Suhairi
Universitas Gunadarma
Suhairi.st@gmail.com
ABSTRAK
Di era globalisasi ini, setiap perusahaan membutuhkan informasi yang cepat dan
akurat. Salah satu informasi yang dibutuhkan ialah informasi aset yang dimiliki oleh
suatu perusahaan. Jumlah aset yang besar dan tersebar di berbagai cabang
membutuhkan manajemen yang baik. Untuk mengatasi hal ini PT. Ciptakridatama
merancang suatu sistem informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi
Secara umum pendekatan yang dipakai penulis ialah pengumpulan data, analisa serta
1
2
PENDAHULUAN
Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan maka jumlah aset juga akan terus
bertambah dari tahun ke tahun. Aset adalah barang tidak habis pakai (non
consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset
membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk dipantau dan ditelusuri.
Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna
dokumen yang harus ditandatangani oleh manejemen dann data aset masih disimpan
dalam bentuk file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan
karena penelusuran permintaan aset lebih sulit dan proses dokumen lebih lama
Untuk mengatasi hal ini PT.CK berusaha untuk membuat suatu sistem untuk
sistem yang lama diantaranya yaitu sistem yang terintegrasi mulai dari permintaan,
dihadapi oleh PT.CK dengan menggunakan sistem informasi yang ada sekarang.
bawah ini :
1. Sistem manajemen aset yang saat ini berjalan prosesnya belum sepenuhnya
2. Adanya peraturan dari grup perusahaan untuk menyimpan data aset di sistem ERP
hanya untuk aset yang nilainya dua juta rupiah atau lebih agar lebih mudah
dimonitor. Hal ini menyebabkan banyak aset yang nilainya kurang dari nilai
4. Kurangnya efisiensi waktu dan biaya. Belum adanya sistem yang terintegrasi
menyebabkan pembuatan berbagai laporan aset menjadi lebih sulit. Selain itu dari
sisi biaya penggunaan kertas dan tinta menyebabkan biaya lebih tinggi.
TINJAUAN PUSTAKA
Aset adalah sumber daya yang mempunyai manfaat ekonomik masa datang yang
cukup pasti atau diperoleh atau dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat
Aset mempunyai sifat sebagai manfaat ekonomik dan bukan sebagai sumber
ekonomik karena manfaat ekonomik tidak membatasi bentuk atau jenis sumber
ekonomik yang dapat dimasukkan sebagai aset. Aset pada umumnya terbagi 2 yaitu
Aset tetap adalah aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12
(dua belas) bulan untuk digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan. Aset tetap
operasi entitas tanah, peralatan, gedung bangunan, jalan dan sebagainya. Aset tidak
berwujud adalah jenis aset yang tidak memiliki wujud fisik. Contoh dari aset ini
manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai
penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang
(bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset
manajemen.
5
pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling
pembiayaan.
komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. Penghapusan aset
adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk
Berdasarkan hasil diskusi dengan user atau pihak yang berkepentingan, sistem yang
ingin dikembangkan ialah sistem permintaan aset yang terintegrasi dari manajemen
user, manajemen permintaan aset hingga barang diterima oleh pemohon. Pada
dasarnya sistem ini terbagi dari tiga bagian utama yaitu manajemen user, permintaan
Beberapa hal yang di bisa di jabarkan dari proses manajemen aset adalah
sebagai berkut:
Perancangan use case sistem ini melibatkan lima aktor yang berperan dan
Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah dibuat
akan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu manajemen.
8
Persetujuan harus dilakukan oleh masing-masing manajer dari pemohon, aset manajer
strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus menyetujui di level
manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai diatas sepuluh juta rupiah,
data yang dimiliki oleh depatemennya. Pada dasarnya proses pengadaan aset terbagi 3
yaitu purchase, transfer, rental. Proses ini akan menentukan pihak yang terlibat
Barang yang sudah disetujui oleh semua manajemen akan dibuat surat jalan
melalui sistem. Pada saat aset diterima pemohon maka siklus permintaan aset
dianggap selesai. Selanjutnya aset yang dimiliki akan melalui tahap operasional
pencarian sebuah class baik dari level yang lebih tinggi maupun menuju level yang
lebih detail.
9
com_PembuatanPermintaan com_StrategiPengadaan
com_user com_ApprovalSetting
com_PersetujuanManajemen com_InstruksiPengiriman com_Aset
Pada diagram ini terlihat hubungan tiga class utama yaitu sub class user
terhadap sub class permintaan aset dan sub class aset. Masing-masing sub class
memiliki komponen – komponen yang terhubung antara yang satu dengan yang lain.
permintaan aset baru atau permintaan pemindahan aset. Form ini akan harus melalui
persetujuan manajemen agar bisa diproses lebih lanjut hingga diterima oleh pemohon.
Pada halaman ini terdapat dua tab yaitu General yang berisi detail data aset
dan Location yang berisi lokasi aset dan history perpindahan aset. Pada halaman ini
data aset dan perpindahannya bisa dilihat lebih detail seperti id, model dan status dari
aset bisa dilihat atau diubah. Penghapusan atau disposal suatu aset juga dilakukan
demikian, terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi itu yaitu, antara lain
permintaan aset masih menggunakan cara manual sehingga lebih sulit ditelusuri
prosesnya, banyak barang yang masuk kategori aset menurut PT.CK tidak tercatat,
proses keterlambatan barang sampai tujuan lebih sulit ditelusuri karena belum adanya
sistem instruksi pengiriman barang yang mencatat detail pengiriman serta kesulitan
dalam pembuatan laporan permintaan aset dan laporan aset yang dimiliki.
Pada sistem yang dikembangkan ini kendala pada sistem yang berjalan
sebelumnya sudah bisa diatasi karena di sistem yang dirancang memiliki kelebihan
diantarnya mulai permintaan aset, pemindahan aset hingga aset diterima dan
digunakan sudah terintegrasi didalam sistem. Selain itu data aset yang dimiliki lebih
lengkap mulai dari aset yang berharga murah hingga unit yang produksi yang
berharga mahal Instruksi pengiriman merupakan salah satu proses yang dirancang
dalam sistem yang baru ini sehingga bisa diketahui kapan aset dikirim dan diterima
oleh user. Laporan permintaan aset dan aset yang dimiliki sudah terakomodasi dalam
sistem ini sehingga memudahkan tugas dari departemen aset dalam melakukan
2. Sistem ini bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah berjalan di perusahaan
3. Persetujuan permintaan aset lebih mudah dan cepat karena dapat dilakukan
4. Penelusuran dan pembuatan laporan aset lebih mudah, cepat dan lengkap.
manajemen aset yang telah dilakukan analisa dan desainnya, maka penulis
memberikan beberapa saran untuk mengembangkan aplikasi itu menuju level yang
1. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan dalam bentuk aplikasi mobile agar lebih
mudah diakses.
3. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan lagi untuk mendukung aktifitas aset
DAFTAR PUSTAKA
Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley, 2005. System Analysis and Design with UML
Version 2.0, Addison-Wesley, Massachusetts.
Downes, J.E. Goodman, 2003. Dictionary of Finance & Investment Terms, Baron's
Financial Guides, Canada.
Whitten, Jeffrey L., 2004. System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill, New
York.
14