BAS Consulting Whitepaper

February 2006

Apa Itu Program Management Office?

Program Management Office (PMO) sudah menjadi suatu fenomena baru
di dunia usaha saat ini, khususnya bagi para perusahaan yang berbasis
proyek (project-based organizations). Mulai dari industri perbankan,
telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi,
perusahaan-perusahaan di dalam setiap industri tersebut mulai sadar
akan pentingnya PMO untuk memberikan jaminan suksesnya
implementasi proyek-proyek mereka sesuai dengan harapan serta target
bisnis yang dicanangkan.

1
Market Overview
Elya G Muskitta
Kebutuhan untuk menangani proyek secara efektif bukanlah suatu hal yang
Managing Partner
baru, walaupun demikian, kebanyakan organisasi baru mulai sadar akan
BAS Consulting pentingnya Program Management Office (PMO).

Pada bulan Juli 2003, Forrester Research, salah satu perusahaan riset
terbesar di dunia saat ini, mengadakan survey kepada berbagai eksekutif di
Amerika Serikat mengenai PMO. 76% dari para eksekutif tersebut
mengatakan bahwa mereka baru saja membuat organisasi PMO mereka
dalam kurun waktu tiga tahun belakangan ini. Di Indonesia sendiri, PMO baru
mulai berdengung di dua tahun belakangan ini.

Perusahaan-perusahaan membuat PMO untuk menaikkan tingkat kesuksesan

proyek-proyek mereka dengan cara membakukan serta
mengimplementasikan standar-standar serta menekan biaya-biaya terkait.
Mereka sadar bahwa dengan menggunakan metodologi-metodologi yang baku
serta secara senantiasa menghubungkan strategi perusahaan ke masing-
masing proyek, PMO dapat membantu perusahan-perusahaan tersebut
mencapai target finansial serta target strategi mereka.

Kebutuhan akan methodologi proyek yang baku dan teruji sudah merupakan
suatu urgent needs bagi setiap industri di Indonesia.

Definisi PMO

Definisi dasar dari Program Management Office (PMO) adalah suatu organisasi
yang bertugas untuk membentuk dan mengembangkan

Apa Itu Program Management Office?

 BAS Consulting Whitepaper

standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk

menjalankan setiap program dan proyek dengan baik dan benar serta sesuai
dengan strategi bisnis dari setiap perusahaan.

2
PMO sendiri pada umumnya berevolusi dari sebuah Project Office, suatu
organisasi yang bertanggung jawab dalam membangun standar dan
metodologi untuk sebuah proyek. Project Office bersifat taktikal. Artinya,
organisasi tersebut langsung menangani proyek yang berada di bawah
pengawasannya. Dengan demikian, Project Manager yang terkait berada
langsung di bawah garis komando Project Office. Pada tahapan ini,
kemungkinan besar Project Office berada di dalam organisasi IT atau di
bawah unit bisnis lainnya di dalam suatu perusahaan/ organisasi.

• 1 – 2 projects, 1 Project Manager

Stage
StageI I • Standard Project Management Methodology
Project
ProjectOffice
Office
• Support multiple projects
Stage
StageIIII • Multiple Project Managers
Projects
ProjectsSupport
SupportOffice
Office • 1 PMO Manager

• Support multiple projects

Stage
StageIIIIII • Multiple Project Managers
Standard • 1 or More PMO Managers
StandardPMO
PMO • Established various PM
May be
Methodologies
combined
Stage • Involving Directors/ Senior Program
StageIV
IV Managers
Advanced
AdvancedPMO
PMO • Executing Portfolio Management

Stage • Dedicated PMO Team

StageVV
Project • Build Learning &
ProjectCenter
CenterOf
Of Knowledge Management
Excellence
Excellence

Apa Itu Program Management Office?

 BAS Consulting Whitepaper

Apa Itu Program Management Office?

 BAS Consulting Whitepaper

Kemudian, dengan a manusia yang terlibat di setiap proyek-proyek yang dibawah

semakin pengawasannya
dewasanya
• membuat master project portfolio operational plan tahunan serta
wawasan
kebutuhan pendanaannya.
organisasi
tersebut atas Tahapan berikutnya adalah Program Management Office (PMO). Suatu

standar-standar organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai Project Office dan

dan metodologi Projects Support Office. Organisasi PMO biasanya mempunyai direct

yang dibangun dan reporting line ke CEO.

dikembangkannya, Bilamana PMO sudah berjalan dengan baik, maka fungsinya pun dapat
fungsi, tugas dan dikembangkan menjadi Program/ Project Center of Excellence di mana
4
tanggung jawab PMO berfungsi menjadi Think-Tank perusahaan.
organisasi Project
Office tersebut Di unit organisasi mana sebaiknya PMO berada?
pun melebar
Seringkali perusahaan menempatkan PMO di unit organisasi IT karena IT
menjadi Projects
mungkin salah satu organisasi yang memiliki proyek paling banyak bila
Support Office
dibandingkan dengan unit organisasi lainnya di perusahaan tersebut. Selain
(PSO) – membantu
IT, unit organisasi Finance maupun Operation juga dapat menjadi tempat
menangani
cikal bakal berdirinya PMO. Bilamana hal tersebut terjadi, maka PMO akan
multiple projects
sangat terpengaruhi oleh unit organisasi tersebut sehingga independensinya
(multiple business
menjadi pertanyaan besar. Kemudian, sosialisasi PMO menjadi tidak efektif
unit). Berbeda
karena tidak PMO tidak memiliki exposure ke unit organisasi lainnya.
dengan Project
PMO sebaiknya berdiri sendiri sebagai suatu unit organisasi independen
Office, kunci
yang bertanggung jawab langsung ke Direktur Utama/ Dewan Direksi.
tanggung jawab
Dengan demikian, PMO memiliki posisi yang cukup strategis di dalam
PSO mencakup:
perusahaan dan dapat menjadi ‘perpanjangan tangan’ dewan direksi dalam
• manajeme
memastikan bahwa setiap program dan proyek yang berjalan / yang akan
n dilaksanakan sesuai dengan visi, misi dan strategi perusahaan.
sumberday
Organisasi Program Management Office yang benar adalah organisasi yang
bersifat permanen, bukan bersifat Project-Based. Dengan demikian, adalah
penting bagi organisasi PMO untuk senantiasa memperoleh dukungan

Apa Itu Program Management Office?

 BAS Consulting Whitepaper

(sponsorship) dari setiap anggota dewan direksi. Hal ini juga berarti bahwa
pihak manajemen/ direksi harus yakin benar akan pentingnya PMO bagi
kemajuan perusahaan.

Kapan anda butuh PMO?

Bilamana organisasi anda saat ini mengalami hal-hal seperti di bawah ini,
anda sudah perlu untuk membangun organisasi PMO:

 Setiap proyek yang dijalankan tidak dapat memberikan gambaran

kontribusi finansial (project portfolio), baik secara langsung
maupun tidak langsung, kepada perusahaan. Apa itu dalam bentuk
Return On Investment, Project Economics, Project Balanced 5
Scorecard dll.

 Proyek-proyek dimulai tanpa adanya kolaborasi antara eksekutif

fungsional (functional executives)

 Sumber Daya Manusia yang ada menjalankan pekerjaan multi-

tasking hanya untuk membahagiakan para eksekutif fungsional

 Terlalu banyak waktu yang diluangkan untuk mengevaluasi anggaran

proyek serta biayanya ketimbang evaluasi penurunan project cycle
time

 Para manajer proyek dan eksekutif seringkali memperdebatkan

deadline serta SDM proyek

 Para manajer proyek seringkali terbentur masalah SDM proyek

karena kurangnya perencanaan SDM yang baik

 Konflik antar manajer proyek sering terjadi, khususnya dalam

‘perebutan’ SDM

 Terlalu banyak proyek yang berjalan sehingga seringkali kekurangan

SDM

Apa Itu Program Management Office?

 BAS Consulting Whitepaper

Bagaimana Caranya “Menjual” Konsep PMO ke manajemen

anda?

Manajemen/dewan direksi dapat diyakini akan pentingnya PMO bagi

perusahaan yang mereka pimpin selama si “penjual” konsep PMO dapat
melakukan beberapa hal di bawah ini:

• Cari Pendukung Utama (Champion): kredibilitas pribadi dan

hubungan baik dengan senior management merupakan hal yang
penting.

• Rencanakan Seperti Sebuah Proyek: jangan anda berharap bahwa

6
sebuah Project Office atau PMO dapat terbentuk dalam waktu
singkat. Anda harus dapat meyakinkan manajemen anda dengan
membuat project paln yang jelas dan terperinci yang dapat
menggambarkan setiap target pencapaian implementasi serta tolak
ukur kesuksesannya
• Buktikan dengan measurement metrics yang jelas: measurement
metrics merupakan hal yang sangat penting untuk dapat
meyakinkan pihak manajemen perusahaan anda bahwa sudah
waktunya PMO dibentuk. Metrics seperti Return On Investment
(ROI), customer satisfaction, support costs, rework costs, re-
implementation costs dll dapat menjembatani terbentuknya
kesadaran akan pentingnya diadakan standarisasi manajemen
program dan proyek.

• Targetkan jangka waktu pencapaian yang pendek: manfaat PMO

secara menyeluruh memang tidak mungkin dicapai dalam waktu
singkat, walaupun demikian, dengan perencanaan yang baik dan
benar, anda dapat memberikan hasil yang tangible kepada pihak
manajemen perusahaan anda. Contoh: anda dapat membuat
kalkulasi ROI per enam (6) bulan, dengan business case yang jelas,
sehingga pihak manajemen dapat memperoleh gambaran hal-hal
apa saja yang dapat dicapai dan hasilnya dapat dinikmati dalam
waktu 6 bulan tersebut.

Apa Itu Program Management Office?