ABCD
PEDOMAN/ KEBIJAKAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA
I. PENDAHULUAN.....................................................................................................................................1
II. PENGERTIAN ISTILAH.......................................................................................................................3
III. PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DAN G.P.F.G.............................4
IV. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA. .7
V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN .....................8
VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA. . .12
1. Pengertian tentang Barang dan Jasa ................................................................................................13
2. Acuan Dasar dalam Pengadaan Barang dan Jasa..............................................................................14
3. Pengertian tentang Pengadaan..........................................................................................................17
4. Prioritas Pengadaan Barang dan Jasa ...............................................................................................18
VII. PERSETUJUAN PENJUALAN/PELEPASAN DAN PENGHAPUSAN........................................19
1. Tahap Identifikasi Masalah................................................................................................................20
2. Tahap Pengajuan Usul .....................................................................................................................20
3. Tahap Pengkajian atas Usul. .............................................................................................................21
4. Tahap Pengkajian dan analisa Informasi .........................................................................................21
5. Tahap Penyusunan Alternatif atau Pilihan Usul Keputusan..............................................................22
6. Tahap Perumusan dan Penetapan Usul..............................................................................................22
VIII. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA ............................................................22
1. Tahap Persiapan ...............................................................................................................................23
2. Tahap penetapan tatacara atau prosedur pelaksanaan .......................................................................23
3. Tahap Pilihan Alternatif dan Penyusunan Kerangka Pelaksanaan....................................................24
4. Tahap pelaksanaan ............................................................................................................................24
5. Tahap penyelesaian transaksi dan tindak lanjut.................................................................................25
IX. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA.................................................................25
X. PENETAPAN SPESIFIKASI, JUMLAH, DAN KUALITAS.............................................................29
XI. PENETAPAN HARGA PENGADAAN BARANG DAN JASA........................................................30
XII. PAJAK DAN PUNGUTAN LAINNYA...........................................................................................31
XIII. BIAYA PENGADAAN BARANG DAN JASA...............................................................................32
XIV. KETEPATAN WAKTU PENGADAAN BARANG DAN JASA...................................................33
XV. PENUNJUKAN MITRA KERJA/REKANAN..................................................................................35
XVI. PENGGUNAAN JASA PIHAK KETIGA........................................................................................37
1. Regulator dan Instansi Pemerintah...................................................................................................39
2. Konsultan, Advisor (Penasehat).......................................................................................................39
3. Pemberi Jasa Lainnya.......................................................................................................................39
XVII. DOKUMENTASI DAN PELAPORAN.........................................................................................39
1. Dokumentasi Kepemilikan Barang dan Jasa ....................................................................................40
2. Dokumentasi Proses Pengadaan Barang dan Jasa ...........................................................................40
3. Pelaporan .........................................................................................................................................41
XVIII. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB ..........................................................................42
1. Pengurus :..........................................................................................................................................42
2. Direktur Bidang.................................................................................................................................42
3. Direktur Bidang Umum.....................................................................................................................43
4. Manajer Bagian Umum/Logistik.......................................................................................................44
5. Manajer Bagian Akuntansi................................................................................................................44
6. Manajer Satuan Pengawasan Intern...................................................................................................44
XIX. PENUTUP........................................................................................................................................45
DANA PENSIUN
ABCD
I. PENDAHULUAN
Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu keharusan bagi kelangsungan dan
keberhasilan pengelolaan sebuah organisasi atau Badan Usaha.
Demikian pula untuk Dana Pensiun dengan kegiatan utama mengelola himpunan dana
yang cukup besar dan dihimpun sebagai dana pembayaran manfaat pensiun yang
melibatkan banyak peserta, Dana Pensiun dituntut untuk dapat bekerja dengan tingkat
efisiensi dan keamanan yang tinggi, baik yang menyangkut dana, waktu, maupun
tenaga dan sarana, dengan hasil yang maksimal.
Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun setiap saat harus dapat menentukan dan
menetapkan sikap, langkah, tindakan dan pelaksanaan tata kelolanya bedasarkan
pengadaan barang dan jasa yang tepat.
Semua pengadaan barang dan jasa harus dilakukan oleh para pengambil keputusan
dengan akuntabilitas yang jelas, sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya, serta
sepenuhnya memperhatikan kepatutan dan kepatuhan kepada semua ketentuan
Perundang-undangan dan peraturan yang berlaku.
Disamping itu, semua pengadaan barang dan jasa dan penetapan kebijakan harus
didasarkan pada aliran penyampaian dan penggunaan data dan informasi, analisis dan
pemberian rekomendasi pertimbangan, dengan jenjang kewenangan dan
tanggungjawab yang baku dan jelas.
Dengan demikian, Dana Pensiun harus dapat bekerja sebagai sebuah badan atau organ,
dimana semua kewenangan dan tanggungjawab dalam pengadaan barang dan jasa
diatur dan ditetapkan secara baku, sesuai dengan kebutuhan dan keharusan yang
dituntut dalam penyelenggaraan kegiatannya.
Tatanan organisasi Dana Pensiun juga harus dengan jelas dan transparan menetapkan
peran, kewenangan, dan tanggungjawab dari masing-masing bagian dan masing-masing
individu.
Lebih lanjut, semua keputusan dan ketetapan yang diambil harus selalu didasari pada
penerapan standar etika yang tinggi, serta terhindar dari kemungkinan terjadinya
benturan kepentingan yang merugikan.
1
Untuk kepentingan pihak-pihak eksternal, Dana Pensiun harus dapat memberikan
keyakinan, bahwa semua kegiatan yang dilakukan dilaksanakan berdasarkan pengadaan
barang dan jasa yang selalu dilakukan secara transparan, berdasarkan analisa dan
pertimbangan yang matang atas semua data, informasi dan alas an serta kebutuhan yang
harus dipenuhi.
Memperhatikan hal-hal seperti tersebut diatas, Dana Pensiun harus menetapkan dan
menerapkan sebuah Pedoman/Kebijakan tentang Pengadaan barang dan jasa yang baku,
yang harus dipatuhi dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan semua kegiatan, dan
mencakup semua bidang.
Sehubungan dengan hal tersebut, Pengurus Dana Pensiun menganggap perlu ditetapkan
dan diberlakukannya sebuah Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa.
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini berlaku sebagai acuan dasar dari
penetapan dan penerapan semua Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasional bagi
seluruh bagian dan bidang kegiatan, yang secara rinci diatur dan ditetapkan didalam
berbagai dokumen Pedoman/Kebijakan dan Buku Pedoman Operasional.
Dengan diterapkannya Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini, semua
Insan Dana Pensiun diharapkan akan :
• Menyadari dan menghayati, bahwa Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan
sebuah badan, sebuah organ yang hidup, dan oleh karenanya, setiap bagiannya
harus dapat bekerja berdasarkan keyakinan bahwa semua kegiatan dilandaskan
kepada keputusan-keputusan yang benar, yang diambil secara transparan oleh para
pengambil keputusan yang memiliki akuntabilitas, serta semata-mata demi
kepentingan Dana Pensiun..
• Memahami dan menyadari sepenuhnya, bahwa Dana Pensiun harus dikelola secara
secara teratur, menurut tatanan dan pembagian kewenangan serta tanggungjawab
yang baku.
• Mengetahui dan memahami adanya ketentuan dan arah yang jelas, serta batasan-
batasan tata kelola bagi masing-masing Bagian dan masing-masing Insan Dana
Pensiun, yang terkandung dan dinyatakan didalam semua keputusan dan ketettapan
yang diambil dengan prosedur dan proses serta pertimbangan yang sehat.
• Menyadari dan memahami keberadaan dan kedudukan serta peranan masing-
masing Insan Dana Pensiun secara lebih tepat, sehingga dapat menjalain hubungan
kerja yang baik dan harmonis dan saling mendukung.
• Memahami, bahwa pelaksanaan dan komitmen tinggi terhadap semua keputusan
yang ditetapkan secara jelas dan tepat, dapat menjadi perisai yang baik sebagai
perlindungan dan pencegahan terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan.
Pelanggaran dan penyimpangan terhadap Pedoman/Kebijaksanaan Pengadaan barang
dan jasa ini dapat berakibat sangat merugikan bagi Dana Pensiun, baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
Disatu sisi, pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat mengakibatkan kelambatan,
kesalahan, atau kegagalan pengadaan barang dan jasa dan menghambat atau
mengganggu pelaksanaan kegiatan, yang dapat membawa konsekuensi kerugian
financial.
Disisi yang lain, pelanggaran dan penyimpangan tersebut juga akan mengakibatkan
rusaknya tatanan dan pengaturan sendi-sendi serta prinsip-prinsip tata kelola yang baik,
yang seharusnya dipertahankan untuk kelangsungan lembaga.
Oleh karena itu, dalam hal-hal tertentu pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat
berakibat pada dikenakannya sanksi dan tindakan administratif atau mengakibatkan
dikenakannya tuntutan pidana bagi Insan Dana Pensiun yang bersangkutan.
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ditetapkan oleh Pengurus dan
diberlakukan oleh Pendiri, berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam peraturan
Perundang-undangan dan Peraturan Dana Pensiun, serta semua peraturan lainnya yang
berlaku, dan secara terus menerus dan berkala harus dikaji dan dievaluasi, untuk
dilakukan penyempurnaan serta perubahan sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan yang terjadi.
Semua pejabat dan pekerja yang memiliki keragu-raguan atau ketidak pastian tentang
pengertian serta penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini dalam
kegiatan dan pelaksanaan pekerjaannya, atau yang kepentingan pribadinya
bertentangan atau tidak sesuai dengan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa
ini, harus mengemukakan masalahnya kepada Pengurus, melalui atasan langsung dan
Direktur yang membidangi.
TUJUAN PENDIRIAN
DANA PENSIUN
dijabarkan kedalam
VISI, MISI
Nilai-nilai Dasar/Core Values Dana Pensiun
sebagai dasar penetapan
Sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun, maksud dan tujuan pendirian
Dana Pensiun adalah :
Untuk menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti dengan tujuan
memelihara kesinambungan penghasilan pada hari tua, sehingga akan
menimbulkan ketenteraman kerja dan meningkatkan motivasi kerja pegawai, yang
merupakan iklim yang kondusif bagi peningkatan produktifitas.
Maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga dengan jelas memberikan
gambaran, bahwa
• Kegiatan Dana Pensiun sangat berkaitan dengan kepentingan kehidupan pada
hari tua dari para Peserta dan keluarganya, berkaitan dengan kesinambungan
penghasilan mereka, setelah tidak bekerja lagi.
• Disamping itu, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga menggambarkan
besarnya jumlah pihak (Peserta dan keluarganya) yang kepentingannya harus
selalu dijaga dan diperhatikan serta dipenuhi dengan baik.
• Lebih lanjut, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut jga memberikan gambaran
tentang jangkauan kurun waktu yang tidak terbatas bagi keberadaan dan
operasionil Dana Pensiun, yang meliputi kurun waktu sejak seseorang tercatat
sebagai peserta, sampai saat selesainya pembayaran Manfaat Pensiun bagi
keluarga (anak) dari Peserta yang terakhir.
Dengan demikian jelaslah, bahwa kegiatan Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan
sebuah amanah yang sangat mulia dan sepatutnya dijalankan serta dikelola dengan
baik, dengan pengaturan dan penataan Organisasi yang efisien dan rapi, serta
penetapan dan penerapan Tatakerja baku dengan konsekuen.
Guna pencapaian Tujuan Pendirian tersebut, Dana Pensiun menetapkan Visi dan Misi
Dana Pensiun sebagai sasaran yang ingin dituju dan rincian pelaksanaannya.
Visi dan Misi sebagai acuan pencapaian maksud dan tujuan serta serta Nilai-nilai Dasar
(Core Values) Dana Pensiun yang menjadi dasar pertimbangan penyusunan serta
penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut :
Visi Dana Pensiun :
Menjadi Dana Pensiun yang sehat dan mampu menunjang kepentingan Pendiri
dalam memberikan jaminan terpeliharanya kesinambungan penghasilan hari
tua bagi para peserta.
Misi Dana Pensiun :
o Menyelenggarakan Sistim Kepesertaan Program Pensiun secara rapi, tertib,
dan akurat.
o Menyelenggarakan Sistim Penerimaan dan Administrasi Iuran Pensiun
secara tertib dan bertanggungjawab.
o Menyelenggarakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tertib dan tepat
waktu.
o Mengelola kekayaan Dana Pensiun melalui kebijakan investasi sesuai
dengan Arahan Investasi Pendiri dan ketentuan perundangan yang berlaku,
aman, serta memberikan hasil investasi yang maksimal
Selanjutnya, sebagai sebuah lembaga yang telah lama berdiri dan melakukan kegiatan,
Dana Pensiun memiliki pengalaman yang membentuk butir-butir kebiasaan serta tradisi
positif, berupa Nilai-nilai Dasar atau Core Values Dana Pensiun
Nilai-nilai Dasar atau Core Values dalam pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, yang
juga mendasari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan
jasa ini pada hakekatnya adalah nilai-nilai dalam Budaya Kerja Dana Pensiun, yang
terbentuk dari berbagai hasil dan pengalaman serta catatan keberhasilan dan kegagalan,
sepanjang sejarah Dana Pensiun yang panjang. Segenap Insan Dana Pensiun selalu
berpikir dan bertindak sesuai prinsip-prinsip dalam Nilai-nilai dasar tersebut dalam
semua aktifitas mereka untuk kepentingan Dana Pensiun.
Nilai-nilai Dasar atau Core Values tersebut terdiri dari :
• Integritas
Insan Dana Pensiun adalah pribadi yang mendapatkan kepercayaan, dan harus
melaksanakan tugas pekerjaan yang bersifat amanah.
Karena itu semua insan Dana Pensiun harus bertaqwa, penuh dedikasi, jujur,
selalu mengutamakan kebenaran, serta menjaga kehormatan dan nama baik,
serta taat pada tatanan serta pengaturan yang telah ditetapkan dalam
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa Dana Pensiun dan semua
peraturan yang berlaku.
• Profesionalisme
Semua Insan Dana Pensiun mengutamakan kehandalan dan keberhasilan dalam
bekerja, dan karena itu selalu harus bertanggungjawab, bekerja dengan efektif,
efisien, berdisiplin, peka terhadap perubahan dan perkembangan, serta
berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan kesempatan,
sadar akan risiko dan peluang yang selalu dihadapi.
Semua itu hanya mungkin terlaksana apabila semua kegiatan tersebut
dijalankan dan diselenggarakan didalam sebuah Organisasi yang ditata
dengan baik, dengan pedoman Tatakerja yang jelas.
• Kepuasan Peserta dan Pensiunan
Seluruh jajaran Dana Pensiun meyakini bahwa keberhasilan Dana Pensiun
sangat tergantung dan sangat dipengaruhi oleh kepuasan para Peserta dan
Pensiunan.
Karena itu Dana Pensiun harus selalu berusaha untuk dapat memenuhi
kebutuhan dan mengutamakan kepentingan Peserta dan Pensiunan dengan
memberikan pelayanan yang terbaik, dengan tetap selalu memperhatikan
penerapan Kebijakan Organisasi yang tertata dengan baik, serta penerapan
Tatakerja yang telah digariskan, dengan konsekuen.
• Keteladanan
Semua Insan Dana Pensiun menyadari kedudukannya sebagai panutan yang
dengan konsisten harus selalu bertindak adil, bersikap tegas dan berjiwa besar.
Hubungan keteladanan dan penerapan predikat panutan dan pembinaan antar
Insan Dana Pensiun akan menjadi jelas apabila tergambar dalam susunan
Organisasi yang terbuka dan adanya penetapan pola hubungan Tatakerja
yang baku.
• Penghargaan kepada Sumber Daya Manusia
Segenap jajaran Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa Sumber Daya
Manusia adalah salah satu aset utama Dana Pensiun.
Oleh karenanya, Dana Pensiun selalu mengupayakan adanya penerimaan,
pelatihan, pengembangan, dan pembinaan terus menerus, yang mengarah
kepada terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas.
Sumber Daya Manusia atau Pekerja harus selalu diperlakukan dan dipekerjakan
berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, dengan
selalu mengembangkan sikap kerjasama dan kemitraan.
Penghargaan dan pengakuan atas prestasi kerja diberikan berdasarkan hasil
kerja individu dan kerjasama tim yang menciptakan sinergi positif untuk
kepentingan Dana Pensiun.
Selanjutnya, dengan penataan dan penetapan Pengadaan barang dan jasa yang
baik dan baku, semua potensi yang dimiliki oleh Sumber Daya Manusia
diharapkan akan dapat tersalur dan termanfaatkan untuk organisasi.
Budaya menghargai orang hanya dapat terbentuk dan terbina dengan baik pada
lingkungan yang terbiasa bekerja dalam tatanan Organisasi yang teratur dan
bekerja serta bertindak bersama berdasarkan Tatakerja yang seragam.
VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN KEBIJAKAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA
Sebagai sebuah Lembaga Keuangan yang menyelenggarakan program Pensiun yang
pada hakekatnya berupa penyelenggaraan sebuah Sistim Pendanaan, Dana Pensiun
tidak terlepas dari perlunya Pengadaan dan Penggunaan berbagai Barang dan Jasa.
Barang dan Jasa yang diperlukan sebagai sarana penunjang pelaksanaan kegiatan tata
kelola Dana Pensiun merupakan komponen Kekayaan Dana Pensiun yang dimaksudkan
sebagai pengembangan Dana, dan harus dapat dikelola secara aman dan sebesar-
besarnya digunakan sebagai pemenuhan kewajiban Program Pensiun.
Oleh karena itu, keberadaan dan penggunaan Barang dan Jasa harus diatur dengan
kebijakan yang baku, berdasarkan perhitungan dan pertimbangan efektifitas dan
efisiensi serta keamanan dan kelancaran tata kelola Dana.
Barang dan Jasa tertentu yang menjadi bagian dari Kekayaan Dana Pensiun, secara
Hukum memiliki sifat dan ketentuan khusus berkaitan dengan Hak Kepemilikan dan
Hak Pemakaiannya.
Keberadaan Barang dan Jasa selalu mengalami perkembangan setiap saat, baik dalam
hal jumlah dan tersedianya di Dana Pensiun, tuntutan spesifikasi dan performancenya,
teknologinya, dan sebagainya, sejalan dengan perkembangan kegiatan usaha Dana
Pensiun.
Sehubungan dengan itu, setiap saat Dana Pensiun harus melakukan Pengadaan Barang
dan Jasa, dan semuanya harus diselenggarakan dengan baik, sehingga semua ketentuan
Hukum dan batasan-batasan yang ada sehubungan dengan keberadaan Barang dan Jasa
serta penggunaannya sebagai Komponen Kekayaan Dana Pensiun terpenuhi dengan
baik.
Untuk itu, perlu ditetapkan dan diterapkan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan
Jasa yang baku.
Dengan penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa
secara tepat dan tertib, diharapkan semua proses pengadaan barang dan jasa dan
penetapan kebijaksanaan serta pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dengan baik dan
teratur, terorganisir, melalui tatakerja yang efisien, dengan hasil yang maksimal, baik
kualitas maupun kuantitasnya.
Penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa secara tepat
dan tertib juga diharapkan dapat memberikan keyakinan kepada semua pihak, bahwa
Dana Pensiun telah dan selalu dikelola dengan baik, sebagai sebuah badan atau organ
yang dapat bekerja dan melakukan kegiatan dengan aman dan dapat dipercaya.
Penerapan Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa juga akan mengurangi potensi
terjadinya berbagai benturan kepentingan yang merugikan antar Organ Dana Pensiun,
semua jajaran Dana Pensiun, serta pihak-pihak lainnya dalam menjalankan kegiatan
pengelolaan Dana Pensiun.
Penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa juga dimaksudkan untuk
dapat memberikan kejelasan kepada semua pihak tentang tatanan struktur serta
tatakerja Dana Pensiun, sehingga eksistensi Dana Pensiun menjadi jelas dan dapat
memudahkan terjalinnya hubungan serta komunikasi yang baik dan saling
menguntungkan.
Kerangka Pedoman/Kebijakan Umum Dana Pensiun tentang Pengadaan Barang dan
Jasa adalah sebagai berikut :
1. Pengertian tentang Barang dan Jasa
Barang
Meliputi semua barang atau benda yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk
penyelenggaraan tata kelola.
Barang dapat digolongkan menurut bentuk phisiknya sebagai barang tetap
(tanah, bangunan, tanah dan bangunan) dan barang bergerak (kendaraan,
peralatan, barang-barang alat tulis kantor (ATK) dan sebagainya.
Barang juga dapat digolongkan menurut penggunaannya sebagai kekayaan
Dana Pensiun : Barang Aktiva Investasi, Barang Aktiva Lancar, Barang Aktiva
Operasionil.
Pengertian Barang juga meliputi berbagai macam benda yang dimiliki dan
digunakan oleh Dana Pensiun, namun tidak tercatat sebagai bagian dari
Komponen Kekayaan dalam Akuntansi Dana Pensiun, karena merupakan
barang yang habis dipakai, dan pengadaannya dilakukan dengan beban
pengeluaran biaya.
Bagaimanapun juga, keberadaan barang yang habis dipakai harus selalu dikelola
dan diadministrasikan dengan baik, melalui pencatatan ekstra komptabel diluar
pencatatan Akuntansi Dana Pensiun.
Yang dimaksud sebagai Barang dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang
dan Jasa ini meliputi
Barang-barang Aktiva Operasionil
Barang-barang Eksploitasi yang habis dalam pemakaian
Sedangkan Barang yang menjadi bagian dari Aktiva Investasi dan Aktiva
Lancar Diluar Investasi pengadaannya dilakukan berdasarkan Pedoman/
Kebijakan Investasi dan Pedoman Tata Kelola lainnya.
Jasa
Sebagai sebuah Badan Usaha, Dana Pensiun harus melaksanakan berbagai
kegiatan yang tidak hanya memerlukan keberadaan dan penggunaan barang atau
benda nyata, tetapi juga kemampuan, ketrampilan, dan keahlian untuk
melakukan tindakan tertentu.
Dalam berbagai hal dan situasi, Dana Pensiun memiliki keterbatasan atau
kekurangan kemampuan, ketrampilan dan keahlian untuk melaksanakan
tindakan tertentu, baik karena terbatasnya tingkat kompetensi yang dimiliki,
maupun karena memang bukan merupakan bidang kompetensi yang harus
dimiliki oleh Dana Pensiun.
Dalam hal tertentu, pelaksanaan tindakan yang diperlukan dalam tata kelola
Dana Pensiun hanya boleh dilaksanakan oleh pihak-pihak tertentu, yang
ditetapkan dalam ketentuan perundang-undangan. Dana Pensiun tidak dapat
melakukan sendiri tindakan tersebut, walaupun mungkin memiliki kemampuan
dan untuk itu.
Dengan demikian, dalam penyelenggaraan tata kelolanya, dari waktu kewaktu
Dana Pensiun dihadapkan kepada keharusan untuk menggunakan bantuan dan
Jasa dari Pihak Lain, untuk melakukan tindakan tertentu.
Jasa yang dimaksud dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini
adalah semua Jasa dan Bantuan Keahlian atau kemampuan serta ketrampilan
untuk melakukan tindakan tertentu yang harus didapat dari Pihak Lain, semata-
mata untuk kepentingan tata kelola Dana Pensiun.
Jasa tersebut meliputi Jasa yang diperlukan oleh Dana Pensiun dalam tata kelola
berbagai bidang kegiatan (Kepesertaan/Pendanaan, Investasi, Umum (SDM dan
Logistik), Teknologi Informasi, Akuntansi, dan sebagainya.
Jasa juga meliputi berbagai jenis bidang kemampuan dan keahlian (Hukum,
Manajemen, Teknologi, Ekonomi/Perdagangan, dan sebagainya).
2. Acuan Dasar dalam Pengadaan Barang dan Jasa
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Dana Pensiun harus didasarkan kepada
beberpa acuan dasar sebagai berikut :
1) Etika dan Perilaku
Acuan dasar yang paling utama dalam pengambilan Keputusan dan penetapan
Pedoman/Kebijakan dan Pedoman Operasionil dalam pelaksanaan Pengadaan
Barang dan Jasa adalah etika dan perilaku.
Semua Keputusan untuk Pengadaan Barang dan Jasa harus diambil berdasarkan
niat yang baik, dilandasi dengan penerapan akhlak dan moral yang baik serta
kepatutan, semata-mata didasarkan kepada niat baik untuk pemenuhan
kepentingan Dana Pensiun.
Pemenuhan standar Perilaku dan Etika dari para Pengurus, Pejabat, dan para
Pengambil Keputusan dan pelaksana dalam Pengadaan Barang dan Jasa mutlak
harus diterapkan dan dijalankan, sesuai dengan Pedoman dan batasan-bayasan
yang diatur dan ditetapkan dalam bentuk penetapan dan penerapan Pedoman /
Kebijakan Kode Etik yang mengikat.
2) Pencapaian Tujuan Dana Pensiun
Orientasi dari semua kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa adalah pencapaian
tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun, yang dijabarkan kedalam Visi dan
Misi Dana Pensiun sesuai dengan tahap tahap dan situasinya.
Secara singkat tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dalam arti
luas adalah pemenuhan kepentingan para Peserta dan Pendiri (Pemberi Kerja),
dengan tetap memperhatikan kepentingan pihak-pihak lainnya.
Tujuan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dapat juga disebutkan sebagai
tercapainya penyelenggaraan pengelolaan dan pengembangan dana atau
kekayaan Dana Pensiun secara maksimal dan aman.
Sehubungan dengan itu, aspek kehati-hatian dan kesadaran terhadap timbulnya
Risiko mutlak harus mendapatkan perhatian utama.
3) Penerapan Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik
Sebagai tindakan yang berkaitan dengan tersedianya sarana penunjang
penyelenggaraan Tata Kelola Dana Pensiun, Pengadaan Barang dan Jasa harus
dilakukan berdasarkan penerapan dan pencapaian Prinsip-prinsip Tata Kelola
yang baik, yakni :
Transparansi (Tranparenency)
Dana Pensiun harus menerapkan keterbukaan dan transparansi dalam semua
Pengadaan Barang dan Jasa, baik dalam hal penetapan alasan dan latar
belakangnya, maupun dalam hal proses pelaksanaannya.
Semua informasi dan pertimbangan yang digunakan dalam penetapan dan
pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus jelas, diperoleh dan
disampaikan secara transparan dan terbuka.
Namun demikian, prinsip keterbukaan ini tidak mengurangi keharusan
untuk memenuhi peraturan dan ketentuan tentang Kerahasiaan, yang berlaku
bagi informasi atau keterangan yang karena sifatnya atau sesuai dengan
ketentuan undang-undang, harus dirahasiakan.
Akuntabilitas (Accountability)
Kejelasan fungsi, dan kewenangan jajaran Dana Pensiun dalam pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa, maupun bagi pihak-pihak lainnya yang terlibat.
Setiap usul, pertimbangan, pendapat dan rekomendasi yang digunakan
dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus benar-benar dibuat
dan disampaikan oleh pihak-pihak yang jelas, yang memiliki fungsi dan
kewenangan.
Pertanggungjawaban (Responsibility)
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu didasarkan kepada
pemenuhan dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan
perundang- undangan yang berlaku dan Perturan lainnya, serta berdasarkan
prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat yang berlaku umum.
Kemandirian (Independency)
Semua pihak yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa harus
dapat melakukan fungsi dan memberikan kontribusinya secara bebas,
mandiri, tidak dipengaruhi atau mendapatkan tekanan dan paksaan dari
pihak lain.
Kesetaraan / Kewajaran (Fairness)
Semua pihak yang berkepentingan dan terlibat dalam proses Pengadaan
Barang dan Jasa harus benar-benar menyadari, bahwa semua tindakan
dilakukan untuk pemenuhan kepentingan stakeholder Dana Pensiun dan
semua pihak yang berkaitan, tanpa dilandasi dengan maksud atau niat untuk
menguntungkan pihak tertentu.
Disamping itu, semua tahapan dalam proses pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa harus dijalankan dengan wajar dan menerapkan prinsip kesetaraan
terhadap semua pihak yang terlibat.
4) Sistim Kerja Dana Pensiun sebagai acuan Pengadaan Barang dan Jasa
Lebih lanjut, semua Pengadaan Barang dan Jasa harus sejalan dan dilaksanakan
sesuai dengan Sistim Kerja yang diterapkan di Dana Pensiun, yakni
Sistim Kepatuhan terhadap Regulasi dan Peraturan (Compliance)
Pengadaan Barang dan Jasa harus didasarkan legitimasi dan pedoman serta
batasan ketentuan-ketentuan yang diatur melalui peraturan perundang-
undangan yang umum maupun ketentuan-ketentuan lainnya.
Sistim Perencanaan dan Anggaran
Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan dengan selalu memperhatikan
Rencana Kerja dan Anggaran yang telah ditetapkan, termasuk perubahan
dan revisi yang mungkin ada.
Pengadaan Barang dan Jasa itu sendiri harus dilaksanakan dengan
perencanaan yang baik serta penetapan anggaran biaya yang mungkin
diperlukan.
Sistim Kewenangan Dan Tanggung Jawab
Segenap jajaran Dana Pensiun yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang
dan Jasa memiliki kewenangan dan tanggungjawab tertentu, sesuai dengan
fungsinya dan peranannya.
Sistim Kontrol Dan Pengawasan
Proses Pengadaan Barang dan Jasa harus berjalan dengan penerapan
pengawasan dan kontrol. Monitoring terhadap perkembangan proses
Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilakukan, agar dapat berlangsung
dengan baik, sesuai dengan rencana dan batasan waktu yang ada.
Sistim Pencatatan dan Laporan
Semua proses Pengadaan Barang dan Jasa harus dicatat dan
didokumentasikan. Demikian juga dengan Barang atau Jasa yang
bersangkutan, satu dan lain hal untuk menjaga keamanannya sebagai bagian
Kekayaan Dana Pensiun, dan memudahkan penggunaannya.
Semua pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dilaporkan kepada pihak
yang berkepentingan, yang berhak untuk memperoleh informasi tentang itu.
3. Pengertian tentang Pengadaan
Yang dimaksud dengan “Pengadaan” dalam tata kelola Dana Pensiun adalah semua
tindakan yang mengalihkan dan membawa Barang atau Jasa yang semula berada
diluar Dana Pensiun dan tidak dapat digunakan sebagai penunjang pelaksanaan
kegiatan tata kelola Dana Pensiun, menjadi berada didalam Dana Pensiun, dan
dapat digunakan sebagai sarana penunjang pelaksanaan tata kelola Dana Pensiun.
Keberadaan Barang dan Jasa yang dimaksud dalam kedudukannya sebagai
penunjang pelaksanaan tata kelola Dana Pensiun tidak selalu sebagai Komponen
Kekayaan Dana Pensiun, namun juga sebagai barang dan jasa yang habis dipakai,
atau barang eksploitasi.
Tindakan Pengadaan dapat berupa pembelian yang mengakibatkan berpindahnya
Hak Kepemilikan ke Dana Pensiun, atau berupa Sewa Menyewa, yang hanya
memberikan Hak Pemakaian atau Penggunaan bagi Dana Pensiun.
4. Prioritas Pengadaan Barang dan Jasa
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seluruh jajaran Dana Pensiun berkaitan
dengan Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa adalah sebagai berikut :
Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan dengan urutan prioritas sesuai
dengan kepentingannya bagi tata kelola Dana Pensiun, karena pengadaan
Barang dan Jasa tersebut dibiayai dengan Kakayaan Dana Pensiun, yang pada
dasarnya harus dikembangkan untuk pembayaran Manfaat Pensiun.
Pengadaan Barang dan Jasa bukan diperlakukan sebagai tujuan atau
sasaran yang harus selelu terpenuhi dan tercapai, tetapi sebagai pengorbanan
dan upaya untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Dengan demikian, Biaya dan pengeluaran untuk Pengadaan Barang dan Jasa
tidak ditetapkan sebagai Target yang harus dicapai dan dilampaui didalam
Rencana Kerja dan Anggaran, melainkan sebagai batas Anggaran yang sedapat
mungkin dibatasi pelaksanaannya, dan dihindari pelampauannya.
Pengadaan Barang dan Jasa selalu berorientasi pada perhitungan
perolehan manfaat penggunaan semaksimal mungkin, dengan harga dan biaya
seminimal mungkin
Untuk memperoleh hasil guna secara optimal, Barang dan Jasa yang
digunakan sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun harus
memiliki kualitas dan spesifikasi yang tepat dan sesuai dengan keperluannya,
dengan konsekuensi berupa biaya penggunaan/pemanfaatan serta biaya
pemeliharaan yang minimal.
Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilaksanakan dengan
memperhitungkan kemampuan dan kesiapan dari seluruh jajaran Dana Pensiun
untuk dapat menggunakannya dengan optimal.
Pengadaan Barang dan Jasa juga harus mempertimbangkan dan selalu
memperhitungkan kemungkinan dilakukannya pengembangan dan upgrading
atau penyesuaian dan perubahan sejalan dengan tuntutan perkembangan
kegiatan tata kelola Dana Pensiun.
Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilaksanakan dengan
memperhatikan dampak dan akibat yang akan timbul karena keberadaan dan
penggunaannya, agar tidak menimbulkan konsekuensi sampingan yang akan
mengurangi nilai penggunaannya bagi kepentingan Dana Pensiun secara
keseluruhan.
DANA PENSIUN
ABCD
PENGURUS