Anda di halaman 1dari 30

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

Dosen: Diah Iskandar, SE. M.Si

MODUL 3 dan 4
Tatap Muka ke 3 dan 4

PENDEKATAN SPA (Sumbaer daya, Peristiwa, Agen)


UNTUK MEMBUAT MODEL PROSES BISNIS

Sub Pokok Bahasan :


- Pendekatan SPA
- Aplikasi Database
- Mengembangkan Sebuah Model SPA
- Model SPA vs Diagram RE

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Memahami pendekatan model Sumber daya (resources), Peristiwa (events), dan


Agen (agents) --SPA-- sebagai sebuah sarana untuk menspesifikasi dan
merancang sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pemakai
dalam sebuah organisasi

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mempelajari materi ini, mahasiswa akan dapat:


- Mengetahui keterbatasan sistem database tradisional.
- Mengetahui manfaat pendekatan SPA dibandingkan pendekatan tradisional
- Mengetahui implikasi SPA untuk profesi akuntansi.
- Mengetahui langkah-langkah menyiapkan sebuah model SPA bagi proses
bisnis.
- Memahami perbedaan antara representasi model SPA dari sebuah proses
bisnis dan refresentasi diagram RE.

METODE PEMBELAJARAN

1. Kuliah Mimbar
2. Tanya Jawab
3. Latihan

ALAT BANTU PEMBELAJARAN


1. LCD/Overhead Projector
2. White Board dan Spidol

REFERENSI

1. James A. Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat,


Jakarta.
2. Nugroho Widjajanto, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga.

MODUL 3 dan 4

PENDEKATAN SPA
(Sumber daya, Peristiwa, Agen)
UNTUK MEMBUAT MODEL PROSES BISNIS

A. PENDAHULUAN
Modul mempelajari model Sumber daya (resources), Peristiwa (events), dan
Agen (agents) -- model SPA-- sebagai sebuah sarana untuk menspesifikasi dan me-
rancang sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pemakai dalam
sebuah organisasi. Pembahasan terdiri atas tiga bagian utama sebagai berikut :
 Pertama, memperkenalkan pendekatan SPA dan menunjukkan sejumlah
masalah yang berkaitan dengan praktik-praktik akuntansi tradisional yang
dapat dipecahkan melalui pendekatan SPA.
 Kedua, menjelaskan aplikasi-aplikasi database tradisional dan
keterbatasannya. Keterbatasannya :
 Dukungan mereka yang paling ekslusif kepada pemakai informasi keuangan
dan ketidakmampuannya memenuhi kebutuhan yang terus meningkat untuk
informasi non-keuangan.
 Ketidakmampuan sistem database tradisional untuk menanggapi peristiwa-
peristiwa non-ekonomis yang mungkin sangat renting bagi sebuah organisasi.
 Ketiga, menjelaskan dengan rinci model SPA. Langkah-langkah untuk
mengem-bangkan model SPA dijelaskan dan dibandingkan dengan
pendekatan RE (Relasi Entitas) tradisional untuk membuat model proses
3

bisnis.

B. PENDEKATAN SPA
Filosofi SPA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung
kebutuhan informasi semua pengguna informasi di dalam organisasi. Bagian ini akan
menunjukkan kebutuhan informasi yang sedang berubah dalam manajemen modern,
keterbatasan akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut,
dan reran SPA sebagai sebuah solusi potensial.
Gambar Pemakai
Gambar pemakai (user view) adalah serangkaian data yang dibutuhkan se-
orang pemakai tertentu untuk melaksanakan tugasnya. Misalnya, sebuah gambar
pemakai untuk karyawan administrasi buku besar umum akan memasukkan daftar
akun (chart of accounts) organisasi, tetapi bukan data rinci transaksi. Gambar untuk
manajer penjualan akan memasukkan rincian data penjualan pelanggan yang
dikelola menurut produk, wilayah, dan petugas penjualan. Sebuah gambar untuk
manajer produksi akan memasukkan persediaan barang jadi di tangan, kapasitas
manufaktur yang tersedia, dan waktu tunggu pemasok.

Para manajer modern memerlukan informasi keuangan dan non-keuangan


dalam bentuk dan tingkat kumpulan yang pada umumnya tidak dapat dipenuhi oleh
sistem akuntansi tradisional yang berdasarkan Prinsip-prinsip Akuntansi yang Di-
terima Umum (GAAP). Tanggapan dari dalam organisasi terhadap sebuah gambar
akuntansi informasi telah menciptakan sistem-sistem akuntansi terpisah untuk men-
dukung setiap gambar pemakai. Ini membuat organisasi memiliki banyak sistem
informasi yang sering kali tidak dihubungkan secara elektronis. Semua data pada
dasarnya dimasukkan ke dalam satu sistem yang harus dimasukkan kembali untuk
sistem lainnya. Dengan banyak duplikasi data seperti itu, ketepatan dan kekinian
menjadi masalah yang serius. Sering kali, sistem inforrnasi ini memberikan jawaban-
jawaban yang berbeda untuk permintaan informasi yang sama, yang nantinya me-
nimbulkan kebingungan, pengambilan keputusan yang buruk, dan tindakan-tindakan
yang tidak tepat.

Para akuntan masa depan akan menghadapi sistem informasi yang semakin
luas jangkauannya, yang dirancang untuk mengatasi kelemahan-kelemahan infor-

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
masi. Sistem tersebut akan didasarkan pada model database relasional dan akan
berorientasi pada peristiwa, bukan berorientasi pada akun. Sistem seperti itu adalah
SPA. Para akuntan modern harus tanggap, proaktif, dan dilengkapi dengan pema-
haman akan pendekatan SPA, kekuatannya, dan keluwesannya.

Model SPA
Model SPA merupakan sebuah kerangka akuntansi alternatif untuk membuat
model bagi sumber daya, peristiwa, serta agen-agen organisasi (SPA) dan relasi di
antara mereka. Ketika sudah digunakan, baik data akuntansi maupun non-akuntansi
tentang fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam sebuah
database sentral. Dari tempat penyimpanan data ini, gambar-gambar pemakai dapat
dikonstruksi sehingga memenuhi semua kebutuhan pemakai di dalam organisasi ter-
sebut. Ketersediaan gambar majemuk memungkinkan digunakannya transaksi data
secara lebih fleksibel dan memungkinkan pengembangan sistem informasi akuntansi
yang bebas dari kelemahan-kelemahan.

Model SPA mensyaratkan bahwa fenomena dikarakterisasikan dengan cara-


cara yang konsisten dengan pengembangan gambar-gambar pemakai majemuk.
Data bisnis tidak harus diformat terlebih dahulu atau tidak harus dibatasi secara arti-
fisial, dan harus mencerminkan semua aspek relevan dari peristiwa-peristiwa eko-
nomi yang mendasarinya. Oleh karena itu, pembuatan model data SPA tidak me-
masukkan elemen-elemen akuntansi tradisional seperti jurnal, buku besar, daftar
akun, dan akuntansi berpasangan (double entry accounting). (Walalupun SPA dapat
digunakanuntuk membuat salah satu elemen-elemen tersebut).

Organisasi menggunakan SPA untuk membuat laporan keuangan dan lapor-


an-laporan secara langsung dari data yang digerakkan oleh peristiwa, bukan dari
buku besar dan jurnaljurnal tradisional.

Elemen-elemen kunci untuk model SPA, sebagai berikut:


 Sumber Daya (Resources)
Sumber daya ekonomi adalah aktiva organisasi. Mereka didefinisikan sebagai
objek-objek yang langka dan sekaligus berada di bawah kontrol perusahaan.
Definisi ini menyimpang dari model tradisional karena tidak memasukkan hal-hal
5

lain yang dapat diambil dari data lainnya, seperti piutang dagang, record artefak
yang biasa digunakan untuk menyimpan dan mengirim data.
Harus diperhatikan bahwa ketika relevan untuk melakukan perencanaan, evalua-
si, dan kontrol terhadap peristiwa, sumber daya-sumber daya dalam model SPA
memasukkan lokasi-lokasi di mana peristiwa-peristiwa penting terjadi, seperti laci
kas, catatan persediaan, dan meja pemeriksaan.

 Peristiwa (Events)
Peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan dalam
sumber daya. Peristiwa-peristiwa ini dapat berasal dari aktivitas-aktivitas seperti
produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Peristiwa ekonomi merupakan
elemen informasi yang penting dari sistem akuntansi dan harus ditangkap dalam
bentuk yang rinci untuk melengkapi kekayaan database.
Di bawah pendekatan model SPA, peristiwa-peristiwa dibagi menjadi tiga kelas :
 peristiwa operasi (apa yang terjadi),
 peristiwa informasi (apa yang dicatat), dan
 peristiwa keputusan/manajemen (apa yang dilakukan sebagai hasil).
Namun demikian, hanya peristiwa operasi yang dimasukan dalam model SPA.

 Agen (Agents)
Agen-agen ekonomi adalah individu-individu dan departemen-departemen yang
berpartisipasi dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak
dari dalam dan luar organisasi dengan kekuasaan bebas untuk menggunakan
atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh agen antara lain petugas admi-
nistrasi penjualan, pekerja produksi, petugas administrasi pengiriman,
pelanggan, dan pemasok.

Keunggulan Model SPA


Organisasi yang menggunakan pendekatan SPA dengan alasan berikut ini:
 Operasi yang Lebih Efisien
Perusahaan yang menggunakan pendekatan SPA akan mengalami peningkatan
efisiensi operasional dalam tiga cara:
1. Pendekatan SPA untuk memodelkan proses-proses bisnis akan membantu
para manajer mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
yang nantinya akan dihapuskan dari kegiatan operasi.
2. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam database sentral yang
sama akan mengurangi kebutuhan akan pengumpulan, penyimpanan, dan pro-
sedur pemeliharaan banyak data.
3. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan tentang peristiwa bisnis dalam
bentuk rinci akan mendukung keputusan-keputusan manajemen yang jangkau-
annya lebih luas.

 Produktivas Meningkat
Memperbaiki efisiensi operasional dari masing-masing departemen dengan meng-
hapus kegiatan yang tidak menambah nilai akan menghasilkan kapasitas berlebih.
Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan untuk meningkatkan produktivitas kese-
luruhan perusahaan
 Keunggulan Kompetitif
Dengan mendukung banyak gambar pemakai, model SPA menyediakan informasi
yang lebili relevan, lebih tepat waktu, dan lebih akurat kepada para manajer. Hal
ini akan menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang
lebih berkualitas, dan proses produksi yang fleksibel.

Analisis Rantai Nilai


Manfaat menggunakan pendekatan SPA jelas terlihat dari perspektif rantai
nilai (value chain). Untuk tetap kompetitif, kebanyakan organisasi harus melaku-kan
diferensiasi di antara aktivitas bisnis mereka, memprioritasikan berdasarkan nilai
mereka dalam mewujudkan tujuan-tujuan organisasi. Organisasi harus beradaptasi
dan tanggap terhadap perubahan lingkungan yang menjadi tempat mereka ber-
operasi. Dalam hal ini adalah industri mereka, pemasok, pelanggan, dan pengaruh
eksternallainnya yang secara terus menerus memeriksa dan memperbaiki efektivitas
dan efisiensi pendayagunaan sumber clara untuk memaksimalkan pencapaian tujuan
organisasi.

Pengambil keputusan harus bisa melihat operasi internal dan fungsi-fungsi


organisasi mereka. Pendekatan yang digunakan untuk tujuan ini disebut sebagai
7

analisis rantai nilai. Analisis ini membeda-bedakan aktivitas-aktivitas primer -- yang


menciptakan nilai -- dan aktivitas-aktivitas pendukung -- yang membantu mewujud-
kan aktivitas primer.

Dengan menerapkan analisis ini, sebuah organisasi mampu melihat di luar


dirinya dan memaksimalkan kemampuannya untuk menciptakan nilai. Misalnya,
dengan menerapkan kebutuhan pelanggan-pelanggannya dalam produk-produknya,
atau dengan menerapkan fleksibilitas bagi para pemasok dalam membuat jadwal
produksi.

C. APLIKASI DATABASE
Sebelum menjelaskan pembuatan model SPA, pertama-tama kita perlu me-
lihat ke aplikasi database tradisional. Khususnya, karakteristik operasional dari apli-
kasi siklus pendapatan dan pengeluaran yang menggunakan database relasional
dan bagaimana mereka berbeda dari sistem flat file ekuivalen.

Sistem Entri Pesanan Dan Penerimaan Kas


Bagan alur (flowchart) sistem entri pesanan (order entry system) yang ter-
dapat dalam Gambar 10-1 menunjukkan bahwa proses bisnis dalam aplikasi data-
base ini secara mendasar tidak berbeda dari lawannya, sistem flat file. Pesanan di-
terima, kredit dicek, barang-barang dikirimkan, dan pelanggan dikirimkan tagihan
seperti sebelumnya.

Perbedaan yang paling signifikan di antara dua pendekatan ini adalah


metode penyimpanan data. Tabel-tabel relasional telah menggantikan flat file yang
menan-dingi catatan akuntansi klasik, termasuk jurnal, buku besar tambahan, dan
buku besar umum. Data transaksi yang ditangkap oleh sistem flat file dibuat
strukturnya secara artifisial untuk memenuhi kebutuhan pembuatan laporan
keuangan. Sistem ini orientasinya didasarkan pada akun. Orientasi ini sering kali
membuat hilangnya kekayaan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai lainnya.
Sebuah lingkungan data-base relasional dimungkinkan untuk fokus pada peristiwa-
peristiwa transaksi eko-nomi daripada artifak-artifak akuntansi yang hanya
menangkap dampak keuang-an terhadap peristiwa-peristiwa tersebut. Gambar 10-2
menggambarkan struktur tabel-tabel database yang disajikan dalarn, Gambar 10-1.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Nomor
Faktur Nomor
Nomor Item
Nomor
Pelangg.
Nomor Keterangn
Nomor Faktur
KP Item
Penjualan
Pelangg. Tkt.Pems. No. Cek.
KP
KP
Tanggal
KF
Harga Penjualan Tabel Pelangg.
Kembali Catatan HarianTabel BukuTabel Persediaan
KF Tabel Item
Kas Garis
KP KF Tanggal
Alamat KF Jumlah KF
KP Pengirimn Pengiriman Pen.
Kuantitas
Pengirimn
Kota
Kode Kurir
Kuantitas TabelTabel Faktur Penjualan
Penerimaan
Pelanggan Kas
Total
Tgl Jatuh
Nagara Pesanan Tanggal
Hargatempo
Bagian No.Pems.
Kode Tanggal
Pos Pmbelian
BatasPenutupn
Kredit Nomor Pemasok
No. Bukti Biaya Per Unit
Pen. Kas
Harga
Ritel

Penjelasan tentang kegunaan-nya diberikan di bawah ini.

Gambar 10-2 Struktur Tabel Database untuk Siklus Penerimaan

 Tabel Pelanggan
Tabel pelanggan berisi informasi diamat dan kredit pelanggan. Nilai Batas
Kredit diguna-kan untuk mensahkan transaksi penjualan. Jika jumlah saldo
pelanggan yang sedang ber-edar dan jumlah transaksi penjualan saat ini melebihi
9

batas kredit yang ditetapkan, trans-aksi tersebut akan ditolak.

 Tabel Faktur Penjualan


Tabel Faktur Penjualan, bersama dengan tabel Item Garis, menangkap
transaksi-transaksi penjualan untuk periode tersebut. Sebuah record faktur
penjualan dibuat ketika persetuju-an kredit diberikan. Ketika pesanan dikirim ke
pelanggan, tanggal pengiriman itu ditempat-kan dalam field Tanggal Pengiriman
untuk menandai, peristiwa tersebut dan untuk mema-sang bendera "terbuka" pada
record tersebut. Ketika bukti, penerimaan kas diterima, bukti tersebut dicocokkan
dengan record faktur yang terbuka, yang kemudian ditutup dengan menempatkan
tanggal saat ini dalam field Tanggal Penutupan. Juga, Nomor Bukti Pengi-riman
Uang, yang menjadi kunci primer bagi tabel Bukti Pengiriman Uang, ditambahkan
ke record faktur sebagai sebuah referensi silang.

 Tabel Item Garis (Line Item Table)


Tabel Item Garis berisi sebuah record untuk setiap item yang dijual ke para
pelanggani or-ganisasi. Karena transaksi tunggal dapat melibatkan satu atau lebih
produk, setiap record dalam tabel Paktur Penjualan berkaitan dengan
(dihubungkan ke) satu atau lebih record di dalam tabel tersebut. Perhatikan
bahwa tabel tersebut berisi dua kunci primer -- Nomor Paktur dan Nomor Item.
Kedua kunci dibutuhkan untuk secara unik mendefinisikan setiap record di dalam
tabel tersebut. Mereka juga menjadi penghubung ke record-record yang berkaitan
dalam Faktur Penjualan dan tabel-tabel Persediaan.

Harga pokok penjualan ditentukan dengan menghubungkan setiap record


dalam tabel Item Garis ke tabel Persediaan dan mengalikan nilai field Kuantitas
dalam tabel Item Garis dengan nilai field Biaya per Unit yang terdapat dalam tabel
Persediaan. Tabel ini juga mendukung pekerjaan-pekerjaan operasional seperti
penagihan, pelayanan pelanggan, pemasaran, dan audit. Misalnya, rincian
penjualan dalam tabel tersebut memungkinkan bagian pemasaran untuk
mengevaluasi pemintaan akan produk-produk organisasi. Data-data ini juga
menjadi bukti audit yang dibutuhkan untuk menguatkan akurasi perhitungan harga
kali kuantitas yang dirangkumkan dalam faktur-faktur penjualan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

Nomor Nomor
Item PP
Nomor PP PP
KP Kuantitas Ditangan
Nomor Item KP Ttk.Pemsn Tanggal Tabel Pemesanan
Keterangan PP
KP Kuantitas Pesanan kembali Yang KF
Me-nyetujui PP
Pembelian
Tabel Pelanggan
Tabel
Kuantitas Item
Pesanan Garis
Nomor Pemasok
Pesanan
No.Pemsn Pembelian
Kembali
No.LaporanPenerimaan
Nomor Pemasok
Biaya perunit
Harga Ritel

 Tabel Persediaan
Tabel Persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang
untuk setiap item persediaan. Ketika produk dijual, field Kuantitas Di tangan yang
berkaitan dalam record terkait dikurangi oleh nilai field Kuantitas dalam record
Item Garis. Field Kuantitas Di Tangan ditingkatkan oleh penerimaan persediaan
dari pemasok.

 Tabel Catatan Harian (Log) Pengiriman


Tabel Catalan Harian (Log) Pengiriman berisi record semua pesanan
penjualan yang di-kirim ke pelanggan. Kunci primer untuk tabel ini adalah nomor
konosemen (bill of lading, dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pengantar yang
merinci keadaan dan persyaratan kontrak untuk barang yang dikirim, sekaligus
menjadi bukti penerimaan barang). Data dalam tabel ini berguna untuk
memverifikasi bahwa semua penjualan yang ditampilkan dalam tabel Faktur
Penjualan telah dikirim dalam periode yang sedang diperiksa. Sebagai sebuah
alat untuk mengukur efisiensi, data buku harian pengiriman dapat juga digunakan
untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah dikirim pada waktu yang tepat.

Sistem Pembelian Dan Pengeluaran Kas


Flowchart dalam Gambar 10-3 menunjukkan sebuah database untuk sistem
pembelian dan sistem pengeluaran kas. Kembali terlihat di sini, perbedaan di antara
pendekatan ini dan flat file ekuivalen adalah fokusnya pada peristiwa, bukan pada
catalan akuntansi klasik. Gambar 10-4 menggambarkan struktur tabel untuk sistem
ini. Berikut ini adalah diskusi untuk setiap tabel dalam sistem tersebut.

Gambar 10-4 Struktur File untuk Siklus Pengeluaran

Nomor
Voucher
Jumlah Alamat Pemasok
Penerimaan No.Faktur Pemasok
KP Tgl. Jatuh Tempo KP Telepon Tanggal Diterima
Nomor Tabel Faktur Pemasok
KP KF Nomor PPKP Nomor Tabel Pemasok
KF Tabel Voucher Pengeluaran
Kode Kurir Syarat KF Jumlah Faktur
Cek Tabel LaporanNomor
Pembayarn Penerimaan
Tanggal Diterima
Tanggal Cek Pemasok
NomorNo.Faktur Pemasok Syarat
Pemasok Nomor Pemasok

11

 Tabel Persediaan
Tabel persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang
untuk setiap item persediaan produk. Proses pembelian dimulai dengan
pemeriksaan pada catatan persediaan untuk memeriksa item-item persediaan
yang mungkin perlu dipesan kembali. Dalam organisasi ritel, langkah ini dilakukan
ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam record persediaan.
Dalam kasus ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali stok persediaan
barang jadi.

 Tabel Pesanan Pembelian


Tabel Pesanan Pembelian berisi record pembelian yang dipesan pada
pemasok. Record tersebut tetap terbuka sampai persediaan tiba. Penempatan
nomor laporan penerimaan dalam field yang dituju menutup record tersebut.

 Tabel Item Garis Pesanan Pembelian


Tabel Item Garis Pesanan Pembelian berisi sebuah record untuk setiap item
yang dipesan. Karena satu transaksi bisa melibatkan satu atau lebih produk,
setiap record dalam tabel Pesanan Pembelian dihubungkan dengan satu atau
lebih record dalam tabel lini. Perhati-kan bahwa tabel itu berisi dua kunci primer :
 Nomor Pesanan Pembelian dan
 Nomor Item.
Kedua kunci ini diperlukan untuk secara unik mendefinisikan setiap record dalam
tabel. Mereka juga menjadi penghubung untuk record terkait dalam tabel Pesanan
Pembelian dan tabel Persediaan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
 Tabel Laporan Penerimaan
Ketika item-item pesanan tiba dari pemasok, mereka dihitung dqn diperiksa
dan dokume penerimaan disiapkan. Melalui sebuah terminal, petugas administrasi
di bagian penerimaa memasukkan informasi tentang item-item yang diterima
dalam tabel Laporan Peneri-maan. Sistem tersebut secara otomatis akan
melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut ini:
 menambah jumlah field kuantitas di tangan dalam catatan persediaan;
 menghapus kondisi pemesanan kembali dengan mengembalikan field
Nomor Pesanan Pembelian ke status normalnya, yaitu kosong;
 membantu satu record dalam tabel Laporan Penerimaan; dan
 menutup record pesanan pembelian dengan menempatkan nomor
laporan penerimaan dalam field yang dituju.

 Tabel Voucher Pengeluaran


Bagi kebanyakan perusahaan, perbedaan antara jumlah yang dipesan,
diterima, dan di-tagihkan merupakan masalah yang harus dipecahkan sebelum
pembayaran ke pemasok disetujui. Karena kompleksitasnya, rekonsiliasi ini sering
kali merupakan proses manual yang dipicu oleh penerimaan faktur pemasok.
Karyawan administrasi di bagian utang dagang memeriksa catatan pendukung
dalam tabel Pesanan Pembelian dan tabel Laporan Penerimaan, dan
membandingkannya dengan faktur tersebut. Jika item, kuantitas, dan harganya
cocok, maka dibuat sebuah voucher pengeluaran kas dan satu record ditambah-
kan ke tabel Faktur Pemasok. Berdasarkan syarat perdagangan pemasok dan ke-
bijakan pembayaran perusahaan, tanggal jatuh tempo pembayaran ditentukan
dan ditempatkan dalam record voucher pengeluaran kas.

Tabel Voucher Pengeluaran menyediakan tiga informasi renting yang


secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi resmi :
 Pertama, sebuah record dari cek yang sudah ditulisi untuk membayar
tagihan pada periode tersebut dan karenanya menggantikan Jurnal
Pengeluaran Kas tradisional.
 Kedua, jumlah item-item yang terbuka (voucher yang belum dibayar)
untuk pemasok tertentu ekuivalen dengan Buku Besar Pembantu Utang
13

Dagang untuk pemasok ter-sebut.


 Ketiga, total semua voucher yang belum dibayar dalam tabel itu
membentuk saldo (Buku Besar) utang dagang perusahaan.

D. MENGEMBANGKAN SEBUAH MODEL SPA


Hal yang sentral dalam pendekatan ini adalah konsep peristiwa. Satu proses
bisnis bisa terdiri atas beberapa peristiwa. Sebelum mengembangkan model SPA,
peristiwa-peristiwa harus diklasifikasi sebagai salah satu peristiwa berikut ini:

 Peristiwa operasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan barang-barang


dan jasa.

 Peristiwa informasi, yaitu aktivitas-aktivitas yattg berkaitan dengan


pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi.
 Peristiwa keputusan/manajemen, yaitu aktivitas-aktivitas yang mengarah
ke keputusan-keputusan yang dibuat dan diimplementasikan.

Kelas-kelas peristiwa ini semuanya dihubungkan dengan gaya yang sirkular


(melingkar): peristiwa keputusan/manajemen, dan seterusnya. Dalam sistem infor-
masi manual, membedakan peristiwa dalam ketiga kelas ini cukup mudah.

Sayangnya, meningkatnya kompleksitas dari sistem informasi yang terkom-


puterisasi mempersulit penentuan di mana suatu kelas berakhir dan di mana suatu
kelas dimulai. Namun demikian, dari perspektif kontrol dan relevansinya pada item-
item yang berkepentingan, penting diingat bahwa mereka diidentifikasi secara ter-
pisah ketika sebuah model SPA sedang dikembangkan.
 Peristiwa keputusan/manajemen.
Penentuan ini melibatkan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan
perenca-naan, evaluasi, dan kontrol. Misalnya, untuk membeli atau tidak
membeli, untuk menjual atau tidak menjual, untuk menyewa atau tidak menyewa,
untuk me-minta laporan, untuk meminta informasi, dan untuk menerapkan
sebuah tolok ukur kontrol yang baru, semuanya merupakan peristiwa
keputusan/manajemen.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
 Peristiwa Informasi
Peristiwa-peristiwa informasi menghasilkan informasi yang membuat
sebuah keputusan bisa diambil. Termasuk dalam hal ini adalah tindakan-tindakan
penca-tatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan. Di bawah ini
adalah contoh-contoh peristiwa informasi:
- Mencatat data pelanggan baru,
- Memperbarui record persediaan setelah terjadi penjualan,
- Memperbaiki rincian data pelanggan yang alamatnya
berubah,
- Menyiapkan estimasi biaya untuk produk-produk baru,
- Menyiapkan laporan rating kreditcuntuk pelanggan-
pelanggan potensial,
- Menyiapkan sebuah analisis data pelamar pekerjaan untuk
sebuah posisi dalam organisasi,
- Menyiapkan faktur penjualan,
- Menyiapkan pesanan pembelian,
- Menyiapkan laporan kinerja divisi.

 Peristiwa Operasi
Merupakan aktivitas fisik yang berkaitan dengan proses bisnis. Misalnya,
meng-ambil pesanan pelanggan, mengirimkan produk ke pelanggan, menerima
bahan baku mentah dari pemasok, dan membayar persediaan yang diterima dari
peris-tiwa operasi. Menyiapkan faktur penjualan, mencatat pengiriman dalam
catatan harian pengiriman, mencatat penerimaan persediaan dalam buku besar,
me-nyiapkan sebuah voucher pengeluaran kas untuk membayar pemasok,
semua-nya merupakan peristiwa informasi yang saling berkaitan tetapi berbeda.
Peristiwa operasi diungkap dengan menjawab serangkaian pertanyaan: Siapa
yang melakukannya? Apa yang terjadi? Kapan terjadinya? Di mana terjadinya?
Apa saja yang terlibat? Bagaimana terjadinya?

Untuk menggambarkan proses pengembangan sebuah model SPA,


digunakan kasus berikut ini:
Horizon Books
Horizon Books adalah sebuah toko buku di tengah kota Philadelphia. Toko
15

ini me-nyimpan kurang lebih 5.000 buku. Para pelanggan datang dan
melihat-lihat rak buku, memilih buku yang diinginkan, dan kemudian
membawanya ke salah satu dari tiga kasir, yang tersebar di tempat-tempat
yang berbeda di dalam toko. Salah satu kasir ditempatkan dekat meja
informasi, di mana para pelanggan dapat me-nemukan apakah buku
tertentu tersedia, menempatkan pesanan untuk buku yang belum tersedia
dalam toko buku itu, dan mengumpulkan serta membayar buku-buku yang
sebelumnya dipesan. Kasir di meja informasi memiliki sebuah database
buku yang menjawab setiap pertanyaan. Tidak ada penjualan kredit.
Semua pe-langgan membayar pembelian mereka pada saat pembelian.

LANGKAH 1
Peristiwa operasi tidak dimasukkan dalam model yang diidentifikasi. Mereka
merupakan peris-tiwa-peristiwa yang mendukung tujuan strategis organisasi dan
merupakan informasi yang diperlukan. Pada bentuknya yang paling sederhana,
model tersebut bisa hanya memiliki satu peristiwa, penjualan. Tetapi itu bisa berarti
tidak mengumpulkan data tentang waktu yang di-habiskan pelanggan untuk melihat-
lihat sebelum akhirnya membeli. Bisa juga berarti bahwa tidak mengumpulkan data
tentang para pelanggan yang bertanya tetapi tidak membeli. Untuk menangkap data-
data ini, diperlukan sebuah peristiwa kedatangan, sebuah peristiwa kebe-rangkatan,
dan sebuah peristiwa pertanyaan untuk dimasukkan ke dalam model tersebut. Untuk
sederhananya, asumsikan bahwa Horizon Books saat ini tidak memerlukan informasi
tentang kedatangan dan keberangkatan pelanggan. Namun demikian, informasi
diperlukan untuk sebuah peristiwa pembayaran pelanggan dan sebuah peristiwa
pertanyaan pelanggan.

LANGKAH 2
Sekarang, peristiwa operasi perlu diorganisir dalam urutan terjadinya.
Sementara banyak penjualan terjadi tanpa ada pertanyaan yang diajukan, kapan pun
pertanyaan diajukan, pe-ristiwa itu akan mendahului setiap peristiwa penjualan yang
terjadi setelahnya. Oleh karena itu, urutan peristiwa dalam model tersebut adalah
pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Ini ditunjukkan dalam Gambar 10-6 dimana

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Menerima
Membuat
Pembayaran
Menjawab Pertanyaan
Penjualan

setiap peristiwa ditunjukkan sebagai kata kerja-objek. Perhatikan juga bahwa kata
kerja itu mewakili perspektif organisasi, bukan pelanggan.

Gambar 10-6 Peristiwa yang Berkepentingan dalam Model Penjualan SPA


untuk Horizon Books

LANGKAH 3
Selanjutnya, sumber daya dan agen-agen yang terjadi dalam setiap peristiwa
operasi harus diidentifikasi. lni paling mudah dilakukan dengan menjawab
pertanyaan siapa, apa, dan di mana untuk setiap peristiwa. Misalnya, pertanyaan-
pertanyaan berikut ini dapat ditanyakan. Siapa yang terlibat? Apa yang terlibat? Di
mana terjadinya?
Dalam kasus peristiwa Menjawab Pertanyaan, yang terlibat adalah pelanggan
dan se-orang kasir, database persediaan, dan terjadinya di meja informasi. Peristiwa
Membuat Pen-jualan melibatkan pelanggan, seorang kasir, dan buku yang dijual.
Peristiwa ini terjadi di tempat register kas. Peristiwa Menerima Pembayaran
Database Membuat
Meja Kasir
Persediaan Menerima Kasir
Sumber
KasDaya Peristiwa
Penjualan
Menjawab Pertanyaan Pelanggan
Agen
Buku-buku
Meja Informasi Pembayaran

17

melibatkan pelanggan, seorang kasir, kas, dan terjadi di tempat register kas.
Model ini disajikan dalam Gambar 10-7. Perhatikan bahwa sumber daya
digambarkan di-sebelah kiri, peristiwa di bagian tengah, dan agen-agen di sebelah
kanan. Sebuah model SPA biasanya digambar tanpa judul kolom dan pembagi-
pembaginya. Gambar 10-7 untuk meng-gambarkan penempatan objek-objek secara
benar. Judul-judul kolom dan pembagi-pembagi-nya tidak ditampilkan dalam
diagram-diagram selanjutnya.

Gambar 10-7. SPA dalam Horizon Books yang diberi label untuk
Menunjukkan Posisi Mereka

LANGKAH 4
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi hubungan antara sumber daya,
peristiwa, dan agen-agen. Dimulai dari setiap peristiwa dan menghubungkannya

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Database Membuat
Meja Kasir
Persediaan Menerima Kasir
Kas Penjualan
Menjawab Pertanyaan Pelanggan
Buku-buku
Meja Informasi Pembayaran

dengan sumber daya dan agen-agen yang terlibat dalam peristiwa tersebut.
Kemudian, gambarlah sebuah garis yang menghubungkan peristiwa-peristiwa yang
secara logis saling berkaitan. Representasi grafis ini ditampilkan dalam Gambar 10-
8.

Gambar 10-8. Relasi-relasi Proses Penjualan SPA dalam Horizon Books

Karena model-model SPA digunakan untuk membuat database-database


relasional, sistem informasi yang berdasarkan-SPA menampilkan semua ciri dari
sebuah database relasional. Lihatlah tabel relasional yang diberi nama Pelanggan
dalam Gambar 10-9, tabel itu dapat disajikan dalam baris berikut:

Nomor Saldo Saat Ini


Nama
No. Pelanggan Alamat
Pelanggan (Kunci)
0 KasNama 0 0
Alamat
Saldo Saat Ini
1875
J. Smith
18 Elm St.
1820,00
1876
21 First St.
Tuples Nama Tabel = Pelanggan 2400,00
Artibut
(records)
1943
J. Hobbs
165 High St.
549,87
2345 19
Y. Martin
321 Barclay
5256,76
.
.
.
Namun demikian, Horizon. Books mengoperasikan kebijakan hanya-penjualan-
.
kas. Dalam sistem akuntansi .tradisional, di mana semua penjualan hanya dalam
bentuk kas, tidak ada data .seorang pelanggan pun yang dipertahankan, dan
.
karenanya tidak ada tabel data . pelanggan. Ketika bentuk pembayarannya dalam
.
bentuk kas, dapat dikatokon bahwa. dari sudut pandang keuangan murni, kita tidak
.
perlu mengetahui siapa yang membayar kas ter-sebut. Kita hanya perlu tahu bahwa
5678
kastelah diterima. Jika setiap penjualan dengan kas di-identifikasi secara unik untuk
T. Stem
432 Main St.
memisahkan transaksi-transaksi tersebut, tabel Pelanggan tidak diperlukan.
643,67

Di sisi lain, salah satu keunggulan SPA adalah menangkap data-data yang
lebih luas jangkauannya tentang peristiwa. Termasuk dalam hal ini adalah usia dan
jender pelanggan, jenis buku yang disukai pelanggan, dan nama serta alamat
pelanggan. Dengan informasi ini, toko buku tersebut dapat mengirimkan rincian
buku-buku baru dan peristiwa-peristiwa khusus. Jadi, bahkan jika semua penjualan
yang terjadi dalam bentuk kas, di bawah sistem informasi yang berbasiskan SPA,
tabel Pelanggan tidak hanya dibuat, tetapi akan memiliki lebih banyak atribut
dibandingkan dengan sistem informasi tradisional.

Gambar 10-9. Tabel Relasional yang Diberi Nama Pelanggan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
(0,M (1,1
Membuat
Pelanggan
Penjualan

LANGKAH 5
Langkah berikutnya adalah menetapkan kardinalitas (cardinalities) untuk semua
relasi entitas. Ingat kembali bahwa ada tiga asosiasi record yang fundamental
(kardinalitas) yang didefinisi-kan dan kemudian digunakan untuk membuat sebuah
diagram RE, satu-dengan-satu (1:1), satu-dengan-banyak (1:M), dan banyak-
dengan-banyak (M:M). Sebuah entitas dalam suatu relasi kardinalitas satu, dapat
memiliki nol atau satu contoh dalam relasi tiu. Sebuah entitas dalam relasi dengan
kardinalitas banyak dapat memiliki nol, satu, atau banyak contoh dalam relasi itu.

Dalam kasus relasi entitas pelanggan : membuat penjualan dalam Horizon


Books, adanya seorang pelanggan dapat menghasilkan nol, satu, atau banyak
peristiwa membuat penjualan. Ini diwakili proses yang menggunakan notasi (O,M)
dalam model SPA, mewakili kardina1itas minimum dan maksimum. Dengan cara
yang sama, adanya satu peristiwa membuat penjual-an terjadi dari adanya satu dan
hanya satu entitas pelanggan, diwakili sebagai (1,1) dalam model SPA. Ini
ditunjukkan dalam Gambar 10-10.

Gambar 10-10 Pelanggan Horizon Books: Kardinalitas Membuat Penjualan

Kadang-kadang, ketika mendefinisikan kardinalitas untuk relasi entitas, akan


sangat membantu jika Anda membayangkan bahwa Anda sedang berdiri di bagian
atas dari salah satu kotak entitas dan melihat ke kotak-kotak entitas lainnya.
Bayangkan apa yang Andai lihat. Jika Anda berada di atas kotak entitas pelanggan,
apa penjualan minimum dan maksimum yang dapat anda lihat? Anda bisa melihat
pada tingkat minimum sampai (pelanggan tidak ingin beli apa pun) atau sampai pada
tingkat maksimum, lebih besar dan" satu (jika pelanggan memutuskan untuk
(0,1)
(1,1) (0,M)
(1,1) (0,M)
(0,M) (1,1) (1,1)
(0,M) (1,1)
Database
Kas (1,1)
(0,M)
(0,M)
(0,M) (1,1)
Membuat
(0,M)
(0,M)
(0,M) (1,1)
(1,1)
Meja
(0,1)
(1,1)
Kasir (1,1)
Persediaan
(0,M)
Menerima
(0,M) (0,M) (1,1) Pelanggan
(0,1)
Buku-buku Penjualan
Menjawab Pertanyaan
Pembayaran Kasir
Meja Informasi

21

membeli lebih dari satu item). Jadi, entitas membual penjualan dalam relasi ini
adalah nol-dengan-banyak (0,M). Sekarang, berdirilah di atas kotak entitas lainnya.
Berapa banyak pelanggan yang Anda lihat membeli item-item tertentu? Tingkat
minimumnya adalah satu. Agar entitas membuat penjualan itu ada, harus ada se-
orang pelanggan Selain itu, karena hanya ada satu pelanggan yang dapat membeli
sebuah item spesifik, kardinalitas maksimumnya juga satu. Oleh karena itu, kardi-
nalitas dari entitas pelanggan dalam relasi ini adalah satu-dengan-satu (1,1).

Dengan menggunakan prinsip-prinsip ini, kardinalitas ditetapkan pada relasi-


relasi dalam model SPA untuk proses penjualan Horizon Books. Kardinalitas ini
digambarkan dalam Gambar 10-11.

Gambar 10-11. Model SPA untuk Proses Penjualan di Horizon Books

D. MODEL SPA VERSUS DIAGRAM RE


Untuk menggambarkan perbedaan antara pembuatan model SPA dan RE,
lihatlah GambaJl 10-12. Walaupun mungkin sekilas tidak begitu jelas, gambar ter-
sebut merupakan model SPA untuk proses sama seperti yang dijelaskan oleh
diagram RE tradisional dalam Gambar 10-15).

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
(1,M) (1,1) (0,M)
(0,M) (1,1)
Persedur
Persedur Pembelian
Penjualan Meneriman
(0,M)
(0,M)
(0,M) (0,M)
(0,M)
Bahan Baku
Menempatkan
(1,1)
(0,M)
(0,M)
(1,1)
Petugas
(1,1)
(1,1)
(1,1) Penerimaan
Pemasok
(1,M)
(1,M) (0,M) (0,M)
Pesanan
Menempatkan (0,M)
(1,1)
Permint.
(0,M)
Persd.
Perenc. Agen
Pelanggan
Petugas
(1,1)
Petugas
Produksi
(1,1) Pembelian
(1,1)
Gudang Pelanggn
&Penjualan
Megontrl
Persediaan Bahan BakuMenempatkan Permint. Persd.

Entitas-entitas dalam model SPA dan diagram RE ditampilkan oleh persegi


panjang dan garis-garis yang menghubungkan mereka. Garis-garis yang menghu-
bungkan entitas-entitas diagram RE saling bersilangan pada simbol-simbol relasi
berlian yang berisi kata kerja, yang menunjukkan apa yang terjadi dalam relasi ter-
sebut. Dampaknya, setiap simbol berlian mewakili sebuah peristiwa. Namun demi-
kian, diagram RE mewakili sejumlah peristiwa yang lebih luas daripada model-model
SPA. Termasuk dalam hal ini adalah peristiwa operasi (menerima), peristiwa
informa-si (menyiapkan atau memperbarui), dan peristiwa keputusan (memeriksa).
Sebalik-nya, hanya peristiwa operasi yang dimasukkan dalam model SPA, dan
hanya peris-tiwa itu yang penting secara strategis.

Gambar 10-12. Model SPA untuk Sebuah Perusahaan Manufaktur

Keuangan
Non-Keuangan
(1,M) (1,1)
- Nomor Item Persediaan (0,M)
(0,M) (1,1)
- Meneriman
(0,M)
(0,M)
Kuantitas yang
(0,M)
(1,M)
Bahan Baku
Dipesan
(0,M) Petugas Penerimaan
Petugas Gudang
(1,M) Menempatkan
Persediaan Bahan Baku- Biaya per Unit
Pesanan
- Nomor Pesanan Pembelian
- Tanggal Pesanan
- Waktu Tunggu Pemasok
- Kurir yang Digunakan
- Record Pengiriman Tepat Waktu 23
- Record Pengiriman yang Tidak Lengkap
- Record Pengiriman yang Rusak
- Record Perselisihan Harga

Di satu sisi, model SPA lebih sederhana daripada diagram RE, model ini me-
nyediakan informasi yang lebih relevan. Pendekatan SPA memungkinkan perancang
sistem untuk fokus Pada peristiwa-peristiwa kunci yang memfasilitasi desain dan pe-
nempatan kontrol. Karena peristiwa informasi dan pengambilan keputusan diisolasi
dari peristiwa operasi primer, kontrol-kontrol yang berbeda untuk kelas peristiwa ini
dapat dengan mudah diidentifikasi dan disisipkan dalam proses bisnis.
Model SPA menunjukkan dengan tepat di mana suatu organisasi dapat mem-
buat rencana, mengevaluasi, dan mengontrol peristiwa-peristiwa operasi penting
dalam proses bisnis. Selain menjadi sebuah perangkat analis sistem, model SPA ini
juga merupakan perangkat manajemen. SPA fokus Pada aktivitas-aktivitas bisnis
yang terdapat dalam proses bisnis. SPA didasarkan Pada peristiwa.

Menentukan Atribut-Atribut Entitas


Model SPA dapat digunakan untuk menentukan atribut-atribut entitas. Pelajari
prosedur pembelian yang disajikan dalam Gambar 10-12. Berikut ini penjelasan
fenomena-fenomena akuntansi yang berkaitan dengan proses tersebut.

 Peristiwa-peristiwa operasi dalam proses tersebut adalah mengajukan


permintaan persediaan, mengajukan pesanan, dan menerima persediaan.
Elemen-elemen data yang menjelaskan peristiwa ini harus dispesifikasi
dengan rinci untuk men-dukung sernua kebutuhan pemakai. Untuk
mengilustrasikannya, data keuangan dan non-keuangan untuk peristiwa
Pengajuan Pesanan adalah sebagai berikut:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Keuangan
Keuangan
Non-Keuangan
Non-Keuangan
--Keterangan
Nomor Telepon Pemasok
--Kuantitas di Tangan
Jumlah terutang Pada pemasok
--Titik Pemesanan Kembali
Nilai total pembelian sampai saat ini
--Kuantitas Pemesanan yang
Syarat perdagangan Ekonomis (EOQ)
ditawarkan
-Record
Pemasok Pengiriman Tepat Waktu
-Record
TingkatBarang-barang
Perputaran Rusak
-Rata-rata
Waktu Tunggu
Waktu Tunggu
-Pendukung
Tingkat Pemakaian
Lini Pembantu
-Akses
LokasiEDI
Gudang
-Akses
Sejarah Habisnya Persediaan
Internet
- Sejarah Bahan Baku Rusak
- Sejarah Pengiriman yang Tertunda

 Persediaan bahan baku adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh
peristiwa tersebut. Atribut-atribut data yang diperlukan untuk merincikan
sumber daya ini dan perubahan-perubahan yang dilakukan untuknya adalah:

 Agen-agen utama adalah petugas administrasi di bagian perencanaan


produksi dan kontrol, agen pembelian, pemasok, petugas administrasi bagian
penerimaan, dan petugas administrasi gudang. Semua atribut yang relevan
menjelaskan agen-agen ini akan dispesifikasi dan dibuatkan modelnya ke
dalam database. Dengan menggunakan pemasok sebagai sebuah contoh,
termasuk dalam data-data tersebut adalah:

Sekarang perhatikan prosedur penjualan dalam Gambar 10-12. Berikut ini pen-
jelasan fenomena akuntansi yang berkaitan dengan proses tersebut.

 Peristiwa-peristiwa dalam proses ini adalah penerimaan pesanan pelanggan,


pengambilan persediaan barang jadi, dan pengiriman persediaan. Elemen-
elemen data yang menjelaskan peristiwa-peristiwa ini harus dispesifikasi
dengan cukup rinci untuk mendukung semua kebutuhan pemakai. Untuk
menggambarkannya, data keuangan dan non-keuangan bagi peristiwa
Menerima Pesanan Pelanggan adalah sebagai berikut:

Keuangan
Keuangan
Non-Keuangan
Non-Keuangan
Keterangan
Alamat pelanggan
Kuantitas
Nomor itemdi persediaan
tangan
Titik pemesanan kembali produk
Kuantitas yang dipesan
Kuantitas pemesanan
Harga per unit ekonomis (EOQ)
Nomor pesanan penjualan
Tanggal pemesanan
Tingkatkredit
Rating perputaran
pelanggan
Waktu tunggu
Kurir yang digunakan
Tingkatpengiriman
pemakaian tepat waktu
25
Record
Lokasi gudang
Record pengiriman yang tidak lengkap
Sejarahpengiriman
Record habisnya persediaan
yang rusak
Sejarah produk rusak
Record pengaduan
Sejarah produksi yang tertunda

 Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh
peristiwa tersebut. Atribut-atribut data yang diperlukan merinci sumber daya
ini dan perubahan yang dilakukan terhadapnya adalah sebagai berikut:

 Agen-agen utamanya adalah petugas administrasi penjualan, pelanggan,


petugas administrasi gudang, dan petugas administrasi pengiriman. Semua
atribut yang relevan menjelaskan agen-agen ini akan dirinci dan dibuatkan
modelnya ke dalam database. Contoh pelanggan, termasuk dalam data-data
tersebut adalah:
Kebutuhan data seperti produksi, penerimaan kas, dan lain, akan didapat dan
dikombinasikan untuk menghasilkan sebuah skema menyeluruh tentang kebutuhan
atau persyaratan data tersebut. Persyaratan akuntansi dan non-akuntansi turut me-
nentukan database keseluruhan. Dalam proses mengombinasikan persyaratan data,
penting untuk mengenal dan menghilangkan setiap pemborosan data dalam model
tersebut. Misalnya, persediaan bahan baku juga merupakan elemen dari proses
produksi. Juga, pemasok sekaligus menjadi agen dalam proses pengeluaran kas.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Persyaratan data untuk sumber daya, peristiwa, dan agen-agen berkaitan
dengan banyak proses bisnis yang harus diintegrasikan, bukan dibuatkan modelnya
secara terpisah. Oleh karena itu, sementara setiap proses dibuatkan modelnya se-
cara terpisah, tabel-tabel database sama yang mendasarinya digunakan lintas
semua model. Tabel Pelanggan yang sama akan digunakan dalam tabel penjualan
dan dalam model pengumpulan kas; dan tabel Pemasok yang sama akan digunakan
dalam model pembelian, seperti dalam model pengeluaran kas, dan sebagainya.

Ketika atribut-atribut sudah didefinisikan, tabel-tabel database dapat di-


rancang. Proses penetapan kunci-kunci primer dan aging dan normalisasi tabel
untuk mendukung gambar pemakai tidak berbeda dengan yang dijelaskan dalam
Bab 9 sehingga tidak diulang lagi di sini.

Menciptakan Gambar Pemakai


Pendekatan SPA dapat menghasilkan sistem informasi yang mampu men-
dukung banyak gambar. Akibatnya, terdapat berbagai gambar yang mungkin harus
diperhitungkan di tahap awal pengembangan model. Hal ini dapat dicapai melalui
pendefinisian serangkaian atribut data yang mencakup gambar yang diinginkan.

Hal ini memerlukan serangkaian analisis yang ekstensif terhadap kebutuhan


informasi pemakai. Ketika analisis ini selesai dilakukan, perancang bisa
mendapatkan serangkaian atribut data (gambar pemakai konseptual) yang
diperlukan untuk mem-produksi input dan output tersebut. Sebagai representasi fisik
dari gambar pemakai konseptual, laporan, dokumen, dan layar komputer, disebut
sebagai gambar pe-makai. Mereka membantu perancang untuk memahami relasi-
relasi kunci di antara data-data tersebut.
27

Gambar 10-13. Laporan Status Persediaan


Ajax Manufacturing Co.
Laporan Status Persediaan
Kuanti
No.S Kuanti
tas Titik Nomor
uku tas Telepon
Ktrg. Di Pemesn Pema Nama Alamat
Cada Pesan
Tanga Kembali sok
ng an
n
Ozment 123 555-

Sup MainSt 7895


22 555-
Penopa Buell 2
1 100 150 500 24
ng Co. Broadhead 3436
27
B&R Westgate 555-
Sup Mall 7845

2 Besipen 440 450 1000 22 Ozment 123 Main 555-


ahan 24 Sup St 7895
28 Buell 2 555-
Co. Broadhead 3436
Harris 24 Linden 555-

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Manuf St. 3316

Ozment 123 Main 555-

Sup St 7895
22 555-
Kuninga Buell 2
3 10 10 50 24
n Co. Broadhead 3436
28
Harris 24 Linden 555-
Manuf St. 3316

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

Ketika atribut-atribut tersebut telah diidentifikasi, bentuk dan prosedur untuk


mengumpulkan data peristiwa, sumber daya, dan agen-agen dapat dirancang dan
tabel basis dapat diisi. Ketika hal ini sudah dilakukan, sebuah alat penghubung
pertanyaan dapat diciptakan untuk menghasilkan gambar dan laporan. Alat peng-
hubung pertanyaan tersebut harus mencakup semua gambar format yang mungkin
untuk laporan-laporan yang dihasilkan dari setiap pertanyaan yang harus ditentukan.

Tiga gambar berikut ini merupakan contoh dari gambar fisik untuk tiga
pemakai.
- Gambar pertama adalah untuk agen pembelian yang memerlukan informasi
tentang item persediaan untuk dipesan dan untuk pemasok persediaan.
Gambar 10.13 menggambarkan laporan status persediaan yang membawa
informasi ini.
- Gambar kedua, untuk manajer penjualan yang memerlukan rincian aktivitas
penjualan setiap hari yang diorganisir menurut produk dan pelanggan.
Gambar 10-14 menunjukkan laporan penjualan yang berisi informasi ini.
- Gambar ketiga, untuk departemen buku besar umum, menyajikan sebuah
daftar voucher jurnal yang merangkum aktivitas bisnis setiar harinya. Laporan
voucher jurnal digambarkan dalam Gambar 10-15.

Gambar-gambar ini semuanya di-dapatkan dari database yang sama.


Masing-masing gambar itu memuaskan kebutuhan informasi dari seorang pemakai
29

dan menunjukkan data-data pada tingkat rincian yang dlperlukan.

Gambar 10-15. Laporan Voucher Jurnal


No. Tangga Nomor Kredit
Judul Debet
VJ l Akun
Kas 101 1.000
1 20/9/01 Piutang Dagang 103 2.000
Penjualan 401 3.000

Harga pokok
501 2.500
2 20/9/01 penjualan 2.500
108
Persediaan
. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

Fleksibilitas desain gambar pemakai merupakan salah satu kekuatan SPA.


Gambar pemakai harus bisa diubah sesuai keinginan pemakai. Sebagai gambaran,
Horizon Books. Jika manajer penjualan ingin mengetahui penjualan yang dihasilkan
dari sebuah pertanyaan pelanggan awal, informasi itu dapat dengan mudah diberi-
kan dalam sebuah laporan. Dengan cara yang sama, seperti yang ditunjukkan dalam
Gambar 10-16, sebuah laporan dapat dihasilkan untuk manajer pembelian Horizon
Books dengan menunjukkan waktu yang dihabiskan setiap pertanyaan pelanggan,
sifat pertanyaan tersebut, apakah pertanyaan itu menghasilkan pertanyaan, dan
rincian demografis untuk pelanggan yang mengajukan pertanyaan. Hal ini dapat
digunakan untuk mengidentifikasi topik-topik atau pengarang-pengarang baru yang
berpotensi dan harus dimasukkan dalam koleksi Horizon Books.

Gambar 10-16. Laporan Pertanyaan Pelanggan

Laporan Pertanyaan Pelanggan 14/2/01 -14/7/01


No. No. Dala Wkt. yg
Lk/P Usi Penjual
Pertany Tgl. Pelangg Topik Penulis m Diperluk Komentar
r a an
aan an Toko an

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
14/
Kolek - -
2
483 217 Lk 26 si Wood, Ya Ya 5 -
14/
484 142 Pr 19 - F Tidak Tldak 7 Terlalu
2
485 723 Pr 54 Aero Banks, Ya Tldak 3 mahal
14/
. bik J
2
.
.
.