Anda di halaman 1dari 11

Pengelolaan Barang Datang Dan Gudang Apotek

Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam


Menempuh Mata Kuliah Simulasi Apotek

Oleh

DEPARTEMEN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA


AKADEMI FARMASI PUTRA INDONESIA MALANG

November 2010
Pengelolaan Barang Datang Dan Gudang Apotek

1. Pengelolaan Obat
Pengelolaan merupakan suatu proses yang dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu yang dilakukan secara efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat
terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan
sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem.
Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang
baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian
bagi masyarakat yang membutuhkan.
a. Secara khusus pengelolaan obat harus dapat menjamin :
b. Tersedianya rencana kebutuhan obat dengan jenis dan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan pelayanan kefarmasian di Apotek
c. Terlaksananya pengadaan obat yang efektif dan efisien
d. Terjaminnya penyimpanan obat dengan mutu yang baik
e. Terjaminnya pendistribusian / pelayanan obat yang efektif
f. Terpenuhinya kebutuhan obat untuk mendukung pelayanan kefarmasian sesuai
jenis, jumlah dan waktu yang dibutuhkan
g. Tersedianya sumber daya manusia dengan jumlah dan kualifikasi yang tepat
h. Digunakannya obat secara rasional
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka Pengelolaan Obat mempunyai empat
kegiatan yaitu :
a. Perumusan kebutuhan (selection)
b. Pengadaan (procurement)
c. Distribusi (distribution)
d. Penggunaan / Pelayanan Obat (Use)
Masing-masing kegiatan di atas, dilaksanakan dengan berpegang pada fungsi
manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Ini berarti untuk
kegiatan seleksi harus ada tahap perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengawasan pengendalian, begitu juga untuk ketiga kegiatan yang lain.
Keempat kegiatan pengelolaan obat tersebut didukung oleh sistem manajemen
penunjang pengelolaan yang terdiri dari :
a. Pengelolaan Organisasi
b. Pengelolaan Keuangan untuk menjamin pembiayaan dan kesinambungan
c. Pengelolaan informasi
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia
Pelaksanaan keempat kegiatan dan keempat elemen sistem pendukung
pengelolaan tersebut di atas didasarkan pada kebijakan (policy) dan atau peraturan
perundangan (legal framework) yang mantap serta didukung oleh kepedulian
masyarakat
Hubungan antara kegiatan, sistem pendukung dan dasar pengelolaan obat
dapat digambarkan sebagai berikut :
Pada gambar di atas dapat dilihat bahwa prinsip utama dari empat kegiatan
pengelolaan obat adalah adanya keterkaitan dan keterpaduan pada semua kegiatan.
Sebagai suatu sistem, maka keempat kegiatan tersebut dapat dilihat sebagai
rangkaian proses dari masukan – proses – luaran. Dengan demikian fungsi seleksi
merupakan proses yang mengolah masukan yang berasal dari penggunaan obat dan
menghasilkan luaran yang selanjutnya diproses pada kegiatan pengadaan dan
seterusnya.

a. Perencanaan Barang
Perencanaan barang yang akan dilaksanakan perlu mempertimbangkan faktor-
faktor seperti perbekalan farmasi yang laris terjual, obat-obat yang sering
diresepkan oleh dokter dan juga mempertimbangkan diskon serta bonus yang
ditawarkan oleh PBF tertentu.
b. Pengadaan Barang
Untuk melaksanakan pengadaan barang di Apotek harus diketahui oleh Apoteker
kemudian dilaksanakan oleh asisten Apoteker. Sebelum melakukan kegiatan
pengadaan barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Buku Order / Buku Defecta / Buku Habis.
2) Rencana Anggaran pembelian.
3) Daftar harga terakhir
4) Pemilihan PBF yang sesuai dengan pertimbangan diskon
jangka waktu pembayaran, pelayanan yang baik dan tepat waktu serta
kualitas barang.
c. Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang di Apotek Pradipta Sehat secara umum digolongkan menjadi
tiga yaitu :
1) Obat Bebas, Generik / Obat Paten, Obat non Narkotik dan Obat
lain yang tidak memerlukan kondisi penyimpanan tertentu, disusun
secara Alphabetis, juga dibedakan berdasarkan bentuk sediaannya.
2) Obat-obat yang memerlukan kondisi penyimpanan pada suhu
yang dingin disimpan dalam lemari Es, Misalnya : Suppositoria,
Injeksi tertentu, dan beberapa alat kontrasepsi.
3) Obat Narkotika dan Psikotropika, disimpan dalam lemari
khusus dan sesuai dengan ketentuannya (hanya dibuka jika terdapat
permintaan resep terhadap obat-obatan tersebut).
d. Penjualan
Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 280/1980 pasal 24 menyatakan bahwa
harga obat dengan jasa apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur
harga yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan atas asal usul panitia terdiri atas
wakil-wakil Dirjen POM, Industri Obat dan lain-lain.

2. Pengelolaan Resep
Prosedur pengelolaan resep di Apotek Pradipta Sehat adalah sebagai berikut:
1) Resep diterima dan dicek kelengkapannya, kemudian melihat stok obat,
meminta alamat dan no telpon kepada pasien, memberi nomor resep dan
menghitung jumlah harganya.
2) Resep dikerjakan dan hasilnya dicek apakah sudah sesuai dengan resep
kemudian membuat copy resep dan menyerahkan ke pasien.
3) Penerima resep (pasien) selain diberi copy resep juga diberi bukti lain
berupa nota penjualan atau kuitansi khusus untuk resep. Dibelakang kuitansi
biasanya juga ditulis nama-nama obat, bentuk sediaan dan aturan pakai seperti
yang tercantum dalam resep.
4) Setiap resep yang dikerjakan disalin dalam bentuk soft copy atau di input
ke komputer, kemudian diberi nomor faktur penjualan cash.
5) Resep-resep yang diterima diurutkan sesuai dengan nomor resep dan
dimasukkan dalam map kumpulan resep, selain itu juga disalin dalam bentuk
tulisan tangan di dalam buku resep.
6) Untuk jumlah pemasukan (keuangan) resep dimasukkan kedalam
penjualan cash harian. Dengan kata lain tidak ada penggolongan keuangan
khusus resep.

3. Pengelolaan Obat Wajib Apotek


Apoteker dapat menyerahkan Obat Keras tanpa resep dokter kepada pasien.
Hal ini sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan No.347/MENKES/SK/VII/1990
tentang Obat Wajib Apotek. Adapun latar belakang dari keputusan Menteri
Kesehatan tersebut adalah :
1) Meningkatkan pengobatan sendiri secara tepat, aman, dan rasional.
2) Meningkatkan peran apoteker dalam KIE.
Oleh karena itu perlu ditetapkan keputusan menteri kesehatan tentang obat keras yang
dapat diserahkan tanpa resep dokter di apotek. Hal ini tercantum dalam Permenkes
No. 919/Menkes/Per/1993 tentang kriteria obat yang dapat diserahkan tanpa resep,
yaitu :
1) Tidak dikontraindikasikan untuk wanita hamil, anak dibawah 2
tahun dan orang tua di atas 65 tahun.
2) Tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit.
3) Penggunaan tidak memerlukan cara atau alat khusus yang harus
dilakukan oleh bantuan tenaga kesehatan.
4) Untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia
5) Memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam keputusan ini, pelayanan OWA yang dilakukan oleh apoteker harus memenuhi
cara dan ketentuan, diantaranya sebagai berikut :
1) Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien.
2) Membuat catatan pasien dan obat yang diberikan

4. Pengelolaan Obat Narkotika


Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan
tanaman baik sintetis maupun semisintetis yang dapat menyebabkan penurunan
tingkat atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa nyeri, dan dapat menimbulkan
ketergantungan.
Berdasarkan UU No.22 tahun 1997 tentang narkotika, narkotika
dibedakan dalam 3 golongan:
1) Narkotika golongan I adalah narkotika yang hanya dapat digunakan untuk
tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan untuk terapi serta
mempunyai potensi yang sangat tinggi menimbulkan ketergantungan. Contoh:
kokain, opium, heroin, desomorfina.
2) Narkotika golongan II adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan dan
digunakan sebagai pilihan terakhir dalam terapi/untuk pengembangan ilmu
pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi menimbulkan ketergantungan.
Contoh: alfasetilmetadol, betametadol, diampromida.
3) Narkotika golongan III adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan dan
banyak digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan pengembangan ilmu
pengetahuan serta mempunyai potensi ringan menimbulkan ketergantungan.
Contoh: kodein, asetildihidrokodeina, polkadina, propiram.
Narkotika merupakan obat atau bahan yang bermanfaat di bidang pengobatan
atau pelayanan kesehatan dan pengembangan ilmu pengetahuan, namun dapat
menimbulkan ketergantungan yang sangat merugikan apabila dipergunakan tanpa
pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama.
Oleh karena itu, pengaturan narkotika harus benar-benar terkontrol, baik
dalam hal mengimpor, mengekspor, memproduksi, menanam, menyimpan,
mengedarkan, dan menggunakan narkotika harus dikendalikan dan diawasi dengan
ketat.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI
No.199/MenKes/SK/X/1996, pedagang besar farmasi (PBF) Kimia Farma depot
sentral dengan alamat kantor dan alamat gudang penyimpanan di Jalan Rawa Gelam
V Kawasan Industri Pulo Gadung Jakarta Timur sebagai importir tunggal di
Indonesia untuk kepentingan pengobatan dan ilmu pengetahuan dengan
penanggungjawab yang ditetapkan oleh Badan Pengawasan Obat dan Makanan.
Sentralisasi ini dimaksudkan untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan
narkotika oleh pemerintah.
Secara garis besar pengelolaan narkotika antara lain meliputi:
• Pemesanan Narkotika, Apotek memesan narkotika ke PBF Kimia Farma dengan
menggunakan surat pesanan (SP) yang ditanda tangani oleh apoteker pengelola
apotek dengan dilengkapi nama jelas, nomor SIK, SIA, dan stempel apotek,
dimana untuk 1 lembar SP hanya untuk 1 macam narkotika saja.
• Penyimpanan NarkotikaPerMenKes No.28/MenKes/Per/1987 tentang tata cara
penyimpanan narkotika pasal 5 dan 6 menyebutkan bahwa apotek harus memiliki
tempat khusus untuk menyimpan narkotika yang memenuhi persyaratan yaitu:
1) Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat.
2) Harus mempunyai kunci ganda yang berlainan.
3) Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian 1
digunakan untuk menyimpan morfin, petidin, dan garam-garamnya serta
persediaan narkotika. Bagian 2 digunakan untuk menyimpan narkotika
yang digunakan sehari-hari.
4) Lemari khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran lebih kurang
40×80x100 cm3, lemari tersebut harus dibuat pada tembok atau lantai.
5) Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan bahan lain
selain narkotika, kecuali ditentukan oleh MenKes.
6) Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh pegawai yang
diberi kuasa.
7) Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman dan yang
tidak diketahui oleh umum.
• Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika Menurut UU No. 22 tahun 1997
tentang Narkotika disebutkan bahwa:
1) Narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan dan
ilmu pengetahuan.
2) Narkotika hanya dapat diserahkan pada pasien untuk pengobatan
penyakit berdasarkan resep dokter.
3) Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar
salinan resep dokter. Selain itu berdasarkan surat edaran Direktorat
Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan (sekarang Badan POM) No.
336/E/SE/1997 disebutkan :
• Sesuai dengan bunyi pasal 7 ayat 2 UU No.9 tahun 1976 tentang
narkotika, apotek dilarang melayani salinan resep dari apotek lain
yang mengandung narkotika, walaupun resep tersebut baru dilayani
sebagian atau belum dilayani sama sekali.
• Sesuai dengan bunyi pasal 7 ayat 2 UU No.9 tahun 1976 tentang
narkotika, apotek dilarang melayani salinan resep dari apotek lain
yang mengandung narkotika, walaupun resep tersebut baru dilayani
sebagian atau belum dilayani sama sekali.
• Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum sama
sekali, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep
tersebut hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep
asli.
• Salinan resep dari narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani
sama sekali. Oleh karena itu dokter tidak boleh menambahkan
tulisan “iter” pada resep yang mengandung narkotika.
• Pelaporan NarkotikaUndang-undang No.22 tahun 1997 pasal 11 ayat (2)
menyatakan bahwa importir, eksportir, pabrik obat, pabrik farmasi, PBF, apotek
rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, lembaga ilmu pengetahuan
wajib membuat, menyampaikan, menyimpan laporan berkala setiap bulannya, dan
paling lambat dilaporkan tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan ini dilaporkan
kepada Sudin Yankes dengan tembusan ke Balai Besar POM Provinsi setempat
dan sebagai arsip.
• Pemusnahan NarkotikaPada pasal 9 PerMenKes RI No.28/MenKes/Per/1978
disebutkan bahwa apoteker pengelola apotek dapat memusnahkan narkotika yang
rusak, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat lagi untuk digunakan bagi
pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan. APA atau dokter yang
memusnahkan narkotika harus membuat Berita Acara Pemusnahan Narkotika
yang memuat:
1) Tempat dan waktu (jam, hari, bulan dan tahun).
2) Nama pemegang izin khusus, APA atau dokter pemilik narkotika.
3) Nama, jenis, dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.
4) Cara memusnahkan.
5) Tanda tangan dan identitas lengkap penanggung jawab apotek dan saksi-
saksi pemusnahan.
• Kemudian berita acara tersebut dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan RI.
1) Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan (POM) setempat.
2) Arsip. Sebagai pelaksanaan pemeriksaan, diterbitkan surat edaran Direktur
Pengawasan Obat dan Makanan No.010/E/SE/1981 tanggal 8 Mei 1981
tentang pelaksanaan pemusnahan narkotika yang dimaksud adalah:
3) Bagi apotek yang berada di tingkat propinsi, pelaksanaan pemusnahan
disaksikan oleh Balai POM setempat.
4) Bagi apotek yang berada di Kotamadya atau Kabupaten, pelaksanaan
pemusnahan disaksikan oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II.

5. Pngelolaan Obat Psikotropika


Psikotropika menurut UU No.5 tahun 1997 merupakan zat atau obat, baik
alamiah maupun sintetik bukan narkotika yang berkhasiat, psikoaktif melalui
pengaruh selektif menurut susunan syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas
pada aktifitas mental dan perilaku.
• Psikotropika digolongkan sebagai berikut:
1) Golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk
tujuan ilmu pengetahuan dan tidak dapat digunakan dalam terapi, serta
mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan,
mencakup 26 zat, antara lain lisergida (LSD), meskalin, dan psilosibina.
2) Golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan yang
dapat digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan
serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan
mencakup 14 zat, antara lain: amfetamin, deksamfetamin, revonal, ritalin,
dan sekobarbital.
3) Golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan
dapat digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan
serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan,
mencakup 9 zat, antara lain: amylobarbital, glutetimida dan pentazosina.
4) Golongan IV misalnya: amfepramona, barbital, fenobarbital,
metakualon, dan lain-lain.
Secara garis besar pengelolaan psikotropika antara lain meliputi:
• Pemesanan Psikotropika
Obat-obat psikotropika dapat dipesan apotek dari pedagang besar farmasi
(PBF) dengan menggunakan surat pemesanan (SP) yang diperoleh dari PBF PT.
Kimia Farma dan ditandatangani oleh APA (apabila dilakukan pemesanan).
• Penyimpanan Psikotropika
Sampai saat ini penyimpanan untuk obat-obat psikotropika belum diatur
dengan suatu perundang-undangan. Namun karena obat-obat psikotropika ini
cenderung untuk disalahgunakan maka disarankan agar menyimpan obat-obatan
tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus dan membuat kartu stok psikotropika.
• Pelaporan Psikotropika
Apotek wajib membuat dan meminta catatan kegiatan yang berhubungan
dengan psikotropika dan melaporkan kepada Menteri Kesehatan secara berkala sesuai
dengan UU No.5 tahun 1997 pasal 33 ayat (1) dan pasal 34 tentang psikotropika.
• Pemusnahan Psikotropika
Menurut pasal 53 UU No.5 tahun 1997 tentang psikotropika, pemusnahan
psikotropika dilakukan apabila:
1) Kadaluarsa.
2) Tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan
atau pengembangan ilmu pengetahuan.
3) Berkaitan dengan tindak pidana.
Sehubungan dengan pemusnahan psikotropika, apoteker wajib membuat
Berita Acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam 7 hari setelah
mendapat kepastian.

6. Pngelolaan Obat Rusak


Obat kadaluarsa yang dibeli oleh apotek dapat dikembalikan ke PBF sesuai
dengan perjanjian yang telah disepakati antara kedua belah pihak. Batas waktu
pengembalian obat yang kadaluarsa yang ditetapkan oleh PBF 3-4 bulan sebelum
tanggal kadaluarsa, tetapi ada pula yang bertepatan dengan waktu kadaluarsanya.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
922/MenKes/Per/X/1993 pasal 12 ayat (2), menyebutkan bahwa obat dan perbekalan
farmasi lainnya yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang
digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara
lain yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal.

Tabel Stok Barang di apotek