RASMI
Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan kerajaan dan bukan untuk tujuan
peperiksaan awam.
1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.
1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.
1.12 Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.
2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat
pengirim.
.
3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang
3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan
pangkat.
Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),
3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan
3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau
pangkat.
11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .
“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh :
Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui
Pengarah Pendidikan Perak,
30640 Ipoh,Perak.
4. Nombor Rujukan:
4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis
lintang.
4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor
5. Tarikh :
5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama
dengan baris akhir alamat penerima.
1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan
huruf
besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.
6. Untuk Perhatian:
6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau
atau
1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina
penerima.
Contoh :
Yang Berhormat,
Yang Mulia,
Tan Sri,
sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau
1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di
bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.
8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur
8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan
8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan
digariskan.
8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.
Contoh:
Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan
9. Pemerengganan:
9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah
tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan
penerima.
9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada
pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:
1.1
1.2
9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah.
9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.
9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :
2.1
2.2
(a)
(b)
10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan
atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.
10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:
a. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan
ucapan ribuan terima kasih.
b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai
dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.
b. Sekian.
1.3 Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)
1.5 Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”
1.6 Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak
langkau dua di bawah cogan kata.
1.5 Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar
dan
diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan
perkataan
“bagi pihak” ketua jabatan jika berkaitan.
1.6 Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang
12.Salinan Kepada :
12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan
a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama
,nama
Contoh:
s.k. :
b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan
Contoh:
s.k. :
tertentu.
Contoh:
s.k.:
Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak
1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi
guru
sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila
sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran
2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah).
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Tuan,
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa pihak Pejabat
Pendidikan Daerah sedang mengemaskinikan maklumat tersebut . (PENANDA RUJUKAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Tuan,
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat
tersebut akan diadakan seperti yang berikut:
(PENANDA RUJUKAN)
2. Sehubungan dengan ini, tuan dijemput hadir dalam mesyuarat tersebut.
(PENANDA PERINTAH)
( PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
________________________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Dato’ Haji Adnan bin Haji Ibrahim, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 13 )
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa Kejohanan Olahraga
Tahunan Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 akan diadakan seperti yang berikut : (PENANDA
RUJUKAN)
2. Dengan sukacitanya pihak kami menjemput Yang Berbahagia Dato’ untuk merasmikan
majlis pembukaan kejohanan tersebut pada 7 Mac 2003 ,pukul 2.30 petang
Atas kesudian Yang Berbahagia Dato’ menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan
ucapan jutaan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Tuan,
Data Guru ,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan bersama-sama ini disertakan
Data Guru,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003 untuk tindakan
tuan.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
PENANDA WACANA
Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan
surat supaya lebih bermakna atau signifikan.
1. Penanda Rujukan:
Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan
pertama.
Contoh:
2. Penanda Penyertaan:
Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu.
Contoh:
2.1 Bersama-sama ini,disertakan “Lampiran A” untuk tuan kemas kini...
2.3 Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki.
3. Penanda Makluman:
Contoh:
Contoh:
e. Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan.
1.6 Nasihat :
b. Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera.
1.7 Permintaan:
b. Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami pada
hari tersebut.
5. Penanda Sebab-musabab:
Contoh:
5.1 Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana...
5.3 Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana...
6. Penanda Matlamat:
Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai.
7. Penanda Perwakilan:
Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu.
7.2 Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya...
8. Penanda Pendapat:
8.2 Ekoran perbincangan antara pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak kami
8.3 Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan...
9. Penanda Penegas:
Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu perkara.
10. Penanda Sambungan:
Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi waktu.
Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan kepada
1.5 Negatif:
Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan
12.1 Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih.
12.2 Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.
12.3 Dengan kehadiran tuan akan menyerikan lagi majlis kami.
.
12.4 Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan didahului
12.5 Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului
Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi pengirim
Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan surat
rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut:
Rujukan Kehormat
2. Sultan Perak Duli Yang Maha Mulia Duli Yang Maha Mulia
Paduka Seri Sultan Perak Raja Permaisuri Perak
Duli Yang Teramat Mulia Duli Yang Teramat
3. Raja Muda Raja Muda Perak. Mulia Raja Puan Besar
Perak
Duli Yang Amat Mulia
Duli Yang Amat Mulia
Raja Puan Muda Perak
4. Raja Di Hilir Raja Di Hilir Perak
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berbahagia
5. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat
Yang Berbahagia
6. Timbalan Perdana Menteri Yang Berhormat
7. Menteri,Timbalan Meneteri )
dan Setiausaha Parlimen ) Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Dipertua Dewan )
8.
Rakyat dan Dewan Negara ) Yang Berbahagia
Timbalan Yang Dipertua ) Yang Berhormat
Dewan Rakyat dan )
9.
Dewan Negara )
Yang Berbahagia
ADUN dan Ahli Parlimen
Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia
Tun dan Toh Puan
10. Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia
Tan Sri dan Puan Sri
11. Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Datuk/Dato’/Datin
12. Yang Berbahagia
13.
14. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia
18. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia
Profesor/Doktor
Contoh:
1.Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran itu
Contoh:
2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik dan Megat
Contoh:
3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah
Contoh:
4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua.
i. Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim)
1. Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan
diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran kurniaan
Disediakan Oleh:
Kuala Kangsar.
15 September 2003
Rujukan:
2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan