Anda di halaman 1dari 38

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
PERIODE 2010-2011

PENDAHULUAN

Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di
sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan
segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada
Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang
tersembunyi.
Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya
menjalankan amanah besar mahasiswa Universitas Trunojoyo Madura membutuhkan sebuah
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen
yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat
sebuah “Standart Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP BEM FAPERTA adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh
BEM FAPERTA untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar
terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan
terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari
pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan
melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian
Universitas Trunojoyo Madura. SOP dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk
mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang
dilaksanakan Badan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo
Madura.

1
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB I
VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT

A. VISI ORGANISASI
Membangun KM-FAPERTA yang lebih Aktif, Inovatif dan Progresif dalam
menumbuhkan insan intelektual berwawasan Akademis, Organisatoris dan Religious serta
berdaya saing gobal dan berbasis kearifan local.

B. MISI ORGANISASI
1. Meningkatkan semangat akademis dan organisatoris melalui kegiatan-kegiatan berbasis
intelektual, profesi, sosial dan moral serta minat dan bakat.
2. Meningkatkan kreatifitas mahasiswa dibidang karya ilmiah melalui kegiatan-kegitan
berbasis ilmiah.
3. Meningkatkan manajemen organisasi kemahasiswaan yang lebih baik dan progresif
dilingkungan Fakultas Pertanian.
4. Menumbuh-kembangkan sikap solidaritas dan kebersamaan Mahasiswa Fakultas
Pertanian.
5. Menumbuh-kembangkan sikap kritis dan inovatif serta mejadi controlling kebijakan
baik di Fakultas Pertanian maupun pemerintah dibidang pertanian.

C. LAMBANG
1. Lambang BEM FAPERTA adalah lambang Universitas Trunojoyo Madura dengan
ditambahi tulisan BEM FAKULTAS PERTANIAN di bawah lambang perahu.

2. Arti lambang BEM FAPERTA adalah :


a. Bingkai segi lima adalah melambangkan pancasila
b. Delapan penjuru bintang adalah melambangkan kebesaran mojopahit raya/dalam
cakra (surya kencana) wawasan nusantara raya) Trunojoyo ingin melanjutkan
wawasan nusantara dari Sultan Agung (mataram raya/wawasan nusantara).
2
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

c. Tombak melambangkan perjuangan Trunojoyo melawan penjajah.


d. Luk 3 melambangkan tri dharma perguruan tinggi
e. Cakra melambangkan kebesaran bangkalan
f. Buku melambangkan keilmuan
g. Perahu les ales melambangkan semangat perjuangan rakyat madura (abental ombak
asapok angin)
h. Tulisan BEM FAKULTAS PERTANIAN menandakan identitas diri dari BEM
FAPERTA.

D. MOTTO
BEM FAPERTA 2011 memiliki motto “total dalam bekerja,kreatif dalam berkarya dan
loyal dalam mengabdi”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM FAPERTA bekerja
sepenuh hati, dapat secara kreatif dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan
secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih dalam
mengabdi bagi bangsa, negara dan agama. BEM FAPERTA mampu memberikan
sumbangsih dalam mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh bangsa dan
umat manusia, sehingga eksistensi BEM FAPERTA sebagai Lembaga Kemahasiswaan
semakin kuat mengakar.

E. ATRIBUT
Atribut BEM FAPERTA adalah bendera berwarna hijau, bergambar lambang BEM
FAPERTA

3
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB II
STRUKTUR ORGANISASI & JOBDESCRIPTION

A. STRUKTUR ORGANISASI BEM FAPERTA

STRUKTUR PENGURUS
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
PERIODE 2011

GUBERNUR
BEM

SEKRETARIS BENDAHARA
WAKIL GUBERNUR
JENDRAL UMUM

WASEKJEN WABENDUM

KORDEP KORDEP
BIRO KESTARI
INTERNAL EKSTERNAL

DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTEMEN DEPARTENEN


PSDM MBM LITBANG KOMINFO ADKESMA AGAMA BIKERS SOSLING

4
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

B. JOBDESCRIPTION
 Gubernur
Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas dan kinerja Badan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo Madura selama satu periode kepengurusan.
1. Sebagai koordinator kebijakan BEM FAPERTA, baik internal maupun eksternal
2. Menjalankan fungsi kepemimpinan lembaga kemahasiswaan di tingkat Universitas
3. Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.
4. Membuat kebijakan strategis BEM FAPERTA.
5. Mengawasi dan mengkoordinasikan Strategic Planning BEM FAPERTA.

 Wakil Gubernur
Bertanggung jawab penuh membantu Gubernur selama satu periode kepengurusan serta
berwenang dalam membantu menjalankan roda organisasi BEM FAPERTA
1. Menjalankan roda koordinasi dan komunikasi antar organ/perangkat kelembagaan
BEM FAPERTA
2. Melakukan pemantauan dan pendampingan pelaksanaan kegiatan BEM FAPERTA
3. Membantu pelaksanaan fungsi dan tugas Gubernur apabila berhalangan.

 Sekretaris Jenderal
Bertanggung jawab terhadap aspek administrasi kesekretariatan organisasi meliputi
berkas surat, peraturan, izin dan dokumentasi arsip lainnya. Serta pengelolaan fasilitas
dan sarana serta melakukan iinventarisasi aset yang dimiliki BEM FAPERTA
1. Melakukan pendataan surat (dokumen) masuk dan keluar kelembagaan BEM
FAPERTA
2. Membuat dan menyusun surat kelembagaan BEM FAPERTA dan penjadwalan
kegiatan (Gubernur)
3. Melakukan penyusunan jadwal kegiatan kelembagaan BEM FAPERTA dalam setiap
periodenya

 Wakil Sekretaris Jendral


Bertanggung jawab membantu Sekretaris Jendral dalam dalam menjalankan tugas dan
fungsinya yang meliputi aspek administrasi kesekretariatan organisasi dan pengelolaan
fasilitas dan sarana serta melakukan inventarisasi aset yang dimiliki BEM FAPERTA
1. Mempersiapkan kelengkapan administrasi seperti surat, proposal, dll. Pada masing-
masing kegiatan.
2. Melakukan pendataan administrasi dan arsip kegiatan BEM FAPERTA
3. Melakukan pengawasan dan pembinaan kepada sekretaris pelaksana dan Sie.
Kesekretariatan dalam setiap kegiatan
5
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

 Bendahara Umum
Bertanggung jawab penuh terhadap alur dan lalu lintas (mekanisme administratif)
keuangan BEM FAPERTA
1. Melakukan pengajuan anggaran kemahasiswaan terhadap Birokrat.
2. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM
FAPERTA
3. Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan keuangan dari
departemen
4. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari departemen
5. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM
FAPERTA

 Wakil Bendahara Umum


Bertanggung jawab penuh membantu bendara umum selama satu periode kepengurusan
serta berwenang dalam mengawasi keuangan BEM FAPERTA.
1. Membantu terhadap pengawasan alur dan lalu lintas keuangan BEM FAPERTA
2. Melakukan pengelolaan keuangan pada setiap kegiatan BEM FAPERTA
3. Membantu Bendahara Pelaksana dalam mengelola keuangan pada setiap kegiatan
BEM FAPERTA
4. Melakukan pendataan dana pada setiap kegitan BEM FAPERTA

 BIRO KESTARI
Bertanggung jawab penuh untuk melengkapi, merawat, mengelola administrasi dan
inventaris organisasi serta merawat dan memfungsikan sekret selama satu periode
kepengurusan BEM FAPERTA.
1. Melengkapi dan memfungsikan Administrasi BEM FAPERTA.
2. Menjaga dan merawat inventaris BEM FAPERTA.
3. Melengkapi dan memfungsikan perlengkapan Sekret BEM FAPERTA.
4. Menjaga, melengkapi inventari sekber KM-FAPERTA.
5. Mengelola dan memfungsikan sekber KM-FAPERTA dengan baik.

 Koordinator Internal
Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen internal serta melaporkan
semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM
FAPERTA.

6
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

Departemen internal meliputi:

1. Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)


a. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten di lingkungan Fakultas
Pertanian.
b. Mengembangkan potensi dan prestasi akademik Mahasiswa Fakultas Pertanian.
c. Menumbuh-kembangkan jiwa kepemimpinan pada diri Mahasiswa Fakultas
Pertanian.
d. Menumbuh-kembangkan jiwa organisatoris pada Mahasiswa Fakultas Pertanian.
e. Membangun kesembangan akademik dan organisasi pada Mahasiswa Fakultas
Pertanian.

2. Departemen Komunikasi dan Informasi


a. Melakukan kerja sama dengan Humas Universitas Trunojoyo Madura.
b. Melakukan komunikasi dan kerja sama dengan organisasi di lingkungan
Universitas Trunojoyo Madura.
c. Mencari informasi yang berkaitan dengan akademik dan organisasi di lingkungan
Universitas Trunojoyo Madura.
d. Mencari informasi sosial, akademik dan organisasi yang berasal dari luar kampus.
e. Mengaktifkan mading, bulletin, FB, Blog dan majalah BEM FAPERTA.

3. Departemen Minat dan Bakat Mahasiswa


a. Mengembangkan minat dan bakat Mahasiswa Fakultas Pertanian.
b. Meningkatkan prestasi Mahasiswa Fakultas Pertanian dibidang ilmiah, seni,
olahraga, sosial dan budaya.
c. Ikut berpartisipasi dan mendelegasikan mahasiswa untuk mengikuti lomba-lomba
sesuai dengan potensi minat dan bakatnya.

4. Departemen Penelitian dan Pengembangan


a. Melakukan penelitian dibidang organisasi di lingkungan Fakultas Pertanian.
b. Melakukan penelitian dibidang akademik di lingkungan Fakultas Pertanian.
c. Melakukan penelitian dibidang sosial di lingkungan kampus dan sekitarnya.
d. Melakukan pengembangan manajemen organisasi di lingkungan Fakultas
Pertanian.
e. Melakukan pengembangan nilai-nilai intelektual, profesi, moral, sosial dan
budaya di lingkungan Fakultas Pertanian.

7
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

 Koordinator Eksternal
Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen eksternal serta melaporkan
semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM
FAPERTA.
Departemen eksternal meliputi:

1. Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (ADKESMA)


a. Memperjuangkan kesejahteraan Mahasiwa Fakultas Pertanian.
b. Melakukan pengawalan kebijakan pimpinan di Fakultas Pertanian.
c. Melakukan pengawalan kebijakan pemerintah dibidang pertanian.
d. Memperjuangkan aspirasi Mahasiswa Fakultas Pertanian.
e. Melakukan pengawalan terhadap system organisasi dan akademik di lingkungan
Fakultas Pertanian.

2. Departemen Agama
a. Membangun nuansa religious di lingkungan Fakultas Pertanian.
b. Menumbuh-kembangkan moral dan akhlaq Mahasiswa Fakultas Pertanian.
c. Mengadakan kegiatan-kegiatan berbasis keagamaan.
d. Menjalin silaturrohmi dengan seluruh badan kelengkapan Fakultas Pertanian.
e. Melakukan hubungan dan kerja sama dengan para ulama yang ada di lingkungan
kampus dan sekitarnya.

3. Departemen Bisnis & Kewirausahaan


a. Menumbuh-kembangkan jiwa intreprenuer pada Mahasiswa Fakultas Pertanian.
b. Melakukan pelatihan profesi dan kewirausahaan pada Mahasiwa Fakultas
Pertanian.
c. Melakukan bisnis atau usaha untuk membantu keuangan organisasi.
d. Melakukan kerja sama dengan dinas terkait untuk pengembangan organisasi.
e. Melakukan kerja sama dengan UMKM di sekitar Universitas Trunojoyo Madura.

4. Departemen Sosial dan Lingkungan


a. Melakukan bakti sosial kepada masyarakat sekitar kampus.
b. Melakukan pengawasan lingkungan dan sosial masyarakat di lingkungan kampus
dan sekitarnya.
c. Melakukan pembinaan dan pelatihan terhadap masyarakat disekitar kampus dan
sekitarnya.
d. Melakukan bakti lingkungan di sekitar kampus dan sekitarnya.

8
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB III
KOORDINASI PENGURUS
DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

A. SISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS


1. Pengantar
Kepengurusan BEM FAPERTA tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi,
integrasi dan evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka
diturunkan dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup pengurus inti (Gubernur,
Wakil Gubernur, Sekteraris Jendral dan Wasekjend, Bendahara Umum dan Wabendum,
Koordinator Departemen), rapat departemen, rapat koordinasi, rapat kerja dan
sebagainya.

2. Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi
kemajuan kerja Departemen selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain
diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua
pengurus BEM FAPERTA dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
a. Pimpinan Rapat
1) Rapat pengurus inti dipimpin oleh Gubernur BEM FAPERTA atau Sekteraris
Jendralatau pengurus inti yang diberikan wewenang.
2) Rapat Departemen dipimpin oleh Ketua Departemen atau Sekretaris Departemen,
atau anggota Departemen yang diberikan wewenang.
3) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC,
Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen yang terkait.

b. Undangan Rapat
1) Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekteraris Jendral kemudian
disebarkan Ketua Departemen.
2) Undangan Rapat Departemen dibuat oleh sekretaris Departemen (setelah
melaksanakan konfirmasi dengan Ketua Departemen) dan diserahkan kepada
setiap anggota Departemen.
3) Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada
humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.

9
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

c. Berita Acara Rapat


a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Jendral, kemudian
disebarluaskan kepada seluruh pengurus.
b. Berita Acara Rapat Departemen dibuat oleh Sekretaris Departemen
c. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris panitia.

3. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Rapat kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal
pembentukan kepengurusan dan Pertengahan kepengurusan BEM FAPERTA).
2) Agenda
a) Rapat Kerja I
Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Gubernur BEM
FAPERTA.
Pembahasan Jobdescription pengurus BEM FAPERTA.
Pembahasan Standart Operasional Prosedur BEM FAPERTA.
Pembahasan Rencana Strategis BEM FAPERTA.
Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
Pembahasan Anggaran Keuangan

b) Rapat Kerja II
Laporan pengurus selama setengah periode
Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus
Analisis dan Pembahasan Program
Rekomitmen Pengurus

b. Rapat pimpinan
1) Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan.
2) Agenda
Menentukan kebijakan ditingkat fakultas bila tidak memungkinkan
dilangsungkan rapat pleno pengurus.
Silaturahmi pengurus
Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan
Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
3) Diikuti seluruh pengurus inti

10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

c. Rapat Departemen
1) Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
2) Agenda
Menentukan kebijakan teknis di tingkat departemen
Silaturahmi anggota departemen
Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
Penjadwalan aktivitas Departemen dalam dua pekan mendatang.
Strategi pencapaian program.
3) Diikuti ketua departemen, sekretaris departemen bendahara departemen dan
seluruh staf departemen

d. Rapat koordinasi kegiatan


1) Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
2) Agenda
Membahas hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan.
Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.
Penyampaian Jobdesc oleh Ketua Panitia
Pembahasan manajemen kegiatan
Diakhir pelaksanaan kegiatan dilakukan evaluasi.

B. TATA LAKSANA ORGANISASI


1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam PERDA KM-
FAPERTA dan Job Description yang disusun Gubernur BEM FAPERTA.

2. Hierarki kepengurusan
Hierarki hubungan antara pimpinan dan staff kepengurusan adalah komando sedangkan
antar staff kepengurusan adalah koordinasi.

3. Mekanisme Laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Gubernur BEM FAPERTA
paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan.
b. Pengurus BEM FAPERTA wajib melaporkan kegiatan kepada DPMF paling lambat
1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.
c. Jika dalam waktu yang ditentukan BEM FAPERTA tidak memberikan laporan, maka
DPMF berhak memberikan surat teguran.

11
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

4. Mekanisme peringatan
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan
yang berlaku di BEM FAPERTA, maka akan diberikan peringatan pertama secara
lisan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua
berupa surat teguran
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.

12
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB IV
KEUANGAN

A. ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan
pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.
2. Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat
dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar
dicatat dalam buku kas, buku tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli dari
transaksi-transaksi.

B. PENGELOLAAN DAN PENGGUNAAN DANA BEM FAPERTA


1. Ketentuan Umum
a. Pengajuan dana hanya dapat dilakukan oleh Bendahara Umum dan atau Gubernur
dengan sepengetahuan Bendahara Umum.
b. Semua bentuk administrasi keuangan BEM harus melalui Bendahara Umum
c. Semua pengeluaran dari BEM FAPERTA harus menggunakan kwitansi dari
Bendahara Umum dan mendapat persetujuan Gubernur.
d. Hal – hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana BEM FAPERTA yang belum
di atur dalam bab ini akan diputuskan melalui Rapat Pengurus Harian.

2. Kas BEM FAPERTA


a. Dana BEM dikelola secara terpusat oleh Bendahara Umum/Fakultas.
b. Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan Gubernur
BEM dengan pertimbangan Bendahara umum.
c. Bendahara Umum BEM FAPERTA mempertanggunggjawabkan hasil administrasi
keuangan selama satu periode kepengurusan kepada muswa di akhir kepengurusan.

3. Dana Kepanitiaan
a. Setiap bidang dan departemen yang akan menyelenggarakan kegiatan memperoleh
dana dari Fakultas melalui Bendahara umum.
b. Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih ada harus
dikembalikan ke Bendahara umum.
c. Biaya pembubaran panitia diserahkan pada kebijakan Bendahara Umum dengan
persetujuan Gubernur.
d. Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.

13
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

e. Peminjaman uang di luar kas BEM FAPERTA untuk kepentingan pelaksanaan


kegiatan harus sepengetahuan Bendahara Umum dengan dilampiri bukti tertulis.

4. Dana Pendelegasian
Dana dari Fakultas dan atau kas BEM FAPERTA yang digunakan untuk pendelegasian
harus dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :
a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris jendral
b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca kegiatan
c. Sisa dana pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM FAPERTA.

14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB V
ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu
sekretaris umum, dan sekretaris Departemen. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen
yang paling penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.
Selain kelancaran administrasi merupakan suatu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam
hal ini BEM FAPERTA). Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai
perlu dirapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administrative semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi
dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa pengelolaan
administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

B. URAIAN TUGAS KESEKRETARIATAN


1. Sekteraris Jendral
a. Mengkoordinasikan pengaturan koordinasi administrasi BEM FAPERTA
b. Mengelola sistem administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah pengelolaan
surat masuk dan keluar baik internal maupun eksternal organisasi.
c. Membuat rencana, agenda dan mengatur administrative.
d. Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan
kesekretariatan.
e. Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi
kepada Gubernur BEM FAPERTA.
2. Sekretaris departemen
a. Menggantikan fungsi ketua Departemen apabila ketua berhalangan.
b. Mengelola administrasi Departemennya.
c. Melakukan fungsi koordinasi dengan Sekretaris Jendral.
d. Membantu tugas ketua Departemen dalam melaksanakan tugas dan wewenang
kerjanya.
e. Bersama-sama ketua Departemen merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang
berhubungan dengan Departemen yang dibawahinya.
f. Bersama-sama ketua Departemen mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan
kebijakan yang dikeluarkan kepada Gubernur BEM FAPERTA.

15
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

C. SURAT MENYURAT
1. Perlengkapan Surat
a. Kop surat
1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Universitas dan logo
BEM FAPERTA).
2) Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan nama
kota, kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bila ada). penggunaan
kertas (jenis dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap kali BEM FAPERTA
mencetak kop surat baru.
3) Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM FAPERTA.

b. Memorandum
Yaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar departemen/biro).
Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.

c. Amplop surat
Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM
FAPERTA, sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop
cabinet.

d. Stempel/cap
Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan
BEM FAPERTA. Stempel harus disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena
menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan
kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan
surat.

2. Pengelolaan Surat
Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan
klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan
dan pengelolaan berkas adalah biro administrasi.
a. Surat Masuk
Standarisasi Surat Masuk
1) Penerimaan surat
Berkas surat yang diterima Sekteraris Jendral terlebih dahulu di sortir mana yang
merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya. Surat
organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan,

16
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

mana surat bagi Gubernur BEM FAPERTA, Sekteraris Jendral, Bendum dan
Ketua Departemen.
2) Pencatatan surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.
Berikut point-point yang dapat dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal Masuk
c) Nama dan Alamat Pengirim
d) Tanggal dan Nomor surat
e) Perihal/ditujukan untuk urusan
f) Pihak yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan
Format Buku Registrasi Surat Masuk
No Tanggal masuk Alamat Pengirim Tgl & No Surat Prihal Tujuan Lampiran Ket.

3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam buku registrasi Surat masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi
stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaaan. Kemudian
dibuat lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang
bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

4) Penindaklanjutan surat
Bila pihak/Departemen yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak
harus memberitahukan kepada Sekteraris Jendral ,untuk dibuatkan surat balasan.
Bila departemen/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat
sendiri, Departemen tsb tetap harus memberitahu Sekteraris Jendral untuk
meminta nomor surat.

5) Penyimpanan Surat
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :
a) Sekteraris Jendral (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)
b) Departemen yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).

17
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

3. Klasifikasi Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :
a. Surat Khusus
Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yang
dikeluarkan oleh Gubernur BEM FAPERTA.

b. Surat Umum (format terlampir)


Surat umum terdiri dari surat ekstern (ke luar) BEM FAPERTA dan Surat Intern (ke
dalam). Perihal surat umum dibedakan sebagai berikut :
1) Surat Permohonan
2) Surat Tugas
3) Surat Berita Acara
4) Surat perjanjian, dan sebagainya.

4. Jenis-Jenis Surat
Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat
yang berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:
a. Surat Keputusan (SK)
b. Surat Undangan (SU)
c. Surat Permohonan (SPm)
d. Surat Pemberitahuan (SPb)
e. Surat Peminjaman (SPj)
f. Surat Pernyataan (SPn)
g. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (SLPJ)
h. Surat Mandat (SM)
i. Surat Tugas (ST)
j. Surat Keterangan (SKet)
k. Surat Rekomendasi (SR)
l. Surat Balasan (SB)
m. Surat Ucapan Terima Kasih (STK)

5. Sistem Penomoran Surat


a. Surat Keputusan
Contoh :
NO : XX/SK/GUB/BEM-FP/KM-UTM/I/2011
XX : Nomor surat
SK : Surat Keputusan
GUB : yang mengeluarkan
BEM- FP : Tetap (cukup jelas)
18
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

KM-UTM : Tetap (cukup jelas)


I : Kode bulan berjalan
2011 : Tahun berjalan

b. Surat selain surat keputusan


NO : XX/SU/S.J/BEM-FP/KM-UTM/I/2011
XX : Nomor surat
SU : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
S.J : yang mengeluarkan
BEM- FP : Tetap (cukup jelas)
KM-UTM : Tetap (cukup jelas)
I : Kode bulan berjalan
2011 : Tahun berjalan

c. Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen


NO : XX/SPm/Biro.KESTARI/BEM-FP/KM-UTM/I/2011
XX : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
DEP-KESTARI : contoh departemen yang mengeluarkan
BEM-FP : Tetap (cukup jelas)
KM-UTM : Tetap (cukup jelas)
I : Kode bulan berjalan
2011 : Tahun berjalan

d. Surat Kegiatan non-Departemen


NO : XX/SPm/Pan-Pel/BEM-FP/KM-UTM/I/2011
XX : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan
BEM- FP : Tetap (cukup jelas)
KM-UTM : Tetap (cukup jelas)
I : Kode bulan berjalan
2011 : Tahun berjalan

e. Surat Kepanitiaan di Bawah Departemen atau divisi


NO : XX/SPm/Pan-Pel/Biro.KESTARI/BEM-FP/KM-UTM/I/2011
XX : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan
19
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

DEP-KESTARI : Departemen yang membawahi kepanitiaan


BEM- FP : Tetap (cukup jelas)
KM-UTM : Tetap (cukup jelas)
I : Kode bulan berjalan
2011 : Tahun berjalan

6. Kode Bulan Berjalan


I : Januari
II : Febuari
III : Maret
IV : April
V : Mei
VI : Juni
VII : Juli
VIII : Agustus
IX : September
X : Oktober
XI : November
XII : Desember

7. Kode Surat
GUB : Ketua bem
S.J : Sekretaris Jenderal
B.U : Bendahara Umum
KORDEP. Int : Koordinator Internal
KORDEP.Eks : Koordinator Eksternal
BIRO. KESTARI : Biro Keseketariatan dan Administrasi
DEP. ADKESMA : Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa
DEP.PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
DEP.MBM : Departemen Minat dan Bakat Mahasiswa
DEP.LITBANG : Departemen Penelitian dan Pengembangan
DEP.KOMINFO : Departemen Komunikasi dan Informasi
DEP.AG : Departemen Agama
DEP.BIKERS : Departemen Bisnis dan Kewirausahaan
DEP.SOSLING : Departemen Sosial dan Lingkungan

20
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

8. Lembar Pengesahan
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM
Gubernur BEM
CAP

Nama Jelas
NIM

b. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya


surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Gubernur BEM dan Sekretaris
jendral.
Gubernur BEM Sekjend
CAP

Nama Jelas Nama Jelas


NIM NIM
c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya
surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Gubernur BEM dan Ketua
Departemen atau ketua pelaksana kegiatan yang bersangkutan
Gubernur BEM Departemen
CAP

Nama Jelas Nama Jelas


NIM NIM

d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama,
ditandatangani oleh Gubernur BEM, ketua pelaksana dan sekretaris Pelaksana yang
bersangkutan
Ketua Pelaksana Sekretaris pelaksana
CAP

Nama Jelas Nama Jelas


NIM NIM
Mengetahui,
Gubernur BEM
CAP

Nama Jelas
NIM
21
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

e. Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditandatangani oleh Gubernur BEM
yang bersangkutan
Gubernur BEM
CAP

Nama Jelas
NIM
f. Surat ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain ditanda
tangani oleh Gubernur BEM dan Sekretaris Jendral

Gubernur BEM Sekjend


CAP

Nama Jelas Nama Jelas


NIM NIM

g. Surat izin kegiatan kepada pejabat/Birokrat kampus yang berwenang

Gubernur BEM Ketua Panitia


CAP CAP

Nama Jelas Nama Jelas


NIM NIM

Pejabat yang berwenang


CAP

Nama Jelas
NIP

9. Wewenang Pembuatan Surat


1. Pihak yang membuat
Surat umumnya dibuat oleh Sekteraris Jendral, tetapi bisa saja Sekertaris Departemen
membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor
surat pada Sekteraris Jendral. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus diketahui
oleh Sekteraris Jendral.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri
yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam
22
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

hal ini Sekteraris Jendral hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya
dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan.
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM FAPERTA / Sekteraris
Jendral
b. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA tetapi masih lingkup intra kampus yang
bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
undangan) ditandatangani oleh Ketua Departemen dan Gubernur BEM FAPERTA
atau Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA atau ketua pelaksana
kegiatan dan Gubernur BEM FAPERTA.
c. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA dalam lingkup ekstra kampus yang
bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangai oleh ketua
pelaksana, Gubernur BEM FAPERTA dan Pejabat yang berwenang
d. Surat kepada pihak internal BEM FAPERTA atau memorandum, ditandatangani
oleh Sekretaris Departemen dan Ketua Departemen yang bersangkutan.
e. Ucapan terima kasih atas sumbangan / paritipasi / sponsor / bantuan lain
ditandatangani oleh Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA.
f. Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang : Surat
ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Gubernur BEM
FAPERTA

D. ADMINISTRASI KEARSIPAN
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu pengelolaan
surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar
teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-
unsur yang penting untuk dicatat adalah:
1. Nomor urut surat
2. Nomor surat
3. Tanggal diterima
4. Tanggal dikeluarkan
5. Isi surat
6. Asal surat
7. Keterangan

23
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

E. ADMINISTRASI PEMAKAIAN DAN PEMINJAMAN INVENTARIS BEM


FAPERTA
1. Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan Gubernur
2. Peminjaman harus disertai surat peminjaman, kecuali buku, dan meninggalkan KTM
sebagai jaminan.
3. Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu
4. Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan oleh
BEM FAPERTA.
5. Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi
6. Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula.
7. Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris
BEM FAPERTA.
8. Peminjam inventaris BEM FAPERTA, selain aktivis BEM FAPERTA harus
menyerahkan fotocopi KTM.
9. Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka
peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut.

F. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI


Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi. Sedangkan dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang
menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-
dokumen organisasi.

G. ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN


1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Departemen
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang
perencanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM FAPERTA.

2. Petunjuk Administrasi Tiap Departemen


a. Berita Acara Rapat Departemen
1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Departemen .
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Departemen
Judul (sesuai nama Departemen )
Tempat,tanggal
Waktu
Ketua Rapat

24
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

Notulen
Peserta
Agenda Rapat
Hasil rapat
3) Berita Acara Rapat Departemen disimpan oleh sekretaris Departemen kemudian
diserahkan pada Sekteraris Jendral sebagai lampiran laporan bulanan tiap
Departemen .

b. Laporan Bulanan Tiap Departemen


1) Setiap Sekretaris Departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis,
yang diserahkan kepada Sekretaris jendral, pada saat Rapat Pimpinan BEM
FAPERTA.
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut
a) Pendahuluan
b) Laporan Perkembangan Departemen
c) Kehadiran dan kinerja anggota Departemen
d) Laporan keuangan
e) Evaluasi
f) Saran
g) Lampiran:
Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Departemen
Berita Acara rapat Departemen
3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM FAPERTA dan untuk
dipublikasikan ke pengurus BEM FAPERTA lainnya. Laporan dikumpulkan
dalam bentuk print out dan file dalam diske/Flash disc/CD.

c. Laporan Akhir Tiap Departemen


Di akhir kepengurusan setiap Departemen wajib membuat laporan akhir Departemen
secara tertulis Laporan akhir tiap Departemen diketik rapi dengan sistematika
laporan sebagai berikut
1) Pendahuluan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Departemen , hal yang melandasi
pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas
Departemen .
2) Deskripsi Tugas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Gubernur BEM FAPERTA
kepada Departemen dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi.

25
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami Departemen , biasanya
berhubungan dengan kinerja Departemen, jumlah personil, kerja sama dan
koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi yang diemban Departemen
4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Departemen pada saat rapat
kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode
kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan
oleh Departemen . Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :
Nama Kegiatan
Tujuan Kegiatan
Waktu dan Tempat Kegiatan
Peserta Kegiatan
Nara sumber kegiatan
Gambaran Kegiatan
Alokasi Dana
Hambatan-hambatan
Evaluasi dan rekomendasi
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan
untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran
organisasi khususnya sesuai Departemen garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal
yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir Departemen diserahkan kepada Sekteraris Jendral 3 (tiga) minggu
sebelum MUSWA dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan
file dalam CD/disket/Flash disc.

26
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB VI
PROGRAM KERJA

Program kerja BEM FAPERTA Periode 2011 terdiri dari :


1. Program Kerja Rutin :
Proker yang biasa dilakukan secara berkala (mingguan/bulanan/tahunan).
Contoh :
a. Agricultur Training (AT)
b. Kajian Rutin
c. Penerbitan Mading dan Buletin

2. Program Kerja Nonrutin :


Proker yang telah dirumuskan dan disepakati dalam Raker
Contoh :
a. Baksos dan Ansos
b. Bakti Lingkungan

3. Program Kerja Hasil Kerjasama:


Proker yang dilaksanakan setelah terjadi kesepakan antara BEM FAPERTA dengan
institusi baik dalam maupun luar kampus, baik bersifat profitable maupun unprofitable
Contoh :
a. Seminar-Seminar
b. Pelatihan-Pelatihan

4. Program Kerja Insidental :


Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap suatu permasalahan
dan peringatan- peringatan baik di dalam maupun di luar kampus
Contoh :
a. Aksi-Aksi
b. Santunan kepada korban bencana alam

27
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB VII
KEGIATAN BEM FAPERTA

A. PENDAHULUAN
Kegiatan BEM FAPERTA merupakan realisasi dari pelaksanaan rapat kerja yang
dilaksanakan oleh pengurus. Program Kerja yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan
prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau Departemen secara
kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya kegiatan Program Kerja BEM
FAPERTA. Unsur sumber daya manusia yang tergabung dalam tim kerja harus mengetahui
ruang lingkup tugasnya masing-masing selama pelaksanaan Program Kerja BEM
FAPERTA, untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis
pelaksanaannya, yang dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur).

B. PENGERTIAN
Standar Opeeasional Prosedur (SOP) merupakan Prosedur sistematis dan terorganisir yang
berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota tim dalam suatu
organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan prosedur pelaksanaan suatu
kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang
dilakukan oleh seluruh pengurus BEM FAPERTA periode 2010-2011.

C. TUJUAN
Adapun tujuan yang di tetapkannya Standar Oprasional Prosedur adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
2. Mengawasi kinerja Departemen dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih
pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas spesifik sesuai manajemen kepanitiaan BEM FAPERTA.

D. PROSEDUR PENYELENGGARAAN KEGIATAN BEM FAPERTA


1. Tahap Rancangan Kegiatan
Dalam merancangan suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :
a. Nama kegiatan
b. Dasar Penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
c. Tujuan Kegiatan
Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan disususn dalam dua tingkat
yaitu tujan umum dan tujuan khusus.

28
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

d. Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta dan jumlah
peserta (bisa berupa prakiraan/target).
e. Narasumber Acara
Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasi
termasuk lembaga asal narasumber.
f. Organisasi / Kepanitiaan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan
kegiatan.
g. Materi Kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi
kegiatan.
h. Waktu dan tempat
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa
lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
i. Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang
diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

2. Tahap Persiapan Kegiatan


A. Penyusunan proposal dan pengajuannya
1) Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan.
2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan
a. Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang
diajukan.
b. Dasar Pemikiran
Bagian ini berisi dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi
diselenggarakannya kegiatan.
c. Landasan Kegiatan
Di bagian ini tercantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,
kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan
diselenggarakan.
d. Nama Kegiatan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan,
e. Tema Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial sistematis kegiatan.

29
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

f. Tujuan Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan kongkret. Biasa juga
dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.
g. Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam
rangka mendukung pencapaian tujuan.
h. Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin
kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur maka identitas komponen ini pun
harus dicantumkan pula.
i. Waktu dan tempat
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan
digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan,
lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu
penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
j. Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan digelar.
Didalamnya tercantumkan juga pengisi materi kegiatan.
k. Jadwal Acara/Kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara
spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana yang terkait dengan dalam
kegiatan tersebut.
l. Pembiayaan
Dalam penyusunan anggaran, sebaiknya di dasarkan pada rincian kegiatan
yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan
memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana
harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian
biayanya.
m. Susunan kepanitiaan
a) Pelindung
Tingkat Universitas : Rektor
Tingkat Fakultas : Dekan
b) Penasehat
Pembantu Dekan III
c) Penanggung jawab
Gubernur BEM FAPERTA
d) Panitia Pelaksana

30
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-
seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia pelaksana disertakan nama lengkap,
jurusan dan angkatan.
n. Anggaran Biaya (rekapitulasi tiap seksi)
o. Penutup
p. Lampiran
3) Proposal dibuat pada kertas berkop kepanitiaan dan berlogo BEM FAPERTA
dengan Header Footer panitia.
4) Penandatanganan Proposal
a. Acara internal
Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua
panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA atas Persetujuan Pembantu
Dekan III.
b. Acara Eksternal
Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua
panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA dan PRESMA UTM atas
Persetujuan Pembantu Dekan III dan Pembantu Rektor III
5) Proposal minimal dibuat 2 rangkap
a. Arsip BEM FAPERTA
b. Keperluan Panitia

B. Persiapan teknis
a. Rapat Panitia
b. Perencanaan waktu
c. Pembagian tugas
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat.
e. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.

C. Tahap Pelaksanaan kegiatan


Tahap pelaksanaan merupakan puncak kegiatan yang telah direncanakan. Baik
buruknya kegiatan bergantung pada perencanaan dan persiapan yang matang.
Format pelaksanaan kegiatan.
Keterangan
No Kegiatan Waktu & Tempat Saran PJ
Pra Acara Pelaksanaan Pasca acara

Catatan : dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh
ketua pelaksana dan panitia.

31
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

D. Evaluasi Kegiatan
a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan hingga pelaksanaan.
b. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
criteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.
d. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan


No Kegiatan Waktu & Tempat Saran Bentuk Evaluasi PJ

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun


laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
Selain melaksanakan evaluasi, setelah kegiatan wajib menyusun laporan kegiatan.
Peraturan untuk laporan diantaranya :
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyususn laporan
pertanggungjawaban dengan bantuan/ konsultasi dengan wakil Sekteraris Jendral
dan wakil bendahara umum.
2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Gubernur BEM FAPERTA melalui
wakil sektertaris jendral.
3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada bendahara
umum.
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Sekteraris Jendralpaling lambat 2
(dua) minggu setelah pelaksanaan

32
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB VIII
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

A. PENYUSUNAN
Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan
kegiatan paska acara.LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan. LPJ
dibuat rangkap dua, untuk arsip Sekretaris jenderal dan fakultas.
LPJ terdiri dari :
1. Kata Pengantar
Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.
2. Latar Belakang
Berisi tentang alasan-alasan diperlukannya pembuatan laporan pertanggungjawaban ini
dibuat.
3. Nama Kegiatan.
Berisi judul kegiatan
4. Proses jalannya acara.
Berisi laporan proses jalannya acara mulai dari awal hingga akhir acara. Terbagi dalam
2 tahapan :
a. Tahap Persiapan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
b. Tahap pelaksanaan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
5. Evaluasi kegiatan
Berisi laporan mengenai jalannya kegiatan, jumlah peserta dan juga kendala atau
hambatan yang terjadi pada tahap persiapan maupun pelaksanaan acara.
7. Laporan Keuangan
Berisi :
a. Sumber pemasukan dana
b. Penggunaan dana
c. Keterangan Rugi atau Laba
8. Kesimpulan dan Rekomendasi
Berisi kesimpulan dari panitia mengenai acara tersebut, dan rekomendasi untuk kegiatan
selanjutnya.

Rekomendasi dalam bentuk :


a. Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan
b. Rekomendasi pembicara
33
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

c. Rekomendasi tempat pemesanan catering


d. Rekomendasi sewa peralatan, dll
9. Lampiran
Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang merupakan
dokumentasi keseluruhan acara, seperti :
a. Kontak Person yang harus dihubungi atau bagian yang harus dihubungi untuk
kegiatan yang sejenis berikutnya
b. Surat yang dikeluarkan dan surat masuk
c. Foto-foto kegiatan

B. MEKANISME PERTANGGUNG JAWABAN


Laporan Pertanggung Jawaban dibuat secara tertulis dan disampaikan dalam forum Badan
Pengurus Harian selanjutnya diberikan kepada pihak fakultas.

34
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB IX
PENDELEGASIAN

Pendelegasian dilaksanakan berdasarkan permintaan dari institusi baik di dalam maupun


di luar kampus yang melalui surat resmi. Mekanisme pengiriman delegasi adalah sebagai
berikut :
Gubernur

Surat Masuk S.J


Departemen

Delegasi

Keterangan :
Tugas Gubernur:
Merekomendasikan siapa saja yang tepat untuk dijadikan delegasi dalam sebuah
kegiatan
Mencari informasi terkait dengan kegiatan yang akan dihadiri oleh peserta delegasi dan
memberikan pengarahan tentang segala sesuatu yang perlu dipersiapkan oleh peserta
delegasi
Memonitoring peserta delegasi
Mengupayakan agar tidak terjadi kemonotonan pengiriman delegasi
Mendata semua hasil yang diperoleh oleh peserta delegasi pasca kegiatan untuk
kemudian dikaji
Mendata institusi maupun organisasi yang mengundang delegasi dari BEM FAPERTA
dalam rangka menciptakan jaringan eksternal
Memberikan pembekalan kepada peserta delegasi sehubungan dengan kegiatan yang
akan dihadirinya, khususnya terkait dengan perluasan jaringan.

Delegasi yang dikirim memiliki kewajiban sebagai berikut :


1. Memberikan laporan tertulis kepada Sekretaris Jenderal mengenai hasil-hasil kegiatan
yang telah diikuti dan mempresentasikan laporan tersebut dalam forum Aktivis yang
disepakati oleh PH
2. Mengembalikan dana yang tersisa kepada Bendahara umum pasca kegiatan disertai dengan
laporan keuangannya secara tertulis maksimal 14 hari setelah kegiatan berlangsung
3. Menyerahkan semua makalah dan atau kenang-kenangan dalam bentuk apapun kepada
BEM FAPERTA

35
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB X
PERNYATAAN SIKAP

Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai
permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan
BEM FAPERTA terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga
eksistensi BEM FAPERTA.

Pernyataan sikap dapat berupa :


1. Pernyataan tertulis ( Press Release ) yang ditandatangani oleh Gubernur BEM FAPERTA.
2. Pernyataan tidak tertulis ( Press Conference ) yang disampaikan oleh Gubernur BEM
FAPERTA atau Aktivis lain yang mendapat Mandat dari Gubernur.

Masalah Gubernur Penyikapan

36
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB XI
REWARD DAN PUNISHMENT

A. REWARD
Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada Aktivis baik perseorangan
maupun atas nama Departemen yang ada di BEM FAPERTA.
Reward diberikan kepada Aktivis BEM FAPERTA yang :
1. Behasil menyelenggarakan kegiatan BEM FAPERTA dengan baik yang dinilai mulai
dari persiapan (pra-kegiatan), pada saat pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan
kegiatan
2. Berperan aktif di setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM FAPERTA. Reward
diberikan oleh Gubernur BEM FAPERTA melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian
berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/Kepala Bidang.

B. BENTUK-BENTUK REWARD
1. Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event
2. Memberikan sertifikat kepada Aktivis maupun kepanitiaan
3. Prioritas untuk menjadi delegasi BEM FAPERTA pada suatu kegiatan yang akan diikuti
C. PUNISHMENT
Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada Aktivis BEM
FAPERTA. Punishment diberikan kepada kepada Aktivis yang :
1. Mangkir / tanpa ijin selama tujuh hari berturut – turut tanpa izin.
2. Pengurus Harian yang tidak hadir dalam rapat PH selama 2 kali berturut-turut tanpa
izin.
Pemberian Punishment merupakan hak dari Gubernur BEM FAPERTA kepada Aktivis
yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/ Kepala Bidang
terkait.
D. BENTUK-BENTUK PUNISHMENT
1. Aktivis yang selama tujuh hari berturut – turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi
berupa teguran secara lisan.
2. Apabila 2 Minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi
berupa peringatan secara tertulis.
3. Apabila 2 Minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka Aktivis yang
bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian.
4. Mekanisme penggantian Aktivis yang terkena sanksi merupakan hak Gunernur atas
pertimbangan dari Pengurus Harian.

37
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com

BAB XII
PENUTUP

Demikian Standart Operational Procedure (SOP) ini dibuat. Semoga dengan adanya SOP
ini semua kegiatan BEM FAPERTA Periode 2011 dapat berjalan dengan baik. Segala aturan
yang belum tercantum dalam Standar Operational Procedure (SOP) Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Trunojoyo Madura akan diatur dikemudian hari dan semoga SOP BEM FAPERTA
periode 2011 ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM FAPERTA.

38