Anda di halaman 1dari 23

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pembelian dan Alat Tulis Kantor


2.1.1 Pengertian Pembelian
Pembelian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Riyanto,
Bambang (Dasar-dasar Pembelian : 1995) pembelian merupakan system aplikasi
siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup prosedur-
prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan
pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup
pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang,
hutang dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai
nerupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian.

2.1.2 Pengertian Alat Tulis Kantor


Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern : 1988)
penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis
dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.
Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya pulpen, pensil, tinta,
pita mesin tik, kertas blangko pemulir, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara
macam-macam perlengkapan tatausaha yang terpakai habis dalam penggunaannya
dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti
kertas, pensil, tinta, dan lain-lain sebagai keseluruhan disebut keperluan tulis-
menulis.
2.2 Pengertian Sistem dan Informasi
2.2.1 Pengertian Sistem
Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001)
sistem adalah totalitas himpunan bagian-bagian atau subsystem –subsistem yang
satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu
tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.

2.2.2 Pengertian Informasi


Menurut H.M. Yogianto (Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur : 1989) informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam suatu
bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata serta
terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi


Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001)
system informasi merupakan suatu system dalam suatu organisasi yang
mempertemukan pengelohan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
menejerial dan kegiatan stategi dari suatu organisasi serta menyediakan informasi
kepada pihak luar dan loporan-laporan yang diperlukan

2.3 Analisa dan Perancangan Sistem


2.3.1 Analisa Sistem
Definisi analisa system menurut Jogiyanto H.M (Analisis dan Desain :1999)
adalah penguraian suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian,
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengepaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi serta kebutuhan-kebutuhab yang iharapkan sihingga dapat diusulkan
perbaikkan-perbaikan.
2.3.2 Perancangan Sistem
Setelah mendapat gambaran yang jelas apa yang dilakukan pada tahap
analisa system, tahap berikutnya adalah perancangan system. Menurut Mahyuzir
D. (Perancangan Sistem Pengolahan Data : 1989) perancangan system adalah
proses menentukan bagaimana suatu system akan menyelesaikan apa yang harus
diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari
system sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan user.

2.4 Alat Bantu Perancangan Sistem


Untuk menggambarkan system yang dianalisa, penulis menggunakan, alat Bantu
perancangan system yang baku, berupa Data Flow Diagram (DFD) atau bisa disebut
juga Diagram Aliran Data (DAD), system Flowchart, Entity Relationship Diagram
(ERD), kamus data, spesifikasi proses, dan bagan terstruktur serta format rancangan
input/output. Adapun pengertian dari komponen-komponen tersebut adalah:

2.4.1 Diagram Aliran Data


Menurut ( Jogiyanto H.M. Diagram Aliran Data (DAD) : 1998 ) merupakan
diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data
system. Symbol-simbol dari DAD adalah sebagai berikut :
No Simbol Nama Keterangan
Aliran Data ini mengalir diantara
proses, data store dan dan entitas
Aliran Data eksternal. Data Flow ini
1. (Data Flow) menunjukkan arus dari data yang
dapat berupa masukkan untuk
system atau hasil dari proses
system.
Proses menggambarkan suatu
Proses kegiatan yang menginformasikan
2. (Process) input menjadi output.

Penyimpanan Data Store merupakan tempat


3. Data penyimpanan data yang akan
(Data Store) diproses.

Kesatuan Yaitu entitas dilingkungan luar


Luar system dapat berupa orang,
4. (External Entity) organisasi, atau system lainnya
yang akan memberikan input atau
menerima input dari system
Gambar 2.1 : Diagram Aliran Data

2.4.1.1. Tingkatan DAD :


1. Diagram Konteks (Context Diagram)
Merupakan diagram level tertinggi yang menggambarkan
ruang lingkup system. Diagram ini hanya memiliki satu proses dan
tidak ada data store.
2. Diagram Nol (Zero Diagram)
Menggambarkan proses utama yang terdapat dalam system
3. Diagram Rinci
Diagram rinci merupakan diagram paling bawah, yang tidak
dapat dibagi lagi atau memiliki masukkan tunggal dan keluaran
tunggal.
2.4.2 Flow Chart
Simbol-simbol yang digunakan dalam bagian Alir Sistem adalah sebagai
berikut :
No Simbol Nama Keterangan
Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual,
1. Dokumen mekanik atau computer.

2.
Kerja manual Menunjukkan pekerjaan manual

Menunjukkan kegiatan proses


3. Proses operasi program computer

File non computer yang diartikan


4. Offline Storage urut tunggal

Input atau output yang


5. Discette Storage menggunakan disket
Menunjukkan input atau output
6. Hard Disk menggunakan harddisk

Mununjukkan output yang


7. Display ditampilkan di monitor

Menunjukkan input yang


8. Keyboard menggunakan online keyboard

Menunjukkan arus dari proses


9. Garis Alir

Menunjukkan penghubung ke
10. Connector halaman yang masih sama atau ke
halaman lain

Gambar 2.2 : Flowchart

2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)


Entity Relationship Diagram atau ER-D adalah suatu model jaringan
yang menggambarkan layout (susunan) penyimpanan data dari sebuah sistem
ER-Diagram yang menggambarkan data-data dalam keadaan diam (data yang
disimpan). Komponen - komponen ERD :
- Entity adalah segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data kelompok
benda atau obyek diberi nama dengan kata benda.
- Relationship merupaka suatu assosiasi antar satu atau beberapa entity, diberi
nama dengan kata benda.
- Atribute merupakan property atau karekteristik suatu entity relationship.
Simbol-simbol dalam Entity Relationship adalah sebagai berikut :
No Simbol Nama Keterangan
Obyek yang exist dan dapat
1. Entity dibedakan dari obyek lainnya
atau suatu kegiatan dengan
organisasi

Hubungan yang terjadi antara


dua entity atau lebih yang
2. Relasi dianggap penting serta harus
memelihara dan menyajikan
informasi

Karakteristik dari entity atau


relationship yang
3. Atribut menyediakan penjelasan
detail tentang entity atau
relationship

Penghubung antara himpunan


relasi dengan himpunan
4. Link entitas dan himpunan entitas
(penghubung) dengan atributnya

(H.M Jogiyanto. 2001)


Gambar 2.3 : Entity Relationship Diagram
Jenis-jenis relationship dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :
1. One to one (satu ke satu)
One to one adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu
entitas hanya memiliki satu atribut yang berhungan dengan satu atribut yang
lain pada entity tersebut
Contoh: Direktur 1 1 General
Utama Bawahi Manager

Gambar 2.4 : Cardinality One to One

2. One to Many (satu ke banyak)


One to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu
entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain
Contoh : General 1 M
Manager Punya Manager

Gambar 2.5 : Cardinality One to Many

3. Many to Many (banyak ke banyak)


Many to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key
suatu entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain.
Contoh : M M
Manager Milik Staff

Gambar 2.6 : Cardinality Many to Many


(Husni Iskandar Porlan dan Kusnanriyanto,1997)
2.4.4 Kamus Data / Data Dictionary
Menurut Tami D. mahyuzir (analisa dan perancangan system pengolahan
data : 1989) kamus data merupakan data mengenai data-data. Tujuannya adalah
untuk memberikan informasi mengenai definisi struktur, pemakai dari masing-
masing elemen adalah unit data yang terkecil.

Notasi-notasi pada kamus data :


Tabel 2.1 Data Dictionary
No Notasi Keterangan
1 = Terdiri dari
2 + dan
3 […..] Pilih salah satu
4 {….} Perulangan
5 *…..* Komentar
6 Alias Nama Lain
7 @ Penunjuk Key Field
8 (….) Pilihan / boleh ada boleh tidak
9 Pemisahan diantara [ ]
2.4.5 Spesifikasi Proses
Untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang paling dasar
dalam diagram arus data, spesifikasi proses mendeskripsikan secara jelas apa
yang dilakukan ketika masukan ditransformasikan menjadi keluaran.

2.4.6 Format Rancangan Input/Output


2.4.6.1 Rancangan Masukan (Input)
Tujuan daripada rancangan masukan adalah :
1. Untuk mengefektifkan biaya pemasukan kata
2. Untuk mencapai keakuratan yang tinggi
3. Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan
dimengerti oleh pemakai
Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh
pemakai. Tipe input adalah sebagai berikut :

1. External yaitu pada tipe ini pemasukkan data berasal dari luar
Organisasi
2. Internal yaitu pemasukkan data hasil komunikasi pemakai
dengan system
3. Operasional yaitu pemasukkan data hasil komunikasi computer
dengan system
2.4.6.2 Rancangan Keluaran (Output)
Rancangan keluaran merupakan hasil yang tidak bisa diabaikan
karena laporan atas keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap
unsure manusia yang memerlukan.
Tipe output dapat dibedakan sebagai berikut :
1. External yaitu tujuan outputnya untuk informasi diluar organisasi
Pemakai.
2. Internal yaitu tujuan outputnya untuk dilingkungan organisasi
pemakai
3. Operasional yaitu tujuan outputnya hanya untuk bagi computer
saja.

2.5 Konsep Visual Basic (VB)


Visual Basic (VB) pada dasar nya adalah sebuah bahasa pemrograman computer.
Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang
dimengerti oleh computer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. VB kini seakan-
akan menjadi kiblat bagi para software developer, dan menjadi salah satu bahasa yang
wajib dipelajari berbagai kalangan.
VB selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga disebut sebagai sarana
(tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi system berbasiskan windows.
Beberapa kemampuan atau manfaat dari VB antara lain :
a. untuk membuat program aplikasi system berbasis windows.
b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control aktif
X, file help, aplikasi Internet, dan sebagainya.
c. Menguji program (debug) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE
yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.
VB merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman Visual.
Pemrograman Visual merupakan pemrograman yang akhir-akhir ini sangat populer.
Dengan mengunakan VB maka aplikasi yang berbasis Windows dengan tampilan
yang sangat menarik dapat dibuat dengan sangat mudah.
Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh VB menyerupai perintah bahasa-
bahasa Xbase lainnya. Dengan demikian anda yang sudah terbiasa dengan bahasa
pemrograman seperti DBASE III PLUS akan dapat pindah ke VB dengan mudah.
Hal-hal lain yang spesifik dapat pemrograman Visual pun sangat mudah dipahami
dan dipelajari sehingga dalam waktu singkat anda akan dapat merasakan manfaat lain
dikemas dalam sejumlah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan
sejumlah halaman. Dengan masing-masing halaman pemrograman visual, terutama
dalam meningkatkna produktivitas kerja anda sebagai pemrogram.
Sebuah aplikasi widows pada umumnya paling tidak menggunakan sebuah form.
Form tak lain adalah sebagai bagian yang melandasi tampilan program. Pada form
inilah berbagai objek diletakkan. Di dalam lingkungan windows berbagai control
disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai.

2.6 JENDELA KERJA VISUAL BASIC

Gambar 2.7 :Jendela Kerja Standar Visual Basic


MENU BAR

Gambar 2.8 : Menu Bar


Menu bar berisi menu dasar Visual Basic (VB). Menu Help terkadang belum
sempurna benar

TOOLBAR

Gambar 2.9 : Toolbar

Toolbar, berisi ikon-ikon yang berfungsi mempersingkat perintah pada menu bar.
Fungsi-fungsi ikon-ikon tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 : Toolbar


1. Add Project

2. Add Form

3. Menu Editor

4. Open File

5. Save

6. Cut
7. Copy
8. Paste

9. Find

10. Undo

11. Redo
12. Run Project
13. Break
14. End
15. Project Explorer

16. Properties

17. Form Layout

18. Object Browser

19. Toolbox

20. Data View Windows

21. Visual Component Manager

22. Posisi Awal Object (X,Y)


23. Ukuran Form
TOOLBOX

Gambar 2.10 : Toolbox Standar

Toolbox merupakan kumpulan control yang banyak digunakan dalam pemrograman


Visual Basic (VB). Secara deafault toolbox berisi satu tab (General) yang terdiri atas
21 control.
JENDELA PROJECT EXPLORER

Gambar 2.11 : Jendela Project Exlorer


Jendela project explorer menunjukkan project aktif dan file-file penyusun project
tersebut.

JENDELA PROPERTIES

Gambar 2.12 : Jendela Properties


Jendela properties digunakan untuk mengubah property suatu objek.

JENDELA FORM LAYOUT

Gambar 2.13 : Form Layout


Jendela form layout digunakan untuk menentukan posisi suatu form yang akan
diaktifkan saat program dijalankan. Untuk mengubah posisi pengaktifan tersebut drag
gambar form kea rah posisi yang diinginkan.

2.7 Pencabangan Proses Pada Visual Basic


Statement pencabangan dalam sebuah pemrograman akan diperlukan bila
menemui kondisi tertentu dan harus menentukan pilihan pengerjaan dalam program.
Ada beberapa pencabangan dalam Visual Basic, diantaranya yaitu:
1. Statemen IF - THEN
2. Statemen IF – THEN – END IF
3. Statemen IF – THEN – ELSE – END IF
4. Statemen IF – THEN – ELSEIF – ELSE – END IF
5. Steteme SELECT CASE
6. Statement GOTO

2.7.1Statemen If – Then
Pencabangan ini adalah pencabangan yang paling sederhana, karena hanya
satu kondisi yang akan diperiksa dan satu perintah yang akan dijalankan.

Sintaksis:
If kondisi Then [statemen]
2.7.2 Statemen If – Then – End If
Pencabangan ini dibandingkan dengan pencabangan yang sebelumnya
mempunyai perbedaan pada perintah atau statement yang akan dikerjakan. Pada
pencabangan sebelumnya, perintah atau statemen yang dikerjakan hanya satu
sedangkan pada pencabangan ini, perintah atau statemen yang dikerjakan dapat ditulis
lebih dari satu baris karena memang disediakan untuk mengerjakan satu blok perintah
di antara keyword If dan keyword End If.
Sintaksis:
If kondisi Then
[statemen]
….
End If
2.7.3 Statemen If – Then – Else – End If
Pencabangan berikut mempunyai dua blok statemen yang akan dikerjakan bila
salah satu kondisi terpenuhi. Jika kondisi yang diperiksa bernilai benar, maka blok
statemen yang akan dikerjakan adalah blok yang terletak di antara keyword If dan
keyword Else. Sedangkan jika kondisi yang diperiksa menghasilkan nilai salah, maka
yang akan dikerjakan adalah blok statemen yang terletak di antara keyword Else dan
End If.
Sintaksis:
If kondisi Then
[statemen1]
….
Else
[statemen2]
….
End If
2.7.4 Statemen If – Then – Else If – Else – End If
Pencabangan berikut mempunyai lebih dari dua blok statemen yang akan
dikerjakan karena kondisi yang akan diperiksapun lebih dari dua kondisi yang harus
dipenuhi. Kondisi pertama akan diperiksa setelah keyword If, bila kondisi ini benar
maka program akan mengerjakan statemen yang berada diantara keyword If dan
Elseif. Kemudian jika kondisi pertama salah maka akan menghasilkan nilai yang
benar, maka program akan mengerjakan statemen yang berada pada blok di antara
keyword Elseif dan Else. Dan jika kondisi kedua ini menghasilkan nilai salah, maka
program akan mengerjakan stetemen yang berada pada blok di antara keyword Else
dan End If.
Sintaksis:
If kondisi1 Then
[statemen1]
….
Elseif kondisi2 Then
[statemen2]
….
Else
[statemen3]
End If
2.7.5 Statemen Select Case
Bila kondisi yang akan diperiksa lebih dari satu kondisi, selain dapat
menggunakan statemen If Then/Elseif Then/Else/End If, anda dapat menggunakan
statemen Select Case yang memungkinkan pemeriksaan kondisi yang lebih banyak.

Sintaksis:
Select Case terekspresi
[Case ekspresi-n
[statemen-n]]…
[Case Else
[elsestatemen]]
End Select
2.7.6 Statemen Go To
Statemen pencabangan yang lain yang mungkin sangat tidak disukai dalam
pemrograman adalah statemen GoTo. Bagaimanapun juga, kita tetap masih
membutuhkannya untuk membuat perangkap kesalahan program pada saat
dijalankan.
Sintaksis:
GoTo Label

2.8 Pengulangan Proses Dalam Visual Basic


Statemen pengulangan di dalam pemrograman sangat diperlukan untuk
mengulang perintah yang sama beberapa kali dalam satu program. Pengulangan
proses pada pemrograman Visual Basic disediakan dalam lima stetemen yaitu:
1. DO WHILE / LOOP
2. DO UNTIL / LOOP
3. DO LOOP / WHILE
4. DO LOOP / UNTIL
5. FOR / NEXT
Jika terjadi kesalahan pada waktu memberikan eksperesi kondisi dan proses
pengulangan tidak selesai, program dapat dihentikan dengan menekan tombol Ctrl +
Break. Jika penggunaan tombol ini tidak bisa, maka dengan terpaksa komputer harus
di-reboot.

2.8.1 Statemen Do While / Loop


Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan
terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus
bernilai benar atau True agar proses pengulangan dikerjakan.
Sintaksis:
Do While [kondisi]
[statemen]
[Exit Do]
[statemen]
Loop

2.8.2 Statemen Do Until / Loop


Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan
terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus
bernilai salah atau False agar proses pengulangan dikerjakan.
Sintaksis:
Do Until [kondisi]
[statemen]
[Exit Do]
[statemen]
Loop

2.8.3 Statemen Do / Loop While


Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan
terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah
(False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan
minimal satu kali.
Sintaksis:
Do
[statemen]
[Exit Do]
[statemen]
Loop While [kondisi]
2.8.4 Statemen Do Loop / Until
Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan
terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah
(False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan
minimal satu kali.
Sintaksis:
Do
[statemen]
[Exit Do]
[statemen]
Loop Until [kondisi]

2.8.5 Statemen For – Next


Statemen ini digunakan untuk mengulang satu atau beberapa statemen
berulang kali sejumlah yang ditentukan.
Sintaksis:
For hitung = mulai To akhir [Step step]
[statemen]
[Exit For]
[statemen]
Next [hitung]

2.9 Konsep Microsoft Access


Microsoft Access pada dasarnya adalah sebuah program bawaan dari
Microsoft Office. Microsoft Access mumpunyai banyak kegunaan salah satunya
adalah sebagai tempat penyimpanan data (Data Store). Selain itu Microsoft Access
juga dapat di koneksikan dengan program lainnya, salah satunya adalah Microsoft
Visual Basic.
Jendela Kerja Microsoft Access

Gambar 2.14 : Jendela Kerja Microsoft Access

Langkah - langkah dalam membuat database Access dari Visual Basic :


1. Klik Add-Ins pada menu bar, lalu klik Visual Data Manager.
2. Kemudian klik File, New, Microsoft Access, Version 7.0 MDB.
3. Kemudian tentukan di mana akan di simpan database tersebut.
4. Kemudian klik Save, lalu pada properties klik kanan, New Table.
5. Lalu tentukan nama tabel, nama field, type dan sizenya.
6. Lalu klik Build the table.