Rosalia Adisti

18208004
Manajemen Proyek

PROJECT CHARTER
Sistem Informasi Perpustakaan Partitur (SIPPart)
Paduan Suara Mahasiswa ITB

Project Name
Nama proyek yang akan kami kembangkan adalah Sistem Informasi Perpustakaan
Partitur (SIPPart) Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung.

Project Objectives
Tujuan pengembangan SIPPart PSM ITB adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan pencarian ribuan partitur yang tersimpan di arsip PSM.
2. Menyediakan sarana bagi PSM ITB untuk mencari lagu-lagu yang akan digunakan
untuk proyek maupun konser.
3. Meningkatkan produktivitas PSM ITB dengan meminimalkan waktu yang
terbuang untuk pekerjaan yang tidak perlu
4. Mewujudkan sistem pengelolaan partitur PSM ITB yang berisi informasi dan
dokumen yang reliable.

Problem Statement
Berbagai masalah nyata yang dialami PSM ITB meliputi :
1. Partitur belum seluruhnya terdokumentasi
2. Tidak adanya SOP peminjaman partitur sehingga partitur banyak yang “hilang”
3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari partitur
4. Informasi tidak diperbarui secara rutin
5. Sulitnya mencari partitur yang termasuk kategori tertentu (informasi tentang
partitur yang disimpan)

Pernyataan masalah akan dijelaskan pada Tabel 1 berikut ini. Masing-masing masalah
akan diberikan peringkat berdasarkan tingkat kepentingan dan validitasnya.
No. Pernyataan Singkat Tingkat Visibilitas Peringkat Solusi yang
dari Masalah atau Kepentingan Ditawarkan
Peluang
1. Adanya database 3 Bulan High 1 Pengembangan
lengkap partitur modul database

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
1
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

partitur
2. Adanya SOP 3 bulan High 1 Pembuatan SOP
peminjaman partitur dengan melihat
masalah dan
budaya anggota
PSM ITB
3. Adanya SOP 3 bulan High 1 Pembuatan SOP
pembaruan database dengan melihat
partitur masalah dan
budaya anggota
PSM ITB
4. Adanya aplikasi yang 3 bulan High 1 Pengembangan
modul aplikasi
memungkinkan
partitur
pencarian partitur
dengan mudah dan
cepat
Tabel 1 Pernyataan Masalah

Initial Scope of Project

Masalah-masalah yang dipilih untuk dipecahkan beserta solusi untuk mengatasinya
dan signifikansinya adalah sebagai berikut :
1. Partitur belum seluruhnya terdokumentasi
Solusi: SOP pembaruan database partitur, Adanya database lengkap
partitur
2. Tidak adanya SOP peminjaman partitur sehingga partitur banyak yang
“hilang”
Solusi: SOP peminjaman partitur
3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari partitur
Solusi: adanya aplikasi pencarian partitur yang lebih advanced daripada
Ms Excel
4. Informasi tidak diperbarui secara rutin
Solusi: SOP pembaruan database partitur
5. Sulitnya mencari partitur yang termasuk kategori tertentu (informasi
tentang partitur yang disimpan)
Solusi: Adanya database laengkap partitur (field tidak hanya lagu dan
composer)

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
2
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, SIPPart akan mempunyai:

1. Database lengkap partitur
Database ini berisi data partitur hardcopy dan partitur softcopy beserta datanya
(bila partitur tersimpan dalam bentuk softcopy). Atribut data tersimpan
lengkap, dan database didesain sedemikian rupa sehingga dapat diintegrasikan
dengan database PSM yang lain.
2. SOP Peminjaman Partitur
SOP ini diberlakukan untuk anggota PSM dan orang-orang di luar PSM yang
telah mendapat izin untuk mengakses partitur. SOP dimonitor oleh anggota
divisi partitur PSM ITB.
3. SOP Pembaruan Database Partitur
SOP ini diberlakukan untuk anggota divisi partitur PSM ITB.
4. Aplikasi pencarian partitur
Aplikasi ini digunakan untuk mempermudah pencarian dan membatasi supaya
pencari tidak dapat mengakses database dalam artian dapat mengubah data.

Project Vision
Beberapa visi yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek SIPPart PSM ITB adalah
sebagai berikut :
1. Meningkatkan kinerja PSM ITB.
2. Memberikan lebih banyak pandangan artistik untuk konser dan proyek PSM ITB
3. Memberikan kesempatan yang sama bagi anggota PSM ITB untuk mengeksplor
lagu-lagu selain lagu yang diberikan untuk latihan rutin.

Project Constrains
Project constraints pengembangan SIPPart PSM ITB adalah sebagai berikut :
1. Schedule: SIPPart PSM ITB harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya
kepengurusan, yaitu sekitar Bulan Juni.
2. Cost: Biaya pengembangan SIPPart PSM ITB tidak boleh melebihi biaya yang
telah dialokasikan oleh PSM ITB.

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
3
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

3. Policy: SIPPart PSM ITB harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di
organisasi, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis PSM
ITB.
4. Technology: SIPPart PSM ITB harus kompatibel dengan media psm itbyang sudah
ada seperti web dan sistem informasi di bidang lain yang akan dibangun.

Project Methodology
FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase
pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek,
tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu
sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD
(Rapid application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah
dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai
dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan
analisa dan desain dari requirement-requirement user.

Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST (Framework for the
Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase
pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase,
Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase,
Design Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and
Support Phase

Project Documentation and Communication

Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan
komunikasi proyek :
1. System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung untuk
membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh
Programmer, serta System Analyst memberikan requirement yang harus dipenuhi.
2. System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung
seminggu sekali untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
3. Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung setiap
dua minggu sekali untuk melakukan quality assurance management.
Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
4
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

4. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya

untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan.
5. Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk
membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.

Project Organization and Staffing Approach

Struktur organisasi proyek SIPPart PSM ITB digambarkan pada gambar 1 berikut ini.

System
Owner

Project
Manager

System Programmer
Programmer
Analyst (database)

Gambar 1 Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Nama-nama tim dalam struktur orgaisasi proyek SIPPart PSM ITB dijelaskan pada
tabel 2 berikut.
No. Jabatan Nama
1. System Owner PSM ITB (Ketua: Nataniel Depo)
2. Project Manager Rosalia Adisti
3. System Analyst Samuel Natalius
4. Programmer (Database) Rahadian DP
5. Programmer Wijaya I.R.
Tabel 2 Staf Proyek

Time Estimation of Project Development

Estimasi waktu lamanya pengerjaan proyek adalah sebagai berikut :
1. Preliminary Investigation: 17 Februari 2011 – 23 Februari 2011 (5 hari kerja)
2. Problem Analysis: 24 Februari 2011 – 2 Maret 2011 (5 hari kerja)
3. Requirements Analysis: 3 Maret 2011 – 9 Maret 2011 (5 hari kerja)

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
5
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

4. Decision Analysis: 10 Maret 2011 – 16 Maret 2011 (5 hari kerja)

5. Design: 17 Maret 2011 – 30 Maret 2011 (10 hari kerja)
6. Construction: 31 Maret 2011 – 13 April 2011 (10 hari kerja)
7. Implementation: 14 April 2011 – 20 April 2011 (6 hari kerja)

Resource Allocation
Tabel 3 berikut ini akan menjelaskan tugas utama dari para pengembang proyek yang
telah disebutkan diatas.
No. Jabatan Tugas Utama
1. Project  Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek.
Manager (PM)  Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan
dengan proyek.
 Menententukan project deliverables
 Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.
 Membuat dokumentasi sistem.
2. System Analyst  Menganalisa system requirments.
(SA)  Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan
proyek ini.
 Merancang sistem.
 Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai
dengan yang diharapkan.
 Membuat SOP-SOP yang diperlukan
 Membuat dokumentasi sistem.
3. Programmer  Mendesain database yang diperlukan.
(Database) –  Melakukan implementasi database yang telah
P(D) dirancang.
 Mengintegrasikan database dengan sistem.
 Membuat dokumentasi sistem.
4. Programmer  Membuat desain interaksi aplikasi
(PR)  Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat
 Melakukan bugfix
 Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual).
 Melakukan system testing.
 Membuat dokumentasi sistem.

Tabel 3 Pengalokasian Sumber Daya Staf

Work Breakdown Structure

Tabel 4 menggambarkan pembagian tugas dan deskripsi tugas pengembang proyek.

Phase Activity Activity Name Estimated Dependent Upon Role

Numbe Hours

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
6
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

r
Preliminary 1,2,3,4 in All
Investigation preliminary
investigation
phase
1 List of problems, 12 All
opportunities, or
directives
2 Negotiate scope 5 All
3 Plan the project 12 All
4 Present the project 2 All
plan
Problem 1,2,3,4 in
Analysis problem analysis
phase
1 Analyze the current 20 SA and PM
system
2 Establish system 12 SA and PM
improvements
objectives
3 Update the project plan 4 SA
4 Present findings and 6 PM and SA
recommendation
Requirement 1,2,3,4 in
s Analysis requirements
analysis phase
1 Identify business 12 SA and PM
requirements
2 Analyze system 12 PM and SA
requirements
3 Prioritize business 8 PM
requirements
4 Update the project plan 4 SA
Descision 1,2,3,4 in
Analysis decision analysis
phase
1 Identify candidate 12 PM and SA
solutions
2 Analyze candidate 12 SA and PM
solutions
3 Recommend a target 6 SA
solution
4 Recommend a project 6 SA
solution
Design 1,2,3,4,5 in
design phase
1 Design the application 24 SA and P(D)

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
7
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

architecture
2 Design the system 24 P(D)
database
3 Design the system 40 PR
interface
4 Design the application 40 SA, P(D) and
logic PR
5 Update the project plan 16 SA
6 Design the Standard 10 SA
Operation Procedure
Construction 1,2,3,4,5 in
construction
phase
1 Interface building 24 PR
2 Network environment 24 SA and PR
building
3 Database system 24 PR
building
4 Application engine 32 SA and PR
construction
5 System integration 32 PR and SA
6 Standard Operation 20 SA
Procedure making
Implementati 1,2,3,4,5,6,7 in
on implementation
phase
1 Network testing 4 PM and SA
2 Database testing 4 PM and SA
3 Program testing 4 PR
4 System testing 4 PR
5 Preparation and 8 PR and SA
documentation release
6 Software installation 8 PR
7 User acceptance test 8 PM
8 Standard Operation 4 SA
Procedure
Implementation

Tabel 4 Work Breakdown Structure

Cost Estimation
Metode Estimasi

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
8
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

Metode estimasi biaya yang digunakan dalam pengerjaan proyek ini adalah Function-
Oriented Metrics, dengan menggunakan metode function point (FP). Metode estimasi
FP merupakan metode estimasi biaya berbasis permasalahan (problem-based
estimation). Dengan menggunakan metode ini, Sistem yang dirancang
didekomposisikan menjadi beberapa fungsi permasalahan yang dapat mempermudah
dalam pengestimasian biaya.

Dalam FP, system didekomposisikan menjadi beberapa domain informasi, antara lain
jumlah input, jumlah output, jumlah inquiries dari pengguna, jumlah berkas dan
jumlah interface eksternal. Selain itu ada juga 14 pertanyaan yang mendeskripsikan
nilai penyesuaian kompleksitas (complexity adjustment values).
Untuk menghitung function point, perumusannya adalah sebagai berikut:
FP = jumlah total x [(0.65 + (0.01 x  Fi)]

Dimana jumlah total adalah jumlah masukan FP, dan Fi adalah nilai penyesuaian
kompleksitas.

Tabel 2.5 akan menjabarkan Complexity Adjustment Values dalam perhitungan biaya

proyek.

Complexity Adjustment Values

Faktor Nilai
Backup and recovery 4
Komunikasi data 3
Distribusi pemrosesan 0
Critical performance 0
Lingkungan pengoperasian 3
Masukan data secara online 0
Transaksi input melalui banyak screen 0
Update berkas utama secara online 0
Informasi mengenai nilai domain 0
Pemrosesan internal 5
Desain program untuk penggunaan kembali 5
Konversi/instalasi desain 3
Instalasi multiple 1
Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5
 Fi = 29

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
9
Rosalia Adisti
18208004
Manajemen Proyek

Tabel 5 Complexity Adjustment Values

Tabel 6 berikut ini menjabarkan Computing Function Point Metrics dalam

perhitungan biaya proyek.
Computing Function Point Metrics
Bobot pengali
Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit

Jumlah masukan dari user 30 X 3 4 5 = 90

Jumlah keluaran 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah inquiries 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah berkas 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0

Jumlah total 330

Tabel 6 Computing Function Point Metrics

FPestimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x  Fi)]

= 330 x [0.65 + (0.01 x 29)]
= 330 x (0.65 + 0.29)
= 310,2
Estimasi Biaya Sumber Daya Manusia :
Lama Proyek = 2 bulan
Biaya = Rp 50.000,00 per FP/person-month
Total Biaya = 310,2 x Rp 50.000,00 = Rp 15.510.000,00

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung
10