TERITORY MANAGEMENT

Sales Management 1
 Key Success Factor

Kunci sukses MR adalah :

1. Datang ke Area

2. Detailing

>>>>> perlu territory management

Sales Management
Territory Knowledge
1. Pembagian Territory
MR = Rayon
DM = District
SM = Region

2. Kenali Batas-batas Territory (geografis)

• Utara, Selatan, Timur, Barat

Sales Management 3
Kenali Potensi Rayon :

A. Dokter

 Total Dr Rayon (masterlist)

 By Spesialisasi
 Kelas dr A / B / C
 Jumlah pasien + kelas pasien
 Karakter spesific dr
 Interest,KaBag,Ka SMF,KOL
 Pengurus Organisasi Kedokteran
 Dll
Sales Management 4
Kenali Potensi Rayon
B. Outlet

 Jumlah Outlet
 Jenis Outlet : RS, Apotik, Institusi, RB/ Klinik
 Kelas Outlet
 Karakter spesifik outlet, seperti
 Apotik langganan institusi
 Apotik group
 Panel – untuk tender, RB/Klinik
 Askes, DLL
Sales Management 5
1. Territory Knowledge : Outlet

Sales Management 6
Rumah Sakit
• Tipe / klas RS Key Person :
• Pemerintah/ Swasta Dir, Komite Standar
• Sistem pembelian : Ka.Pembelian
tender atau rutin Apoteker, Gudang
• Jumlah bed & BOR Ka. UGD
• Omset obat : poli dan Tipe produk :
rawat inap ASKES
• Jumlah dokter : JAMSOSTEK
umum, Spesialisasi, Generik, Originator, dll
Tetap/ konsultan Kompetitor kuat
Sales Management 7
Apotik

• Kepemilikan :
• Apoteker sendiri
• Pengusaha
• Grup atau soliter
• APK/ panel atau reguler
• Bisnis atau retail : Siapa Dokter andalan
• Jumlah R/ dan Omset Rp.

Sales Management 8
Institusi

• Mempunyai klinik sendiri untuk karyawan

dan keluarga
• institusi pemerintah (mis : ABRI, Departemen
Agama, dll) atau BUMN (Pertamina, Telkom,
dll) atau swasta (Hotel Hilton, dll)
• Decision maker
• Potensi Institusi
• Kompetitor yg biasa bermain
• Keamanan
Sales Management 9
RB/ Klinik

• Kelas A / B / C
• Decision maker
• Jumlah pasien
• Omset Rp.
• Dilayani oleh APK mana
• Kompetitor dominan,
dokter penulis

Sales Management 10
2. Territory Knowledge : Dokter

Sales Management 11
 Definisi
• Dokter populasi (POP) adalah semua dokter
yang ada di rayon/ area/ distrik/ cabang
tertentu dan belum tentu semuanya dikunjungi
oleh tim promosi.
• Dokter cover (COV) adalah Total dokter di
rayon yang dikunjungi rutin dan termasuk
dalam MasterList dokter MR
• Rayon = wilayah geografis tanggung jawab MR
• Masterlist harus sudah disetujui SM dan dapat
direvisi setiap 6 (enam) bulan sekali.
Sales Management 12
 Klafisikasi Dokter :

Kategori Klafisikasi :

• Kategori Jumlah Pasien atau Kelas Dokter

• Kategori kualitas Pasien
• Kategori Tipe Peresepan

Sales Management 13
 Klafisikasi Dokter

Klasifikasi Dokter menurut kategori Jumlah Pasien

(kelas dokter) :

• A = Pasien seminggu >= 100 pasien/ minggu

• B = Pasien seminggu 50 - <100 pasien/ minggu
• C = Pasien seminggu 0 - < 50 pasien/ minggu

Kualitas pasien perlu diperhatikan u/ nilai potensi :

• H = Pasien kelas menengah atas
• L = Pasien kelas menengah bawah

Sales Management 14
 Klafisikasi Dokter :

Klasifikasi Dokter menurut kategori tipe R/ :

• P = Prescriber (penulis resep)

• D = Dispensing
• PD = Prescriber sekaligus dispensing
Yang lebih disukai = P

Setiap Dokter harus memiliki

Dokter Marketing Status yang jelas dan
tercantum di DataBased Dokter
Sales Management 15
 MasterList MR
• Setiap MR harus memiliki MasterList MR
• Master List MR terdiri dari dokter cover MR
• Jumlah Dokter Cover MR adalah sbb :
• Jumlah dokter 70 - 80 dokter
• Dokter cover disarankan terdiri dari :
– + 50 % Dokter Kelas A,
– + 30 % Dokter Kelas B dan
– + 20 % dokter kelas C

Sales Management 16
 Kartu Kunjungan MR (1)
• Setiap Dokter hrs ada 1 (satu) Kartu
Kunjungan yg di SAH kan oleh DM atau
atasan langsung MR ybs
• Kartu Kunjungan harus diisi lengkap dan jelas
• Bila kartu sudah penuh --> dimintakan Kartu
Kunjungan baru ke atasan. Kartu baru
langsung di sahkan & digabungkan/ di stapler
dengan Kartu lama.
• Kartu yg belum “habis” tidak boleh diganti.
Sales Management 17
 Kartu Kunjungan MR

• Seluruh Kartu Kunjungan Dokter Cover MR

diserahkan kepada atasan langsung ketika
MR ybs meninggalkan rayonnya untuk
dipindah tangankan ke MR yang melanjutkan
pekerjaan di rayon tsb.
• Tidak boleh ada penggantian/ penambahan
Kartu Kunjungan tanpa persetujuan/
pengesahan DM atau atasan langsung MR
tersebut
Sales Management 18
 MasterList MR dan Kartu Kunjungan
untuk MR baru

• Tidak membuat sendiri

• Disediakan oleh DM anda
• Harus dicek kelengkapan, kejelasan dan
kesesuaian dengan aturan sdh anda ketahui

Sales Management 19
3. CALL MANAGEMENT

Sales Management 20
 Filosofi CALL Management

• Call efektif = harus seimbangkan klasifikasi,

potensi & investasi (SP2) dokter ybs
• Call efektif = memperhatikan Best Time &
Frekuensi shg kunjungan berkualitas & hasil R/
• Call efektif memerlukan Call Mgt yg baik
• Call Management = pengaturan kunjungan ke
dokter / outlet sesuai PLAN kunjungan yg telah
dibuat dengan memperhatikan aturan umum
kunjungan dan berorientasi kepada R/

Sales Management 21
 Aturan Umum Call Management
• Jumlah Kunjungan per MR = min 10(Utk Dr)
• Jumlah Kunjungan Apt/Mr = min 3.
• Waktu Kunjungan terbagi atas :
– 40-50 % kunjungan Dr pagi/siang (sblm pkl 17)
– 50-60 % kunjungan Dr Malam (setelah pkl 17)
– Utk Kunjungan apt di sarankan 2 siang 1 malam.
• Prinsip :
• Seluruh dokter terkunjungi sesuai potensi
• Tidak ada dokter yang tidak dikunjungi
• Apt Pareto menjadi tgt utama kunjungan.
Sales Management 22
 Contoh pengaturan CALL
• Masterlist MR terdiri dari :
Kelas A = 30 dr, B = 25 dr dan C = 15 dr
Total = 70 dokter
• Kunjungan terbanyak di alokasikan ke kelas
dokter tertinggi ( A ) dst
• Siklus Kunjungan
A = 4x/bln = 4 x 30 = 120 visit/ bln
B = 3x/bln = 3 x 25 = 75 visit/ bln
C = 2x/bln = 2 x 15 = 30 visit perbulan

Sales Management 23
 TIME MANAGEMENT
Agar penggunaan waktu lebih efisien maka dr
di rayon / sub rayon dikelompokan dalam
beberapa cara :
• Route perjalanan
• Kelompok praktek di sub rayon
• Best Time of visit

Sales Management 24
 TIME MANAGEMENT

Dari 9jam - Perjalanan

3/4
- Menunggu

- Presentasi
1/4

Sales Management 25
 TIME MANAGEMENT
1 hari = max 17 jam 6. 00 – 23. 00
Efektif untuk bekerja
08.00-10. 00 - meeting
- report 2 jam
- persiapan
11.00 - 13.00 - RS/ dr siang 2 jam
13 00 - 14.00 - survey 1 jam
17.00 - 19.00
18.00 - 20.00 - visit sore 4 jam
20.00 - selesai

Sales Management 26
 TIPS DALAM MANAGE WAKTU

• Bereskanlah hal-hal yang tertunda

• Atur waktu anda se efektif mungkin
• Ganti tugas yang kurang penting dengan
sesuatu yang lebih penting
• Buanglah kebiasaan menunda-nunda waktu
• Kenalilah pemboros waktu utama anda
• Atasi kebiasaan pelupa

Sales Management 27
 TIPS DALAM MANAGE WAKTU

• Jadilah seorang peserta diskusi yg aktif

• Atur waktu perjalanan anda
• Jangan membiarkan orang lain mencuri
waktu anda

Sales Management 28
 HAL-HAL YANG BIASA
MENCURI WAKTU ANDA
• Mencari-cari arsip
• Membaca majalah/koran
• Mengobrak-abrik berkas-berkas
• Menggunakan waktu untuk hal-hal yang tidak
prioritas
• Perjalanan bolak-balik dalam kantor
• Terlampau lama berbicara di telepon atau SMS
• Makan siang yang berkepanjangan

Sales Management 29
 HAL-HAL YANG BIASA
MENCURI WAKTU ANDA
• Menunda tugas yang kurang disukai
• Tidak menggunakan waktu terbaik untuk
pekerjaan prioritas
• Membiarkan gangguan dari orang lain
• Tidak mempunyai rencana harian
• Membiarkan suatu pekerjaan tidak selesai
kemudian pindah ke pekerjaan lain
• Membiarkan terjadinya pendelegasian keatas

Sales Management 30
 HAL-HAL YANG BIASA
MENCURI WAKTU ANDA
• Mengerjakan tugas orang lain
• Terlalu lama ngobrol diruang tunggu/parkir
• Pembicaraan yang berkepanjangan yang
tidak relevan dengan kepentingan kita
• Dll.

Sales Management 31
Sales Management 32