Bab komunikasi - Presentation Transcript

1. KOMUNIKASI BERKESAN KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM

SEKITAR Oleh : Nor Laily binti Hj Zakaria
2. KANDUNGAN
o APA ITU KOMUNIKASI?
o BENTUK & JENIS KOMUNIKASI
o KOMUNIKASI BERKESAN
o ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI
o KEMAHIRAN DALAM KOMUNIKASI BERKESAN
3. APA ITU KOMUNIKASI?
o Proses penyampaian atau pemindahan mesej
o dari seorang kepada orang lain.
o Proses mewujudkan kefahaman orang lain
o mengenai mesej yang disampaikan dan
o kedua-duanya mepunyai kefahaman yang
o dikongsi bersama
o Asas kepada perhubungan interpersonal
o iaitu perhubungan antara seseorang dengan
o seseorang yang lain
4. BENTUK KOMUNIKASI
o SEHALA
 - Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima
 - Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima
o DUA HALA
 - Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim
 - Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang
diterima kurang tepat
 - Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang
betul
5. 1. Komunikasi Ke Atas - Laporan/maklumat dari orang bawahan kepada pihak
pengurusan (masalah, pandangan, komen, cadangan) 2. Komunikasi Ke Bawah - Arahan,
infomasi penting. 3. Komunikasi Sehala - koordinasi aktiviti antara bahagian/unit,
memberikan sokongan 4. ‘ Grapevine ’ - informal, khabar angin JENIS KOMUNIKASI
6. KOMUNIKASI BERKESAN
o Ia berlaku dalam keadaan-keadaan berikut:
o Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima
o Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima
o Perubahan yang berlaku (sekiranya dikehendaki) akibat dari mesej adalah seperti
perubahan yang dikehendaki oleh penghantar
7. ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI
o PENGHANTAR
o orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan
o MESEJ
 o maklumat, idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan cuba
disampaikan kepada pihak lain
o ENKOD
o maklumat, idea atau pandangan diterjemahkan dalam bentuk-bentuk yang
difahami oleh orang lain sama ada menggunakan perkataan, bahasa atau simbol
o SALURAN
o mesej disalurkan kepada penerima melalui sama ada saluran iaitu percakapan atau
melalui tulisan, visual atau pergerakan
8. ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI (samb.)
o PENERIMA
o orang yang menjadi sasaran mesej
o DEKOD
o mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan oleh penerima untuk memberi
makna
o MAKLUMBALAS
o tindakbalas terhadap penerimaan dan pemahaman mesej oleh penerima. Ia boleh
jadi berbentuk lisan atau bukan lisan
o GANGGUAN
o perkara-perkara yang mengganggu dan menghalang keberkesanan komunikasi.
Akibatnya maklumat yang diterima mungkin tidak tepat atau disalah tafsir
9.
10. PENGHANTAR
o Bagi mendapatkan komunikasi berkesan, penghantar hendaklah memastikan
perkara-perkara berikut diberi perhatian sewajarnya:
o jelas tentang mesej yang hendak disampaikan
o teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan
o menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan
o yakin
o pasti dengan kepentingan mesej itu
o mendapatkan perhatian penerima
o menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai
o sensitif kepada maklumbalas pihak lain
o kenalpasti gangguan
o kurangkan gangguan
11. MESEJ DAN ENKOD
o Mesej yang akan disampaikan dihantar dengan menggunakan perkataan, simbol,
ayat atau bahasa tertentu yang dipanggil enkod bagi menggambarkan makna
mesej. Dalam masa pembentukan enkod ini perlu diambil perhatian mengenai
perkara-perkara berikut:
o memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat
o memberi gambaran jelas pada maksud mesej
o menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima
o mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak difahami
o mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan padat
 o sesuai dengan maksud
o mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat difahami dengan
o jelas gambaran keseluruhannya
12.
13. SALURAN
o Mesej yang dibentuk akan dihantar melalui saluran tertentu sama ada secara lisan,
bukan lisan, tulisan atau kaedah lain. Ia perlu dipilih sebaik mungkin kerana boleh
mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Panduan yang boleh digunakan ialah :
o kepentingan mesej dari segi keperluan untuk
o menyampaikannya dengan segera
o keperluan untuk menerangkan mesej dengan jelas melalui
o lisan
o keupayaan penerima untuk menterjemahkan, memahami,
o mengingat atau menyimpan mesej dengan baik
o volume mesej yang boleh menetukan sama ada baik dihantar
o secara lisan atau bertulis
o kepentingannya sama ada untuk didokumenkan atau tidak
14. PENERIMA DAN DEKOD
o Mesej yang diterima akan diterjemahkan dan ditafsirkan yang dikenali sebagai
dekod. Pentafsiran akan dibuat berdasarkan keupayaan penerima yang
disandarkan kepada pengetahuan, pengalaman atau latarbelakangnya. Semasa
menerima mesej, perkara-perkara berikut perlu diambil kira :
o menerima mesej dengan fikiran terbuka
o memahami denga jelas mesej yang dihantar
o menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk
o mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej
o menerima keseluruhan mesej sebelum memberi tafsiran
o kenalpasti halangan di pihak anda sebagai penerima mesej
o dan meminimumkan halangan-halangan tersebut
15. MAKLUMBALAS
o Maklumbalas merupakan respon penerima kepada penghantar bagi memaklumkan
bagaimana mesej diterima. Maklumbalas boleh diberi atau didapatkan melalui
berbagai kaedah iaitu :
o mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada
o penghantar atau penerima
o reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan
o ‘ rephrasing’ atau ‘paraphrasing’ iaitu merumuskan
o semula mesej
o ringkasan-ringkasan
16. GANGGUAN
o Antara gnagguan-gangguan dalam komunikasi ialah :
o persediaan yang tidak mencukupi di pihak penghantar
o sehingga menyebabkan mesej kurang jelas
o pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu umum
 o yang mengundang tafsiran berbeza-beza mengenai perkataan
o mempunyai prasangka sama ada di pihak penghantar atau
o penerima
o tidak mengosongkan fikiran atau menghapuskan gangguan
o semasa berkomunikasi. Di fikiran ada lebih penting sedang
o difikirkan
o keadaan sekitar yang tidak sesuai
17.
18.
19. PROSES KOMUNIKASI PENGIRIM MESEJ DIHASRAT MESEJ DI ENCODES
SIMBOL DIHANTAR MAKLUMBALAS DIPERIKSA PENERIMA MESEJ
DITAFSIR SIMBOL DI DECODES SIMBOL DITERIMA MAKLUMBALAS
DIHANTAR GANGGUAN SALURAN KOMUNIKASI
20. KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI BERKESAN
o Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan akal atau hanya
menggunakan perasaan akan menjadi tidak berkesan. Seseorang yang
berkomunikasi dengan berkesan akan menggunakan kesemua deria manusia
dengan bijaksana. Sekiranya ia tidak digunakan dengan sebaiknya, keadaan
komunikasi berikut mungkin boleh berlaku :
o menerima mesej seadanya, mendengar tetapi tidak dapat
o menangkap mesej dengan jelas
o melihat seadanya, tanpa peka kepada mesej tambahan yang
o dilahirkan melalui mimik muka, pergerakan badan, tangan
o dan sebagainya
o tidak mengambil endah dan tidak peka kepada emosi yang
o dilahirkan atau emosi yang disembunyikan
o tidak cuba memahami perasaan tersebut
21.
o Kemahiran Tingkah Laku
o Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
o Kemahiran Memberi Perhatian
o Kemahiran Mendengar
o Kemahiran Pemerhatian
o Kemahiran Mengemukakan Soalan
o Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan
o Kemahiran Memberi Maklumbalas

Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam komunikasi berkesan iaitu :

22. i. Kemahiran Tingkah Laku

o Manusia dianugerahkan dengan deria dan fizikal antara lain untuk berinteraksi
dan bergaul antara satu sama lain. Berikut merupakan kemahiran-kemahiran yang
ada di dalam kemahiran tingkah laku :
o Komunikasi mata
 o Kedudukan tubuh dan pergerakan
o Mimik muka dan air muka
o Ketrampilan
o Suara
23. ii. Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
o Untuk anda didengar, anda seharusnya mahir memupuk minat orang terhadap apa
yang anda ucapkan. Antara cara yang boleh digunakan untuk menarik dan
menimbulkan minat orang lain ialah :
o Libatkan pendengar
o Menghiburkan
o Mengenal pasti keistimewaan orang lain
o Membawa topik perbualan yang anda mahir
24. iii. Kemahiran Memberi Perhatian
o Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian kepada mereka yang bercakap.
Melalui pendengaran aktif, pendengar akan mengutip semua maklumat yang
dihasilkan. Melalui tumpuan perhatian dan pemerhatian, ia dapat menghasilkan
suasana yang sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi maklumat
dalam menghasilkan mesej yang lengkap.
o Mendengar dengan aktif
o Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan mata
o Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap melihat jam atau
o meninjau-ninjau keluar
o Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang bercakap
o Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang positif
o seperti perkataan ‘ya’ atau mengangguk-angguk kecil
25.
26. iv. Kemahiran Mendengar
o Mendengar adalah asas penting dalam
o komunikasi lisan
o Ia membantu pengumpulan maklumat atau
o mesej dan memperbaiki kefahaman tentang
o kelakuan orang lain
o Mendengar yang dimaksudkan ialah
o kemahiran mendengar secara aktif dan
o komprehensif yang melibatkan beberapa deria
o yang utama iaitu telinga, mata, mulut dan
o hati
27. iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
o Telinga
o untuk mendengar dengan aktif apa yang dicakapkan, suara dan nada suara yang
boleh menggambarkan perasaan
o b) Mata
o untuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata dan tidak nyata
o c) Mulut
 o untuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau memberi maklumbalas
o Hati
o untuk sama-sama memahami perasaan yang lahir bersamanya dengan ikhlas
28. iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
o Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa mendengar iaitu :
o Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca, bising dan sebagainya
o Keadaan kesihatan diri
o Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
o Prasangka
o Masalah lebih penting untuk difikirkan
o Kesimpulan sendiri
o Terlalu panjang
o Tidak bersetuju
o Memberi maklumbalas palsu
o Penilaian ke atas peribadi penghantar
29. v. Kemahiran Pemerhatian
o Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat bukan
o lisan yang dilahirkan atau tersembunyi
o Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat melihat dan
o membaca apa yang ada di dalam perasaan seseorang
o Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir dengan
o perasaan
o Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka yang
o berubah secara tiba-tiba boleh memberikan mesej dengan baik
o Mata juga memainkan peranan penting dalam memberi
o gambaran minda dan perasaan. Contohnya :
o seorang yang sudah bosan dengan perbualan biasanya
o akan kerap melemparkan pandangan ke tempat lain,
o meninjau-ninjau atau melihat jam
o Orang yang ikhlas biasanya dapat dilihat melalui
o gambaran mata yang jernih, tenang dan tepat
30. v. Kemahiran Pemerhatian (samb.)
o Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat
o menggambarkan perasaan hati dan minda anda ketika itu
o - Orang lain kadangkala membuat tanggapan bahawa anda
o tidak berminat untuk mendengar sekiranya anda
o kelihatan mengiring
o - Anda juga dianggap agak defensif sekiranya anda berpeluk
o tubuh
o Keadaan sekitar juga memainkan peranan, seperti keadaan
o tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik yang panas
o Melihat mimik muka orang yang bercakap samada
o kelihatan gembira, sedih atau sebagainya
 o Membaca gambaran perasaan dari suara dan nada suara
o yang digunakan
31.
32. vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan
o Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
o maklumbalas dan memberi maklumbalas
o Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang lebih
o lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik mesej
o Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan
o maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan
o membawa kepada pengetahuan dan kefahaman
o Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh dikemukakan
o iaitu :
o Soalan tertutup
o - memerlukan jawapan pendek samada ‘ya’ atau ‘tidak’
o - tidak membawa banyak maklumat
o - menghadkan perbincangan
33. vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan (samb.) ii ) Soalan terpimpim - mempengaruhi
pendapat atau perasaan penerima supaya sependapat dengan penghantar iii) Soalan
terbuka - memerlukan penerima memberikan pandangan atau perasaannya sendiri tanpa
dipengaruhi - memungkinkan perbincangan lebih lanjut
34. vii. Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan
o Kemahiran membaca perasaan orang lain adalah
o penting untuk mendapatkan mesej yang tepat
o Menggunakan kaedah merumus dan mengulangi
o apa yang dikatakan dalam ayat sendiri
o ( rephrasing atau paraphrasing )
o Tujuannya ialah bagi mendapatkan kesahihan
o mengenai kefahaman anda tentang perasaannya
o dan dalam masa yang sama anda seolah-olah
o bersama dengannya menyelami perasaan tersebut
35. Saya tahu itu adalah tugasnya untuk memastikan semua kerja dapat diselenggarakan
dengan baik. Namun dalam memastikan itu semua beliau sepatutnya menyemak apakah
puncanya atau sebab kejadian seperti ini boleh berlaku. Adalah tidak wajar beliau
membiarkan tanpa membuat sesuatu dan mengenepikan isu sebenarnya Anda kedengaran
tidak begitu bersetuju dengan cara beliau itu. Anda merasa bahawa beliau patut melihat
isu sebenar dalam kejadian ini dan tidak mendiamkannya. Anda fikir ia patut membuat
sedikit semakan dan pemeriksaan bagi mengetahui sebab-sebab mengapa kejadian ini
boleh berlaku dan mengambil tindakan susulan
36. viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas
o Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara jelas
o supaya tindakan dapat diambil oleh kedua-dua
o belah pihak bagi memperbaiki lagi ketepatan mesej
o Antara perkara-perkara yang boleh diambil
 o perhatian ialah :
o hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya bleh difahami dan tindakan
susulan boleh diambil selanjutnya
o tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga menyukarkan pihak satu lagi
untuk mentafsir dan memahami
37. viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
o tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya kepada tatakelakuannya
o tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan sebaliknya membina
o tidak membangkitkan tentang motif seseorang sebaliknya menyatakan tentang
pengamatan
o tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan tentang apa yang berlaku
o penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya berkongsi maklumat
o penghantar dan penerima mengalu-alukan maklumbalas dengan menghargai
maklumbalas tersebut
38. viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
o penghantar dan penerima bersikap positif dan terbuka dengan maklumbalas
supaya tiada maklumbalas palsu
o penghantar dan penerima hendaklah membincangkan maklumbalas dan
mengambil keputusan yang dipersetujui bersama
o penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas, semak ketepatannya dan
ambil tindakan susulan
39.
o SEKIAN,
o TERIMA KASIH
Ceramah Kepimpinan Cut Apple A - Presentation
Transcript
1. Cut Apple A
2. - Caring
o Menumpukan perhatian kepada idea dan perasaan rakan
o Menunjukkan sifat penyayang dan mengambil berat
o Bersifat terbuka dan sedia mendengar

3. - Understanding
o Mudah memahami pendirian orang lain
o Bersedia bertolak ansur

4. - Trusting
o Mempercayai perkara yang sepatutnya dipercayai
o Tidak prasangka tanpa asas yang wajar

5. - Accepting
o Menghormati orang lain kerana mereka mempunyai harga diri
o Mengelakkan diri daripada melabel atau menghukum orang lain
 o Menerima orang lain seadanya

6. - Patience
o Sabar menghadapi tingkah laku manusia yang pelbagai ragam
o Berupaya mengawal emosi dan situasi

7.
o Positive Thinking
o Keupayaan seseorang melihat sesuatu dari aspek yang positif
o Setiap perkara yang dilakukan oleh Tuhan ada hikmahnya
o Melihat kelebihan di sebalik sesuatu perkara yang dianggap negatif

8. - Listening
o Melatih diri menjadi pendengar yang baik dan berkesan
o Dapat memahami maklumat yang disampaikan dengan baik
o Berusaha untuk tidak menjadi pendengar yang pasif

9. - Empathy
o Keupayaan melihat sesuatu dari perspektif orang lain
o Dapat merasai apa-apa yang dirasakan oleh orang lain

10. - Assertive
o Bersikap asertif (tegas diri)
o Mampu menyatakan perasaan secara berterus terang
o Menyatakan hak anda dan menghormati hak orang lain

11. C aring U nderstanding T rusting A ccepting P atience P ositive Thinking L istening E

mpathy A ssertive
12. SEKIAN.