Manual BW

MANUAL INSTRUCTION (PETUNJUK PENGGUNAAN) MESIN ABSENSI SIDIK JARI SOLUTION FINGERPRINT
PETUNJUK PENGUNAAN
MESIN ABSENSI SIDIK JARI

(Edisi Revisi untuk Solution X1,X100,X101,X102,X2,X3,X300)
DAFTAR ISI:
1. Pengaturan Data Karyawan dan Pendaftaran Sidik Jari
2. Pengaturan Jadwak Kerja Karyawan
3. Cara Mencetak Laporan Absensi, Edit Data Absensi, Pencatatan Keterangan
(Sakit, Cuti, Izin, Dinas) dan Export Data Absensi
4. Pengaturan Penting Lainnya dan Daftar Lampiran
1 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

BAGIAN I:
PENGATURAN DATA KARYAWAN DAN PENDAFTARAN SIDIK JARI
1. DEPARTMENT LIST
Menu ini untuk membuat daftar devisi suatu perusahaan :
Add : Untuk menambah devisi

Delete : Untuk menghapus devisi
Rename : Untuk mengubah nama devisi

2. EMPLOYEES
Menu ini untuk memasukkan daftar karyawan sebuah perusahaan:
Pilih Departemen yang diinginkan :

Add : Untuk menambah karyawan
Hanya AC No. dan Name yg muncul di mesin / wajib di isi
(Nama yang Muncul di LCD Mesin Absensi: Maximal 8 Karakter)
Save : Untuk menyimpan data karyawan yang telah di masukkan.
Delete : Untuk menghapus karyawan
T : Untuk men-transfer devisi karyawan ke devisi yg lain

3. UPLOAD USER INFO AND FP

Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung, jadi
pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi . ( Pilih Mesin Absensi pada menu
utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas atau lihat bagian Lampiran
Pengaturan Koneksi Mesin Absensi).
Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke mesin
absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di upload
kemudian klik Upload
Select All : Untuk memilih seluruh karyawan
Invert All : Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan
High-rate mode : mode ini untuk mempercepat pengupload data karyawan

4. REGISTRASI SIDIK JARI

Pendaftaran sidik jari dilakukan pada mesin absensi.
Welcome Check In
09:00 Tekan tombol Menu
02-01-08 MON
Menu
User Manage Pilih User Manage
Options
Sys Info
User Manage
Enroll User Pilih Enroll User
Enroll Admin
Delete
Enroll User
Enroll FP
Pilih Enroll FP
Enroll Pwd
FP & Pwd
Enroll FP
New Enroll? Tekan ESC
ESC OK
Backup Enroll
Masukaan AC No. karyawan (misal : 1 Budi)
UserID 00001 Tekan 1 lalu OK
ESC OK

Backup Enroll
00001-0
Masukkan sidik Jari Budi ke sensor sebanyak 3x
Place Finger…
ESC/Exit
Backup Enroll
Tekan OK
UserID 00001-0
ESC OK(SAVE)
Backup Enroll
Continue? Tekan OK untuk menambahkan sidik jari berikutnya.

ESC OK
Backup Enroll
Continue?
Masukkan AC No karyawan lalu tekan OK dan seterusnya.
UserID 00001
ESC OK

BAGIAN II:
PENGATURAN JADWAL KERJA KARYAWAN
1. MAINTENANCE TIMETABLE
Menu ini untuk mengatur jam kerja karyawan.
Add : Untuk menambahkan jam kerja

Post : Untuk menyimpan jam kerja
Delete : Untuk menghapus jam kerja
Contoh Pengisian:
Timetable Name : Judul jam kerja (Normal)
On Duty : Jam Datang (09:00)
Off Dut : Jam Pulang (17:00)
Late Time : Toleransi Terlambat (0)
Early : Toleransi Pulang Awal (0)
Beginning In : Batas awal check in (07:00)
Ending In : Batas akhir check in (12:00)
Begiining Out : Batas awal check out (12:01)
Beginning Out : Batas akhir check out (06:00)
Masukan Semua daftar Jam kerja karyawan sesuai dengan jam kerja perusahaan anda.

2. SHIFT MANAGEMENT
Menu ini untuk mengatur hari kerja karyawan.
Add : Untuk menambahkan shift kerja

Save : Untuk menyimpan shift kerja
Add Time : Untuk menambahkan jam kerja yang telah di buat di maintenance timetable

Pilih Daftar Hari kerja karyawan pada bagian sebelahkanan, lalu pilih satu jam kerja yang
sesuai dengan har tersebut, lalu tekan tombol OK. (Lakukan Add Time lagi untuk hari kerja
lainnya, jika jam kerja nya berbeda)

3. EMPLOYEE SCHEDULE
Menu ini untuk mengatur karyawan tertentu mengunakan jadwal kerja tertentu.
Pilih devisi, lalu pilih karyawan yang dituju, lalu klik Arrange Shifts.
(Untuk memilih lebih dari satu gunakan tombol Ctrl, atau Select All untuk memilih semua)

Klik tombol + (Bagian Kiri)
Pilih Shift yang akan digunakan, lalu klik OK. Lalu OK lagi jika telah selesai.

Catatan:
Auto-assign timetable: fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range
Waktu Check In. Range ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Endin In pada menu
maintenance timetable.
(Silakan lihat pada bagian Lampiran untuk Contoh Pengunaan Fitur ini)
Temporary Shift: fitur ini untuk mengatur/mengedit jam kerja karyawan secara manual,
Pengantian Shift, dll. (Silakan lihat pada bagian Lampiran untuk Contoh Pengunaan Fitur ini)

BAGIAN III:
CARA MENCETAK LAPORAN ABSENSI, EDIT DATA ABSENSI, PENCATATAN KETERANGAN
KETIDAKHADIRAN (SAKIT, CUTI, IZIN, DINAS) DAN EXPORT DATA ABSENSI
1. DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS

Untuk men-download data absensi yang ada di mesin absensi.
2. REPORT
Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran.
Pilih devisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol Calculate.
Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan yang ingin dicetak.
Catatan:
Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian:
Clock In/Out Log Exception: tampilan ini berisi semua data absensi karyawan (data
mentah)

Shift Exception: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara detail
Misc Exception: tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana karyawan tersebut
melakukan absensi diluar hari kerja dan data keterangan ketidakhadiran karyawan.
Calculated Items: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara rekap
Untuk Mencetak Laporan sesuai tampilan diatas, klik kanan pada area tampilan, lalu pilih
Create report for current grid.
Sedangkan untuk Export Data ke Excel dapat memilih Export Data.
3. APPEND CLOCK IN/OUT

Menu ini untuk menambah data absensi secara manual

4. MAINTANANCE AL/BL
Menu ini untuk memberi keterangan ketidakhadiran dan alasannya (Sakit, Izin, Cuti, Dinas)

BAGIAN IV:
PENGATURAN PENTING LAINNYA DAN DAFTAR LAMPIRAN
1. HOLIDAY LIST
Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll.
(Klik Menu Maintenance/Options > Holiday List)
2. ADMINISTRATOR
Menu ini untuk membuat administrator di software (program attendance management).
(Klik administrator > Add Super Administrator, pilih nama karyawan, klik OK, jika keluar
message box klik OK lagi, pilih semua opsi / cek all, lalu klik OK)
Password default adalah Ac No.

Modify password : untuk mengubah password admin.

(Masukan Ac No pada kolom old password, dan isi New password dan verify new password
dengan password baru)
3. CARA MEMBUAT ADMINISTRATOR DI MESIN ABSENSI

Untuk membuat administrator pada mesin absensi, masuk ke employee list, pilih nama
karyawan yang ingin dijadikan administrator, lalu ganti Privilige User menjadi Suppervisor.
kemudian upload data karyawan lagi ke mesin absensi. (Lihat Bagian I, Nomor 3)
(Pastikan karyawan yang ingin menjadi administrator, sidik jari nya telah terdaftar pada mesin
absensi)
4. MENGATUR JAM DAN FORMAT JAM PADA MESIN ABSENSI

Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, pilih AC Manage.
(klik tombol Sync time untuk melakukan synkronisasi / mengirim jam komputer ke mesin
absensi)

(untuk mengatur format Jam, klik Read Options, setelah tampil menu pilihan pada Date
Format, pilih format jam yang diinginkan, lalu klik Set Options)
5. CARA MELIHAT INFORMASI DATA ABSENSI PADA MESIN ABSENSI

Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, pilih AC Manage.
(klik bagian Device Info, lalu klik tombol Read Options)

6. CARA MENGHAPUS DATA ABSENSI DI MESIN ABSENSI
Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, klik kanan pada layar, lalu pilih Detele
AC Log, setelah muncul kotak konfirmasi, pilih Yes.

7. CARA BACKUP DAN DELETE SIDIK JARI KARYWAN PADA MESIN ABSENSI
Menu ini untuk mem-download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam program
attendance management dan juga untuk men-delete sidik jari karyawan
Browse Users In Device : untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi
High Rate : untuk mempercepat proses mendownload
Download : untuk mendownload sidik jari karyawan
Delete : untuk men-delete sidik jari karyawan
Cara BackUp Sidik Jari:

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek
nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user, centang opsi High
Rate, lalu tekan Download.
Cara Delete Sidik Jari:

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek
nama user yang akan di delete atau Select All untuk memilih semua user, lalu tekan Delete.

8. MENGUBAH NAMA PERUSAHAAN

Klik menu attendance rules, isi Unit Name dengan nama perusahaan anda dan Abbservation
dengan singkatan atau brand perusahaan anda.

9. MENGAKTIFKAN DAN MENGATUR FITUR LEMBUR

Klik menu attendance rules, klik bagaian Calculation. Beri tanda Cek pada After 60 Mins.
Leaving count as OT. (Sistem akan menghitung lembur setelah 60 Menit dari jam pulang,
ketentuan jumlah waktu dapat di set sesuai dengan keperluan).
Catatan:
If no clock in, count as: ABSENT: beri tanda cek untuk mengharuskan Check-IN
If no clock out, count as: ABSENT: beri tanda cek untuk mengharuskan Check-OUT

10. PENGATURAN PARAMETER / SATUAN DALAM LAPORAN

Klik menu attendance rules, klik bagian Statistic Items.
(Menu ini untuk mengatur parameter / satuan2x yang digunakan dalam laporan)
Symbol In report : Symbol yang muncul di laporan absensi

Min Unit : Satuan yang digunakan dalam laporan absensi (Workday / Hour / Minute)
Pengaturan Parameter yang disarankan:

Dinas : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: D
Normal : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: N
Late : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: L
Early : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: E
Afl : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: AF
Absent : Beri Tanda Cek pada “Acc by times”, dan beri symbol: A
OT : Beri Tanda Cek pada “Round At Acc”, pilih Min Unit: Hour, dan beri
symbol: OT

11. LAMPIRAN PENGATURAN KONEKSI MESIN ABSENSI

Koneksi antara Mesin absensi dan Program Attendace Management dapat mengunakan Kabel
UTP ataupun kabel Serial. Silakan klik Tombol Device di menu bagian atas program attendance
management untuk mengatur jenis koneksi ke mesin absensi.
Add : untuk menambah mesin absensi baru

Save : untuk menyimpan pengaturan mesin absensi
Delete : untuk mendelete mesin absensi dari daftar mesin
Communication Parameter:
Name : untuk memberi nama pada mesin absensi
Comm.Type : untuk memilih jenis koneksi:
Ethernet: untuk Koneksi mengunakan kabel UTP. (Gunakan kabel
Straight untuk koneksi mesin absensi ke Switch/Hub atau kabel Cross
untuk koneksi kabel langsung ke PC).
Serial Port: untuk Koneksi mengunakan kabel Com Serial.
IP Address : alamat IP dari mesin absensi yang dituju
Comm.Key : Password Komunikasi antara mesin absensi dan program attendance
management. (ComKey ini harus diatur terlebih dahulu pada mesin
absensi)
Cara Mengatur ComKey pada Mesin Absensi:

Masuk ke Menu > Options > Com Opt > COMM Key > isi comkey lalu tekan OK.

Cara Setting IP di Mesin Absensi:

Masuk ke Menu > Options > Com Opt > IP Addr, lalu ganti alamat IP sesuai dengan IP Jaringan
anda atau biarkan jika PC langsung terhubung ke mesin absensi tanpa melalui jaringan
Cara Setting IP di PC:

Pilih Menu Start pada windows anda, pilih Control Panel, Pilih Network Connection, Klik Kanan
pada Local Area Connection, pilih Opsi Properties, pilih Internet Protocol (TCP/IP).
Jika PC anda terkoneksi ke jaringan, anda tidak perlu merubah setting apapun, tinggal
menyesuaikan setting IP Address mesin absensi anda agar 1 network dengan jaringan yang
ada agar dapat berkomunikasi.
Jika PC anda terhubung langsung ke Mesin Absensi, anda dapat lakukan settingan seperti
contoh diatas.

12. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR AUTO-ASSIGN TIMETABLE

fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range Waktu Check In. Range
ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Ending in In pada menu maintenance timetable.
Contoh Kasus 1:
Seorang karyawan Bekerja dari Jam 09:00 sampai jam 17:00 pada hari senin-jumat. Pada hari
sabtu atau minggu jika Karyawan ini masuk. Maka diinginkan agar sistem dapat menset hari
sabtu atau minggu tersebut sebagai hari kerja.
Solusi:
Masuk ke menu Employee Schedule, pilih nama karyawan tertuju, klik Arrage Shift, Klik
Tombol + (sebelah kanan) lalu pilih jam kerja sesuai dengan hari kerja biasa, misal: Umum.

Contoh Kasus 2:
Seorang karyawan mempunyai 3 jam kerja, yaitu: Shift Pagi, Siang dan Malam tetapi hari
kerjanya tidak bisa dipastikan.
Solusi:
Masuk ke menu maintanance, buat 3 jenis Jam Kerja dengan nama Pagi, Siang dan Malam,
dengan settingan sebagai berikut ini.
Timetable Name : (Pagi) (Siang) (Malam)

On Duty : (06:00) (14:00) (22:00)
Off Dut : (14:00) (22:00) (06:00)
Late Time : (0) (0) (0)
Early : (0) (0) (0)
Beginning In : (04:00) (12:00) (20:00)
Ending In : (09:00) (17:00) (01:00)
Begiining Out : (09:01) (17:01) (01:01)
Beginning Out : (03:00) (13:00) (21:00)
Setelah selesai input jam kerja, masuk ke Employee Schedule, pilih nama karyawan tertuju,
klik Arrage Shift, Klik Tombol + (sebelah kanan) lalu pilih jam kerja Pagi, Siang, dan Malam.

Dengan demikian maka sistem akan mendeteksi jadwal kerja karyawan ini setiap hari secara
otomatis berdasarkan range waktu check in (Beginning In – Ending In).
Jika Karyawan melakukan absensi pada jam 04:00 sampai 09:00 maka sistem secara otomatis
akan mengunakan Jam Kerja Pagi, Jika Karyawan Absensi pada Jam 12:00 sampai dengan
17:00 maka sistem mengunakan Jam Kerja Siang dan Jika absensi Jam 20:00 sampai dengan
01:00 akan mengunakan Jam Kerja Malam.
13. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR TEMPORARY SHIFT

Fitur ini untuk mengatur/mengedit jam kerja karyawan secara manual, Pengantian Shift, dll.
(Klik Menu Employee Schedule pada menu sebelah kiri)
Temporary Shift : Untuk membuat Temporary Shift

+ : Untuk menambah Jam Kerja pada Hari tertentu
- : Untuk menghapus Jam Kerja pada Hari Tertentu
Save : Untuk menyimpan perubahan sebelumnya
X (Hitam) : Untuk membatalkan perubahan yang barusan dilakukan
X (Merah) : Untuk menghapusTemporary Shift yang telah di buat

Cara Pengunaan:
Pilih Nama Karyawan yang ingin dibuat atau diedit Jam Kerjanya, klik Temporary Shift, lalu
klik +, lalu pilih Hari Kerja karyawan disebelah kanan, dan pilih Jam Kerja yang sesuai disebelah
Kiri, lalu Klik OK. Lakukan + lagi untuk Hari dan Jam Kerja lainnya.
14. LAMPIRAN CARA POSTING JAM LEMBUR KE LAPORAN UTAMA

Klik menu Report, lalu masuk bagian Misc Exception.
(Data yang mempunyai keterangan FOT pada kolom Exception diatas, merupakan data lembur
karyawan diluar Jam Kerjanya, Dimana Karyawan melakukan absensi diluar Hari Kerjanya )

Pilih Data yang akan di Posting, lalu klik

menu Audit it to: OT, setelah itu akan
tampil konfirmasi Commit seperti gambar
dibawah
Klik Commit all audited, data telah berhasil di Posting,

Silakan Calculate lagi dan Lihat pada Laporan Rekap
Utama maka Jumlah Lembur telah bertambah.

Manual BW

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual BW

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL INSTRUCTION (PETUNJUK PENGGUNAAN) MESIN ABSENSI SIDIK JARI SOLUTION FINGERPRINT

MESIN ABSENSI SIDIK JARI

1 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Add : Untuk menambah devisi

2 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Pilih Departemen yang diinginkan :

3 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

3. UPLOAD USER INFO AND FP

4 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

4. REGISTRASI SIDIK JARI

09:00 Tekan tombol Menu

New Enroll? Tekan ESC

5 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Continue? Tekan OK untuk menambahkan sidik jari berikutnya.

6 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Add : Untuk menambahkan jam kerja

7 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Add : Untuk menambahkan shift kerja

8 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

9 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

10 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Klik tombol + (Bagian Kiri)

11 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

12 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

1. DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS

13 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Sedangkan untuk Export Data ke Excel dapat memilih Export Data.

3. APPEND CLOCK IN/OUT

14 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

15 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Password default adalah Ac No.

16 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Modify password : untuk mengubah password admin.

3. CARA MEMBUAT ADMINISTRATOR DI MESIN ABSENSI

4. MENGATUR JAM DAN FORMAT JAM PADA MESIN ABSENSI

17 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

5. CARA MELIHAT INFORMASI DATA ABSENSI PADA MESIN ABSENSI

18 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

6. CARA MENGHAPUS DATA ABSENSI DI MESIN ABSENSI

19 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Cara BackUp Sidik Jari:

Cara Delete Sidik Jari:

20 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

8. MENGUBAH NAMA PERUSAHAAN

21 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

9. MENGAKTIFKAN DAN MENGATUR FITUR LEMBUR

22 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

10. PENGATURAN PARAMETER / SATUAN DALAM LAPORAN

Symbol In report : Symbol yang muncul di laporan absensi

Pengaturan Parameter yang disarankan:

23 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

11. LAMPIRAN PENGATURAN KONEKSI MESIN ABSENSI

Add : untuk menambah mesin absensi baru

Cara Mengatur ComKey pada Mesin Absensi:

24 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Cara Setting IP di Mesin Absensi:

Cara Setting IP di PC:

25 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

12. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR AUTO-ASSIGN TIMETABLE

26 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

Timetable Name : (Pagi) (Siang) (Malam)

27 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

13. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR TEMPORARY SHIFT

Temporary Shift : Untuk membuat Temporary Shift