BAB 7

2
Bagaimana Menyusun
Program Kerja Usaha
Mikro, Kecil, dan
Menengah yang
Feasible

PROGRAM KERJA SEBAGAI BINTANG KEJORA

Program kerja merupakan pedoman tentang apa yang
harus dikerjakan. “Jika Anda tahu apa yang harus
dikerjakan, maka Anda akan dapat mengerjakan apa
yang Anda tahu” (John C. Maxwell). Tanpa rumusan
tujuan yang jelas, dan rumusan pelaksanaan, maka
langkah Anda bisa dibayangkan akan seperti Nahkoda
yang kehilangan arah. Program kerja dapat diibaratkan
sebagai Bintang Kejora penunjuk arah.

Apakah setiap usaha harus mempunyai program kerja?

Jawabnya tentu saja “Ya”. Masalahnya adalah
bagaimana program kerja itu harus dibuat, dan apakah
BAB 51
BAB 6
program kerja tersebut harus dibuat secara tertulis dan
tersusun secara rinci. Pada usaha mikro program kerja
tersebut biasanya tidak dibuat secara tertulis dan rinci.
Program kerjanya sangat sederhana, yaitu tentang
bagaimana harus menjalankan usaha agar dapat
memperoleh penghasilan dan laba serta dapat
berkembang dengan baik. Pada usaha kecil program
kerjanya mungkin sudah dibuat secara tertulis,
sungguhpun masih sangat sederhana. Sedang pada
usaha menengah program kerjanya dibuat secara
tertulis dan sudah agak rinci, memuat hal-hal yang akan
dilakukan dan menentukan target yang harus dicapai.
Bentuk dan luasnya program kerja untuk perusahaan
yang satu berbeda dengan perusahaan yang lain
tergantung dari jenis dan luasnya usaha. Demikian juga
program kerja bagi perusahaan yang baru berbeda
dengan program kerja dari perusahaan-perusahahan
yang telah lama berdiri.

Bagaimana cara membuat program kerja bagi usaha

yang baru? Ada banyak cara untuk membuat suatu
program kerja, ada yang sangat sederhana ada juga
yang agak modern. Salah satu cara atau metode untuk
menyusun suatu program kerja adalah metode SPIRALE.
Spirale itu sendiri adalah singkatan dari:

• S = Situasi yang dihadapi. Bagaimana

situasi yang dihadapi perusahaan Anda. Usaha
BAB 3
BAB
42
 apa yang akan Anda lakukan dan apakah Anda
mempunyai kemampuan untuk menjalankan
usaha tersebut. bagaimana permintaan pasar
akan produk dan jasa yang Anda jual, dan hal-hal
lain yang perlu diperhatikan pada saat Anda akan
membuat program.

• P = Persiapan apa yang harus

dilakukan. Kita harus mempersiapkan hal-hal
yang diperlukan dalam memulai suatu usaha,
misalnya membicarakannya dengan keluarga,
kenalan atau pihak-pihak yang sekiranya dapat
mendukung terwujudnya ide untuk melaksanakan
usaha tersebut.

• I = Informasi yang dibutuhkan.

Untuk keperluan menyusun program kerja, Anda
memerlukan banyak informasi, misalnya informasi
tentang kebutuhan pasar, tentang tersedianya
Sumber Daya Manusia, dan informasi lain yang
dianggap perlu.

• R = Rencana Kerja. Banyak hal-hal

yang perlu Anda susun yang berkaitan dengan
Rencana Kerja ini. Misalnya, dimana tempat usaha
yang akan Anda pilih, dan dari mana modal
diperoleh dan berapa jumlahnya. Bagaimana
organisasi usaha Anda. Dari mana Sumber Daya

BAB 1 BAB
23
 Manusia diperoleh. bagaimana proses produksi
dilakukan dan bagaimana pemasarannya.
Bagaimana bentuk badan hukum dari perusahaan
yang bersangkutan. Rencana kerja hendaknya
disusun secara kualitatif dan kuantitatif agar
supaya menjadi lebih jelas.

• A = Aksi nyata, atau actions. Yaitu

bagaimana Rencana Kerja yang telah tersusun
ditindaklanjuti. Dalam rencana kerja ada 5W dan
1H yang secara jelas harus disebutkan, yaitu:

What - Apa yang ingin diperoleh atau

yang menjadi tujuan dari Rencana Kerja
tersebut. Produk atau jasa apa yang akan
dihasilkan atau ditawarkan.

Who - Siapa yang akan memimpin

atau melaksanakan kegiatan yang telah
direncanakan. Bagaimana struktur
organisasi dan job descriptions dari masing-
masing pejabat dan petugas.

Why - Mengapa kegiatan tertentu

harus dikerjakan (misalnya untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan perlu
dibuat disain baru).

When - Kapan kegiatan harus

dilakukan oleh masing-masing petugas.
BAB 3
BAB
44
 Kapan produk atau jasa selesai, dan harus
diserahkan kepada pelanggan.

Where- Dimana kegiatan-kegiatan

dilakukan (di bagian mana dikerjakan).

How - Bagaimana cara memproses

suatu kegiatan untuk menghasilkan produk
atau jasa. Bagaimana bahan mentah,
tenaga kerja, fasilitas-fasilitas dapat
diperoleh.

• L = Laporan Kerja. Laporan ini sangat

penting sebagai alat memonitor pelaksanaan
Program Kerja, dan juga untuk keperluan
pengawasan. Laporan kerja disampaikan kepada
para manajer yang bersangkutan dan kepada
manajer tertinggi dari perusahaan tersebut.

• E = Evaluasi. Evaluasi atau penilaian

dapat dilakukan terhadap kinerja para pelaksana
atau dapat juga dilakukan untuk mengevaluasi
Program Kerja itu sendiri. Biasanya evaluasi
dilakukan oleh para manajer bersama-sama
dengan manajer tertinggi dari perusahaan
tersebut. Evaluasi dilakukan untuk mengevaluasi
kinerja para pelaksana, dan untuk mengevaluasi
Program Kerja itu sendiri dan untuk keperluan
penyusunan Program Kerja yang baru.
BAB 1 BAB
25
PROGRAM KERJA JANGKA PANJANG
Bagi perusahaan yang telah berjalan lama perlu dibuat
porgram kerja jangka panjang. Program kerja jangka
panjang juga sering disebut rencana kerja strategik atau
RENSTRA. Renstra adalah program kerja untuk periode
yang agak panjang. Rentang waktu untuk Renstra
sangat bervariasi tergantung dari sifat bisnis masing-
masing. Biasanya rentang waktu tersebut antara 3 s/d 5
tahun. Bagi jenis usaha tertentu yang dapat berubah
dengan cepat rentang waktu tersebut dapat kurang dari
5 tahun. Rencana strategik digunakan untuk membuat
proyeksi selama periode tertentu guna meningkatkan
kemampuan perusahaan dalam memperoleh laba, atau

BAB 3
BAB
46
digunakan untuk membuat proyeksi pertumbuhan
usaha. Rencana strategik disusun berdasarkan
pengalaman perusahaan selama bertahun-tahun,
sehingga hanya perusahaan yang sudah beroperasi
beberapa tahun yang dapat menyusun Renstra dengan
baik.

Mengapa Rentra perlu dibuat? Rentra dibuat untuk

pelbagai tujuan, antara lain:

a. Untuk menjalin komunikasi para manajer, baik

antara manajer operasional maupun manajer
pemasaran, agar terjadi kesatuan langkah dalam
menjalankan tugasnya untuk mengembangkan
perusahaan.

b. Untuk mempertegas program kerja perusahaan

sehingga tindakan-tindakan yang dilakukan oleh
organisasi menjadi lebih jelas.

c. Untuk memobilisasi potensi perusahaan. Renstra

disusun berdasarkan masukan dari unit-unit operasi
yang kemudian disinkronkan sehingga menjadi sinergis.

d. Untuk memotivasi para manajer agar

berpartisipasi secara aktif sehingga ada keterkaitan
psikologis untuk bersama-sama mencapai sasaran
program.

BAB 1 BAB
27
Dengan adanya Rentra tersebut diharapkan ada
kesatuan bahasa bagi para manajer di semua tingkat
dalam membuat analisa dan menafsirkan masalah-
masalah yang muncul serta mengambil tindakan-
tindakan yang tepat.

Bagaimana cara menyusun suatu Rentra? Terlebih

dahulu perusahaan harus mempunyai VISI dan MISI dan
baru kemudian disusun suatu Program Kerja.

VISI - adalah cita-cita yang ingin dicapai perusahaan.

Segenap anggota organisasi harus mengetahui VISI

perusahaan, yaitu cita-cita yang ingin dicapai
perusahaan. Misalkan saja perusahaan mempunyai VISI
menjadi perusahaan yang besar, sehat dan kuat. Atau
mempunyai VISI menjadi perusahaan idaman bagi para
pemuda atau mereka yang berjiwa muda. VISI ini perlu
ditetapkan karena dapat menjadi inspirasi bagi anggota
organisasi untuk bekerja lebih giat guna mencapai cita-
cita yang bersangkutan.

MISI - adalah tugas yang harus dilakukan demi

tercapainya Visi perusahaan.

BAB 3
BAB
48
Untuk mencapai cita-cita yang telah ditetapkan
perusahaan maka ada tugas-tugas tertentu yang harus
dikerjakan. Misalnya perusahaan harus merekrut
pegawai-pegawai yang handal yang bersedia bekerja
secara profesional. Perusahaan harus menyediakan
Sumber Daya lainnya, serta mempersiapkan fasilitas-
fasilitas yang perlu untuk mendukung pelaksanaan kerja
guna mencapai cita-citanya.

Contoh Program Kerja

Untuk menjelaskan bagaimana Program Kerja Jangka
Panjang (Renstra) dibuat, di bawah ini diberikan contoh
Renstra yang dibuat oleh PT Bank Perkreditan Rakyat
PROFIDANA PARAMITRA, Yogyakarta:

Nama Perusahaan : PT. BANK PERKREDITAN

RAKYAT PROFIDANA

PARAMITRA

Domisili : Yogyakarta

Rencana Strategi periode 2003 – 2007

Daur Perencanaan Strategis

BAB 1 BAB
29
Tahap-tahap yang dilakukan perusahaan dalam
menyusun Renstra adalah sebagai berikut:

1. Kelompok Manajemen, yaitu Direksi dan Komisaris

bersama-sama dengan Staf Perencanaan, membuat
rencana global tentang bagaimana dapat meningkatkan
profitibilitas dan pertumbuhan perusahaan yang disusun
berdasarkan data-data intern dan ekstern serta
memperhatikan situasi dan kondisi yang akan terjadi di
masa datang.

2. Direksi dan Komisaris mengundang para manajer

unit operasi untuk membicarakan tentang rencana
global yang telah disusun oleh staf perencanaan, apakah
rencana yang bersangkutan dapat dilaksanakan.

3. Manajer unit operasi menyiapkan rencana kerja

yang lebih spesifik, mengenai langkah-langkah yang
akan ditempuh dan target yang akan dicapai oleh unit.

4. Direksi dan komisaris bersama staf perencanaan

dan para manajer unit mengadakan rapat untuk
menyusun bersama Rencana Strategis selama 5 tahun,
untuk periode 2003-2007.

Rencana Strategik ini merupakan integrasi dari rencana

strategi fungsional dari unit-unit bisnis yang ada dalam
perusahaan, disertai proyeksi keuangan yang ingin
dicapai untuk periode-periode bersangkutan.

BAB
BAB 413
0
Isi Perencanaan Strategis
Isi Perencanaan Strategis antara lain memuat:

1. Visi dan Misi perusahaan, sebagai arah dari

strategi bisnis.

2. Data Keuangan Masa Lampau dan prediksi posisi

keuangan pada periode tahun yang akan datang disusun
berdasarkan operasi yang akan dilakukan.

3. Pendapatan dan biaya operasional, termasuk

biaya Sumber Daya Manusia dan Biaya Pengembangan
SDM.

4. Perhitungan Laba Rugi untuk periode-periode

yang bersangkutan.

5. Rasio Kecukupan Modal

Pengendalian Rencana Strategis

Rencana Strategis dibuat dengan maksud untuk
memberikan gambaran kepada manajemen apa yang
akan dicapai pada periode tersebut apabila kondisi dan
situasi tidak ada perubahan yang berarti sesuai dengan
asumsi dasar yang digunakan untuk menyusun Renstra
tersebut. Apabila situasi dan kondisi mengalami
perubahan yang cukup besar sehingga tidak sama
dengan yang diperkirakan semula yaitu sewaktu
BAB 1 BAB 21
1
menyusun Renstra, maka Renstra perlu direvisi
disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang riil. Oleh
karena itu Renstra harus bersifat fleksibel dan tidak
boleh kaku.

Sehubungan dengan itu maka harus ada sistem

pengawasan atau pengendalian atas Rencana Strategis.
Contoh di bawah disajikan sebuah kerangka
pengendalian terhadap Renstra dari tahun ke tahun
selama 5 tahun:

Kerangka Rencana Strategis dan Rencana Operasi

Tahunan

BAB
BAB 413
2
Setiap tahun pelaksanaan operasi dimonitor dan
dianalisa dengan membandingkan Rencana Operasi
Tahun yang bersangkutan dengan realisasi
pelaksanaannya. Apabila terjadi perbedaan (deviasi)
yang cukup besar antara rencana dan pelaksanaannya,
misalnya di atas 10%, maka harus dianalisa sebab
musabab dari deviasi tersebut. Apabila terjadinya
perbedaan karena adanya perubahan situasi dan kondisi
yang cukup besar dibandingkan dengan asumsi semula,
maka dapat diputuskan agar Rencana Operasi yang
telah dibuat harus direvisi disesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang riil. Akan tetapi apabila perbedaan
tersebut dikarenakan faktor yang lain, misalnya karena
SDM tidak mampu mencapai target, maka faktor inilah
yang harus dibenahi, misalnya perlu adanya perputaran
tugas pegawai, peningkatan kemampuan pegawai, atau
menyediakan fasilitas kerja sesuai kebutuhan, sehingga
Rencana operasi itu sendiri tidak perlu diubah atau
disesuaikan. Pemantauan terhadap pelaksanaan kerja
dan pencapaian sasaran tidak perlu menunggu pada
akhir tahun, melainkan justru harus dilakukan sepanjang
proses pelaksanaan kerja berlangsung.

BAB 1 BAB 21
3
 BAB
BAB 413
4