Change

Management
On Population Administration
Roadmap Penataan Administrasi Kependudukan
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Pedoman Manajemen Penataan Administrasi Kependudukan
[change management]

INISIALISASI
1. Komitmen politik
1. Monitoring dan
Evaluasi
F.1 2. Pembentukan TPK
2. Pelaporan Hasil-
hasil Penataan

KONSEPTUALISASI

KONSOLIDASI F.5 F.2

1. Ruang lingkup
Penataan
5 FASE PROSES MANAJEMEN PENATAAN
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN 2. Perencanaan dan
Pengorganisasian
1. Implementasi 3. Penganggaran
Modul-Modul
Penataan
2. Implementasi
program kerja 1. Menentukan Visi
F.4 F.3 dan Misi Dinas
2. Internalisasi konsep
IMPLEMENTASI Penataan
MOBILISASI
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Peran Penting Tim Penataan Kelembagaan [TPK]

Bidang Dasar Hukum
- Mereview dasar hukum Kelembagaan
- Fasilitasi pembahasan draft penyempurnaan
Kelembagaan dasar hukum
dan - Melakukan sosialisasi terhadap perubahan dasar
Dasar Mekanisme hukum kepada masyarakat dan pihak-pihak
Hukum terkait

Bidang Kelembagaan dan Mekanisme Kerja

Sumber
Daya - Menata Nomenklatur dan Struktur Organisasi
Manusia sesuai UU Administrasi Kependudukan
- Mendiskusikan, menyusun TUPOKSI , disesuaikan
dengan SOP Dinas
- Sosialisasi TUPOKSI dan SOP kepada seluruh staff
Dinas
- Monitoring dan Evaluasi penerapan mekanisme
kerja
Bidang Kerja Tim Penataan Kelembagaan [ TPK] Bidang Sumber Daya Manusia
- Analisa kebutuhan dan kualifikasi SDM yang
diperlukan Dinas
- Memberikan rekomendasi penataan SDM kepada
Bupati/Walikota
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Langkah-langkah pada Fase INISIALISASI

Fase Inisialisasi yaitu fase awal untuk mempersiapkan komponen mendasar sebagai
penentu keberhasilan pelaksanaan Penataan Administrasi Kependudukan

Alat:
Assessment Framework

Membentuk Menentukan Memastikan

Menentukan Persetujuan
TPK Estimasi adanya Regulasi/
Ruang Anggaran & Peraturan
Biaya Total
Lingkup Komitmen Daerah tentang
Internal Dinas, (Jangka Menata Pelaksanaan
Bagian Organisasi, Penataan Panjang & Adminduk Administrasi
Bagian Hukum Pertahun) Kependudukan

Tugas Utama TPK: Berdasarkan prioritas, - Struktur

1. Membuat rencana kerja urgensi kebutuhan Kelembagaan
2. Menentukan prioritas ruang setiap daerah - SK penugasan TPK
lingkup Penataan - SK Pelaksanaan SOP
3. Menentukan komponen
biaya pelaksanaan Penataan
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Langkah-langkah pada Fase KONSEPTUALISASI

Fase Inisialisasi yaitu fase dimana TPK secara rinci menyusun konsep dan perencanaan secara
komprehensif kegiatan Penataan Adminduk dengan ketentuan target waktu yang realistis.

- Anggota TPK tidak dipindahtugaskan

- Menentukan dan menyepakati Jadwal
“Progress Meeting” regular
- Menentukan rencana kerja individual
setiap anggota TPK

Menentukan Pembagian dan Membuat draft

Rencana Kerja delegasi Konsep Peraturan
tahunan yang tanggungjawab dan Daerah tentang
realistis pada setiap tugas pada setiap Pelaksanaan
Ruang Lingkup anggota TPK pelayanan Adminduk

- SK tentang pelayanan
keliling
- SK tentang Petugas
Registrasi
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Langkah-langkah pada Fase MOBILISASI

Fase Mobilisasi yaitu proses dimana Kepala Dinas bersama TPK melakukan ‘Kick-off’,
arahan, motivasi kepada staff lain internal Dinas dalam menyepakati Visi dan Misi untuk
melakukan Penataan Adminduk.

- Memastikan seluruh staf dilibatkan

dan mendapat informasi yang jelas
(‘ownership’ terhadap Penataan)
- Memberikan pelatihan-pelatihan yang
relevan untuk staff Dinas

Menentukan Memastikan seluruh staff

Mendorong kelancaran
mekanisme “Kick-Off” proses Penataan dan
Dinas mendapatkan
melakukan upaya
Pengarahan dan pengarahan/training yang
minimalisasi sejak awal
kordinasi internal Dinas tepat terkait tugasnya
hambatan-hambatan yang
dalam Penataan Adminduk
yang efektif mungkin terjadi

- Mengkomunikasikan dan
- Memaparkan argumen pentingnya Penataan
mencari solusi bersama
pada ruang lingkup penataan tertentu
setiap
- Manfaat Penataan adminduk bagi
kemajuan/hambatan
stakeholder
yang terjadi
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Langkah-langkah pada Fase IMPLEMENTASI

Fase Implementasi adalah saat dimana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mulai
melakukan Penataan administrasi kependudukan sesuai rencana kerja yang telah
disepakati pada fase Inisialisasi  berdasarkan prioritas ruang lingkup Penataan.

DATABASE STATISTIK PENINGKATAN

PENATAAN OUTLET
KEPENDUDUKAN KEPENDUDUKAN KESADARAN
ARSIP MASYARAKAT PEAYANAN

NOMENKLATUR STANDAR PENINGKATAN

DAN STRUKTUR OPERASIONAL KUALITAS
PROSEDUR PELAYANAN
Penataan KONSEP
Penyelenggaraan FRONT – BACK OFFICE
Pelayanan Administrasi
Kependudukan kepada
Masyarakat PELAYANAN KELILING
[UP3SK]

PETUGAS
REGISTRASI
PERATURAN PERATURAN
DAERAH YANG LAMA Penataan Regulasi / Peraturan tentang Implementasi DAERAH YANG BARU
Administrasi Kependudukan
 PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Langkah-langkah pada Fase KONSOLIDASI

Fase Konsolidasi yaitu proses dilakukannya monitoring dan evaluasi secara regular, dan
menentukan upaya tindaklanjut berkesinambungan terhadap hasil –hasil Penataan
yang dicapai.

Monitoring dan
Evaluasi setiap Evaluasi Hasil-Hasil Menentukan
Penataan Adminduk Tindaklanjut / tahapan /
Kegiatan Pelaksanaan prioritas Ruang Lingkup
Penataan Administrasi (*misalnya Prosedur Penerbitan
Dokumen yang baru) Penataan berikutnya
Kependudukan

- Menyusun laporan secara berkala mengenai

kemajuan proses Penataan setiap lingkup
area Penataan.
- Identifikasi issue strategis yang sekiranya
perlu keputusan Bupati/Walikota
TERIMAKASIH