Anda di halaman 1dari 23

BAB 5

SIFAT ALAMIAH DAN TUJUAN PERENCANAAN

Dalam merancang lingkungan kerja bagi individu untuk bekerja bersama-


sama dalam sebuah kelompok, manajer memiliki tugas yang sangat essensil yaitu
mengamati setiap orang apakah setiap orang dalam kelompok berupaya secara
efektif, individu harus mengetahui apa yang mereka harapkan dan yang mereka
kerjakan. Ini adalah fungsi dari perencanaan. Hal ini merupakan fungsi semua
manajerial yang sangat mendasar. Perencanaan terkait dengan penilihan misi dan
tujuan dan upaya untuk pencapaiannya; hal ini membutuhkan pengambilan
keputusan, yaitu : memilih alternatif upaya di masa depan yang akan
dilaksanakan. Rencana harus menyiapkan pendekatan yang rasional untuk
mencapai tujuan. Perencanaan juga berpengaruh kuat pada inovasi manajerial.
Perencanaan menjembatani jarak antara siapa kita dan mau kemana. Hal
ini memungkinkan sesuatu yang terjadi dan hal itu tidak diharapkan. Meskipun
kadang-kdang kita memperkirakan sesuatu yang pasti di masa depan dan
meskipun faktor masa yang akan datang terkontrol dan dapat mempengaruhi
rencana yang sudah tersusun dengan baik, terkecuali kita merencanakan untuk
meninggalkan kegiatan menuju pada sesuatu hal yang telah diputuskan dan
berdasarkan pada tujuan yang telah diputuskan, pengetahuan, dan perkiraan yang
telah diperhitungkan sebelumnya.

SIFAT ALAMIAH PERENCANAAN


Kita dapat menyoroti sifat esensial dari perencanaan dengan menguji
empat aspek pokok (1) kontribusi perencanaan pada maksud dan tujuan; (2)
keunggulan dari semua tugas pokok manajer; (3) dapat mengakar; (4) efesiensi
hasil perencanaan.
Kontribusi Perencanaan pada Maksud dan Tujuan
Semua perencanaan dan hal-hal yang mendukungnya semuanya harus
berkontribusi pada maksud dan tujuan perusahaan. Konsep ini berasal dari
organisasi perusahaan secara alamiah, yang muncul untuk mencapai tujuan
kelompok melalui kerjasama yang dibuat.

Keunggulan Perencanaan
Pada gambar di bawah ini operasional pengelolaan dalam mengoraganisir,
menyusun kepegawaian, memimpin, dan mengontrol disusun untuk mendukung
pencapaian tujuan perusahaan. Meskipun secara logika perencanaan adalah
memutuskan terlebih dahulu berbagai fungsi pengelolaan (manajerial). Meskpiun
pada kenyataannya, semua fungsi adalah celah dari sistem upaya pengelolaan dari
semua upaya yang dilaksanakan. Di samping itu manajer harus merencanakan
untuk mengetahui jenis hubungan organisasi apa dan keahlian seperti apa yang
dibutuhkan, yang pada akhirnya dapat dipimpin, dan pengawasan seperti apa yang
akan dipakai. Sudah barang tentu semua fungsi pengelolaan (manajerial) harus
direncanakan jika semuanya ingin berjalans ecara efektif.
Perencanaan dan pengawasan tidak dapat dipisahkan- manajemen kembar
Siamese mencoba mengontrol tanpa merencanakan menjadi tidak ada artinya,
ketika tidak ada cara lain bagi manusia untuk berbicara kemana mereka pergi dan
untuk apa mereka pergi (tugas akhir dari pengawasan) kecuali pada awalnya
mereka tahu kemana mereka akan pergi (bagian dari tugas perencanaan)
perencanaan dilengkapi dengan standar kontrol.
Jenis susunan organisasi
yang dimiliki
Menolong kita
untuk
Jenis manusia seperti apa mengetahui
yang dibutuhkan dan
Perencanaan kapan
Jenis kepemimpinan mana
Tujuan dan yang mempengaruhi
bagaimana kepemimpinan yang dipakai
Bagaimana memimpin
mencapainya orang dengan lebih efektif

Menjadi jaminan
suksesnya perencanaan
Menggunakan
kelengkapan pengawasan

PERENCANAAN SEBAGAI PONDASI MANAJEMEN

Pengawasan :
Penyimpangan
perencanaan
Impelementasi Membandingkan
Perencanaan yang tidak
perencanaan perencanaan
diharapkan
dengan hasil

Tidak diharapkan
sebelumnya

Upaya perbaikan

HUBUNGAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN TERTUTUP

Pentingnya Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi dari seluruh manajer, meskipun karakter dan
luasnya perencanaan akan menyebabkan beragamnya setiap otoritas manajer dan
dengan sifat alamiah kebijakan serta perencanaan yang telah digarisbawahi oleh
pimpinan. Jika manajer tidak memperkenankan tingkat kebijaksanaan yang pasti
dan tanggungjawab perencanaan, mereka buka manajer yang baik.
Jika kita mengakui bahwa perencanaan sangat penting, kita akan dengan
mudah memahami kenapa beberapa orang membedakan pembuatan kebijakan
(penyusunan kerangka pokok untuk pembuatan keputusan) dan administrasi, atau
antara manajer dengan administrator. Seorang manajer, dikarenakan otoritasnya
atau posisinya dalam organisasi, dapat mengerjakan lebih banyak perencanaan
atau melaksanakan perencanaan yang lebih penting dari pada yang lain, atau
bahkan perencanaan merupakan sesuatu yang sangat mendasar untuk diterapkan
dibanding dengan yang lainnya dalam sebuah perusahaan dengan porsi yang lebih
besar. Bagaimana pun, semua manajer dari mulai presiden sampai dengan
supervisor tingkat tinggi semua melakukan perencanaan. Bahkan seorang
pimpinan gang jalanan sampai dengan pekerja pabrik melakukan perencanaan
pada daerah terbatas di bawah aturan dan prosedur yang ketat. Hal ini sangat
menarik bahwa dalam mempelajari kepuasan kerja, faktor yang paling prinsif
untuk menjadi seorang supervisor yang berhasil pada tingkatan organisasi yang
paling rendah adalah menemukan keleluasaan untuk menggunakan kemampuan
dalam merencanakan.

Efesiensi Perencanaan
Efektivitas perencanaan akan berhubungan dengan tingkat pencapaian
maksud dan tujuan. Efisiensi perencanaan, di sisi lain, mengacu pada
kontribusinya pada maksud dan tujuan yang ingin dicapai, yang diimbangi dengan
biaya dan faktor lain yang memerlukan perumusan dan pengelolaan. Perencanaan
akan meningkatkan hasil dari tujuan yang ingin dicapai, tetapi sangat
membutuhkan biaya yang tinggi (mahal), ketika biaya mulai dihitung tidak hanya
lamanya waktu atau uang serta produksi tetapi juga pada tingkat kepuasaan
individu dan kelompok.
Beberapa manajer telah melaksanakan perencanaan yang telah dibiayi
dengan mahal bahkan lebih mahal dari keuntungan yang ingin diperoleh. Sebagai
contoh, sebuah perusahaan penerbangan memperoleh pesawat dengan harga yang
melebihi penghasilan. Perusahaan-perusahaan juga telah mencoba menjual produk
yang tidak bisa diterima pasar, contoh, sebuah pabrik mobil mencoba menangkap
peluang pasar dengan menekankan teknologi mesin tanpa memperhitungkan
persaingan dalam gaya. Perencanaan juga dapat menyebabkan tidak tercapainya
tujuan jika sejumlah orang dalam perusahaan tidak puas. Presiden perusahaan
baru akan kehilangan uang dalam rangka upaya nyata dan diakui dan maelakukan
pemotongan-pemotongan biaya dengan cepat dengan cara menjual barang partai
besar tidak merencanakan untuk menyimpan orang pada tempat penyimpanan
barang. Hasil yang muncul adalah kebencian, hilangnya moralitas yang akan
mempengaruhi produktivitas, kegagalan tujuan seorang eksekutif baru dalam
mengeliminir kehilangan dan mendapat keuntungan. Beerapa diantaranya
berupaya menyusun manajemen penilaian dan membentuk program yang pada
akhirnya akan mendapat kegagalan dikarenakan kebencian yang timbul dalam
kelompok karena metode yang digunakan, tidak adanya rasa hormat (kepatuhan)
pada program yang dibuat (diberlakukan).

Tipe Perencanaan
Kegagalan beberapa manajer dalam mengakui adanya beberapa tipe dari
perencanaan biasanya menyebabkan kesulitan dalam pembuatan perencanaan
yang efektif. Hal ini sangat mudah untuk diamati bahwa program pokok seperti
membangun atau melengkapi peralatan pabrik harus direncanakan. Tetapi
beberapa diantaranya telah merencanakan upaya yang akan dilakukan pada masa
depan. Pemeliharaan perencanaan memerlukan waktu yang panjang untuk
diupayakan, kita bisa mengetahui bahwa perencanaan sangat beragam.
Perencanaan dapat diklasifikasikan menjadi (1) maksud atau misi; (2) Target atau
tujuan; (3) startegi; (4) kebijakan; (5) prosedur; (6) aturan; (7) program, dan (8)
biaya.
Maksud atau Misi
Maksud atau misi (dalam kontek sering digunakan secara bergantian),
mengidentifikasi fungsi dasar atau tugas dari perusahaan atau agen atau bagian
lain dari ini. Setiap jenis organisasi besar maupun kecil akan mempunyai misi
atau maksud. Dalam sistem sosial, perusahaan memiliki fungsi dasar atau tugas
yaitu memberi manfaat pada lingkungan masyarakat. Contoh, tujuan bisnis secara
umum adalah menghasilkan barang dan mendistribusikan barang dan pelayanan.
Tujuan dari perhubungan adalah merancang, membangun, dan mengelola sistem
perhubungan milik negara. Maksud atau misi dari pengadilan adalah
menginterpretasikan hukum dan menerapkannya. Maksud dari sebuah perguruan
tinggi adalah mendidik dan melakukan penelitian, dan lain sebagainya.
Walaupun kita tidak melakukan semuanya, bbeerapa penulis membedakan
antara maksud dan misi. Walaupun bisnis sebagai contoh masih memiliki maksud
sosial dalam meperoduksi dan mendistribusikan barang dan layanan, hal ini dapat
menyempurnakannya dengan memenuhi produk yang poasti di setiap lini
produksi. Misi dari perusahaan perminyakan, seperti Exon, adalah mencari
minyak, memproduksi, menyuling dan memasarkan bahan bakar dan beragam
produk hasil perminyakan, dari mnyak disel sampai bahan kimia.
Manusia kadang-kadang berpikir bahwa misi dari bisnis adalah sebaik
tujuannya yaitu hanya memperoleh keuntungan. Hal ini benar bahwa beberapa
perusahaan harus memiliki keuntungan, bahwa mereka harus mengalami
kelebihan keuntungan dari apa yang mereka lakukan, hal ini dapat diungkapkan
langsung, pencapaian tujuan, dan pelaksanaan misi.

Target atau Tujuan


Tujuan atau target (dalam kontek pembahasan ini sering dipergunakan
bergantian), adalah akhir dari segala upaya yang dilakukan. Mereka tidak hanya
titik akhir dari perencanaan tetapi juga akhir dari mengorganisir, pengelolaan
pegawai, kepemimpinan, dan pengawasan yang dilakukan. Walaupun tujuan
perusahaan adalah dasar perencanaan perusahaan, dengan masing-masing
departemen memiliki tujuannya masing-masing, tujuan tersebut secara alami akan
berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan, tetapi dua tujuan yang disusun
pada pelaksanaannya dapat berbeda. Contoh, tujuan bisnis adalah membuat
keuntungan dengan memproduksi lini bisnis dalam pembuatan peralatan hiburan,
meskipun tujuan perusahaan secara umum adalah membuat sejumlah pesawat
televisidengan desain dan kualitas baik. Tujuan ini tetap konsisten, tetapi berbeda
dalam departemen pembuatan tidak bisa menjamin tercapai tujuan perusahaan.
Strategi
Sampai saat ini kalangan militer menggunakan kata strategi, untuk
mendeskripsikan rencana hebat dibuat dengan lampu yang diyakini dan bergeraj
atau tidak jika bertemu dengan musuh. Walaupun secara bahasa strategi masih
selalu digunakan hanya ketika ada persaingan. Manajer banyak menggunakannya
untuk merefleksikan pengelolaan dalam rangka perluasan usaha.
Selanjutnya, perusahaan telah memutuskan berbagai jenis usaha untuk
dikelola. Perusahaan transportasi atau pengangkutan ?. Strategi termasuk di
dalamnya kebijakan umum melakukan pemasaran langsung atau memilih
distributor, berkonsentrasi pada produk properti, atau yang lain.
Tujuan dari strategi adalah memutuskan dan berkomunikasi, dengan
menggunakan sistem dari tujuan pokok dan kebijakan, gambaran perusahaan yang
diimpikan. Strategi tidak ditujukan untuk bagaimana mengelola perusahaan
dengan tujuan yang tercapai, sejak tugas pokok utama dan tambahannya tidak
terlaksana mendukung program perusahaan. Tetapi startegi merupakan alat dari
kerangka kerja dalam rangka membimbing berpikir dan berbuat. Dalam
pelaksanaannya akan berguna dan sangat dibutuhkan untuk membimbing
pelaksanaan perancanaan, bagaimanapun keputusan secara terpisah dari strategi
sebagai hasil dari analisis perencanaan.

Kebijakan
Kebijakan juga rencana yang merupakan pernyataan secara umum atau
pemahaman pedoman atau pola pikir dalam pembuatan keputusan. Tidak semua
kebijakan “menyatakan” merupakan bagian dari upaya manajer. Presiden
perusahaan, contohnya, dapat mengikuti waktu sebaik-baiknya daripada
kebijakan, pelaksanaan promosi yang termasuk di dalamnya pelaksanaan yang
kemudian diinterpretasikan sebagai kebijakan dan kehati-hatian diikuti oleh
bawahan. Kenyataannya, salah satu permasalahan manajer adalah meyakinkan
bawahan tidak menginterpretasikan sebagai kebijakan manajerial tambahan yang
diputuskan yang tidak ditujukan untuk menyediakannya sebagai pola.
Kebijakan didefiniskan sebagai wilayah yang mana di dalamnya ada
keputusan yang dibuat dan jaminan bahwa akan tetap konsisten pada keputusan,
dan berkontribusi pada tujuan. Kebijakan menolong dalam memutuskan sesuatu
seblum akhirnya jadi masalah, hal ini mejadi sangat penting untuk dianalisa dalan
situasi yang muncul sama setiap saat, mempersatukan berbagai rencana, kemudian
mengijinkan manajer untuk mendelegasikan otoritas dan masih harus memelihara,
mengawasi apa yang dilakukan bawahannya.
Kebijakan biasanya muncul pada setiap tingkatan organisasi dan rentang
dari mulai kebijakan perusahaan induk melalui kebijakan departemen pokok
sampai segmen terkecil dari organisasi. Semuanya memungkinkan berhubungan
dengan berbagai fungsi seperti penjualan, dan pembiayaan atau proyek seperti
rancangan produk baru yang diupayakan mampu berkompetisi.
Terdapat beberapa tipe kebijakan. Contohnya kebijakan yang termasuk di
dalamnya hanya insinyur terlatih lulusan universitas, memberi harapapan dan
dorongan pada pekerja untuk meningkatkan bekerjasama, termasuk di dalamnya
ada promosi, menghadapkan pada etika bisnis tingkat tinggi, membuat harga yang
kompetitif, dan menentukan posisi dengan tepat, memperoleh keuntungan,
menetukan harga.
Sejak kebijakan membimbing untuk membuat keputusan, hal ini
menunjukan bahwa harus diikuti oleh kebijaksanaan. Di lain pihak, mereka dapat
diperintah. Lama kelamaan, kebijakan dinterpretasikan sebagai “sepuluh ayat
tuhan” diaman tidak ada ruang untuk kebijaksanaan. Meskipun, kebijaksanaan
dalam beberapa contoh, sangat lebar, hal ini dapat menyebabkan sangat dekat.
Sebagai contoh, kebijakan untuk membeli dari tiga penawar terendah hanya
kebijaksanaan untuk menentukan pertanyaan penawar mana yang memenuhi
syarat; perlengkapan kebutuhan barang yang akan dibeli dari pemasok yang sudah
pasti, pemberian penghargaan atau layanan berjalan sesuai dengan aturan.
Kebijakan artinya kebijaksanaan membesarkan harapan dan berinisiatif,
tetapi dibatasi. Sejumlah ketakutan secara alami akan berdasarkan kepada
kebijakan dan pada gilirannya akan menggambarkan posisi dan otoritas dalam
organisasi. Presiden perusahaan dengan kebijakan yang kompetisi harga yang
agresif memiliki kewenangan yang luas untuk membuat kebijaksanaan dan
inisiatif yang mana dapat menginterpretasikan dan menerapkan kebijakan ini.
Manajer pemasaran cabang (yang membuat laporan tentang penjualan kepada
manajer regional) masih ada harapan yang sama dengan kebijakan mendasar,
tetapi interpretasi yang dibuat oleh presiden perusahaan, wakil presiden untuk
melakukan penjualan, manajer penjualan regional menjadi kebijakan yang dibuat-
buat.
Pembuatan kebijakan yang konsisten dan cukup terintergrasi untuk
mewujudkan tujuan perusahaan sangat sulit dilakukan dikarenakan beberapa
alasan. Pertama, kebijakan terlalu sering didefinisikan dalam bentuk tulisan, dan
interpretasi yang tepat hanya diketahui sedikit. Kedua, pemberian delegasi
mengenai kebijakan ditujukan sebagai implementasi pimpinan, dilakukan melalui
pengaruh desentralisasi, untuk menyebarluaskan partisipasi dalam pembuatan dan
interpretasi kebijakan, hampir tiap individu pasti memiliki keragaman. Ketiga,
tidak selalu mudah melakukan pengawasan pada kebijakan sebab kebiajkan
sesungguhnya mungkin menjadi sulit dan tidak menentu, dan kebijakan yang
diambil tidak selalu jelas.

Prosedur
Prosedur adalah rencana menentukan metode yang akan digunakan dalam
mengelola kegiatan di masa depan. Prosedur adalah rangakian kronologis untuk
melakukan kegiatan. Prosedur mengarahkan kegiatan, daripada berpikir, dan
prosedur merupakan kegiatan yang detil dan pasti yang harus diselesaikan.
Prosedur selalu memotong jalur tiap bagian (departemen). Sebagai contoh,
di pabrik mesin, prosedur untuk pengelolaan pesanan sudah barang tentu akan
melibatkan bagian pemasaran (untuk pesanan asli), bagian pembiayaan (untuk
mengakui penerimaan dana dan menyetujui kredit konsumen), bagian keuangan
(untuk merekam transaksi), bagian produksi (untuk mengelola pesanan barang
atau otorisasi pengeluaran barang dari gudang), dan bagian lalu lintas barang
(untuk menentukan jalur dan pengangkutan barang).
Beberap contoh mengilustrasikan hubungan antara prosedur dan kebijakan.
Kebijakan perusahaan akan menjamin masa liburan bagi pekerja; prosedur akan
ditetapkan untuk mengimplementasikan kebijakan ini, dan akan dilakukan
penjadualan untuk menghindari gangguan pada pekerjaan, dibuatnya metode dan
dan angka yang akan dibayarkan untuk liburan, pemeliharaan rekaman untuk
menjamin setiap hak berlibur untuk pekerja. Perusahaan dapat memiliki kebijakan
untuk melakukan pengapalan barang dengan cepat; terutama pada perusahaan
besar, prosedur yang penuh dengan kehati-hatian akan sangat dibutuhkan untuk
menjamin bahwa pesanan dikelola dengan jalur khusus. Kebijakan perusahaan
dapat mengguankan bagian hubungan masyarakat untuk menjelaskan sesuatu pada
pekerja; mengimplementasikan kebijakan, manajer harus menentukan prosedur
untuk memperoleh perijinan dengan sedikit gangguan dan hambatan.

Kebijakan perusahaan terhadap


PRESIDEN daya saing harga

Kebijakan bersaing dengan giat hanya


WAKIL dalam kepemilikan lini produksi
PRESIDEN
PENJUAL
Kebijakan membatasi manajer
pemasaran cabang dengan konsesi
harga khusus tidak melebihi 10% dan
MANAJER ketika dianggap perlu mengambil
PENJUALAN pesanan
REGIONAL

MANAJER
PENJUALAN
CABANG

URUTAN PEMBATASAN KEBIJAKAN MENGGUNAKAN TINGKAT HIERARKIKAL

Aturan
Aturan memerlukan tindakan penegasan yang khusus, aturan ini
sebeanrnya termasuk tindakan dan non tindakan. Tidak ada kebijaksanaan, aturan
biasanya lebih tipe lebih simpel daripada perencanaan.
Orang terkadang bingung dengan aturan, kebijakan, atau prosedur. Aturan
tidak sama dengan prosedur dalam hal membimbing atau mengarahkan tindakan
tanpa rentang waktu yang khusus. Pada kenyataannya, prosedur memungkinkan
dikunci di atas aturan. Aturan, bagaimanapun juga, memungkinkan untuk
terpisahkan atau tidak terpisahkan dari prosedur. Sebagai contoh, “dilarang
merokok” adalah aturan yang tidak bisa dihubungkan prosedur; tetapi prosedur
memerintahkan untuk tidak berhubungan, yang mana semua permintaan harus
dikonfirmasikan kapan mereka menerimanya. Aturan ini, mengharuskan tidak ada
penyimpangan tindkan dari aturan negara dan tidak ada cara untuk
menghindarinya dalam rangka pengelolaan pesanan. Hal ini dapat dibuktikan pada
pernyataan tentang aturan yang mana agak sedikit berat penghitungannya tapi
harus tetap dapat dihitung seluruhnya atau siap menerima pemeriksaan dan dapat
terhitung atau tertimbang semua bahannya pada saat dihadapkan pembelian
pesanan. Esensi aturan ini adalah refleksi keputusan manajerial yang menegaskan
sebuah tindakan diambil atau tidak.

Program
Program sangatlah komplek meliputi target, kebijakan, prosedur, aturan,
penetapan tugas, langkah kerja yang akan diambil, bahan untuk diolah oleh
pekerja, dan elemen-elemen penting lain untuk dapat mengelola pekerjaan yang
dibebankan.
Program utama biasanya digunakan untuk mendukung program. Program
yang disiapkan untuk pemeliharaan dan operasional dasar harus disiapkan secara
detil mulai dari suku cadang dan komponen. Fasilitas pemeliharaan secara
khusus harus disiapkan dengan tenaga pemelihara yang terlatih. Program pasang
iklan dalam upaya untuk publikasi harus dilakukan yang merupakan bagian dari
program layanan.
Program di atas dan program lainnya harus direncanakan dan
terimplementasikan sebelum layanan diberikan kepada konsumen. Lebih lanjut,
semua program tersebut ditujukan untuk koordinasi dan pemilihan waktu, sejak
mengalami kegagalan pada beberapa bagian jaringan pendukung perencanaan
sehingga mengganggu (menghambat) program utama dengan mengeluarkan biaya
yang besar dan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Beberapa
program, secara terpisah adalah pemenuhan dan pelatihan tenaga kerja, dapat
menyebabkan tidak tercapainya keuntungan dalam waktu singkat. Tidak
membutuhkan biaya untuk para pekerja yang telah tersedia dan terlatih sebelum
mereka dibutuhkan.

Anggaran Belanja (Keuangan)


Anggaran belanja merupakan pernyataan yang muncul dan merupakan
harapan dalam deretan angka-angka. Hal tersebut dapat diserahkan sebagai
program yang penuh dengan nomor dan angka. Kenyataannya, operasional
anggaran belanja sering disebut “rencana keuntungan”. Anggaran belanja dapat
pula muncul dalam bentuk kesiapan tentang jaminan keuangan; dalam bentuk
jam kerja; jumlah produksi; jham kerja mesin; atau dalam berbagai bentuk
susunan angka-angka yang dapat diukur. Hal ini dapat berhubungan dengan
operasional, sebagai biaya yang dikeluarkan dari anggaran belanja; hal ini dapat
menggambarkan jumlah modal yang dkeluarkan, sebagai pengelaran belanja dari
anggaran belanja, atau dapat memperlihatkan perkiraan keuangan sebagai uang
kontan anggaran belanja.
Sejak anggaran belanja juga sebagai alat kontrol, dan merupakan teknik
kontrol. Bagaimaanpun juga, membuat anggaran belanja harus dengan
perencanaan yang jelas. Anggaran belanja sebagai instrumen mendasar bagi
perencanaan di dalam perusahaan anggaran belanja memaksa perusahaan untuk
membuatnya dengan baik meskipun untuk seminggu atau bahkan 5 tahun yang
terdiri dari himpunan perkiraan keuntungan yang diharapkan, pembiyaan dan
pendapatan, pengeluaran modal, nilai guna pekerja dan mesin. Anggaran belanja
sangat perlu untuk dikontrol, tapi tidak dapat disiapkan sebagai sesuatu yang
layak menggunakan standar kontrol kecuali dengan perencanaan yang sempurna.
Meskipun anggaran belanja selalu merupakan implementasi sebuah
program, dapat dengan sendirinya dapat menjadi program. Sebuah perusahaan
dengan kesulitan keuangan dipaksa harus menempatkan sebuah rancangan kontrol
anggaran belanja yang terperinci bukan hanya untuk mengawasi pengeluaran
anggaran belanja tersebut tetapi juga menanamkan manajemen biaya yang sengaja
diterapkan. Pada kenyataannya, satu hal keuntungan yang utama menganggarkan
belanja yaitu membuat manusia memiliki rencana, sebab angagran belanja
merupakan bentuk angaka-angka, dan hal ini memaksa ketelitian dalam
perencanaannya.
Keragaman anggaran belanja tujuan, detil, dan keakuratannya sangat
beragam. Beberapa anggaran belanja keragamannya berdasarkan kepada tingkat
keluaran perusahaan tersebut; hal ini disebut variabel, atau fleksinilitas, angagran
biaya. Lembaga pemerintah selalu membentuk program anggaran belanja dimana
lembaga (dan setiap departemen termasuk lembaga) mengidentifikasi target,
menyusun program secara rinci untuk mencapai target atau tujuan, dan
memperkirakan kebutuhan biaya setiap programnya. Untuk mempersiapkan
program anggaran belanja yang efektif, manajer harus melakukan beberapa
dengan rinci dan baik melalui sebuah perencanaan.
Masih merupakan tipe perencanaan anggaran yang lainnya, dimana sebuah
kombinasi program anggaran biaya dan variabel anggaran biaya adalah bersandar
pada anggaran nol. Manajer menggunakan pendekatan seperti ini dengan
memikirkan atau mempertimbangkan target dan tujuan program yang dibutuhkan
untuk dicapai oleh mereka sebagai “sebuah paket kerja” meskipun program
tersebut dimulai dari sebuah keadaan yang sangat sulit atau "berdasarkan
anggaran nol"

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
Meskipun langkah-langkah dalam perencanaan dibahas di sini sehubungan
dengan program pokok (utama), seperti halnya sebagai tambahan perencanaan
atau mesin jet pendorong dalam pembentukan (pembuatan) produk, manajer
seharusnya mengikuti esensi langkah-langkah yang sama dalam hal perencanaan
dengan seksama. Sejak rencana tambahan yang biasanya lebih simpel, beberapa
langkah akan lebih mudah untuk diterapkan (dilaksanakan), tetapi pada
kenyataannya langkah-langkah tersebut seperti akan dibahas di bawah. Walaupun
yang akan dibahas adalah penggunaan perencanaan secara umum. Bagaimanapun
juga pada prakteknya, manajer harus mempelajari berbagai kemungkinan dari
kemungkinan yang terjadi pada setiap langkah tersebut. Sebagai contoh, dalam
penentuan tujuan-tujuan perusahaan, hal ini sangat penting dimiliki seperti halnya
ide tentang dasar pemikiran dari perencanaan yang telah tersedia. Tujuan yang
ambisius dapat meningkatkan penjualan sampai 200 persen mungkin bukan
sesuatu yang realistik di dalam lingkungan dengan resesi ekonomi yang telah
diperkirakan. Hal ini mirip dengan pengaruh arus balik yang juga merupakan hal
yang sangat esensi. Dalam penyusunan perencanaan yang mendukung,
memerlukan sebuah evaluasi ulang dan merubah semua tujuan yang telah disusun
sebelumnya.

1. Mengetahui Kesempatan
Meskipun kesempatan merupakan sesuatu yang telah diperkirakan
(direncanakan) tetapi tidak merupakan bagian dari proses perencanaan secara
nyata, tetapi mengetahui kesempatan di dalam lingkungan kerja lebih baik lagi
sebagai titik awal yang nyata untuk memulai perencanaan. Semua manajer;
harus selalu hanya membicarakan kesempatan dan pertama-tama harus melihat
kesempatan yang memungkinkan di masa depan dan lihat secara keseluruhan
denhan jelas dan teliti, dimana mereka harus berdiri dengan berbagai kelebihan
dan kekurangannya, memahami permasalahan apa yang diperkirakan dapat
mereka pecahkan dan mengapa bisa terjadi, dan ketahui apa yang dapat mereka
peroleh (harapkan) susunlah tujuan yang realistik berdasarkan kepada
kesadaran. Perencanaan memerlukan diagnosa situasi kesempatan realistik.
2. Menentukan Tujuan
Lanmgkah kedua dalam perencanaan adalh mentukan tujuan, hal ini
ditujukan untuk perusahaan secara keseluruh kemudian untuk setiap unit kerja
di bawahnya. Hal ini dilaksanakan dalam segala hal lebih baik dalam rentang
waktu yang sangat cepat. Tujuan khusus ditujukan untuk memperoleh hasil
dan mengindikasikan target akhir yang ingin dicapai dari semua rangkaian
kerja, terutama dengan sesuatu yang sudah diputuskan ingin dicapai, dan
menentukan apa yang ingin dicapai dengan startegi, kebijakan, prosedur,
aturan, anggaran belanja, dan program-program.
Tujuan perusahaan memberikan arahan pada perencanaan utama (pokok),
dengan merefleksikan semua tujuan ini, mendefinisikan tujuan dari setiap
bagian, pada gilirannya, pengawasan (kontrol) dilakukan pada bawahan atau
bagian-bagian di bawahnya. Dengan kata lain, tujuan merupakan suatu susunan
atau hierarki. Tujuan dari sebuah departemen (bagian) lebih kurang
memahami tujuan perusahaan secara akurat dan dengan target yang tidak
mengada-ngada. Manajer juga harus memiliki kesempatan untuk berkontribusi
ide untuk menyusun tujuannya sendiri dan tujuan perusahaan secara umum.

3. Pembentukan Dasar Pemikiran


Langkah logika perencanaan yang ketiga adalah memastikan
(membentuk) mensirkulasikan, dan memperoleh persetujuan untuk
memanfaatkan dasar pemikiran pertencanaan yang mendesak seperti
peramalan, penerapan kebijakan dasar, dan memunculkan tujuan dasar
perusahaan. Mereka berasumsi tentang lingkungan di mana perencanaan akan
dibawa dan diterapkan. Hal ini sangat penting untuk semua manajer
menyetujui dasar pemikiran perusahaannya. Pada kenyataannya, prinsip utama
dari dasar pemikiran perencanaan adalah sebagai berikut : mempergunakan
potensi individu dengan memahami perencanaan dan setujua memanfaatkan
dasar pemikiran perencanaan secara konsisten, bersedia berkoordinasi dengan
perencanaan perusahaan yang telah dibuat.
Peramalan sangat penting dalam penentuan dasar pemikiran antyara lain :
sasaran pasar yang mana yang akan dimanfaatkan ? berapa volume barang
yang akan dijual ? berapa harganya ? produk apa yang akan dibuat ? teknik
pengembangan apa yang akan dikembangkan ? berpa biayanya ? kebijakan
pajak mana yang akan digunakan ? pekerja baru bagaimana yang dibutuhkan ?
kebiajkan apa yang akan diambil pada deviden ? lingkungan politik atau sosial
mana perusahaan berdiri? Bagaimana berekspansi mencari modal ? tren apa
yang kemungkinan kan terjadi dlam jangka waktu panjang ?
Manajer harus memiliki beberapa sumber untuk menggambarkan dari
mana persiapan peramalan perusahaan dimulai. Publikasi pemerintah meengani
kekayaan akan sangat berguna. Dikarenakan masa yang akan datang sangat
komplek, tidak hanya keuntungan yang menjadi tujuan realistis tapi harus
membuat asumsi tentang perencanaan lingkungan masa depan secara realistis
dan detil. Selanjutnya, dasar pemikiran adalah sebagai startegi, dasar
perencanaan, yang kesemuanya akan berpengaruh terhadap operasional.

4. Menentukan Alternatif Rangkaian Kerja


Langkah keempat dalam perencanaan adalah mencari dan menguji
alternatif rangakian kerja, khususnya yang tidak dengan segera terlihat nyata.
Hal ini biasanya direncanakan yang mana ditujukan untuk mencari alternatif
yang belum ada dan beralasan, dan meninggalkan dengan segera alternatif
yang tidak mendukung ke arah yang lebih baik.
Permasalahan lain yang biasa muncul adalah tidak ditemukannya
alternatif tetapi mengurangi jumlah alternatif sehingga banyak dasar
pertimbangan yang harus dianalisa. Meskipun menggunakan teknik
matematika dan komputer, sudah pasti ada batas tertentu mengenai alternatif
yang diperoleh melalui pengujian. Perencana harus selalu membuat persiapan
pengujian untuk menemukan kemungkinan yang paling baik.
5. Mengavaluasi Alternatif Rangkaian Kerja
Setelah mencari alternatif rangkaian kerja dan menguji kelemahan dan
kekuatannya, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi alternatif tersebut
dengan mempertimbangkan dasar pemikiran dan targetnya. Satu rangkaian
akan muncul dan akan lebih menguntungkan, tetapi mungkin memerlukan
pengeluaran dana yang besar dan melakukan pengembalian yang lambat,
lainnya dapat saja tidak memiliki sisi menguntungkan tetapi memiliki resiko
yang lebih kecil, masih kemungkinan yang lain baik digunakan oleh
perusahaan tapi merupakan tujuan jangka panjang perusahaan.
Jika hanya tujuan memperoleh keuntungan yang dimaksimalkan dalam
bisnis tertentu, jika masa yang akan datang tidak menentu, jika posisi kas dan
modal yang mengkhawatirkan, dan jika banyak faktor dapat dikurangi menjadi
data yang meyakinkan, evaluasi akan relatif lebih mudah. Tetapi sejak
perencana menemukan bahwa secara khusus beberapa ketidakpastian,
permasalahan-permasalahan modal, keragaman faktor yang tidak bisa
diperdiksi, evaluasi biasanya lebih sulit, meskipun dengan permasalahan yang
relatif simpel. Perusahaan dapat berharap untuk menghasilkan produk lini baru
yang secara umum ditujukan hanya untuk harga diri, tetapi peramalan akan
memperlihatkan bahwa pembiayaan akan hilang, sehingga pertanyaan masih
terbuka modal akan hilang atau hanya akan mempertahankan harga diri.
Ada beberapa alternatif rangakaian kerja pada banyak situasi dan banyak
variabel dan pembatasan-pembatasan yang harus dipertimbangkan lalu
dievaluasi dan hal itu sulit. Dikarenakan kompeksitas permasalahanya.
Sesungguhnya, hal ini adalah langkah dalam proses perencanaan yang dicari
dan diteliti dan secara perhitungan secara matematis menjadi pilihan untuk
dipalikasikan dalm pengelolaan manajemen.

6. Pemilihan Rangkaian Kerja


Ini adalah titik dimanaperancanaan mengadopsi titik nyata pengambilan
keputusan. Kadang-kadang, analisis dan evaluasi alternatif rangakian kerja
akan menyibak dua tau lebih yang layak dipertimbangkan untuk diterapkan,
dan manajer dapat memutuskan untuk mengikuti beberapa alternatif rangkaian
kerja tadi dan akan lebih baik dibanding jika hanya ada satu.

7. Penyusunan Perencanaan yang Matang


Ketika keputusan telah dibuat, perencanaan biasanya sudah lengkap, dan
langkah ketujuh adalah mengusulkan. Perencanaan yang matang dan beragam
dibutuhkan untuk mendukung perencanaan dasar.

8. Penomoran Perencanaan dengan Anggaran Biaya


Setelah keputusan dibuat dan perencanaan telah tersusun, langkah akhir
adalah membuat semuanya memiliki arti, sebagaimana terindikasi pada
pembahasan tipe perencanaan, taitu penomoran dengan merubahnya menjadi
angagaran biaya. Secara keseluruhan anggaran biaya perusahaan akan muncul
dalam bentuk total pendapatan dan pembiayaan, dengan tidak punya
keuntungan atau surplus, dan anggaran biaya pada umumnya seimbang pada
rancangan antara kas dan modal yang dikeluarkan. Setiap bagian atau program
usaha atau perusahaan lain dapat memiliki anggaran belanja tersendiri,
biasanya dalam bentuk pembiayaan dan modal yang dikeluarkan, yang mana
akan menjadi serangkian anggaran belanja secara keseluruhan.
Jika dikerjakan dengan baik, anggaran belanja memiliki makna
ditambahkan secara bersamaan antara perencanaan yang beragan dan juga
seperangkat program perencanaan yang dapat diukur.

PROSES PERENCANAAN :
PENDEKATAN RASIONAL UNTUK MENCAPAI TARGET
Dengan indikasi langkah-langkah perencanaan di atas, perencanaan adalah
sebuah pendekatan yang rasional untuk mencapai tujuan. Proses tersebut dapat
digambarkan dalam diagram, kemajuan (tenaga penjual yang lebih banyak,
keuntungan lebih besar, biaya lebih murah, dan lainnya ditempatkan pada sumbu
vertikal, dan waktu pada sumbu horizontal. Di sini mengindikasikan keduanya
dimulai dengan dan pada titik nol. Dan apa yang kita inginkan di masa yang akan
datang.
Di masa yang akan datang akan dicapai sesuatu yang pasti, garis x, y akan
relatif mudah untuk digambarkan. Bagaimanapun juga, pada kenyataannya
banyak sekali faktor yang dapat mendorong guna tercapainya target (tujuan)
sekali lagi dikarenakan kita tidak dapat meramalkan atau memeutuskan sesuatu,
kita mencoba membentuk jalur kita sendiri dari x ke y dalam pertimbangan yang
sangat mendesak.
Esensi logika dari penerapan perencanaan menganggap waktu memiliki
interval. Bagaimanapun juga, kejelasan dasar pemikiran hampir pasti merupakan
hubungan kebalikan dengan waktu yang dibutuhkan. Hal ini menunjukkan bahwa
jika waktu yang dibutuhkan lama, dasar pemikiran mungkin kurang jelas, tujuan
mungkin lebih sulit untuk dicapai, dan kompleksitas perencanaan lain akan lebih
tinggi.
Pembuatan keputusaan boleh jadi lebih mudah dari pada perencanaan,
meskipun hal ini membutuhkan teknik penilaian dan pertimbangan kemampuan
dalam penerapannya. Kesulitan yang nyata akan muncul umumnya dalam
mempertajam dan memberi pengertian tentang tujuan dan pertimbangan yang
mendesak, melihat sifat alamiah hubungan antara kekuatan dan kelemahan
alternatif yang ada, dan mengkomunikasikan target (tujuan) dan dasar pemikiran
kepada semua pihak perusahaan yang berkompeten membuat perencanaan.

Periode Perencanaan
Apakah perencanaan ditujukan untuk waktu singkat atau panjang ?
bagaimana rencana jangka pendek dikoordinasikan dengan rencana jangka
panjang ? pertayaan ini mendorong kemunginan perencanaan masa depan
beragam dalam beberapa kasus, perencanaan mingguan mungkin akan lebih
berguna dan cukup, atau dalam rentang lain, periode yang diharapkan atau bahkan
dalam tahunan. Meskipun dalam perusahaan yang sama dengan waktu yang sama
keragaman periode perencanaan akn muncul dalam perbedaan.
Komitmen Prinsip
Beberapa kriteria harus digunakan dalam pemilihan rentang waktu untuk
perencanaan perusahaan. Kunci untuk memilih periode perencanaan yang tepat
adalah memiliki komitemn prinsip; perencaanaan logis berpedoman pada periode
waktu yang akan datang yang dibutuhkan untuk memenuhinya, menggunakan
serangakian tindakan, komitmen akan dibutuhkan dalam pembuatan keputusan
hari ini.
Kita dapat bersiap menggenggam perencanaan logis cukup jauh di masa
yang akan datang, dengan kemungkinan lebih baik, perbaikan dengan menggali
permodalan sampai dengan membangun atau membeli mesin. Sejak modal
membanjir berusahaan akan berkembang normal dibatasi dengan hubungan pada
perusahaan yang dibutuhkan, hal ini memerlukan kerjasama dengan kemungkinan
yang beralasan dalam menutupinya, sampai dengan pengembalian investasi
melaui operasionalitasnya.
Tetapi perusahaan dapat membuat komitmen tanpa biaya yang memiliki
kerangka waktu yang beragam. Sebagai contoh, hal ini tentang komitmen itu
sendiri, yaitu komitmen pada kebijakan pekerja untuk dipromosikan dari dalam
organisasi itu sendiri daripada mencari dari luar.

Apa Implikasi Komitmen Prinsif. Implikasi komitmen prinsif dalan


perencanaan jangka panjang sebenarnya tidak menentu tetapi perencanaan untuk
masa yang akan datang dipengaruhi kuat oleh kebijakan hari ini. Dengan kata lain,
keputusan adalah komitmen, normalnya dana, petunjuk tindakan, atau reputasi.
Dan keputusan terletak di tengah perencanaan. Meskipun penelitian dan analisis
terdahulu tentang keputusan, berbagai tipe perencanaan berimplikasi pada
pembuatan keputusan. Sebagai tambahan, perencanaan nyata yang muncul seperti
pada keputusan-keputusan yang dibuat. Perlu diketahui, manajer yang cerdik akan
mengakui bahwa keputusan jangka panjang akan dilengkapi dengan keajegan
keputusan saat ini. Mengerjakan hal lain adalah melihat kembali sifat dasar alami
dari perencanaan dan pembuatan keputusan.
Penerapan Prinsip Komitmen. Tidak ada penyeragaman atau kesamaan
rentang waktu untuk perusahaan merencanakan atau membuat program atau
berbagai bagian yang harus direncanakan. Peralatan pabrik dan produk yang siap
dibentuk kemungkinan membutuhkan perencanaan mendapat penghasilannya
hanya dalam enam bulan ke depan, sejak periode waktu memungkinkan untuk
menyiapkan perputaran pembelian bahah baku-produksi-invetarisasi-dan
penjualan. Tetapi pada perusahaan yang sama juga dipastikan terlebih dahulu
mempertimbangkan masa depan sebelum berasumsi sewa untuk fasilitas peralatan
khusus, dengan mengusahakan program manajemen pelatihan, atau pembentukan
promosi produk baru.

Menyatukan Perencanaan Jangka Pendek dan Jangka Panjang


Biasanya rencana jangka pendek dibuat tanpa berpatokan pada
perencanaan jangka panjang. Jelas ini adalah perencanaan dengan kesalahan yang
fatal. Pentingnya integrasi kedua tipe perencanaan tadi adalah dapat saling
memperkuat guna tercapainya lebih dari apa yang diharapjan, dan tidak ada
rencana jangka pendek yang tidak diharapkan kontribusi yang relevan pada
perencanaan jangka panjang banyak pemborosan yang terjadi dari keputusan
tentang situasi sesegera mungkin yang gagal dalam mempertimbangkan
pengaruhnya pada tujuan yang sedikit.
Kadang-kadang keputusan perencanaan jangka pendek tidak hanya gagal
berkontribusi pada perencanaan jangka panjang tapi juga menjadi gangguan, atau
membutuhkan perubahan di dalam perencanaan jangka panjang. Sebagai contoh,
jika sebuag perusahaan kecil menerima pesanan yang besar tanpa
memperhitungkan akibat dari kapasitas pesanan tersebut yang harus dibuat atau
dikirim secara langsung, keputusan ini dapat merintangi pada kemampuan
permodalan perusahaan di masa yang datang untuk membiayai perluasan usaha
yang sistematis harus berubah dan hal ini membutuhkan program perencanaan
jangka panjang. Atau, di perusahaan lain, penambahan kecil pada jumlah pegawai
(yang mungkin sangat dibutuhkan) dapat menggunakan lowongan tersebut dengan
sembarangan dapat menghalangi retang kekosongan tempat untuk digunakan nanti
pada saat kebutuhan pegawai dalam jumlah besar. Dalam contoh lain, keputusan
pengawas untuk memecat pekerja tanpa pertimbangan yang matang akan
berakibat tujuan jangka panjang perusahaan untuk membangun hubungan dan
suksesi program kepegawaian akan terganggu.
Manajer yang bertanggungjawab harus melihat secara berkelanjutan da
memperbaiki keputusan dengan segera untuk meyakinkan dapat berkontribusi
pada program jangka panjang, dan manajer bawahannya harus secara berkla diberi
penjelasan tentang perencanaan jangka panjang sehingga merka akan membuat
keputusan yang konsisten dengan target (tujuan) perusahaan jangka panjang. Hal
ini jauh lebih mudah dikerjakan dibandingkan memperbaiki ketidakonsistenan,
khususnya sejak komitmen jangja pendek diupayakan dengan keras diarahkan
pada kelanjutan komitmen pada satu garis yang sama.
MENGETAHUI MEMBANDINGKAN ALTERNATIF
KESEMPATAN YANG LEBIH RINGAN UNTUK
MENCAPAI TARGET
Menyoroti :
Pasar Alternatif yang mana yang akan
Persaingan memberi kita kesempatan terbaik
Keinginan konsumen untuk mencapai tujuan kita pada
Kekuatan biaya terendah dan keuntungan
Kelemahan tertinggi

PEMILIHAN ALTERNATIF
PENYUSUNAN TUJUAN
ATAU TARGET Pemilihan jeni tindakan yang akan
kita ambil
Dimana kita ingin tempat,
dan sebagai apa kita
dalam rangka
penyelesaian dan kapan

PERUMUSAN PENDUKUNG
MEMPERTIMBANGKAN
PERENCANAAN
DASAR PEMIKIRAN
PERENCANAAN
Jenis perencanaan seperti :
Pembelian peralatan
Pada lingkungan yang
Pembelian bahan
mana :di dalam ataudi
Pencarian dan pelatihan pekerja
luar akan atau
Pembentukan produk baru
merencanakan
operasional

PENOMORAN PERENCANAAN
DENGAN MEMBUAT
ANGGARAN BELANJA
MENGIDENTIFIKASI
ALTERNATIF
Contoh pembentukan anggaran :
Volume dan harga penjualan
Yang mana alternatif yang
Biaya operasional
lebih menjanjikan untuk
Hal-hal penting direncanakan
mencapai tujuan kita ?
Pengeluaran untuk peralatan
modal

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN