BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah

Pada masa globaliasi,computer sudah merupakan kebutuhan sebagai

alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk sebuah
instansi pemerintahan atau perusahaan,misalnya apotik kimia
farma.komputer telah menjadi alat yang sangat penting dalam pengolahan
data untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.

Apotik kimia farma adalah sebuah apotik yang terlengkap dan

dipercayakan oleh beberapa dokter.apotik ini telah memakai computer
dalam kegiatan sehari-hari.tetapi hanya bagian tertentu saja yang
menggunakan computer dan software yang digunakan pun hanya
software paket Ms office yaitu Ms Acces.sehingga dalam pengolahan data
mencapai hambatan terutama pada bagian gudang.salah satu informasi
yang sangat penting di dalam apotik tersebut adalah pengolahan data
persediaan barang .

Salah satu tugas dari pengolahan data persediaan barang Apotik Kimia
Farma adalah mendata dan menghitung keseluruhan dan proses
pendataan penghitungan tersebut dilakukan dengan software dengan
database yang sangat sederhana,sehingga informai yang dihasilkan tidak
akurat karma banyak kemungkinan kesalahan dalam proses pendataan
dan perhitungan tersebut.oleh karena itu sebagai alternative untuk
pemecahan dari masalah pengarsipan,perlu kiranya perancangan
database yang lebih baik dari sufware yang digunakan.

1
1.2 Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud Dan Tujuan dari pelaksanaan tugas akhir adalah salah

satunya untuk memenuhi syarat dalam penyelesaian program stratra-
1(S1).tujuan lain dari pelksanaan tugas akhir ini adalah :
1. mempermudah proses penerimaan dan pengeluaran barang
2. menghasilkan penerimaan dan pengeluaran barang yang
akurat,relevan dan tepat waktu
3. meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan
4. membangun perangkat lunak untuk membantu user dalam mengolah
data persediaan barang di apotik kimia farma

1.3 Indentifikasi masalah

Bagian persediaan barang yang biasanya melakukan pemeriksaan

terhadap barang atau control stok barang yang akan dipesan oleh
konsumen apakah sesuai dengan permintaan atau tidak.penanganan
yang menggunakan cara manual memerlukan banyak waktu sehingga
tidak efisien lagi.Untuk system persediaan barang dan pengendalian
control stok barang ini memerlukan aplikasi yang khusus,masalah utama
yang dihadapi yaitu :
1. sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran
barang secara tepat waktu
2. informasi persediaan barang yang diperoleh dari bagian gudang
sering tidak akurat.
3. volume data yang cukup besar sehingga menyulitkan dalam
pencarian data persediaan barang.

2
 1.4 Batasan masalah

Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu system pengolahan

data persediaan barang apotik kimia farma , maka masalah dibatasi
hanya meliputi :
1. informasi pencatatan, penerimaan dan pengeluaran data stok barang
meliputi:
a. transaksi penerimaan barang
b. transaksi pengeluaran barang /faktur penjualan
2. laporan penerimaan dan pengeluaran barang untuk periode bulanan.
3. laporan persediaan barang untuk periode bulanan

1.5 Metodologi penelitian

Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk

memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data-data
untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan
dijelaskan dalam bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan
system

1.5.1 metode pengumpulan data

metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat

laporan tugas akhir ini antara lain :

1. riset lapangan
yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan
pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden
2. observasi
yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan
serta meneliti proses pekerjaannya
3. wawancara
yaitu melakukan Tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan.

3
4. riset perpustakaan
yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan
dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang
dibahas.

1.5.2 metode pengembangan perangkat lunak

dalam pengembangan system informasi perlu digunakan metudodlogi

sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama
melaksnakan pengembangan system.adapun pengembangan system yang
digunakan adalah paradigma waterfall (classical life cicle)
tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

Keterangan :
1. rekayasa perangkat lunak (system enginerring),melakukan
pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system
2. requirements analysis , melakukan analisis terhadap permasalahan
yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak ,fungsi
performsi dan interfacing
3. design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak,fungi
dan interfacing

4
 4. coding ( imolementasi ), pengkodean yang mengimplementasikan
hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin
lomputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
5. testing ( pengujian ) , kegiatan untuk melakukan pengetesan program
yang sudah dibuat apakah udah benar atau belum di uji dengan cara
manual.jika testing sudah benar maka program boleh digunakan
6. maintenance ( perawatan ) , menangani perangkat lunak yang sudah
selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-
gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.

1.6 sistematika penulisan laporan

agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara
garis besar saya menyajikan laporan ini dalam 6(enam) bab,yang setiap isi
babnya adalah sebagai berikut :

BAB I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah,maksud dan
tujuan,indentifikasi masalah,batasan masalah dan metodologi penelitian.

BAB II: Landasan teori

Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang
digunakan sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas

BAB III: Analisis system

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum apotik atau objek
penelitian tersebut,pendeskripsian masalah tersebut,pendeskripsian system
yang sedang berjalan,penganalisian dokumen dan system yang sedang
berjalan di dalam pengolahan data persediaan obat atau barang .
Disini juga dituliskan tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan
metodologi pengembangan yang dipakai serta menjelaskan dan menyajikan
kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu DFD dan flow
map.

5
BAB IV: Perancangan system
Bab ini menjelaskan tentang flow map ( alur dokumen ) , data flow
diagram ( DFD) , entity relationship diagram ( ERD) perancangan data base ,
perancangan spesifikasi rinci yg terdiri atas struktur program , struktur menu ,
format masukan dan format keluaran.

BAB V: Implementasi system

Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan
spesifikasi perangkat keras , fasilitas program .

BAB VI: Kesimpulan dan saran

Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh
laporan dan saran dari penulis .

BAB II
6
 LANDASAN TEORI

2.1 Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua

aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem
sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan. (Sommerville, 2003). Pada
definisi ini, ada dua istilah kunci yaitu:
(1) Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja.
Menerapkan teori, metode, dan alat bantu yag sesuai, selain itu
mereka menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba
mencari solusi terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau
metode yang mendukung. Perekayasa juga menyadari bahwa mereka
harus bekerja dalam batasan organisasi dan keuangan, sehingga
mereka berusaha mencari solusi dalam batasan-batasan ini.
(2) Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak
tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan
perangkat lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen
proyek perangkat lunak dan pengembangan alat bantu, metode, dan
teori untuk mendukung produksi perangkat lunak.
Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis
dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling
efektif untuk menghasilkan perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun
demikian, rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode
yang paling sesuai untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif,
informal terhadap pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa
keadaan. Pengembangan informal sangat cocok untuk pengembangan sistem
e-commerce web membutuhkan gabungan keahlian perangkat lunak dan
perancangan grafis.

2.1.1 Proses Perangkat Lunak

7
 Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan
hasil-hasil relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan
ini sebagian besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada empat
kegiatan proses dasar yang umum bagi seluruh kegiatan proses perangkat
lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah :
(1) Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan
batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan
(2) Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi
spesifikasi tersebut harus diproduksi.
(3) Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk
menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh
pelanggan.
(4) Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah.
Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini dengan cara
berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda pula. Waktu
kegiatan bervarias, sebagaimana hasilnya. Pegaturan yang berbeda dapat
menggunakan proses yang berbeda untuk menghasilkan produk dengan jenis
yang sama. Namun demikian, untuk beberapa jenis aplikasi tertentu,
beberapa proses lebih sesuai dari yang lainnya jika digunakan proses yang
tidak sesuai, maka kualitas penggunaan produk perangkat lunak yang akan
dikembangkan tersebut mungkin berkurang.

2.1.2 Model Proses Perangkat Lunak

Model proses pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut :

(1) Model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar
seperti spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan
merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti
spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implemetasi,
pengujian dan seterusnya.
(2) Pengembangan evolusioner. Pendekatan ini berhimpitan dengan
kegiatan spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal

8
 dikembangkan dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian
diperbaiki dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem
yang memuaskan bagi kebutuhan pelanggan.
(3) Pengembangan sistem formal. Pendekatan ini didasarkan atas
pembuatan spesifik sistem matematis dan pentransformasian spesifikasi,
dengan memakai metode matematis untuk membangun program.
Verifikasi komponen sistem dilakukan dengan membuat argumen
matematis yang disesuaikan dengan spesifikasi.
Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini didasarkan
atas adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah yang signifikan .
Proses pengembangan sistem terfokus pada integrasi komponen-komponen
ini ke dalam suatu sistem dan bukan mengembangkan dari awal.

2.2 Pengertian system

Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan,komponen-komponen

yang saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan
dalam suatu system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan
pada elemen.
System adalah suatukesatuan dari elemen yang saling berkait yang
digunakan untuk mencapai tujuan tertentu.untuk lebih jelasnya,akan uraikan
pengertian-pengertian system menurut para ahli
Menurut mulyadi(1997) system adalah sekelompok unsure yang erat
hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.system dibuat untuk menengani sesuatu yang
berulang kali atau secara rutin terjadi.

2.3 Pengertian pengolahan data

Sebelum membahas pengertian pengolahan data alangkah baiknya

mengetahui apa arti data dan informasi.data adalah keterangan mengenai
fakta suatu objek (manusia,benda,peristiwa)yang diwakili dengan
symbol(huruf,kalimat,angka,gambar,suara) yang belum diolah menjadi

9
informasi.dari proses pengolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan
informasi sebagai output.suatu output dari pengolahan data merupakan
informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya.
Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui
suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system
pengolahan data meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan
yang saling berhubungan dan berkaitan.
Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang
direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.unsure-
unsur dalam pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik,
mencatat dan mencetak, menyortir, menyampaikan atau memindahkan,
menghitung, membandingkan dan menyimpan.
Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah
sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi

2.3.1 siklus pengolahan data

siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan

computer mengalami sikllus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu
sebagai berikut :
PROSE
INPUT S OUTPUT

Gambar 2.1
Siklus pengolahan data

1. data dimasukkan ke computer dalam bentuk yang dimengerti oleh

computer (input)
2. data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer
3. hasil pengolahan (output),berupa data yang dapat dimengerti dan
berguna untuk manusia

2.3.2 metode pengolahan data

10
 pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi
biasanya terdiri atas metode taknologis dan manual.menurut buch dan
stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :
1. manual
dalam metode manual emua operasi dapat dilakukan dengan tangan
dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain
2. electromechanical
sesungguhnya merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin
misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat
kolom (posting machine)
3. methode punched equipment
menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut
sebagai suatu system warkat unit (unit record system).prinsipnya
adalah bahwa data mengenai data seseorang,uatu objek atau suatu
peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, sejumlah kartu
yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data
gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek
4. methode electric computer
computer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan ,suatu
unit pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran

2.4 pengertian persediaan

persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dal kegiatan

usaha normal , proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam
bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa

2.4.1 konsep dasar persediaan

berdasarkan pengertian diatas istilah persediaan digunakan untuk

menyatakan barang yang berwujud yaitu:
a) tersedia untuk dijual

11
 b) masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian
dijual (barang dalam proses atau pengolahan )
c) akan digunakanuntuk produksi barang jadi yang akan dijual
(bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan
normal perusahaan

2.4.2 prosedur persediaan

prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya

melibatkan beberapa orng dalam satu departemen atau lebih,yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi
perusahaan yang terjadi secara berulang ulang.
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
system terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan
urutan kegiatan klerikal.
Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut
ini yang dilakukan untuk mencatat informasi :
a. menulis
b. menggandakan
c. menhitung
d. memberi kode
e. mendaftar
f. memilih
g. memindah
h. membandingkan
dan , prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah
sebagai berikut :
1. laporan , yaitu hasil akhir dari sebuah proses
2. jurnal . yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat
,mengklaifikasikan,dan meringkas data
3. formulir , yaitu dokumen yang digunakan untuk merekm
terjadinya transaksi

2.4.3 metode pencatatan persediaan

12
 ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :

1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method)

setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini
cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku
perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan metode
harga pokok pesanan
2. metode persediaan fisik ( physical inventory method )
hanya tambahan persediaan yang dicatat,sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu
perediaan untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang
dipakai atau dojual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa
perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga
pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok
persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan
yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan

2.4.4 sistem dan prosedur dengan system persediaan

system dan prosedur dengan system persediaan nya adalah

sebagai berikut :
a. prosedur pencatatan produk jadi
b. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
c. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali
dari pembeli
d. prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga
pokok persediaan produk dalam proses
e. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan
kepada pemasok
g. prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang
h. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena
pengembalian barang di gudang

13
 i. system perhitungan fisik persediaan

2.5 tinjauan umum organisasi

untuk memahami proses yang terjadi pada system , maka

dilakukan analisis system dan lingkungan kerja yang sedang berjalan
analisis ini dilakukan untuk mengetahui :
1.cara kerja proses yang terdapat dalam system
2.keterkaitan antar proses dalam system
3. efektifitas penggunaan dokumen antar proses dalam sistem
di dalam pembangunan atau pengembangan system , pada langkah
awal kita harus melakukan suatu langkah yang dinamakan analiis
system yang sdaeng berjalan . dalam langkah analisis ini diharapkan
kita dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan system yang sedang
berjalan dan jika dilanjutkan pada tahap berikutnya,kesalahan yang
terjadi dapat ditekan seminimal mungkin dan diharapkan untuk kerja
system akan lebih baik.pada paparan system yang sedang berjalan
didapat dengan cara :
1. studi kelayakan yang dimulai dengan cara mempelajari system
yang sedang berjalan dan dilanjutkan dengan wawancara atau
mengajukan pertanyaan
2. mempelajari prosedur yang ada ,mengumpulkan dan menganalisis
dokumen yang terlibat dan mempelajari laporan-laporan yang
dihasilkan oleh proses.

14