Nama : Ardi Apriliadi

NIM : 0901004

Jurusan : Pendidikan Manajemen Perkantoran 2009 A

Deskripsi tentang Manajemen Perkantoran

Kantor dalam percakapan sehari-hari dan dunia ilmu pengetahuan mempunyai makna
berbilang. Sedikitnya ada lima kata sepadan untuk istilah kantor itu:
1. Jasa
2. Jabatan
3. Gedung kantor
4. Ruang kerja
5. Biro

Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan tata
usaha atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Sedangkan majemen kantor adalah seni membimbing personalia kantor dalam pemanfaatan
alat-alat yang cocok dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang ditentukan.

Manajemen kantor sedikitnya mempunyai dua buah definisi. Definisi pertama,

manajemen kantor adalah perncanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan
pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Definisi kedua, manajemen kantor merupakan seluruh kegiatan penataan yang berhubungan
dengan pelaksanaan tatausaha informasi yang bermakna bagi proses tersebut mampu
menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Oleh karena itu
pada garis besarnya, manajemen kantor sering dinamakan “Administrasi Kantor” adalah
cabang ilmu manajemen yang merupakan keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan
dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan
informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Ternyata hampir seluruh kantor, besar atau kecil, pada dasarnya memiliki kegiatan rutin
dan organisasi yang hampi serupa. Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan
peralatan aktivva. Pemrosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokan ke dalam
bagian-bagian berikut:

1. Penghisaban hasil pelaksanaan.

2. Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.
3. Komunikasi tulisan atau lisan.
4. Sistimatis dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.

Untuk apakah kegiatan-kegiatan diatas itu dilakukan? Keempat kegiatan tersebut

diperlukan untuk efisiensi koordinasi permodalan, distribusi, dan produksi. melalui titik pusat
yang di kenal sebagai “kantor” itu, kordinasi membeerikan kemudaha bagi analisa sejarah
untuk pengawasan dipermudah.

Di bawah ini akan dikemukakansebuah contoh perusahaan industri kecil khayalan untuk
memberikan gambaran sifat koordinasi dari sebuah kantor. Apakah yang harus dilakukan
seorang petugas staf andaikata terjadi transaksi pembelian ? apabila pembelian harus
dilakukan, maka seorang petugas staf harus menyelesaikan beberapa hal seperti di bawah ini :

1. Menerima penggusulan dari bagian gudang aataau pemabrikan.

2. Menyampaikan pengusulan itu melalui percakapan telepon kepada calon penjual atau
mempersiapkan penelitian tertulis mengenai catatan harga dan tanggal penyerahan
barang.
3. Menerima dan memeriksa laporan, faktur, dan catatan.
4. Melanjutkan tindakan melalui telepon atau surat yang berhubungan dengan penundaan
atau kesalahaan pengiriman. (surat – surat itu memeerlukan pekeerjaan pendiktean dan
pemposan).
5. Mengarsipkan faktur, kope-kope surat, dan berkas lainnya.
6. Mempersiapkan, mencatat, dan mengirimkan cek atau alat pembayaraan lainnya.

Dengan mempelajari kegiatan –kegiatan kantor sebagai umpama, tampaklah bagi kita
bahwa kantor tersebut pada hakekatnya bertindak sebagai perancangan kebijaksanaan,
perantara, tempat penyelesaian soal, koordinator,dan tempat penghubung bisnis dengaan
masyarakat.
Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
Adalah menarik kiranya, bahwa kantor sebagai sesuatu yang bersifat fungsi
eksekutif, haru bertindak pula sebagai pusat syaraf administrasi. Dengan demikian, kantor itu
membantu perumusan dalam membuat keputusan mengenai hasil barang apa yang di
buat,kapan membeli bahan, ke daerah mana akan dijual, laporan apa yang perlu di
persiapkan, dan berbagai kegiatan penting serupa lainnya. Pada dasaarnya, kantor itu menjadi
jantung kegiatan usaha dalam memberikan informasi dalam pembelian, penjualan,
penyimpanan, keuangan, dan komunikasi. Kantor merupakan pusat sentripetal dan sentrifugal
lalu-lintas bisnis.

Kantor sebagai perantara

Sebagai perantara, kantor bertindak sebagai pelayan untuk menghubungkan bagian-
bagian suatu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan dalam proses pemabrikan atau
kerajinan tangan. Untuk melaksanakan tugas ini, kegiatan kantor tersebut meliputi kegiatan
untuk menetapkan sistim dan prosedur kantor untuk mengadakn transaksi pembelian,
mengadakan komunikasi kantor dengan menggunakan formulir, mendikte dan mengetik
surat, menggunakan telepon dan telkomunikasi lainnya, mengarsipkan dan mengirimkan
formulir atau surat, dan mencatat data, menyiapkan dan mengirim cek atau alat pembayaran
lainnya. Sebagai perantara, kantor perrlu menghubungkan manajer merkettin g penjualan
dengan majajer gudang dan manajer produksi.

Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan

Kantor sebagai tempat penyelesaian masalah dapat diterangkan melalui transaksi beriktu
ini. Jika barang terjual, sama seperti kegiatan membeli barang, kegiatan dibawah ini
diperlukan:

1. Menerima pesanan melalui surat, telegram atau telepon.

2. Memperoleh laporan kredit melalui dokumentasi yang ada.
3. Mensahkan pengiriman barang oleh kantor.
4. Mempersiapkan, mencatat, dan mengirimkan faktur penjualan
5. Mendiktekan dan mengirim surat.
6. Mengarsipkan semua catatan ditempat yang benar.
7.
Kantor sebagai koordinator
Kantor tidak hanya sebagai pusat administrasi, perantara dan penyelesain persoalan.
Kantor pun bertindak sebagai koordinator disebablkan suatu kenyataan, bahwa pabrik
memiliki sejumlah pekerja yang harus digaji dan juga harus diawasi. Dalam hal seperti itu,
kantor harus melengkapi, melacak, dan mengarsipkan catatan pekerjaan. Selain itu, kantor
pun menyusun laporan untuk mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan tersebut. Semuanya
dipadukan dan diserasikan oleh kantor .

Kantor sebagai penghubung dengan masyarakat

Kantor tidak hanya berhubungan degan orang dalam (dalam arti mengurus dirinya
sendiri), tetapi juga berhubungan dengan orang luar. Dalam beberapa perusahaan, langganan
atau penjualan mungkin datang sendiri ke kantor untuk menyelesaikan transaksi bisnisnya.
Dengan cara itu, kantor meenjadi tempat penghubung antara perusahaan tersebut dan
masyarakat.

Daftar pustaka:

Komaruddin, Manajemen Kantor Teori dan Praktek, Bandung: PT Trigenda Karya, 1993