PENGURUSAN

MESYUARAT

Oleh:
?????????
PENGURUSAN MESYUARAT
 Mesyuarat bermaksud mengadakan satu
perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan
idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat
keputusan
 Bentuk dan proses mesyuarat tersebut boleh
dilaksanakan secara informal atau formal
 Contoh bentuk mesyuarat informal ini ialah
perbincangan untuk mengadakan sesuatu kenduri
kahwin dalam masyarakat Melayu tradisional
 Setiap ahli dan pemimpin sesebuah organisasi perlu
mengetahui matlamat sesuatu mesyuarat diadakan
 Hal ini penting supaya mereka dapat berperanan
dengan sepenuhnya bagi mencapai matlamat
mesyuarat itu
 Mereka dapat memainkan peranan sama ada
sebagai jawatankuasa atau ahli biasa sesebuah
organisasi atau persatuan
Tu j u a n m e s y u a r a t
 Menyelesaikan tugas dan masalah berkaitan dengan
organisasi atau persatuan
 Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam
kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama
 Menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan
organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa
 Menyelaras dan membincangkan bidang tugas
jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi
atau persatuan
 Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu
kepada masyarakat atau ahli secara khususnya
 Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan
sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan atau
aktiviti yang timbul
 Membuat sesuatu keputusan atau mandat penting
yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan
mengikut perlembagaan dan undang-undang
persatuan berkenaan
 Merancang strategi dan program atau untuk
mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan
sebarang aktiviti
 MESYUARAT
JAWATANKU
ASA KERJA

MESYUARAT
MESYUARAT
JAWATANKUA
AGUNG
SA TAHUNAN
SEMENTARA
JENIS-JENIS
MESYUARAT

MESYUARAT MESYUARAT
JAWATANKUAS AGUNG LUAR
A KECIL/BIRO BIASA
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

 Perlu diadakan mengikut undang-undang negara

 Mengikut perlembagaan dan undang-undang,
sesuatu pertubuhan yang ditubuhkan di sekolah,
maktab atau di luar institusi pendidikan juga perlu
mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan
 Mesyuarat Agung Tahunan akan dihadiri oleh
semua ahli persatuan berkenaan
 Mesyuarat Agung Tahunannya dua tahun sekali
dikenali sebagai Mesyuarat Agung Dwitahunan
Tujuan Mesyuarat Agung Tahunan

Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu.

Meluluskan penyata kira-kira.
Merancang kegiatan tahun hadapan.
Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang
baru.
Meluluskan cadangan-cadangan yang
dikemukakan
 Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau Dwitahunan
perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari
 Notis ini perlu ditandatangani oleh setiausaha
 Korum bagi sesuatu Mesyuarat Agung ditentukan
oleh perlembagaan dan undang-undang atau
peraturan persatuan
 Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan
menetapkan korum sesuatu mesyuarat:
i. Berpandukan pecahan'atau peraturan
keahlian seperti ¼ atau ½ daripada
kesemua ahli; atau
ii. Menetapkan bilangan seperti sekurang-
kurangnya 4 0 orang, 20 orang dan
sebagainya
Mesyuarat Agung Luar Biasa

 Merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh

semua ahli persatuan bagi membincangkan sesuatu
isu atau perkara
 Juga dikenali mesyuarat agung tergempar atau
mesyuarat agung khas
 Diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau
jawatankuasa kerja mengikut perlembagaan
persatuan berkenaan
 Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan
apabila:
1. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.
2. Permintaan bertulis oleh tidak kurang
daripada lapan orang ahli Jawatankuasa
Kerja.
3. Permintaan secara bertulis oleh 2/3 atau
60 orang ahli atau mana yang kurang
supaya mesyuarat itu diadakan.
 Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa
bergantung pada persatuan
 Jumlah ahli yang mencadangkan bagi mengadakan
Mesyuarat Agung Luar adalah berbeza antara persatuan
 Antara agenda yang dibincangkan ialah:
1. Penerangan atau taklimat ketua atau
setiausaha mengenai latar belakang isu
yang dibincangkan.
2. Perbincangan mengenai isu berkenaan dan
membuat keputusan
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
 Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh
sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan
berkenaan
 Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa K erja yang
dilantik dalam sesuatu mesyuarat agung tahunan
 Agendanya ditentukan oleh pengerusi melalui
perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa
yang lain
 Boleh dilaksanakan beberapa kali dalam setahun
dan sesetengah persatuan menetapkan bilangan
mesyuarat ini
Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Dan
Jawatankuasa Kecil

1. Ucapan pengerusi.
2. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau
laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi
Jawatankuasa K ecil.
5. Hal-hal lain.
Kejayaan dan keberkesanan sesuatu mesyuarat
Jawatankuasa Kerja, Kecil dan Sementara bergantung
pada dua jawatan penting dalam persatuan:
1. Pengerusi
2. Setiausaha
PENGERUSI
 merupakan orang yang paling penting bagi
memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat
 mempunyai siiat daya usaha, kepimpinan, adil,
tidak emosional, berpakaian kemas, sentiasa
tenang, mendapat kepercayaan ahli dan mempunyai
pengetahuan yang cukup tentang agenda mesyuarat
 Peranan Pengerusi Semasa Mesyuarat
1. Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi pada
waktu yang ditetapkan. Perkara yang perlu disentuh:
a) memperkenalkan jemputan khas kepada
ahlinya(jika ada), semasa kata alu- aluannya
b) menjelaskan tujuan mesyuarat dan agenda-
agenda yang perlu dibincangkan.
c) menegaskan supaya ahli yang bercakap
memperkenalkan diri apabila mesyuarat pertama
kali diadakan supaya menyenangkan setiausaha
mencatat minit mesyuarat dan ahli lain
mengenali satu sama lain.
2. Perbincangan hendaklah mengikut urutan agenda
yang telah ditetapkan bermula daripada ucapan
aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan
minit mesyuarat yang lepas, perkara berbangkit
dan seterusnya sehingga agenda hal-hal lain.
a) Mengemukakan perkara-perkara yang
ingin dibincangkan secara jelas dan padat
b) Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan
dalam bahasa yang mudah difahami
c) Menjadi orang yang paling aktif dan
bertindak sebagai fasilitator
d) Bijak mengawal suasana mesyuarat
e) Mengambil perhatian terhadap idea
idea yang dikemukakan.
f) Menjadi pendengar yang baik.
g) Merumus agenda dengan padat dan tepat
h) Tidak memperkecil pendapat dan
cadangan ahli.
i) Membenarkan hanya seorang ahli
sahaja bercakap pada satu masa
 j) Tidak boleh mengundi, kecuali dalam
keadaan sesuatu kata putus
k) menutup mesyuarat berkenaan dengan
segera sekiranya perbincangan tamat
l) Memastikan supaya setiausaha menaip
minit mesyuarat dan mengedarkan
kepada semua ahli untuk memudahkan
mereka mengambil tindakan segera
mengikut keputusan mesyuarat
Setiausaha
 Perlu dan dapat bekerjasama dengan pengerusi bagi
mentadbir dan menguruskan
Persatuan
 Perlu mempunyai sifat-sifat seperti dedikasi, cekap,
berdisiplin, membuat kerja dengan kemas dan teratur,
boleh bekerjasama dengan pengerusi (isu ini paling
penting) dan mementingkan fakta yang terperinci
 Peranan dan tanggungjawab setiausaha boleh dibahagi
kepada tiga peringkat, iaitu peringkat sebelum, semasa
dan selepas mesyuarat
SEBELUM MESYUARAT
1. Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan
agenda mesyuarat
2. Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat
lebih awal.
3. Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar
raya berfungsi.
4. Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti
kertas, pen dan sebagainya(jika perlu).
5. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas (terdahulu)
SEMASA MESYUARAT
1. Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk
memastikan semua persiapan tidak tergendala dan
diatur dengan sempurna.
2. Mencatat perkara yang dibincangkan dalam
mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.
3. Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat
kepada semua ahli yang hadir.
SELEPAS MESYUARAT
1. Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa
segera.
2. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat
mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit