocopia, una razón

o formula, en la cual se expresa su autenticidad, cubriendo impuesto como si se
tratara de una legalización de firmas.
 Por medio de un acta notarial, haciendo constar el hecho de que el documento se
reprodujo en su presencia como Notario. En este caso se cubrían los impuestos
de toda acta y a cada hoja de fotocopia se les adhería timbres fiscales.

La primera forma anteriormente mencionada era incorrecta ya que el código de

notariado facultaba antes de la promulgación del Decreto 28-87 para legalizar firmas
utilizando dicha formula, pero no para legalizar fotocopias de documentos.

La segunda es la forma correcta para realizarlo ya que mediante un acta notarial, ya

que se elabora en base al articulo 60 del Código de Notariado, el cual establece que
el notario en todos los actos que intervenga por disposición de la ley o a
requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que hará constar los hechos
que presencie y circunstancias que le consten.

Actualmente no hay necesidad de interpretaciones ya que el código de notariado lo

regula en el artículo 55.

DEFINICION
Nery Roberto Muñoz lo define como: “EL acta que redacta el notario en el mismo
documento, o en hoja adicional si fuere necesario, en la cual da fe que la misma es
copia fiel de su original por haberse reproducido en su presencia.”

Esta no es un acta notarial, es un acta de legalización de copias de documentos.

También se le conoce como Testimonio por Exhibición, el cual puede consistir en una
copia escrita a mano, a maquina, mimeografiada, impresa o en fotocopia; siempre
que el notario de fe de la exactitud de la copia.

En cuanto al valor probatorio de esta, en Guatemala la fotocopia legalizada tiene

validez, las leyes procesales le reconocen dicho valor, aunque para ciertos casos se
exige por la ley los documentos originales, los cuales deben de presentarse sin que
se dude de la fe del notario, pero por requisito legal se solicita el original.

REQUISITOS
El artículo 54 del Código de Notariado establece que para legalizar fotocopias,
fotostáticas y cualquier otra reproducción elaborada por procedimiento análogos,
son:

 Que siempre sea procesada, copiada o reproducida del original.

 Que dicha reproducción se haga en presencia del Notario.

FORMALIDADES
1. EL lugar y la fecha
2. Fe de que las reproducciones son autenticas
 3. Cuando materialmente sea imposible redactarla sobre el propio documento
debe hacerse una breve relación de los datos que consten en las hojas
anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el documento
legalizado.
4. La firma y sello en todas las hojas anteriores a la ultima
5. Al final, la firma y sello del Notario precedida de las palabras POR MI Y ANTE
MI.

Puede darse el caso de que en la misma hoja se legaliza o autentica, se redacte el

acta o si no es posible se redacta en una hoja adicional, para lo cual se hace una
breve relación del documento que se legaliza.

IMPUESTOS
La ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos,
grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No
es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia según el
artículo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos
por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no
para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con
diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal “C”.
 EJEMPLOS DE ACTAS DE LEGALIZACION

ACTAS DE LEGALIZACION DE FIRMAS

NOTA: TODAS LAS ACTAS DE LEGALIZACION VAN PRECEDIDAS POR LAS FIRMAS.

PERSONA CONOCIDA POR EL NOTARIO

En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que
antecede es autentica, por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JOSE
GUADALUPE ESPARZA, quien es persona de mi conocimiento y quien firma nuevamente la presente
acta de legalización.

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del Notario

PERSONA DESCONOCIDA POR EL NOTARIO

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que
antecede es autentica por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JOSE GUADALUPE
ESPARZA quien por no ser persona de mi conocimiento se identifica con la cedula de vecindad numero de
orden A guión uno y registro setecientos dos mil, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de
Guatemala, del departamento de Guatemala, y quien firma nuevamente la presente acta de legalización

Firma

ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

FIRMA RECONOCIDA ANTE NOTARIO

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que
antecede es autentica, por haber sido reconocida el día de hoy en mi presencia por el señor MARIO RAUL
DIAZ PEREZ, quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guión Uno y registro
setecientos mil dos, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de Guatemala, departamento de
Guatemala, el signatario firma nuevamente la presente acta de legalización

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

LEGALIZACION DE FIRMA EN HOJA INDEPENDIENTE

En la ciudad de Guatemala el trece de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que
antecede es autentica, por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor ALFONSO DIAZ
LOPEZ quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guión uno y registro dos millones,
extendida por el alcalde municipal de Guatemala, del departamento de Guatemala. La firma que se legaliza
y que esta puesta en la hoja anterior a la presente, calza un memorial dirigido al Juez segundo de trabajo y
previsión social de la primera zona económica, y consta en el mismo un desistimiento dentro del proceso
ordinario setecientos veinte, a cargo del oficial segundo, contenido en dos hojas de papel bond, las cuales
firmo y sello.

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

FIRMA PUESTA A RUEGO DE OTRA PERSONA QUE NO SABE O NO PUEDE FIRMAR

Impresión digital Firma

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que
antecede es autentica por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JUAN CAMANEY
(único apellido) quien firmo a ruego de la señora Maria del Rosario Pérez Pérez quien por no saber hacerlo
deja la impresión digital del dedo pulgar de la mano derecha, ambos son personas de mi conocimiento y
firma nuevamente el señor JUAN CAMANEY y deja su impresión digital la señora Maria del Rosario en la
presente acta de legalización.

Firma impresión digital

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMAS

NUMERO SIETE (7) En la ciudad de Guatemala, el catorce de marzo del dos mil siete yo DANNY
ANGEL MAYNEZ COUTURE Notario, tomo razón que el día de ayer, legalice la firma del señor Juan
Alberto Suárez, persona de mi conocimiento, puesta en mi presencia en un formulario a presentar al
registro mercantil, en donde solicita su inscripción como comerciante individual. La firma que legalice
estaba puesta en una sola hoja del formulario. DOY FE

POR MÍ Y ANTE MÍ
 LEGALIZACION DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS

EN EL MISMO DOCUMENTO

En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la presente hoja de
fotocopia es autentica, por haber sido tomada el día de hoy ante mi del documento original que reproduce.
En fe de lo cual firmo y sello la presente.

POR MÍ Y ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

EN HOJA INDEPENDIENTE

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la hoja de fotocopia
que antecede impresa en ambos lados es autentica por haber sido tomada el día de hoy en mi presencia del
documento original, y se reproduce la constancia de carencia de antecedentes penales y policíacos del señor
jorge Alejandro sierra Gómez, expedidos por el registro de estadística judicial y la dirección general de la
policía general de la policía nacional, ambos con fecha nueve de marzo del presente año. En fe de lo cual
firmo y sello la hoja de fotocopia que legalizo y la presente