PENGURUSAN PANITIA &

SISTEM FAIL
Penceramah:
EN. MOHD HASSANY BIN HASHIM
Ketua Penolong Pengarah Bahasa
Sektor Pengurusan Akademik
Jabatan Pelajaran Kelantan

27 Ogos 2008
 PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL
BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA
DIPERLUKAN
ARAHAN PERKHIDMATAN 4
BAB 4- FAIL MEMFAIL

DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
 TARAF KESELAMATAN 5
FAIL

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
WARNA KULIT FAIL 6
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR
JENIS KUMPULAN FAIL7

REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
• PENTADBIRAN AM
• HARTA DAN BANGUNAN
• ALAT KELENGKAPAN
• KEWANGAN
• PERSONEL
REKOD OPERATIONAL 8

REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-
FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.
KAEDAH PENDAFTARAN
9
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
PENGKELASAN FAIL 10
MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH
DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
• KURIKULUM
• KO-KURIKULUM
• HAL EHWAL PELAJAR
• PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
• KEWANGAN DAN AKAUN
• PENTADBIRAN AM SEKOLAH
• PERHUBUNGAN MASYARAKAT
• KEMUDAHAN FIZIKAL
• ASRAMA
• AUDIT
KOD FAIL 11
01/01/001
Tajuk Besar
Perkara
Aktiviti

Contoh:

• Tajuk Besar - Kurikulum

• Perkara - Peperiksaan
• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK 12

 KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA

 ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK

 EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM

PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA

 KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN

YANG DI HADAPAN
 13
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH

 RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN

DALAM MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK

RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN

KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
 ORGANISASI PUSAT
14
PENDAFTARAN
KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

 MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

 PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.

 TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

 MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.
 KERTAS MINIT
15
(BORANG AM 6)

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

 KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

 KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
16

CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1
 17
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)
CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….

1 PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA………………………
 18

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR

KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN
SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI
PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR
KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM
CONTOH:

SURAT BERTARIKH …………………………

DIHANTAR KEPADA ………… PADA………
1
 19
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN

CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan

TK.
PT.10
 20
CONTOH 2
PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10
CONTOH 3
NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TK
Pen.1
SAMPUL KECIL (AM 435A)
21
FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN
SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA

SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL TERSEBUT.
MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
22
FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )
KANDUNGAN

APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT

FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:
“ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “
 PERINGKAT TINDAKAN FAIL
23
SEGERA
SERTA MERTA
MATLAMAT SISTEM FAIL 24
MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN

 TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

KOS YANG TERENDAH

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN
PERGERAKAN FAIL 25
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN
 SLIP TRANSAKSI 26
Kepada:
Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................

Hari Ini
Sekian.
Tandatangan : ........................................
Nama : ........................................
Unit : ........................................
 FAIL 1:
PENGURUSAN AM

 Buku Pengurusan Panitia

– Visi, Misi dan Matlamat
– Struktur dan Carta Organisasi
– Takwim & Carta Gantt Tahunan
– Manual Prosedur Kerja & Fail Meja
 FAIL 2:
MESYUARAT PANITIA

1. Takwim Mesyuarat Panitia

2. Surat Panggilan Mesyuarat
3. Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat
4. Buku Catatan Minit
5. Laporan Minit Mesyuarat
 FAIL 3:
MAKLUMAT AHLI PANITIA
1. Senarai nama ahli panitia
2. Biodata Ahli panitia:
- butiran peridabi
- kelulusan
- pengalaman mengajar
- kursus/latihan dihadiri (3 tahun)
- tugas-tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)
- pencapaian kendiri
3. Agihan guru mengikut Tingkatan
4. Jadual Waktu Peribadi Guru
 FAIL 4:
SURAT MENYURAT

1. Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)

2. Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)
 FAIL 5:
DOKUMENTASI PANITIA
1. Pengurusan Strategik (5 tahun)
2. Senarai Buku Rujukan/Teks
3. Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan
kurikulum & panitia sahaja)
4. Senarai projek khas/inovasi guru & kertas
konsep
5. Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)
6. Laporan program/aktiviti panitia
7. Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan Mengajar
Tahunan/Harian (contoh)
 FAIL 6:
PENILAIAN & PEPERIKSAAN

1. Pengurusan Headcount (HC1-HC6)

2. Post Mortem (PM1-PM2)
3. Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)
4. Laporan Analisa Peperiksaan dalaman
& awam
FAIL 7: BANK SOALAN
1. Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman
2. Koleksi Soalan Peperiksaan Awam
3. Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar
SPI BIL. 4/1986 – Panitia Mata Pelajaran
 P
P&
a an
e di ar)
e ny gaj
– P en
999 an M
1
. 3/ edia
IL er s
P IB uP
S uk
(B
 P
P&
an
e lia
ny
Pe
–
87
19
3/
L.
I BI
SP
 SP
Ke I B
su IL.
sa
ste 5/20
ra 00
an –
M Pe
ela lak
yu sa
da naa
l am n
K
BM om
(T pon
1- e n
T5
)
 S
K PI B
es I
us L.
as 4/
te 20
ra 0
an 0 –
BI P e
dl lak
m s
BI ana
(T an
1- K
T5 o m
) po
n en
 SP
I
Ba BI L
ku .
dlm 3/200
P& 0 – P
P B e la
aha ksa
sa n
Me aan S
lay ebu
u tan
SP
I BI
L.
12
/2 00
1 –G
era
ka
nM
em
ba
c a
 Co
Ke nto
tua h: S
Pa ura
nit t P
i a el a
nti
ka
n