El estudio administrativo del proyecto comprende el análisis del marco jurídico en el cual va a
operar la unidad empresarial como paso previo a la definición del tipo de empresa que se va a
constituir, la determinación de la estructura organizacional más adecuada, aspectos de
contratación de personal a las características y necesidades del proyecto y la descripción de los
sistemas, procedimientos y reglamentos que orientan y regulan las actividades para operación.
El conocimiento del marco legal en que se operará el proyecto también es fundamental para el
éxito del mismo, por ello se estudian las normas que regularán las distintas acciones en los
períodos de gestación, implementación y operación; es decir, que se ajuste a las leyes, decretos,
reglamentos y demás normatividad que regulan su actividad.
El ordenamiento jurídico en los ámbitos tributarios, laborales, comerciales y civiles, condicionará
las actividades operativas del proyecto, lo cual obliga a un conocimiento detallado de las mismas
para identificar la manera como facilitan, condicionan o restringen la actividad empresarial que se
proyecta desarrollar.
En síntesis, se debe establecer las principales regulaciones de tipo legal a las cuales va a estar
sometido el proyecto, analizar la incidencia de las mismas y encontrar la manera de cumplir con
ellas para evitar traumatismos durante la implementación y operación.
Para el desarrollo de las actividades de implementación y operación del proyecto, se analizan las
ventajas y desventajas que ofrecen los diversos tipos de empresas de acuerdo con su constitución
jurídica hasta seleccionar el más adecuado a las características del proyecto, las aspiraciones y
posibilidades de quienes están interesados en realizarlo.
Se pueden constituir empresas individuales y sociedades. Las primeras pertenecen a un sólo
propietario y las segundas son las que se constituyen entre varios socios.
Hay sociedades de personas, de capital y mixtas. Entre las de personas están: colectivas, las
comandita simples, cooperativas y comunitarias. Las de capital son las anónimas, comandita por
acciones y de acciones simplificadas. Las sociedades de responsabilidad limitada son mixtas.
Tanto la empresa individual como los tipos de sociedades presentan una serie de ventajas y
desventajas que deben ser analizadas para establecer cuál es la que más se adecua a las
necesidades del proyecto. Es importante analizar los requisitos exigidos en cada caso. Entre los
aspectos condicionantes que se deben tener en cuenta al analizar las diversas alternativas de
constitución empresarial, están:
Tamaño del proyecto. Condiciona el tipo de empresa, siendo más práctico constituirse como
empresa individual, sociedad de responsabilidad limitada o colectiva cuando es micro o pequeña
empresa, y como anónima cuando son medianas o grandes empresas.
Número de aportantes. La cantidad de socios que van a participar condiciona el tipo de empresa
a constituir. Por ejemplo, para la constitución de una cooperativa se requiere un mínimo de 20
asociados, para una sociedad de responsabilidad limitada un máximo de 25, para una empresa
individual un solo propietario; la sociedad anónima no tiene tope en cuanto al máximo de socios
pero requiere un mínimo de 5; es decir, cada una permite un determinado número de socios.
3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Las actividades necesarias para la ejecución y operación del proyecto deben ser programadas,
coordinadas, realizadas y controladas. De hace necesario diseñar una estructura organizativa
que se encargue de asumir dichas tareas, cuya implementación tendrá repercusión tanto en el
monto de las inversiones iniciales como en los costos operacionales del proyecto; se requiere
analizar este aspecto de manera clara y concreta para permitir cuantificación de costos originados.
La organización es el área básica que se encarga de establecer una estructura a partir de las
funciones que deberán desempeñarse con el propósito de alcanzar los objetivos del proyecto, la
estructura organizacional facilita la creación de un medio ambiente propicio para el personal.
También permite agrupar actividades semejantes a ejecutar para lograr los objetivos, cada grupo
de actividades afines se encarga a una persona con autoridad para orientar, dirigir y controlar a las
personas que serán responsables de la ejecución de tareas específicas que permitan el logro de
las metas preestablecidas. También facilita la creación de mecanismos de coordinación horizontal
y vertical entre las diferentes unidades de la estructura organizacional, constituidas por diversas
agrupaciones de actividades.
Se deben analizar las condiciones existentes y diseñar la estructura más adecuada a las
necesidades de la empresa. Cuando ésta se encuentre en funcionamiento deberá preverse la
incidencia de las actividades del proyecto en la organización actual y si es del caso rediseñar su
estructura. En esta situación debe presentar tanto la estructura actual como la propuesta.
La organización que sea asumida tendrá un efecto directo en las inversiones y costos asociados
con el tamaño, y un efecto indirecto en los costos de operación resultantes de los procedimientos
administrativos relacionados con la tecnología y la complejidad de la estructura organizativa.
La acción directa sobre las inversiones se hace evidente por la necesidad de contar con oficinas y
espacios adecuados a las exigencias de la estructura organizacional y al personal administrativo
requerido, así como los muebles, enseres y equipos necesarios para su dotación. Se puede
decidir entre comprar, construir o tomar en arrendamiento.
La acción indirecta tiene que ver con los costos de funcionamiento ocasionados por los
procedimientos administrativos que se implanten, ya sean contables, computacionales, legales, de
control; estos procedimientos se diseñan luego de definir la estructura administrativa.
El diseño de la estructura organizacional debe concordar con las condiciones y características del
entorno, el estudio de mercado y aspectos técnico, en especial con el tamaño del proyecto. Se
debe adecuar a las necesidades de la empresa. La estructura debe ser flexible, de tal manera que
permita adecuaciones a medida que se presenten variaciones en el transcurso del tiempo.
En la propuesta de estructura organizacional se deben tener en mente la etapa de ejecución y el
período de operación del proyecto. La etapa de ejecución del proyecto tiene que ver con las
construcción y materialización del mismo, incluye la adquisición de terrenos, compras de
maquinaria y equipos, construcción y montaje y adecuación de espacios, por lo cual es necesario
indicar como será administrada y controlada la realización de actividades. Es necesario identificar
el personal mínimo requerido y su remuneración durante el tiempo que se requiera.
El período de operación incluye la producción y comercialización, en él se elaboran los bienes o se
prestan los servicios, de acuerdo con los programas de producción y comercialización. Dado el
tamaño del proyecto, lo más probable es que inicialmente se deba proponer una estructura muy
sencilla en donde se contemplen las agrupaciones de las actividades básicas de producción,
comercialización y finanzas.
Es conveniente profundizar en diversos temas del área de organización y es necesario tener en
cuenta que cada proyecto empresarial presenta características propias, que obligan un diseño
organizacional acorde con los requerimientos específicos del mismo, por lo cual no son aceptables
estructuras propuestas con ligereza o copiadas de otras empresas en condiciones diferentes.
La definición de la estructura formal de una empresa generalmente se realiza incluyendo:
4 FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
5 CALCULO DE RECURSOS
Con respecto a las necesidades de recurso humano, éstas han sido determinadas, sin embargo,
pueden revisarse los requerimientos de personal para desarrollar las funciones administrativas,
con el fin de establecer si han sido previstos todos los recursos indispensables para la ejecución
de los programas y procedimientos.
También se identifican los recursos físicos que serán necesarios para apoyar las actividades
administrativas: instalaciones físicas para oficina, vehículos yen general los bienes muebles e
inmuebles requeridos por la estructura organizativa. Los recursos financieros se estimarán como
consecuencia directa de las necesidades anteriores y se cuantificarán conjuntamente con las
demás variables técnicas. En síntesis, los principales aspectos del estudio administrativo son:
• La descripción y análisis del marco legal en que se Implementará y operará el proyecto.
• La definición del tipo de empresa que se va a constituir, con la correspondiente justificación
para la selección hecha y la inclusión de las implicaciones de la misma.
• La Identificación de los requisitos que se deben cumplir para la constitución jurídica.
El diseño de la estructura organizacional la cual puede ser concebida por etapas en la medida
en que la empresa evolucione y de acuerdo con los planteamientos hechos al definir el tamaño.
• El funcionamiento de la organización se explica en las relaciones interiores de la empresa,
sistemas de información, manuales o instructivos y, reglamentos con sus elementos básicos.
• Identificarse recursos físicos requeridos para Implementación de actividades administrativas.