PANDUAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT

PERKHIDMATAN GUNASAMA 2. DEFINISI KHIDMAT NASIHAT

 
URUSAN KHIDMAT NASIHAT Khidmat Nasihat adalah perkhidmatan memberi
nasihat, penerangan, panduan atau menyelesaikan
1. PENGENALAN
masalah kepada pelanggan yang meliputi :
   
Manual ini disediakan bertujuan untuk memberi a) Mengenai masalah peribadi di tempat kerja;
panduan kepada pegawai dan anggota mengenai tatacara b) Pertukaran, penempatan dan pengisian jawatan;
urusan khidmat nasihat yang dilaksanakan oleh Jabatan dan
Perkhidmatan Awam. c) Lain-lain masalah yang berkaitan dengan urusan
  perkhidmatan
Bahagian Perkhidmatan adalah bertanggungjawab
kepada semua Perkhidmatan Gunasama dan Bukan 3. KAEDAH KHIDMAT NASIHAT
Gunasama menguruskan secara keseluruhan perkara
berkaitan pelantikan, penempatan, pertukaran, kenaikan Khidmat Nasihat melalui kaedah :
pangkat, tatatertib dan peperiksaan serta masalah-
masalah perkhidmatan. Di samping itu fungsi Bahagian a)    telefon;
juga meliputi hal-hal perkhidmatan dan dasar termasuk b)    Surat menyurat; dan
mengurus sumber manusia, menggubal dasar dan c)    Bersemuka atau temujanji
pelaksanaannya serta khidmat nasihat. Ini bersesuaian Carta aliran mengenai urusan khidmat
nasihat menerusi telefon, surat menyurat dan
dengan objektif Bahagian iaitu menentukan perkhidmatan
temujanji adalah seperti di Lampiran A,B, dan
awam mempunyai anggota yang cemerlang melalui
C.
penggubalan dan pelaksanaan dasar perkhidmatan dan
4. PIHAK PEMBERI KHIDMAT NASIHAT
kerjaya yang strategik.
Semua pegawai yang menjadi ‘desk-officer’ kepada
sesuatu perkhidmatan atau Ketua Penolong
Manual ini diharap dapat membantu anggota dan
Pengarah atau Ketua Unit adalah orang yang akan dirujuk.
pegawai dalam menangani pelanggan yang berurusan
dengan Bahagian ini dari semasa ke semasa.

1 2
5. DOKUMEN DIPERLUKAN LAMPIRAN A
 
CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT
Pelanggan yang berurusan hendaklah
NASIHAT TELEFON
mengemukakan dokumen-dokumen iringan yang
berkaitan dengan kes/masalah.
  Terima panggilan
- permohonan pertukaran
- surat nikah
- surat dari pegawai perubatan Kenalkan diri
- penyata perkhidmatan
- surat pelepasan jawatan
Maklumkan masalah/perkara

6. BANTUAN BAHAGIAN LAIN

 
Tidak Berkaitan
Sebarang kes yang berkaitan dengan Bahagian
lain akan dirujuk ke Bahagian berkenaan.

Bincang masalah/perkara

Beri pilihan/nasihat/
penerangan

Rekod perkara yang perlu

tindakan/keputusan

Menamatkan perbincangan

3 4
 LAMPIRAN B LAMPIRAN C
CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT
NASIHAT(Surat Menyurat) NASIHAT(Bersemuka)
Terima surat (dalam/luar) Pelanggan datang
- Temujanji
- Terus di kaunter
Rekodkan surat-surat

Kenalpasti masalah pelanggan

Bahagi ikut Perkhidmatan

Rujuk kepada pegawai

Hantar ‘Desk Office’

Dapatkan maklumat pelanggan

Masuk fail berkaitan
- Surat
- Fail
Tidak Berkaitan

Adakan perbincangan dengan

pelanggan
Jawab
Ada kes
Kembalikan ke
Bahagian/Jabatan yang Tidak lengkap
SDP jika ada tindakan
berkaitan
susulan Cadangan
penyelesaian dan
Hantar jawapan tindakan susulan

Failkan

5 6
 PERTANYAAN

Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat

berikut;

Bahagian Perkhidmatan
Aras 6, Blok C2, Parcel C,
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Pusat Pentadbiran Kerajaan
Persekutuan 62510 Putrajaya
Tel.: 03-88854000
Fax.: 03-88892202
Nama Pegawai: Tuan Haji Abu Bakar bin Othman
KPP(K)OG1
Tel.:03-88854105
Email:abubakar@jpa.gov.my
Tuan Haji Ramli bin Abdullah
KPP(K)OG2
Tel.: 03-88854104
Email:ramli@jpa.gov.my
Tuan Haji Amran bin Alias
KPP(K)OG3
Tel.: 03-88854101
Email:amran@jpa.gov.my
Puan Zaniah bt. Ahmad
KPP(K)OG4
Tel.: 03-88854102
Email:zaniah@jpa.gov.my

7
 PANDUAN URUSAN PENGAMBILAN BAGI KUASA MELULUS URUSAN PENGAMBILAN/
PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT, PELANTIKAN
PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
DAN JURUTEKNIK KOMPUTER Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bagi PSM, PPSM
dan Juruteknik Komputer.
Urusan Pengambilan/Pelantikan Baru
BORANG PERMOHONAN
Pengenalan
Borang SPA 8 bagi PSM, PPSSM dan JTK (dibeli
Kerajaan Persekutuan dalam usaha menjadikan RM3.00 satu set)
Perkhidmatan Awam Negara ini maju berlandaskan
penggunaan IT telah mengadakan Skim Perkhidmatan DOKUMEN DIPERLUKAN
Pegawai Sistem Maklumat (PSM) Penolong Pegawai
Sistem Maklumat (PPSM) dan Juruteknik Komputer 1. Jawatan PSM Gred F41 dan PPSM Gred
(JTK). Skim Perkhidmatan ini terbahagi kepada F29, JTK Gred FT17
Perkhidmatan Gunasama dan Perkhidmatan Tertutup.
a) Borang permohonan SPA 8 yang telah diisi
Bagi Perkhidmatan Gunasama, ianya diletakkan di lengkap;
bawah JPA (Bahagian Perkhidmatan) dan KPPA
adalah Ketua Perkhidmatannya. b) Salinan Ijazah/Diploma/Sijil yang telah
disahkan;
Sebagai Pengurus Perkhidmatan Gunasama, JPA
bertanggungjawab dalam urusan-urusan seperti berikut: c) Salinan Sijil Beranak/Kewarganegaraan;

a) Pengambilan/pelantikan baru; d) Salinan Kad Pengenalan;

b) Penempatan dan pertukaran;
c) Pemangkuan dan kenaikan pangkat; e) Salinan SPM/MCE/SPMV.
d) Latihan dan kursus; dan Bagi pegawai sedang berkhidmat
e) Hal-hal Khidmat Nasihat dan Kaunseling.
f) Salinan Kenyataan Perkhidmatan;

g) Salinan Laporan Prestasi Tahunan terkini; dan

h) Perakuan Ketua Jabatan.

1 2
SYARAT KELAYAKAN
1. PSM F41 3. Juruteknik Komputer FT17

a) Warganegara Malaysia; a) Warganegara Malaysia;

b) Berumur 21 tahun ke atas; b) Berumur 18 tahun ke atas;

c) Ijazah Kepujian atau Sarjana atau Ph.D
Sains Komputer/IT atau Kejuruteraan
Komputer;
d) SPM dan lulus Bahasa Melayu /
Malaysia termasuk lulus Ujian Lisan;
c) SPMV bidang Kejuruteraan Elektrik
atau
d) Sijil Kejuruteraan Elektronik
(Komputer) dari Politeknik di bawah
Kementerian Pendidikan atau

e) KPSL dari kalangan PPSM yang e) KPSL dari OMPD dengan Sijil
memiliki Ijazah Universiti diiktiraf atau Kejuruteknik Komputer dari INTAN.
Diploma Pengurusan Maklumat (DPM)
daripada INTAN.

2. PPSM Gred F29

a) Warganegara Malaysia;

b) Berumur 21 tahun ke atas;

c) Diploma Sains Komputer/IT;

d) KPSL dari JTK atau memiliki Sijil

Pemprograman daripada INTAN;

e) SPM dan lulus Bahasa Malaysia

termasuk ujian lisan.

3 4
PROSES PERMOHONAN
PERTANYAAN
1. Majukan permohonan yang lengkap kepada pihak
berkuasa melantik SPA. Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat
berikut:
2. Permohonan didaftarkan.

Bahagian Perkhidmatan
3. Tapisan asas (Short Listing). Aras 6, Blok C2, Parcel C
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Pusat Pentadbiran Kerajaan
4. Panggilan Temuduga. Persekutuan 62510 Putrajaya
Tel.: 03-88854000
5. Temuduga. Fax.: 03-88892202
Nama Pegawai: Tuan Haji Amran bin Alias
6. Perakuan calon berjaya kepada Mesyurat KPP(K)OG3
Suruhanjaya/TKPPA untuk kelulusan. Tel.: 03-88854101
Email:amran@jpa.gov.my
7. Tawaran calon-calon berjaya. Encik Mohd Radzuan bin Abdul Manaf
PP(K)OG5 Tel.:
03-88854330
8. Lapor diri/Kursus asas. Email:dzuan@jpa.gov.my

9. Penempatan ke Kementerian/Jabatan.

10. Maklumbalas dari Kementerian/Jabatan.

11. Laporan kepada SPA calon yang menerima dan

menolak tawaran.
12. Rekod dalam maklumat kepegawaian
Gunasama.

5 6
PANDUAN URUSAN PERMOHONAN PERTUKARAN
PERKHIDMATAN GUNASAMA

1. URUSAN PERMOHONAN PERTUKARAN

PENGENALAN - Perkhidmatan Pembantu Tadbir Rendah
(PTR- Jurutaip)
Pertukaran seseorang anggota dilakukan untuk - Perkhidmatan Juruteknik Komputer
mempelbagaikan kemahiran dan pengalamannya selaras (JTK)
dengan pelan komprehensif pengurusan sumber manusia - Perkhidmatan Pembantu Tadbir
yang telah dirangka. Walau bagaimanapun, seseorang Kewangan (PT-Kew.)
anggota boleh memohon untuk bertukar bergantung
kepada keperluan tertentu. 2. PERTUKARAN TEMPAT BERTUGAS

Skim perkhidmatan yang termasuk di dalam Pertukaran boleh dilaksanakan sekiranya berlaku
perkhidmatan gunasama ialah: sebab-sebab berikut:

- Perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik i) Keperluan perkhidmatan yang

(PTD) dikenalpasti oleh Ketua Perkhidmatan
- Perkhidmatan Pegawai Sistem Maklumat (PSM)
- Penolong Pegawai Sistem Maklumat (PPSM) ii) Permohonan daripada pegawai
- Perkhidmatan Pegawai Latihan Vokasional (PLV)
- Perkhidmatan Penolong Pegawai Latihan 3. PERMOHONAN PERTUKARAN
Vokasional (PPLV)
- Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir (PPT) Permohonan pertukaran anggota perkhidmatan
- Perkhidmatan Pembantu Pegawai Latihan gunasama bolehlah dimajukan kepada Ketua
Vokasional (Pem. PLV) Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan dengan
- Perkhidmatan Pembantu Tadbir disertakan dokumen berikut:
(Kesetiausahaan) PT(K)
- Perkhidmatan Pembantu Tadbir (PT P/O) - Surat permohonan yang menyatakan rasional
- Perkhidmatan Operator Komputer (OK) permohonan untuk bertukar

- Surat sokongan daripada Ketua Jabatan

1 2
- Surat arahan pertukaran pasangan (jika
memohon untuk bertukar kerana mengikut pasangan)
- Dokumen-dokumen lain yang boleh
menyokong permohonan seperti surat akuan doktor
dan sebagainya.
Permohonan yang lengkap hendaklah dimajukan
kepada:
Ketua Pengarah
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Perkhidmatan
Cawangan Pengurusan Perkhidmatan Gunasama
Aras 6, Blok C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 Putrajaya
3 4
KUASA MELULUS
Kuasa untuk melulus permohonan pertukaran adalah
berbeza mengikut gred jawatan seperti berikut:
i) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan
Profesional (Gred JUSA dan Gred 54)
- Mesyuarat Ketua Setiausaha Negara
ii) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan
Profesional (Gred 48)
- Jawatankuasa Kenaikan Pangkat
iii) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan
Profesional (Gred 41)
- Panel Timbalan Pengarah Operasi
Gunasama, Bahagian Perkhidmatan atau
iv) Bagi Perkhidmatan Kumpulan Sokongan
- Panel Ketua Penolong Pengarah Operasi
Gunasama, Bahagian Perkhidmatan
CARTA ALIRAN
Proses permohonan pertukaran anggota perkhidmatan
gunasama adalah seperti berikut:-
Menerima surat permohonan
pertukaran
Mencatat dalam rekod permohonan
pertukaran
Merancang penempatan dan buat
cadangan
Melengkapkan maklumat untuk
perancangan penempatan
Tidak
Dilulus Cadangan/permohonan dibentangkan
kepada panel-panel yang berkaitan
dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Lulus
Mengedarkan surat pemberitahuan
pertukaran
Merekod surat ke dalam
sistem
5 6
PERTANYAAN
Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat
berikut
Bahagian Perkhidmatan
Aras 6, Blok C2, Parcel C
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Pusat Pentadbiran Kerajaan
Persekutuan 62510 Putrajaya
Tel.: 03-8885 4000
Fax.: 03-8889 2202
Nama Pegawai: Tuan Haji Ramli bin Abdullah
Tel.: 03-8885 4104
Email:ramli@jpa.gov.my
Encik Ruhaidi bin Azmi
Tel.: 03-8885 4341
Email:ruhaidi@jpa.gov.my
Encik Mohd Khidir bin Majid
Tel.: 03-8885 4340
Email:khidir@jpa.gov.my
Cik Helena bt. Mohamad
Tel.: 03-8885 4342
Email:helena@jpa.gov.my
 PANDUAN PELANTIKAN SECARA PINJAMAN,
PERTUKARAN SEMENTARA DAN PERTUKARAN
TETAP
1. PENDAHULUAN
1.1. Panduan Pelantikan Secara Pinjaman,
Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap
telah digariskan dalam Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2000 yang telah
berkuatkuasa pada 22 Mei 2000.
1.2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2000
telah membatalkan Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 3 Tahun 1992 (Pinjaman kepada agensi
antarabangsa) dan pelengkap kepada
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1988
(Pinjaman ke jawatan Ketua Eksekutif PBB).
2. DEFINISI
2.1. Pinjaman
Pinjaman bermaksud sebagai salah satu
kaedah pelantikan pegawai yang sedang
berkhidmat dari satu perkhidmatan ke
perkhidmatan yang lain di bawah Pihak
Berkuasa Melantik yang berlainan.
1 2
2.2. Pertukaran Sementara
Pertukaran Sementara bermaksud pelantikan
seorang pegawai dari satu perkhidmatan ke
perkhidmatan yang lain di bawah Pihak
Berkuasa Melantik yang sama.
2.3. Pertukaran Tetap
Pertukaran Tetap bermaksud pelantikan secara
tetap pegawai yang sedang berkhidmat secara
pinjaman atau pertukaran sementara ke mana
agensi mereka yang dipinjamkan.
3. TUJUAN
3.1 Pinjaman atau pertukaran sementara adalah
salah satu kaedah pelantikan pegawai sedang
berkhidmat yang boleh digunakan oleh
sesebuah agensi awam bagi mendapatkan
perkhidmatan pegawai daripada agensi lain
yang berpengalaman, kemahiran diri,
berwibawa dan sesuai yang sukar diperolehi
melalui pelantikan biasa, di samping menjadi
langkah jangka pendek untuk membantu
sesebuah agensi, khususnya agensi yang baru
ditubuhkan.
4. PRINSIP
Pada dasarnya prinsip/dasar bagi kedua-dua
pelantikan sama ada pinjaman atau pertukaran
sementara adalah sama. Prinsip / dasar yang
penting:
4.1. Pegawai akan ditawarkan syarat pinjaman yang
mana secara keseluruhannya (as a package)
tidak kurang baik (no less favorable)
4.2. Jika memenuhi syarat, diberi insentif tidak lebih
daripada dua (2) pergerakan gaji jawatan asal.
4.3. Penetapan gaji permulaan hendaklah di P1 dalam
Jadual Gaji Matriks jawatan pinjaman (sekiranya
jawatan pinjaman menggunakan Jadual Gaji
Matriks). Gaji permulaan di P2 atau P3 boleh
dipertimbangkan jika matagaji di P1 atau P2
tidak dapat menampung jumlah gaji yang boleh
diselaraskan.
4.4. Gaji pinjaman akan diselaraskan sekiranya gaji
jawatan asal pegawai mengalami peningkatan
sehingga gaji jawatan asal lebih tinggi daripada
gaji jawatan pinjaman.
4.5. Pegawai hanya boleh melaporkan diri selepas
cadangan pinjaman diluluskan oleh PBM agensi
pinjaman.
3 4
4.6. Pinjaman ini tidak menyebabkan perkhidmatan
asal pegawai terputus.
4.7. Layak dipertimbangkan kenaikan pangkat di
jawatan asal semasa dalam tempoh pinjaman.
4.8. Faedah pencen berdasarkan gaji dan imbuhan
tetap jawatan asal jika bersara dalam tempoh
pinjaman.
4.9. Pinjaman perlu dipersetujui oleh ketiga-tiga
pihak terbabit, iaitu agensi pembekal, agensi
peminjam dan pegawai.
4.10. Bayaran emolumen adalah tanggungjawab
agensi peminjam, kecuali dinyatakan
sebaliknya.
4.11. Pihak Berkuasa Tatatertib bagi pegawai
pinjaman ialah Pihak Berkuasa Tatatertib
perkhidmatan asal mereka.
4.12. Penilaian prestasi tahunan pegawai disediakan
oleh pegawai penilai di agensi peminjam.
4.13 Apabila kembali ke perkhidmatan asal,
pegawai layak menerima emolumen dan
kemudahan seolah-olah mereka tidak pernah
dipinjamkan.
4.14. Boleh dipinjamkan ke jawatan yang sama taraf 5.3. Perakuan kepada KSN untuk persetujuan
atau gred atau lain-lain taraf atau gred. beliau melalui jabatan ini bagi cadangan pinjaman
ke agensi swasta.
4.15. Tarikh pergerakan gaji tidak berubah.
5.4. Perakuan kepada KSN untuk persetujuan
4.16. Agensi swasta atau agensi antarabangsa boleh beliau melalui jabatan ini bagi cadangan pinjaman
menawarkan syarat yang lebih baik. agensi antarabangsa kurang setahun yang
melibatkan pegawai JUSA dan P&P. Jika
4.17. Tempoh pinjaman yang boleh diluluskan 1-3 tempoh pinjaman melebihi setahun, persetujuan perlu
tahun dengan had maksimum keseluruhan lima diperolehi daripada Perdana Menteri. Bagi pegawai
(5) tahun. Kumpulan Sokongan, perakuan kepada
jabatan ini untuk persetujuan.
4.18. Jika layak, pegawai boleh ditukar tetap.

5. PROSEDUR

5.1. Perakuan kepada Ketua Setiausaha Negara

(KSN) untuk persetujuan beliau melalui jabatan
bagi cadangan pinjaman ke jawatan Kumpulan
Pengurusan Tertinggi (JUSA) dan Kumpulan
Pengurusan & Profesional (P&P) Gred 46 ke
atas.

5.2. Persetujuan hanya di peringkat Ketua Jabatan

atau Ketua Perkhidmatan bagi cadangan
pinjaman ke jawatan dalam Kumpulan P&P di
bawah Gred 46 dan Kumpulan Sokongan.

5 6
6. PERTANYAAN

Tn. Haji Luey b. Puteh Tel.: 03-88854079

E-mail: luey@jpa.gov.my

Tn. Haji Yaacob b. Ahmad Tel.: 03-88854075

E-mail: yaacob@jpa.gov.my

En. Md. Sani b. Latip Tel. 03-88844076

E-mail: sani@jpa.gov.my

En. Zohari b. Hj. Said Tel.: 03-8884279

E-mail:zohari@jpa.gov.my

En. Mohd b. Aripin Tel.:03-88854078

E-mail:mohd@jpa.gov.my

En. Abu Bakar b. Idris Tel.: 03-88854278

E-mail:abakar@jpa.gov.my

Cik Salmah bt. Ahmad Tel.:03-88854284

E-mail:salmah_a@jpa.gov.my

Pn. Zaida bt. Shafee Tel: 03-88854988

E-mail:zaida@jpa.gov.my