Anda di halaman 1dari 23
PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN PROYEK Ce eles 3.1. PERENCANAAN PROYEK 1. ORGANISASI PROYEK Seperti kita katahui bahwa segala kegiatan selalu membutuhkan wadah, yaitu Orga- nisasi. Asal kata dari bahasa Yunani : Organon = alat. bagian. anggota atau badan. ‘Menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”, Menurut Chester I. Barnard * Organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktivitas Kerjusama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih ~ Fungsi Organisasi |. Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-senditi 10 2. Memberikan pengetahuan secara kontinue, baik mengenai = Pengaturan bagaiman bekerja sama - Adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih = Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab 3. Merupakan sarana karier bagi kita Struktur organisasi / Bagan organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Dalam struktur organisasi tergambar adanya = 1. pembagian pekerjaan 2. pimpinan dan bawahan 3. type-type pekerjaan yang harus dilaksanakan 4, tingkatan-tingkatan dalam manajer Menurut A.F. Stoner (1982), Struktur organisasi tergantung pada variabel-variabel kunci, yaitu a, Strategi menentukan macam dan besar kecilnya suatu organisasi. Contoh pemitik proyek menentukan strategi pelaksanaan pembangunan atas dasar harga kontrak tetap maka pengaruhnya sangat besar terhadap struktur organisasi dari konstruksi b. Teknologi mempengaruhi penentuan struktur organisasi Karena struktur tertentu lebih sesuai untuk teknologi tertentu dari pada struktur yang lain, Contoh : penggunaan komputer dan sistem informasi canggih dalam proses peren- canaan dan pengendalian proyek akan memeriukan kualitas tenaga pelaksana yang berbeda dengan bila memakai ¢, Lingkungan tempat beroperasi, faktor ini sangat berpengaruh terhadap penentuan struktur organisasi Contoh : lokasi proyek yang jauh terletak dari kantor pusat. Lingkungan yang lebih Tengkap baik fasilitas komunikasi dan prasarana lainnya. Jauh ———> perlu struktur organisasi lebih lengkap. besar dan kompleks. Macam-macam struktur organisasi 1. Organisasi fungsional ciri-ciri : Proyek ini merupakan bagian dari organisasi fungsional yang dipimpin oleh manager fini kebaikan : 1, Para spesialistidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk ‘menambah pengalaman dan keahlian daya Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumber 3. Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur enaikan pangkat yang cukup jelas keburukan 1. Tidak adanya penanggung jawaban yang Khusus mengenai penyclenggaraan Proyek secara terpadu jakan yang terbaik untuk bidangnya kepada pihak diluar perusahaan 2. Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional menger- Koordinasi horizontal antar bidang dan memerlukan waktw lama lebih-lebih 4, _Lambat dalam menanggapi masalah di luar rencana karena informasi perlu di- saring melewati beberapa tapisan jenjang fungsional PIMPINAN PERUSAHAAN MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER UMUM [TEKNIK PROYE PRODUKSI KEUANGAN i DESAIN® BIAYA DAN KONSTRUKSI ENGINEERING JADWAL PENGAWAS| URUSAN LAPANGAN| LocistiK, Gambar 2» Organisasi Fungsional 2, Organisasi koordinator Kebaikan : 1. Ditunjuk seorang koordinator yang bertugas sepenuhnya mengurusi proyek 2. la berfungsi sebagai anggota staf bagi manajer lini dan melaksanakan pimpinan- nya atas proyek dengan jalun prosedur yang dijalankan bukan seperti wewenang dari manajer lini 3. Sebagai sumber informasi tentang kemajuan proyek. kesulitan yang dihadapi dan memberikan saran atay perbaikan yang dipertukan Keburukan = Dikarenakan kedudukannya seperti itu akan sulit baginya melaksunakan pimpinan yang efektif terhadap proyek dikarenakan ja tidak dapat mendesak dan memerin. tahkan pelaksana provek agar bertindsk cepat dan tepat sesuai dengan keperluan karena wewenang yang dimilikinya hanya terbatas pada menghimbau atau meng- anjurkan PIMPR PERUSAHAAN MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER UUM TEKNIK KEUANGAN PRODUKSI MANAJER PROYEK Tt | DESAIN & aA PENGENDALIAN BIAYA DAN ENGINEERING MUTU JADWAL Gambar 3: Organisasi Koordinator 1B Organisasi gugus tugas (task force) Sering disebut organisasi murni, karena disini proyek berstatus mandiri dalam anti terpisah dari bagian organisasi lain dalam perusahaan Ciri-cirinya |. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek. 2. ‘Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek 3. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional Kebaikan: 1. Adanya komando tunggal yang memiliki Wewenang dan tunggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik 2, Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya kepurusan yang cepat 3. Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas team. 4, Dengan dipindahkan para spesialis dari organisai fungsional ke dalam orga- nisasi proyek maka jalur Komunikasi dan arah kerja lebih pendek. Keburukan: |. Terlalu mahal biaya yang dikeluarkan secara keseluruhan 2, Tidak efisien dengan membagi dan memecah penggunaan sumber daya ter- utama bila proyck banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan. PIMPINA’ PERUSAHAAN MANATER MANAJER MANAJER MANATER MUM ‘TEKNIK KEUANGAN, PROYEK + z L BIAYA DAN KONSTRUKSI ENGINEERING TADWALI AHLLJADWAL AHLIBIAYA Gambar 4 : Organisasi Gugus Tugas 4. Organisasi Matriks Kebaikan: |. Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyck 2. Bila proyek itu rahasia maka kukungan informasi di dalam kelompok kerja itu sangat membantu dalam pengamannnya vek itu besar hilangnya fleksibilitas kalau pelaksana proyek ada yang Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyclesaikan masalah kepegawaian dan teknik 3. Bila proyek selesai. maka organisasi dibubarkan akibatnya akan menimbulkan trauma pada sebagaian anggota dan bila diperlukan sudah tidak ada pelaksananya lagi. Perce ff suanees || teem | eet | tnesememmes| enone ita] Tex] es remem Eejnsotayanasanqeasn! banossspangensyqessangensias Bajatisaa| MUREERRRONS Ui pe movies | [ANTES aeereeg eee i ee =S ae Tine Re = J corer See eee el eee feta [ters [He raaio| ieee | am p= == t= ES cw | Less | Les Gambar 5 : Organisasi Matriks 15 2 MENYUSUN TIM PROYEK Tim proyek suatu perusahaan (kontraktor Utama) biasanya, terdiri dari A 16 Manajer proyek sebagai kepala tim proyek Haru mampu mengclola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga abli terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian ‘untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu, Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu Kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran, Kriteria manajer proyek 1. Mempunyai orientasi yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti kaya akan inisiatip = luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasatan pokoknys bertanggung jawab = kritis 2. Bergairah terhadup tantangan, yaitu ia harus memiliki sikap yang sclalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi Dan ia juga harus mengantisipasi persoalun dengan tidak jemu-jemunya meagkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pe- mecahannya 3, Menguasai aspek hubungan antara manusia Karena adanya hubungan vertikal dan horizontal 4, Generalisasi dan spesifikasi. yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu 5, Kekuasan berusal dari Keahlian (expert power) dan referent power = expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek. karena ia dianggap memiliki penge- tahuan = referent power : kemampuan untuk membuat para peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginanny. im proyek bertugas penuh (full time) untuk proyek Faktor-faktor yang menentukan ukuran tim proyek yang timbul karena manajer proyek berkeinginan anggota proyek bekerja sepenuhnya kepadanya ——> Orgs gugus tugas sehingga mengakibatkan pengorbanan tujuan dasar perusahaan, yaitu besar kecilnya ukuran lingkup proyek Kompleksitas suatu proyek macam kontrak. biasanya yang berdasarkan harga berubah-ubah membutuhkan lebih banyak karyawan untuk administrasi Kontrak : 1, kontrak harga tetap 4. harga tetap dengan eskalasi (apr disesuaikan naik turun- nya) . harga tetap dengan perangsang bila lebih awal selesainya ¢._Kontrak dengan satuan tetap seperti M3 (kubik) untuk pem- buatan jalan raya pengerukan pelabuhan 2. Harga tidak tetap : a, harga tidak tetap dengan suatu batas maksimal b. harga tidak tetap dengan risiko ditanggung bersama €.harga tidak tetap dengan biaya berubah-ubah Keinginan pemilik memperoleh informasi yang lengkap. sepert evaluasi dan perhitungan peralatan. dokumen lelang dan lain it belukang Faktor geografi dan komunikasi antara lokasi proyek dengan kantor pus, seperti lokasi proyek di negara berkembang dengan Kantor pusat di Iuair negeri—> untuk kontraktor lar negeri adanva kepentingan Khusus bagi perusahaan. seperti akan mendapatkan kontrak- Kontrak baru Kriteria yang disarankan oleh R.D. Archinbald untuk memindahkan personal secara permanen ke 1 berhubungan dengan aspek-aspek manajemen dari proyek 2. Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut 3 Mereks vang sifat pekerjuannya mememerlukan selalu dekat berhubungan de- higan manajer proyek atau tim inti proyek Mercka yang tidak dapat diawasi dan dikendatikan karena sebab-sebab geo- grafis maupun pertimbangan-pertimbangan organisasi 7 18 Pertimbangan jumlah personal yang diperlukan untuk tim inti proyek berukurary sedang dan besar dinegara-negara berkembang yang terletak jauh terpencil seku: rang-kurangnya terdiri dari a. Manajer proyek hharus mampu untuk mengelola berbagai kegiatan dan harus mampu untuk mengin tegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang ter padu . Ahli perencanaan dan pengendalian bertugas menyiapkan dan merencanakan dan dilanjutkan dengan pengendal ‘biaya dan jadwal, seperti : memantau kemajuan pelaksanaan pekerjaan dah ‘membuat perkiraan Keperluan dana dan jadwal penyelesaian proyek ¢. Manajer teknik bertugas menyiapkan, antara lain : = desain engineering dari lingkup proyek, baik mengenai a. desain proses b. desain mekanikal c._spesifikasi dan menyiapkan gambaran peralatan dan konstruksi — Membuat harga daftar barang (bill of material) untuk pembelian mate dan peralatan —\ pemakaian subkontraktor bila diperlukan 4. Manajer lapangan bertanggung jawab terhadap kegiatan lapangan dan membawahi semua manaj¢ kecuali manajer proyek dan biasanya mewakili perusahaan atau manajer proyck dalam berhubungan dengan pihak ketiga baik pemerintah maupun swasta ©. Manajer konstruksi Memimpin dan mengkoordinasikan pekerjaan konstruksi baik yang dikerjakin sendiri / subkontraktor f. Ahli mengendalikan material bertanggung jawab terhadap pembelian, angkutan dan ekspedisi semua materi dan peralatan g Kepala personalia administrasi dan jasa-jasa bertanggung jawab terhadap administrasi, dokumentasi, perburuhan dan persp- rnalia proyek dan jasa-jasa bh, Ahli keuangan dan akuntansi bertanggung jawab terhadap penggajian, akuntansi umum, dan menyiapkan aporan keuangan kepada pemberi pinjaman atau pimpinan perusahaan i. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu agar sesuai dengan standar mutu dalam kontrak proyek TaNAR ROVER [a a DIO taka Hale J 7 J WaNToRPUSAT reves | FY spout | Lice sewmen | Hea [Feanapurvani Pe sae ‘Tenaga Kerpe eeaal ‘Seber feet iced iame skanons ge Gambar 6 : Organisasi Tim Proyek Bidang fungsional yang mendukung/ikut menangani peker; 1 proyek a, Teknis, seperti engineering, konstruksi, logistik dil Dukungannya melipati Menyediakan tenaga ahli untuk bidang teknis Mengerjakan paket pekerjaan yang discrahkan padanya sesuai dengan lingkup Jadwal dan biaya yang ditentukan oleh manajer proyek = Memberikan petunjuk mengenai standar, kriteria dan prosedur dalam rangka mengikuti perkembangan teknologi = Melaporkan kepada manajer proyek atav pimpinan perusahaan tentang kema- juan dan hambatan yang dialami b. Non teknis, seperti pemasaran, keuangan, personalia dil Dukungannya meliputi : — Menyediakan tenaga ahli — Melaksanakan pekerjaaan yang diserahkan kepadanya seperti : audib, pembayaran-pembayaran dl — Melaporkan kepada manajer proyek atau pimpinan perusahaa tentang kem#- juan dan hambatan yang dialami Disamping ketiga unsur diatas maka tidak kalah pentingnya peranan pimping perusahaan untuk terselesaikannya proyek, yaitu a. Memberikan pokok-pokok kebijaksanaan penyelenggaraan proyek ’b. Menentukan patokan atau sasaran umum, seperti jadwal penyelesaian proyek, total anggaran dll ©. Mengevaluasi secara umum laporan pelaksanaan dan memberikan petunjuk tentang masalah-masalah seperti = perlu tambahan biaya yang cukup besar keterlambatan yang substansial sehingea membahayakan komitmen pf- rusahaan Faktor yang menentukan prioritas proyek 1. besar kecilnya keuntungan dalam bentuk finansial yang akan dihasilkan olgh suatu proyek adanya komitmen penyelesaian proyek secara khusus, seperti denda, ganti rugi, bonus dil Menjaga hubungan baik dengan pemilik proyek kesempatan untuk mendapatkan pengalamar/pengembangan teknologi baru untuk menembus dacrah kerja atau pemasaran bara 3.2. PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN PROYEK Fungsi: Untuk menentukan dan memilih Iangkah-langkah kegiatan yang akan datang yape diperlukan untuk mencapai sasaran Unsur-unsur: I. Jadwal merupakan penjabaran perencanaan proyek mejadi urutan langkah-langkph kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran Dani Tabel 2 di atas terlihat bahwa ada beberapa kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana kegiatan proyek tersebut Kegiatan b dan ¢ terlambat 1 hari sedangkan kegiatan e terlambat 2 hari. Untuk lebih Jelasnya maka dapat di lihat pada Gambar 2 berikut ini, Kegiatan ofa 56 1011 20 waktu Gambar 8 : Bagan Balok setelah pelaporan pelaksanaan proyek pada berbagai kombinasi kegiatan dan waktu 2, Jaringan Kerja ——> J.J.Moder, Phillips & W.Davis Menjelaskan hubungan antara kegiatan dengan waktu yang secara grafis mencer- minkan urutan kegiatan pelaksanaan proyek Beberapa istilah dalam jaringan kerja : Kegiatan (> ) ~ Bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir serta dalam Pelaksanaannya perlu waktu, uang, tenaga dan lain-lain ~ Jaringan kerja ( net work ) Grafik yang menggambarkan urutan kegiatan proyek ~ Kejadian/Event (0 ) Tanda selesainya satu/lebih kegiatan 23 = Jalur ( parth ) Garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja Jalur Kritis ( Critical Parth ) Jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkag, terlambatnya seluruh kegiatan Langkah-langkah pembuatan 1. Merumuskan dan menyusun kegiatan 2. Memperkirakan waktu untuk masing-masing kegiatan 3. Mengidentifikasi jalur kr 4. Menganalisis kemungkinan membel 5, Alokasi sumber daya Contoh : Proyek pembuatan suaty kendaraan TE Kegiatan | Keterangan waktu | akt. yg mendahului Merencanakan 10 b | Memesan mesin 2 a c | Penyesuaian mesin 8 b 4 | Memesan material & rangka 4 a | Pembuatan kerangha 3 4 £ | Penyelesaian kerangka 1 e 2 | Memasang mesin pada rangka sekaligus distel 5 of Tabet 3: Perencanaan pelaksanaan proxek pada berbagai Komhinasi kegiatan dan waktw a. Metode CPA ( critical Parth } = analisis jalur kritis sedangkan untuk mencari jalur kkritisnya dengan cara: - ES=LS ——> ES= Early start ; LS= Lated start ~ Menjumlahkan masing-masing jalur, dengan mencari jalur yang. mempunyai waktu paling lama atav panjang Gambar 9 Jalur kritis normal dengan metode CPM padaberbagai kombinasi Kegiatan dan waktu Jalur kritisnya 1. abee-g = 10424845 = 25 > ES 2. B= 10424845= 25 ad B= 1044434145 = 23 b, Metode PERT ( Program Evaluation and Riview Technique ) sedangkan untuk meneari Jalur kritisnya dengan cara — ES =LS dan EF = LF ~ Menjumlahkan masing-masing jalur, dengan mencari jalur yang mempunyai waktu paling lama atau panjang 25

Anda mungkin juga menyukai