Anda di halaman 1dari 4

SEJARAH SINGKAT 5 S Ada banyak teori tentang cara memilah

pekerjaan. Intinya adalah membagi segala


Disusun oleh adi christmastyo.u sesuatu sesuai urutan kepentingannya.
Kemudian siapkan manajemen berdasarkan
kelompok prioritas. Buang barang yang kurang
Dirangkum dari milis internal, ditulis ulang dari diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi
buku Sikap Kerja 5S, Takashi Osada, PPM, terhadap barang yang benar-benar penting dan
2004 memerlukan perhatian Kita.
Pastinya sudah banyak yang tahu atau pernah Di tempat kerja kita memiliki setumpuk kertas.
dengar dengan istilah ini. Dalam dunia Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak
manajemen, 5S lahir pertama kali di Jepang. kita akan memburuhkan kertas-kertas itu. Kita
Dari segi perkembangan manajemen, konsep menyimpan barang dengan anggapan akan
5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep berguna SEANDAINYA diperlukan.
Total Quality Management (TQM), Kaizen, Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah
Just-in-time, ISO, dan seterusnya. memutuskan dengan tegas bahwa kita harus
membedakan antara yang diperlukan dengan
Apakah Gerakan 5S itu? 5S adalah seiri yang tidak. Kita harus menerapkan manajemen
(Ringkas),seiton(Rapi),seiso(Resik),seiketsu(Ra stratifikasi.
wat), dan shitsuke (Rajin). Gerakan 5S
merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan
pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara Seiton = Rapi
kondisi yang mantap, dan memelihara Seiton berarti menyususun barang di tempat
kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan yang tepat atau dalam tata letak yang benar,
pekerjaan dengan baik. sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan
5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat mendadak. Ini merupakan cara untuk
sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S mempersingkat atau menghilangkan waktu
memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan untuk melakukan proses pencarian.
memerlukan usaha yang terus menerus. 5S Yang diutamakan disini adalah manajemen
mungkin tidak akan memberikan hasil yang fungsional dan penghapusan proses pencarian.
dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi
mudah. 5S akan mengurangi pemborosan mutu dan keamanan, berarti kita memiliki
waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga tempat kerja yang rapi.
atas pekerjaan kita. 5S akan meningkatkan
produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik, Pertama: Barang yang tidak kita pergunakan:
sedikit demi sidikit, namun terus menerus. buang
Kedua : Barang yang tidak kita gunakan, tapi
ingin disimpan seandainya diperlukan
Seiri = Ringkas Ketiga : Barang yang kita gunakan hanya
Umumnya istilah seiri berarti seleksi atau sewaktu-waktu saja
mengatur segala sesuatu, memilah sesuai Keempat: Barang yang kadang-kadang
dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri digunakan
membedakan antara yang diperlukan dengan Kelima : Barang yang sering kita gunakan.
yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas Penyimpanan harus didasarkan pada seberapa
untuk menerapkan manajemen stratifikasi banyak yang kita tangani, dan seberapa cepat
untuk membuang yang tidak diperlukan itu. kita menemukannya saat diperlukan.
WQA-SEA Page 1
Kita bukan saja harus berpikir tentang efisiensi, tertentu. Penyebab kotoran dicari dan
tapi juga harus bicara tentang mutu: jangan diperbaiki.
sampai berkarat, rusak, penyok, berubah
bentuk, dan sebagainya. Faktor keamanan juga
harus diperhatikan. Seiketsu = Rawat
Sasaran akhir proses pembenahan adalah untuk Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan
memperoleh sebanyak mungkin apa yang anda bersih, yang dalam konteks 5S, mencakup
dinginkan, dimana, dan kapan anda pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian,
menginginkannya. dan sebagainya yang memberikan suasana
bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap
sebagai pengulangan proses seleksi (Seiri),
Seiso = Resik susun (Seiton), dan sapu (Seiso), serta sebagai
kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan
Arti dari sapu maksudnya membersihkan dan
bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti
membersihan lebih dari sekedar membuat
melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur,
barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah
dan komitmen untuk bertanggung jawab atas sehingga keadaan yang tidak normal tampak.
segala aspek barang yang Anda pergunakan, Bagaimana anda dapat memastikan bahwa
dan untuk memastikan semua barang selalu ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua
berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir harus melatih keterampilan untuk menciptakan
bahwa pembersihan pekerjaan yang dan memelihara kontrol visual. Dalam
melelahkan. Sebaliknya, Anda harus pekerjaan kita sehari-hari, kita mempergunakan
memandangnya sebagai suatu bentuk pikiran untuk mengingat sesuatu dan kelima
pemeriksaan dan pencegahan. pancaindera untuk melaksanakan pekerjaan
terbaik kita. Yang penting disini adalah
Dengan meningkatnya kecanggihan produk
mengubah indera yang statis ini menjadi
industri modern, debu, kotoran, bahan asing,
kesadaran yang dinamis dan membuatnya hidup
bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain
untuk kita.
kemungkinan besar dapat mengakibatkan
barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari, kita
Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan memerlukan alat bantu visual dalam kontrol
harus dipandang sebagai cara untuk visual. Sebenarnya kita sudah melakukannya.
menghilangkan penyebab masalah satu demi Misalnya sistem penamaan folder/binder untuk
satu. file data, penyusunan buku di rak, dll. Prinsip-
prinsip alat bantu visual adalah:
Pada umumnya ada tiga langkah pembersihan
yang benar: 1. Mudah dilihat dari jarak jauh
1. Tingkat Makro 2. Pasang peragaan pada barang yang
Membersihkan segala sesuatu dan mencari cara bersangkutan
untuk menangani penyebab keseluruhan yang
berkaitan dengan keseluruhan gambaran global 3. Usahakan supaya setiap orang dapat
pekerjaan. mengatakan apa yang benar dan apa yang
salah
2. Tingkat Individual
Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu 4. Usahakan supaya setiap orang dapat
mesih tertentu. menggunakannya dengan mudah kapan saja
5. Usahakan supaya setiap orang dapat
melakukannya dan mudah membuat koreksi
3. Tingkat Mikro yang diperlukan
Membersihkan suku cadang alat bantu kerja

WQA-SEA Page 2
6. Usahakan supaya dengan melaksanakannya 3. Atur supaya orang mengambil bagian, setiap
membuat tempat kerja lebih terang dan lebih orang melakukan sesuatu, kemudian
teratur mengimplementasikannya.
Jika kita melakukan hal diatas, Anda akan
menemukan bahwa pekerjaan akan jauh lebih 4. Atur segala sesuatu sehingga setiap orang
lancar dan hasilnya lebih baik. merasa bertanggung jawab atas apa yang
mereka kerjakan.
Shitsuke = Rajin Jika anda mentaati prosedur sederhana ini, ada
kemungkinan untuk dapat mengelola dan
Setelah Seiketsu (sikap) yang berarti memelihara sistem yang paling canggih
melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, sekalipun dan membuatnya berjalan lancar.
maka Shitsuke (sikap) adalah komitmen
masing-masing individu untuk mematuhi
peraturan. Tim yang baik bermain dengan 5S di Lingkungan kerja
menaati peraturan. Di tempat kerja,
ketentaraan, maupun di lapangan olahraga, Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan
aktivitas tim merupakan aktivitas kooperatif. ketidak-efisienan, mencegah kesalahan, dan
Setiap orang harus bekerja sama, berpikir membuat pekerjaan lebih lancar. Masih inget
bersama, dan bertindak bersama untuk kan, bahwa konsep 5S ini lahir dari manajemen
membentuk tim yang kuat. Makin banyak Pabrik? Kantor pada dasarnya sama dengan
pekerjaan, semakin penting kerja sama Pabrik. Keduanya mengambil bahan baku dan
diperlukan. Hal ini disebabkan karena membuat produk. Perbedaannya hanyalah
kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat pabrik menangani barang, sedangkan kantor
fatal. Sistem, Prosedur, dan Peraturan harus menangani informasi.
ketat dan dipatuhi oleh seluruh anggota tim. Hal yang mempersulit pekerjaan kantor adalah
Setiap orang harus berhati-hati untuk terdapat lebih banyak perbedaan individual,
melakukan pekerjaan masing-masing dengan yang seolah-olah lebih sulit untuk dilakukan
benar. pemantapan, dan sering memberi kesan sulit
Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan dimengerti oleh orang luar. Selain itu, ada
untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari kebebasan yang luas bagi individu untuk
Anda. Hasil akhirnya adalah setiap orang bertindak, sehingga orang lain sukar
bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat menggantikan atau membantu.
perusahaan.Caranya adalah dengan
menciptakan tempat kerja yang disiplin,
melalui:

Pokok-pokok penting dalam aktivitas 5S di


lingkungan kerja adalah:
1. Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda
yang menginginkan hasil yang terbaik 1. Mengurangi jumlah buku besar, formulir,
alat tulis, dan sebagainya agar tidak nampak
berserakan.
2. Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk
memperoleh mutu yang terjamin.
2. Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi,
arsip, alat tulis dan sebagainya, dan mencari

WQA-SEA Page 3
cara yang lebih baik untuk menyimpan itu 6. Mempelajari dan memperbaiki alat
semua. Orang harus dapat mengambil barang perkantoran. Pekerjaan administrasi harus
yang diperlukan dalam waktu 30 detik. diciptakan sesuai dengan pekerjaan, bukan
sebaliknya. Cara terbaik untuk
menyempurnakan formulir adalah dengan
3. Lakukan kampanye satu terbaik untuk
mengurangi jumlah/jenis formulir.
menyuruh orang menulis catatan tidak lebih
dari 1 halaman, menyimpan barang di satu
tempat, satu formulir untuk barang, dan satu- 7. Usahakan untuk memperoleh kantor yang
satu lainnya. bersih dan rapi. Kantor yang bersih dan rapi
berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon,
lantai, tembok, meja, lemari arsip, atau dimana
4. Ubahlah pekerjaan yang dilakukan secara
saja. Pastikan bahwa segala sesuatu berada
individu menjadi pekerjaan berdasarkan
dalam keadaan rapi dan teratur.
kelompok.

5. Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa Dengan demikian setiap orang akan mengetahui
rencana, bagaimana seharusnya dilakukan, dan dimana suatu barang/infomasi disimpan.
berapa besar kemajuan diperoleh. Lakukan Informasi lebih mudah diperoleh. Kantor yang
pemantapan dengan membuat manual yang rapi memberikan dorongan kepada seseorang
rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap untuk menyederhanakan segala sesuatu dan
langkah. sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas
yang muncul. Dan tidak menyimpannya di atas
tumpukan surat untuk dilihat nanti.

/opt/scribd/conversion/tmp/scratch6131/54775595.doc

WQA-SEA Page 4