TUGAS

Dasar – Dasar Manajemen

Oleh :

Apris Fitriani (1900901045-H)

PROGRAM STUDI D3 HIPERKES DAN KESELAMATAN KERJA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2011
  Pengertian Administrasi

a. Administrasi Sebagai Proses atau kegiatan, Perumusan-perumusan administrasi

sebagai kegiatan yang terdapat dalam kepustakaan Indonesia berbunyi sebagai berikut :

1. “ jadi apabila bicara mengenai ‘administrasi’ maka jelas yang dimaksud adalah
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan poko dari
masyarakat dan anggota-anggotanya”(sumber: Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman
Theori, Pengembangan dan Filosofi Kepemimpinan Kerja, 1971, pagina 11)

b. Pengertian Administrasi itu dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu :

1. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan

sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan
menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah
segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk
juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata
lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada
masa yang akan datang.

c. Menurut Newman, 1963 : Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan,

kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama.
d. Menurut White, 1958 : Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok, sipil atau swasta dan militer, besar atau kecil.
e. Menurut Simon, 1958 : Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.
f. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua):

o Administrasi berasal dari bahsa Belanda, "Administratie" yang merupakan

pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha
kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan
ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi,1989).
 o Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" ,
yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P.
Siagian,1973).

 Ruang Lingkup Administrasi, Manajemen, dan Organisasi

a. Ruang Lingkup Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu :

1. Administrasi negara, yaitu kegiatan-kegaiatan atau proses atau usaha di bidang

kenegaraan.
2. Administrasi swasta atau niaga, yaitu kegiatan-kegiatan atau proses atau usaha yang
diilakukan dibidang swasta.

Ruang lingkup admnistrasi sebenarnya sangat luas sekali, yaitu menyangkut hal-hal apa
saja yang termasuk dalam bahasan atau bagian daripada administrasi tersebut. Ruang lingkup
ini sangat perlu diberi kepastian sehingga memudahkan kita membahas tentang administrasi
itu sendiri. Ruang lingkup ini akan menjadi batas luasnya administrasi itu sendiri.

Ruang lingkup administrasi dibatasi unsur-unsur seperti dibawah ini :

1. Organisasi, merupakan wadah dimana usaha kerja sama itu diselenggarakan.

Wewenang, tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk
pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ialah penentuan
tujuan yang hendak dicapai.
2. Manajemen, dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan
dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar tercapai.
3. Kepegawaian, merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia
(working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Penelaahan unsur
ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama
administrsi kepegawaian (personel administration).
 4. Keuangan, merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi.
Dari sinilah timbul administrasi keuangan yang mencakup budgeting,
accounting, auditing, serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.
5. Perlengkapan, merupakan segi melayani kebutuhan kebendaan dan
kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang
ini berkembanglah pengetahuan administrasi perlengkapan (supply
administration).
6. Tata Usaha, adalah segenap aktivitas yang mengumpulkan, mencatat, mengirim,
mengolah atau menyimpan bahan-bahan keterangan (information). Tata usaha ini
disebut administrasi dalam arti sempit.
7. Tata Hubungan, merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam
usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing.
Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana
dengan baik.
8. Perwakilan, merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala
sesuatu yang berlangsung mengenai usaha bersama itu, demikian pula sebaliknya.
Dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu
administrasi dengan keadaan sekelilingnya.

b. Ruang Lingkup Manajemen

Manajemen berasal dari kata latin yaitu “manus” yang artinya “to control by hand” atau “gain
result”. Manjemen dapat didefinisikan sebagai “proses perencanaan, pengorganisasian,
pengisian staf, pemimpin, dan pengontrol untuk optimasi penggunaan sumber-sumber dan
pelaksanaan tugas-tugas dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien”.

Manajemen sebagai seni, ilmu, dan profesi :

o Manajemen sebagai seni karena manajemen merupakan kekuatan pribadi yang kreatif
ditambah dengan skill dalam pelaksanaan pekerjaan.
o Manajemen sebagai ilmu karena manajemen adalah bagian dari gagasan manusia
tentang kosmos. Selain itu mnajemen menggunakan metode ilmiah dalam
menjelaskan fenomena manajerial.
o Manajemen sebagai profesi karena manajemen merupakan salah satu jenis pekerjaan
yang terspesialisasi
Urgensi Manajemen :

- Untuk menjangkau/mencapai tujan (to reach objective), baik personal maupun

organisasional.
- Memelihara keseimbangan antara tujuan-tujuan yang bertentangan
- Mencapai efisiensi dan efektifitas.

Tujuan Manajemen :

- Efisiensi dalam menggunakan sumber daya

- Efektif dalam pencapaian tujuan.

Ruang ligkup Manajemen :

I. Lingkungan Luar (Eksternal), terdiri dari :

a. Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio kultural (budaya),

teknologi, dimensi internasional(seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan
kondisi lingkungan alam.
b. Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer. Klien,
pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga
keuangan, media, dan serikat pekerja.

II. Lingkungan dalam (Internal), terdiri dari :

a. Manusia (specialiced dan manajerial personal)

b. Finansial (sumber, alokasi dan control dana)
c. Fisik (gedung, kantor,dll)
d. Sistem dan teknologi
e. Sistem nilai dan budaya organisasi.

Untuk mengukur dan menganalisis lingkungan ini digunakan analisis SWOT.

Jenis-jenis Manajemen :

Ada 2 jenis manajemen, yaitu :

 a. Manajemen Administratif (Proses), adalah sistem manajemen tradisional yang
menitikberatkan pada manajer manajer dan tindakannya dari pada struktur
organisasi secara menyeluruh.
b. Manajemen Kooperatif (Sinergi), adalah sistem manajemen yang menitikberatkan
pada kerjasama antar struktur atau bidang dalam organisasi, pegawai, dan
lingkungannya.

Fungsi-fungsi manajemen

Ada banyak pendapat para pakar manajemen tentang fungsi dari manajemen. Fungsi yang
ada di bawah ini adalah gabungan pendapat dari beberapa pakar, dimana ada keterkaitan
antara fungsi satu dengan fungsi lainnya, yaitu:

1. Forecasting, adalah peramalan tentang kondisi-kondisi di masa depan yang

mungkin akan dihadapi oleh organisasi.
2. Planning (perencanaan), adalah suatu proses penetapan tujuan yang akan dicapai
dan memeutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya.
3. Decision Making (pengambilan keputusan), adalah menentukan beberapa
alternatif untuk memecahkan masalah dan mencapai tujuan organisasi.
4. Budgeting (penganggaran), adalah anggaran pendapatan dan pengeluaran yang
teratur yang meliputi semua tahap kegiatan untuk suatu jangka wktu tertentu.
5. Staffing (engisian staff), adalah kegiatan organisasi memenuhi sumber daya
manusianya.
6. Pelaksanaan
7. Controlling (pengawasan), adalah proses pemonitoran kegiatan organisasional
untuk mengetahui apakah kinerja aktual sesuai standart dan tujuan yang
diharapkan.
8. Evaluasi, adalah upaya untuk menilai proses pelaksanaan rencana yang telah
dibuat.

c. Ruang Lingkup Organisasi

Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang

melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan untuk mengejar tujuan bersama.
 Terdapat empat karakteristik utama dari sebuah organisasi, yaitu: tujuan, kumpulan
orang, struktur, sistem dan prosedur.

1. Tujuan

Setiap organisasi harus memiliki tujuan. Tujuan dicerminkan oleh sasaran-sasaran

yang dilakukan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Tiga bidang utama
dalam tujuan organisasi yaitu profitability (keuntungan), growth (pertumbuhan), dan
survive (bertahan hidup). Ketiganya harus berjalan berkesinambungan demi kemajuan
organisasi.

2. Kumpulan Orang

Jelas, tidak mungkin jika organisasi hanya terdiri dari satu orang yang ingin mencapai
tujuannya sendiri.

3. Struktur

Struktur dibentuk dalam sebuah organisasi dengan tujuan agar posisi setiap anggota
organisasi dapat dipertanggungjawabkan, mengenai hak maupun kewajibannya

4. Sistem dan Prosedur

Karakteristik yang terakhir ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi diatur

berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan tentu saja harus dengan penuh
komitmen dalam menjalankannya. Implementasi dari sistem dan prosedur ini ialah
adanya ketetapan mengenai tata cara, sistem rekrut, dan birokrasi.

Beberapa manfaat organisasi yaitu:

1. Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif
dengan adanya organisasi yang baik.
2. Organisasi dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika
organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan
memiliki pola hidup sehat.
3. Organisasi menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan
keterampilan.
 4. Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring
dengan munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu.

Dengan melihat rnaksud dan sifat Organisasi & Metode merupakan pelayanan bagi
manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M
merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen
dengan setepattepatnya.

Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me-
nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs
scopenya.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sebagai

berikuT:

1. Analisis organisasi (organization analysis).

2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).

3. Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an
i systems)

4. Pentingnya filing dari segi Organisasi & Metode.

5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and
schedule).

6. Pentingnya formulir dari segi Organisasi & Metode .

7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).

8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).

9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja

(office layout and space planning).

10. Pentingnya penulisan laporan dalam Organisasi & Metode.

 11. Pentingnya buku pedoman kerja.

12. Pentingnya Organisasi & Metode anggaran belanja.

13. Analisis kepegawaian.

14. Pentingnya penyederhanaan kerja

15. Organisasi unit Organisasi & Metode.

16. Kesimpulan akhir (final conclusion).

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam 0 & M maka pembahasan bidang-bidang terse-

but akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, clan tata kerjanya dalam
kaitannya dengan asas efisiensi.

 Hubungan Manajemen dengan K3

Manajemen sebagai satu ilmu perilaku yang mencakup aspek sosial dan eksak tidak
terlepas dari tanggung jawab keselamatan dan kesehatan kerja, baik dari segi perencanaan,
maupun pengambilan keputusan dan organisasi. Baik kecelakaan kerja, gangguan kesehatan,
maupun pencemaran lingkungan merupakan bagian dari biaya produksi. Walaupun sifatnya
sosial, setiap kecelakan atau tingkat keparahannya tidak dapat lepas dari faktor ekonomi
dalam satu lingkungan kerja. Dan pada suatu kejadian kecelakaan di tempat kerja, biaya
kecelakaan dan biaya pencegahan, terdapat beberapa pokok yang berakar pada manajemen
dan kebijakan manajer perusahaan.

Manajemen sangat berhubungan sekali dengan K3 karena dalam teori domino yang
terkenal dengan teori manajemen Birds (1967), mengemukakan bahwa akar dari kecelakaan
kerja adalah pada sistem manajemennnya. Kebijakan manajemen yang tidak sesuai akan
menjadi sumber terjadinya kecelakaan di tempat kerja, karena apabila kebijakan manajemen
kurang tepat akan menimbulkan gejala yaitu timbulnya unsafe action dan unsafe condition,
yang nantinya akan menyebabkan kecelakaan dan akhirnya akan mengakibatkan kerugian
materi maupun kerugian pada tenaga kerjanya. Selain itu manajemen juga mempunyai
peranan dalam penerapan K3, terutama bagi manajernya, karena manajer mampu
mempengaruhi keselamatan kerja dengan beberapa cara yaitu : menetapkan kebijakan yang
menuntut kinerja K3 yang tinggi, menyediakan sumber daya untuk mencapai kebijakan
tersebut, memastikan bahwa sumber daya yang disediakan tersebut telah dimanfaatkan
dengan benar dan efektif.

Asas manajemen keselamatan dan kesehatan kerja

“Satu asas yang rasional untuk manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja harus
mencakup kenyataan bahwa baik perencanaan maupun keputusan-keputusan mnajerial dan
organisasi keseluruhannya tidak terlepas dari manusia dan lingkungan kerjanya dalam arti
kata seluas-luasnay. Jika demikian, maka perbuatan atau keadaan yang tidak selamat yang
berakhir dengan kecelakaan adalah suatu gejala”.

Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada dasarnya mencari dan

mengungkapkan kelemahan operasional yang memungkinkan terjadinya kecelakaan. Fungsi
ini dapat dilaksanakan dengan dua cara :

a. mengungkapkan sebab-musabab sesuatu kecelakaan (akarnya).

b. meneliti apakah pengendalian secara cermat dilaksanakan atau tidak kesalahan
operasional yang menimbulkan kecelakaan tidak terlepas dari perencanaan yang kurang
lengkap ; dan salah perhitungan dalam organisasi, pertimbangan, dan praktek
manajemen yang kurang mantap.
 Masalah (manajerial) yang sering mucul di bidang k3

Masalah yang biasanya sering muncul adalah pemenuhan peraturan yang tidak
tercapai serta komunikasi antar lain departemen yang masih bersangkutan mengenai k3, dapat
memicu timbulnya kesalah pahaman.

Masalah manajerial yang sering muncul dalam K3 biasanya berkaitan dengan

financial dan kepedulian dari perusahaan itu sendiri akan pentingnya K3. Masalah financial
sering kali muncul karena besarnya pembiayaan dalam menjalankan program-program K3,
seperti pengadaan APD untuk tenaga kerja, karena dirasa APD sangat mahal. Biasanya pihak
manajer keberatan untuk melaksanakannya. Selain APD program K3 lainnya yaitu pelatihan
dan pengadaan training-training K3 bagi tenaga kerja, dalam program ini biasanya pihak
manajer kurang perhatian atau menyepelekan waluapun efeknya sangat besar, karena
pelatihan k3 dapat memperkecil angka kecelakaan kerja.

Masalah selanjutnya yang sering muncul adalah berasal dari akarnya yaitu dari pihak
manajemen yang kurang peduli dan bahkan tidak tahu akan pentingnya k3 bagi
perusahaannya. Biasanya pihak manajemen tidak membuat kebijakan mengeni k3,ada juga
yang membuat secara tertulis namun tidak melaksakannya, walaupun toh ada departemen
HSE dan ada kebijakan tertulis tapi riilnya mereka tidak melaksanakan kebijakan tersebut.
Sehingga walaupun departemen HSE melakukan sesuai bidangnya, tapi tidak pernah ada
close dari pihak manajer, ini disebabkan karena kurang adanya kerjasama antar departemen
dan manajernya. Dengan kata lain dalam hal ini departemen HSE hanya sebagai pajangan
dan untuk mmperoleh nama baik perusahaan saja.