Anda di halaman 1dari 25

DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

BUSINESS COMMUNICATION

Answer any 5 of the 7 questions below.

Jawab 5 dari 7 soalan-soalan di bawah ini

SOALAN 1

1 a) Senaraikan sekurang-kurangnya 5 (LIMA) halangan utama dalam

komunikasi perniagaan.

Lima halangan utama dalam komunikasi ialah:

1. Prasangka / prejudis

Keadaan dimana kita telah menduga terlebih dahulu kepada apa

yang akan diberi atau disampaikan, kerap kali kita terlebih dahulu

telah mendengar kepada apa yang kita hendak dengar atau kita

telah dahulu telah berfikir apa yang kita akan dengar.

2. Perhubungan

Keberkesanan sesuatu komunikasi juga bergantung kepada

perhubungan dengan orang yang memberi mesej. Andai

perhubungan sesama orang ramai tidak baik, keberkesanan

sesuatu komunikasi mungkin akan gagal atau berhenti sesamanya.

3. Respon emosi

Sesuatu komunikasi tidak akan Berjaya jika seseorang (samaada

penyampai atau penerima) mempunyai tahap emosional yang tinggi

Jika tahap emosi tinggi pada sebahagian (samaada penyampai atau

penerima) sebaik-baiknya di antara mereka perlu menunggu

1
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

beberapa ketika/sementara sebelum meminta untuk menambah

mesej.

4. Isyarat badan ( Non-verbal signal )

Ia merujuk kepada “bahasa badan” dimana ia boleh menberi tindak

balas yang bernilai atau tidak kepada komunikasi yang dilakukan.

Contoh, memek muka yang dipamerkan semasa bercakap samaada

sukar atau tidak dengan sesuatu komunikasi yang sedang berjalan

itu.

5. Bahasa yang digunakan

Latar belakang , pengetahuan dan pengalaman kita juga

mempengaruhi kefahaman kita.

Bahasa asing, dialek daerah, pelat, tekanan suara juga bahasa

yang perlu guna cara teknikal atau istimewa untuk difahami perlu

selalu diperhatikan dan diambil kira bagi memberi keberkesanan

dalam sesuatu komunikasi.

2
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

b) Gunakan sebarang model dalam proses komunikasi untuk

menerangkan bagaimana pertukaran maklumat berlaku. Sokong hujahan

anda dengan mengillustrasikan model tersebut.

Penghantar Maklumat

1) Merangka mesej dalam minda.

Perhati dan cari apa yang ingin

disampaikan untuk memberi mesej

tersebut. Ini semua dilakukan dalam

otak atau dengan kata lain mendraf

apa-apa yang ingin disampaikan

semuanya masih dalam minda sedar

tanpa ada apa-apa nota yang ditulis

lagi.
2) Memulakan menulis/menaip di atas

kerja ( kertas / computer ).

Meletakkan apa-apa maklumat yang

ingin disampaikan ke dalam / atas

apa-apa cara komunikasi yang ingin

disampaikan yang difikirkan

berpadanan atau bersesuaian diantara

dirinya dengan penerima maklumat

tersebut ( samada lisan,surat bertulis,

email dan sebagainya ).

3
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3) Pilih saluran komunikasi yang

bersesuaian.

Pilih saluran yang kita pasti selesa,

selamat dan yang paling penting ia

sampai tepat pada tempat, masa dan

orang yang akan menerima maklumat

tersebut.

Di dalam pemilihan saluran yang akan

digunakan ini, perlu ambil perhatian

bagi memastikan maklumat tersebut

sampai kepada penerima. Ini kerana

andai penggunaan saluran tidak tepat

segala proses pertukaran maklumat

akan gagal dan seterusnya memberi

imej yang buruk kepada penghantar /

penyampai serta organisasi yang

menyampaikan maklumat itu.

Penerima

4
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

4) Membaca, menerima,

mendengar ( Decode ).

Di sini merupakan langkah

komunikasi yang paling

penting. Kegagalan

memahami / mentafsir

maklumat yang disebabkan

oleh pelbagai halangan yang

berlaku seperti penggunaan

bahasa yang tidak difahami,

tahap pendengaran penerima

yang tidak jelas dan

sebagainya. Ia juga langkah

pertama untuk mendapat

maklum balas daripada

penerima maklumat ke atas

sesuatu perkara yang ingin

disampaikan. Contoh: jika

surat tidak sampai,

komunikasi terus akan gagal

5
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

5) Memahami mesej yang

disampaikan.

Distroksi ( pemutarbalikan )

mesej yang disampaikan

akan terjejas jika penghantar

tidak berhati-hati / cuai dalam

menyampaikan maklumat.

Contoh paling ketara bila

menyampaikan maklumat

secara lisan beliau

menggunakan intonasi suara

yang tidak enak didengar dan

jika menggunakan tulisan

beliau menggunakan bahasa

yang tidak sesuai atau tidak

kena untuk diberi kepada

penerima mesej. Jika mesej

diberi dengan cara yang

senang difahami dan dapat

diterima oleh penerima

barulah tindakbalas akan

dapat diberi oleh penerima

maklumat itu.

6
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

6) Tindakbalas /

maklumbalas

Tindak-tanduk kesopanan

dan tatasusila serta disiplin

sangat penting untuk

membalas setiap maklumat

yang diterima samada ingin

dipenuhi, dijawap atau tidak,

perlulah dengan cara yang

berhemat dan tidak menyakiti

hati penghantar mesej

tersebut.

SOALAN 2

7
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

2 a) Mesej lisan dan bukan lisan adalah saling berkaitan. Nyatakan 5

( lima ) komponen mesej lisan dan 5 ( lima ) contoh mesej bukan lisan.

5 komponen mesej lisan ialah:-

1) Telefon

Paling baik digunakan untuk menyampaikan maklumat dengan

cepat dan dalam masa yang sama dengan penerima maklumat.

Keberkesanan cara ini diakui mempercepatkan segala urusan

terutama dalam komunikasi dalaman sesuatu organisasi. Contoh

penyelia ladang yang berada dipejabat estet ingin mengarahkan

mandor ladang supaya pergi ke blok 89A untuk memerhatikan

pekerja meracun rumpai, telefon atau walkie-talkie digunakan

untuk menyampaikan arahan tersebut. Ini mempercepatkan

tindakan / maklumbalas yang akan dilakukan oleh mandor

tersebut.

2) Saling berhadapan dan berpandangan ( face to face discussion )

Cara yang paling biasa digunakan dalam menjalani kehidupan

seharian. Dimana kita selalu bersama isteri / anak di rumahuntuk

bercerita, meminta , berjenaka dan sebagainya. Manakala di

pejabat dengan rakan setugas untuk menjalankan tugasan

pejabat.

3) Persembahan kerja ( Presentation )

8
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

Selalu digunakan untuk menyampaikan isi-isi projek, laporan,

data graf, analisis dan juga penyampaian yang dilakukan untuk

mendapatkan sesuatu projek atau tugasan. Biasanya dilakukan

di dalam bilik seminar, bilik mesyuarat atau dewan besar bagi

menyampaikan mesej.

4) Mesyuarat, seminar, persidangan.

Merupakan komunikasi lisan yang melibatkan jumlah penghantar

dan penerima maklumat yang ramai. Antara contohnya seperti

mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah Sime Darby, seminar

keusahawanan dan juga persidangan WHO sedunia.

5) Persidangan video ( video conference )

Biasa dilakukan oleh organisasi yang mempunyai rangkaian

cawangan, stesen atau staff yang berada jauh dari ibu pejabat

bagi membolehkan pertukaran maklumat dilakukan serta

persidangan video dalam talian.

5 komponen mesej bukan lisan

1) Memo

Biasa di gunakan di dalam organisasi dalaman sahaja. Dilakukan

bagi memberi arahan untuk dilaksanakan dalam bentuk bertulis.

2) Notis

Digunakan samaada dalam komunikasi dalaman atau luaran. Ia

bagi memberitahu mengenai sesuatu perkara yang akan

dilakukan organisasi, maklumat am dan sebagainya.

3) Minit mesyuarat

9
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

Agenda-agenda, perkara berbangkit, serta hal-hal lain yang

diutarakan serta lisan semasa mesyuarat perlu ditulis sebagai

minit mesyuarat perlu ditulis sebagai minit mesyuarat dan perlu

diedarkan kepada yang terlibat selepas mesyuarat ditangguhkan.

4) E-mail

Merupakan teknologi yang ada, yang boleh digunakan untuk

menyampaikan maklumat. Ada yang berbentuk formal dan lebih

banyak yang informal.Kebaikannya ia boleh disertakan dengan

fail dokumen yang boleh dikepilkan bersama untuk dimuat turun

oleh penerima ( attachment )

5) Surat

Merupakan alat komunikasi bukan lisan yang paling penting

dalam melakukan sesuatu perhubungan secara rasmi. Ia boleh

samada dalam formal atau informal. Juga boleh digunakan

sebagai bukti “ hitam putih” bila berlaku sesuatu perkara.

2 b) Komunikasi lisan selalu diamalkan dalam kebanyakan organisasi.

Huraikan 4 ( EMPAT ) faktor-faktor yang perlu diutamakan dalam

komunikasi perniagaan.

10
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

Antara faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi lisan dalam

organisasi ialah:-

1) Perbincangan muka ke muka ( face to face discussion )

Antara faktor yang perlu yang perlu diambil dalam sesi perbin

cangan ini ialah:-

i. Penerima

Semasa perbincangan dilakukan perlu ambil berat

bahasa badan, intonasi suara, gaya percakapan,

dan adap susila semasa perbincangan kerana

kesilapan dalam menjaga hal berikut boleh

menyebabkan sesi perbincangan akan terjejas dan

seterusnya memberi imej yang tidak baik kepada

organisasi.

ii. Masa bekerja

Penghantar maklumat perlu mengikut masa bekerja

yang sesuai dengan penerima maklumat.

2) Mesyuarat

Antara faktor yang perlu diambilkira semasa mesyuarat

dilakukan ialah:-

11
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

i. Keselamatan / sekuriti

Faktor ini perlu diambilkira kerana hanya yang

dipanggil untuk menghadiri mesyuarat sahaja perlu

menghadirinya bagi mengelakkan kerahsiaannya

bocor.

ii. Laporan bertulis

Ia perlu diminitkan bagi setiap apa yang diutarakan

dalam percakapan lisan semasa mesyuarat

berlangsung.

3) Persidangan video ( video comfernce )

Faktor yang perlu diambil kira ialah:-

i. Kos

Ia memainkan peranan kerana belanja yang perlu

dikeluarkan untuk menyediakan peralatan /

rangkaian talian memerlukan wang yang banyak.

ii. Jarak

Jarak yang jauh antara ibi pejabat, stesen dan staff

membolehkan kesesuaian penggunaan

persidangan video dilakukan antara organisasi.

4) Telefon

Antara faktor yang perlu diambilkira semasa perbualan telefon

ialah:-

12
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

i. Kadar segera ( urgency ).

Pengguna yang cepat untuk mendapat

maklumbalas daripada penerima. Sesuai untuk

mengesahkan sesuatu penerimaan penghantaran

atau hal-hal yang memerlukan jawapan segera.

ii. Masa bekerja

Perlu juga diambil kira, bila dilakukan pada waktu

telah habis masabekerja, maka tiadalah jawapan

dari penerima, perlu juga ambil tahu waktu kerja

penerima.

SOALAN 3

13
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3 a) Nyatakan dan terangkan secara ringkas 5 ( LIMA ) cara untuk

menjadikan persembahan awam mencapai golongan sasaran dengan

jayanya.

5 cara menjadikan persembahan awam mencapai golongan sasaran dengan

jayanya ialah:-

1) Sebelum memulakan ucapan, fikir tentang tujuan, idea utama dan buat

kajian mengenai demografi pendengar kita.

2) Untuk meningkatkan kemahiran dalam ucapan awam, hendaklah

sentiasa berwaspada agar tidak terlalu yakin bahawa isi-isi yang

disampaikan nanti akan menemui kejayaan bila setiap kali dilakukan

pengucapan awam.

3) Manusia akan cenderung merasa ragu-ragu dengan isi ucapan kita

dengan menganggap kita sebagai seorang individu atau orang

perseorangan. Jadi kita harus sentiasa bersedia menghadapinya.

4) Pastikan anda menjaga tutur kata kerana terlajak kata amat sukat

untuk ditarik semula, seperti pepatah “terlajak perahu boleh diundur tapi

terlajak kata memeng sukar untuk diundur”.

14
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3 b) Anda diberi satu tajuk untuk membuat persembahan awam dalam

organisasi anda. Cadangkan 3 teknik yang boleh mempertingkatkan minat

golongan pendengar dan terus terbabit.

3 teknik yang boleh mempertingkatkan minat golongan pendengar dan terus

terbabit ialah:-

1) Sentiasa menanyakan pelbagai soalan cepu emas kepada

pendengar, dan andai mereka dapat menjawap dengan baik walau

tidak tepat, kita boleh memberi sedikit saguhati seperti kek muffin,

coklat dan sebagainya.

2) Menyediakan selingan video-video lucu yang dimuat turun

daripada “youtube” bagi menghilangkan rasa mengantuk

pendengar.

3) Bercakap dalam keadaan sedikit humor yang selamba dan tidak

mengada-ngada atau berlebih-lebihan.

15
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3 c) Rasa gementar dan tidak yakin di hadapan khalayak adalah satu

perkara biasa. Senaraikan sekurang-kurangnya, 9 ( SEMBILAN ) cara

untuk mengatasi perasaan sedemikian dalam usaha untuk menjayakan

persembahan awam.

Antara cara untuk mengatasi perasaan gementar di khalayak ramai

ialah:-

1) Sebelum memulakan ucapan, perlu didahului dangan ucapan

salam, sedikit doa permulaan ucapan bagi muslim atau memberi

tunduk hormat seketika kepada pendengar.

2) Cuba tarik nafas yang panjang sedalam-dalamnya sekurang-

kurangnya lima kali.

3) Jika disitu ada menyediakan air, cuba minum air yang

disediakan di hadapan bila merasa gemuruh untuk meredakan

ketegangan.

4) Cuba mengajak pendengar untuk bersama-sama menarik nafas

dalam-dalam untuk sama-sama merasa tenang.

5) Cuba berjalan dari tempat pengucapan ke tempat duduk

pendengar sambil cuba-cuba bertanyakan nama kepada dua

atau tiga orang pendengar yang ada.

6) Berhenti seketika 5 saat dan cuba bertanya kepada pendengar

samada ada soalan atau ada perkara yang tidak faham

mengenai apa yang telah diutarakan.

7) Mengajak pendengar untuk menonton slide-slide lucu yang ada

disimpan, dimana ia boleh mengurangkan ketegangan

penyampai dan terutama pendengar.

16
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

8) Bawa sedikit saguhati untuk diberikan kepada pendengar bila

anda merasa sedikit gementar. Hanya diberi kepada pendengar

yang ada memberi respons samada bertanya soalan atau

memberi pendapat.

9) Memanggil seseorang atau dua daripada pendengar untuk

tampil ke hadapan membantu anda dalam membuat demo bagi

membangkitkan keyakinan diri, dengan hanya berinteraksi

dengan mereka yang anda panggil ke hadapan sahaja.

10) Bersedia dengan teks-teks ucapan supaya tidak lari dari tajuk

yang hendak disampaikan.

SOALAN 4

4 a) Terangkan 5 ( LIMA ) pendekatan-pendekatan langsung dalam

penulisan laporan perniagaan.

5 ( LIMA ) pendekatan-pemdekatan langsung dalam penulisanlaporan

perniagaan ialah:-

1) Tajuk ( heading )

Perlu ada 2 tajuk di dalam laporan iaitu nama syarikat dan tajuk

laporan.

2) Terma-terma ( term / reference )

Pada seksen ini perlu dinyatakan dengan jelas kenapa laporan

ini ditulis. Apa yang dipohon ?, bila dipohon ?, bila komunikasi

kita perlu dibuat.

17
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3) Prosedur

Berikan penerangan dengan jelas cara yang digunakan untuk

mengumpul data / maklumat. Barangkali boleh diadakan sesi

temuduga, lawatan, isu-isu berbangkit dan sebagainya.

4) Penemuan ( findings )

Ia merupakan seksen yang paling panjang di dalam sesuatu

laporan. Terus ke prosedur setiap isi dengan isi gunakan nombor

dan subheadings untuk setiap seksen.

5) Rumusan penutupan ( conclusions )

Pastikan tiada fakta baru yang dicadangkan diseksen ini. Perlu

lihat semula pada “ penemuan “dan nyatakan inplikasi yang lojik

kepada mereka. Apa yang kamu selalu simpulkan daripada

penemuan tadi.

18
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

4 b) Selaku seorang pengurus, dia harus mampu membaca dan menulis

semua jenis laporan. Nyata dan terangkan 5 ( LIMA ) prinsip

bagaimana laporan-laporan dibuat dalam dunia perniagaan.

5 prinsip bagaimana laporan-laporan dibuat dalam dunia perniagaan

ialah:-

1) Perlu tulis perkara yang yang benar dan tidak menulis perkara

yang salah atau menyimpang dari perkara yang telah

direkodkan.

2) Tidak memilih kasih.

Perlu ada keadilan kepada semua yang terlebat dalam laporan

tersebut.

3) Perlu kenal pasti data.

Laporan merupakan rangkaian beberapa siri untuk belajar dan

membuat penyiasatan. Seseorang mungkin memerlukannya

untuk membuat keputusan berdasarkan maklumat yang ada.

Laporan perlu dipenuhi tanpa ada perkara yang diketepikan atau

menyimpang.

4) Objektif.

Letakkan tujuan dan kecenderungan untuk mengeluarkan

laporan tetapi tidak perlu bila ada permintaan.

5) Penyelesaian yang lojik.

Dengan menggunakan tanda nombor, kelompok apa yang

dijumpai di bawah tajuk dan sub tajuk.

19
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

6) Konsisten ( Be consistent )

Pastikan semua ayat di dalam setiap siri mengikut cara

tatabahasa yang sama. Pastikan juga gunakan jarak yang sama

bagi laporan dan tajuk dan sub tajuk. Perhatian yang diberi akan

membuatkan laporan itu jelas dan memberi tanggapan yang

baik.

7) Ringkas ( concise )

Elak daripada menceritakan setiap isi dengan panjang lebar. Cek

semula setiap maklumat pastikan ia tepat mempunyai alasan

yang tepat.

8) Jelas ( be clear )

Guna cara yang mudah dan senang dibaca yang akan

memudahkan pembaca untuk membacanya.

20
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

SOALAN 5

5 a) Dalam perniagaan, banyak mesyuarat diadakan. Ia adalah cara yang

berkesan dalam proses komunikasi. Nyatakan 5 ( LIMA ) jenis-jenis

mesyuarat yang diadakan di dalam organisasi anda dan bincangkan

tujuan-tujuannya.

5 jenis-jenis mesyuarat yang diadakan di dalam organisasi dan tujuan-

tujuannya ialah:-

1) Mesyuarat Tahunan ( Annual General Meeting (AGM) )Koperasi

Kakitangan MPOB

Biasa diadakan setiap sekali setahun.

Tujuannya ialah :-

I. Untuk memilih pucuk pimpinan tertinggi dan AJK yang

baru.

II. Memberi laporan aktiviti dan juga kewangan Koperasi

dalam tahun berkenaan.

2) Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah MPOB

Dihadiri oleh semua pemegang saham dalam MPOB, Ahli

Lembaga Pengarah MPOB, wakil Kementerian Perusahaan

Perladangan dan Komoditi, wakil Kementerian Kewangan

Malaysia serta Pengerusi MPOB dan Ketua Pengarah MPOB.

Tujuannya ialah :-

I. Untuk mengkoordinasi atau mengatur semula pelbagai

aktiviti di dalam organisasi.

II. Memberi laporan aktiviti, dividen kepada pemegang

saham dan juga kewangan dalam tahun berkenaan.

21
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

3) Mesyuarat Luar Biasa (EGM) Kelab Sukan Dan Sosial MPOB

Pernah dilakukan ekoran penarikan diri Pengerusi Kelab, Encik

Rosmidi b. Miswan hanya setelah tiga ( 3 ) bulan dilantik semasa

Mesyuarat Tahunan pada 18 Julai 2010 yang lalu.

Tujuan diadakan mesyuarat ini ialah :-

I. Untuk mencari calon pengganti yang bersesuaian bagi

menggantikan beliau.

4) Mesyuarat Bahagian Unit Perundingan dan Implementasi Projek

( PIP ) MPOB seluruh zon di Malaysia

Ia diadakan setiap enam (6) bulan sekali dalam setahun. Ia

melibatkan semua pegawai unit setiap zon.

Tujuannya ialah :-

I. Membentangkan laporan kemajuan projek Integrasi

Ternakan, Integrasi Tanaman dan Skim Bantuan Anak

Benih Sawit Berkualiti setengah tahun dan juga akhir

tahun yang telah dan sedang dijalankan di zon masing-

masing.

II. Bertukar pandangan dan pendapat mengenai masalah

yang wujud di setiap zon bagi mendapatkan pelbagai idea

untuk menyelesaikan pelbagai masalah yang timbul.

22
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

5) Mesyuarat Pengurusan Tertinggi setiap bahagian di MPOB

Ia dihadiri oleh semua pengarah di setiap bahagian dan

dipengerusikan oleh Ketua Pengarah MPOB sendiri Dato’ Dr.

Mohd Basri b. Wahid.

Tujuannya ialah :-

I. Untuk menyampaikan pelbagai maklumat tentang aktiviti

yang sedang dan akan dijalankan oleh pihak pengurusan

dari semasa ke semasa.

II. Untuk berbincang mengenai pelbagai perkara bagi

mendapatkan idea bagi menjalankan sesuatu projek

daripada pihak kementerian dan juga kerajaan Malaysia.

5 b) Visual yang tersedia boleh menjadikan sesuatu laporan atau

persembahan lebih menarik. Huraikan 4 (empat)kelebihan

menggunakan menggunakan visual-visual.

Kelebihan menggunakan visual ialah :-

1) Data yang terkumpul lebih mudah untuk difahami bila

menggunakan persembahan visual.

Contoh penggunaan carta bagi menunjukkan peratusan

penggunaan laman web yang selalu dilayari oleh pengguna

internet. Ia dapat dibaca dengan lebih jelas dan tepat tanpa perlu

membaca fakta bertulis berulang kali. Ini kerana hanya dengan

sekali pandang sudah boleh mengetahui laman web yang paling

banyak dilawati penggguna melalui ruangan pecahan yang lebih

besar.

23
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

2) Memberi imej yang baik kepada penyampai dan organisasi yang

memberi maklumat

Ini kerana setiap persembahan visual mempunyai warna,

pelbagai simbol dan lain-lain yang boleh menarik perhatian dan

pandangan penerima maklumat. Contoh penggunaan peta dan

diagram yang dibuat bagi menunjukkan taburan keluasan

kawasan penanaman komoditi seperti sawit, koko, padi dan

sebagainya. Bila diletakkan di dalam pelbagai buku, ia akan

menarik perhatian pembaca tidak kira umur untuk membeleknya.

Ini disebabkan di dalam visual ini, ia dipenuhi dengan pelbagai

warna dan symbol yang menarik perhatian.

3) Lebih mudah dialihkan ke dalam projector bagi persembahan

awam

Ini kerana setiap maklumat yang ada telah dikecilkan dan sesuai

untuk persembahan awam. Contoh penggunaan data berjadual,

boleh menunjukkan data berat tandan sawit yang telah dituai

dalam tempoh 10 tahun dengan jelas termasuk dengan

perbezaan harga yang berlaku di antara tahun tersebut.

4) Memberi kesan langsung kepada persembahan atau maklumat

yang ingin disampaikan

Di dalam konteks ini, andai kita hanya menggunakan perkataan

sahaja dalam menyampaikan maklumat, rasanya kita hanya

membuang masa dan tenaga saja kerana penerima hanya akan

memandang sebelah mata atau mereka akan tidur bila

mendengar kita menyampaikan maklumat. Tetapi ini akan

24
BUSINESS COMMUNICATION
DIPLOMA IN PLANTATION MANAGEMENT

kurang berlaku jika kita menggunakan pelbagai elemen visual

dalam persembahan. Contoh pamplet untuk pengiklanan

hartanah perumahan. Pengggunaan peta bagi menunjukkan

kawasan, symbol fasiliti berhampiran dan sebagainya boleh

mempengaruhi minat penerima untuk membaca maklumat

tersebut dan seterusnya menimbulkan minat mereka untuk

membelinya, walaupun tidak melihat pada harga hartanah

terlebih dahulu.

5) Membantu dalam mencegah kemalangan, kematian, kebakaran

dan lain-lain bencana

Di sini, penggunaan peta dan diagram yang disediakan di

pejabat sebagai laluan kecemasann bila berlaku kebakaran dan

sebagainya boleh membantu pekerja menyelamatkan diri.

Tambahan lagi, penggunaan carta bar pula yang dipapar di

papan iklan di tepi jalanraya dan kawasan hentian yang

mencatatkan kadar kemalangan dan kematian di jalanraya

menyebabkan pengguna jalanraya lebih berhati-hati akibat

terkesan dengan paparan maklumat ringkas yang dilihat itu.

25
BUSINESS COMMUNICATION