Anda di halaman 1dari 34

Pengajian Perniagaan II

-KOMUNIKASI-

Lim Soo Pin


PPUbB
Pn Roslaini
6.1 Definisi dan Proses

DEFINISI

• Komunikasi
- Suatu proses menyampaikan maklumat daripada penghantar
kepada penerima melalui suatu medium tertentu.

• Prinsip komunikasi
- Melibatkan dua pihak atau lebih mengambil bahagian dalam
proses komunikasi
- komunikasi boleh berlaku dengan menggunakan bahasa
badan seperti senyuman, cara berjalan dan memek muka.
- halangan komunikasi berlaku disebabkan faktor demografi
seperti gaya hidup, kelas sosial, bahasa dan nilai
masyarakat.
• Fungsi komunikasi dalam organisasi perniagaan

- Mencapai objektif
- Mengumpul dan menyebar maklumat
- alat kawalan dan disiplin pekerja
- hubungan sosial pekerja
- Penyelesai masalah
- Keselamatan pekerja
- Dorongan dan motivasi
- alat pendidikan
- Proses pengambilan pekerja
PROSES
• Langkah-langkah yang terlibat dalam
proses komunikasi

- Penghantar
- Pengenkodan (encode)
- Pemilihan saluran
- Dekod
- Penerimaan
- Maklum balas
• Gangguan komunikasi

- Halangan semasa proses komunikasi, maklumat yang

dihantar gagal diterima oleh penerima atau menimbulkan


salah faham oleh pihak penerima

Gangguan

penghantar enkod saluran dekod penerima

Maklum balas

Gangguan

Proses komunikasi
• Maklum balas dalam proses komunikasi
- Sebagai penentu sama ada komunikasi yang
disampaikan berkesan atau tidak.
- maklum balas negatif dan positif.

6.2 Bentuk Komunikasi
BENTUK
• 3 jenis bentuk komunikasi
- Menegak
§ komunikasi antara peringkat yang berbeza,iaitu dari atas ke bawah @ dari
bawah menegak ke atas.
§ kaedah yang berbentuk formal dan tidak formal
§ bertujuan untuk menggalakkan interaksi dan mendapatkan maklumat
- Mendatar
§ komunikasi antara jawatan yang sama taraf atau peringkat yang sama
§ kaedah yang berbentuk formal @ tidak formal
§ bertujuan untuk mempercepatkan aliran maklumat , menyelaraskan kerja dan
menyelesaikan masalah secara berkumpulan
- Melintang
§ komunikasi antara peringkat bawahan dari bahagian lain dengan peringkat
atasan dari bahagian yang lain
§ kaedah yang berbentuk tidak formal sahaja
§ Bertujuan untuk mengurangkan birokrasi dan menjimatkan masa


Komunikasi menegak

Bentuk komunikasi Komunikasi mendatar

Komunikasi melintang

Pengurus pemasaran Pengarah urusan Pengarah urusan

Penyelia promosi Pengurus pemasaran


Pengurus kewangan Pengurus pemasaran
Pengurus kewangan

Ketua jurujual Komunikasi mendatar Penyelia promosi Penyelia akaun

Komunikasi Komunikasi
menegak
melintang
Komunikasi sehala
• Berlaku apabila hanya satu pihak sahaja menghantar
maklumat tanpa mengharapkan jawapan atau maklum
balas daripada pihak yang menerima maklumat.

• Contohnya berlaku apabila guru sedang mengajar dan
pelajar hanya mendengar tanpa memberikan sebarang
maklum balas sama ada mereka faham atau sebaliknya.

• dua jenis:
- Komunikasi dari atas ke bawah
- komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi sehala yang melibatkan pengaliran
maklumat daripada pengurus atasan kepada pekerja
bawahan.

Melibatkan komunikasi menegak.

kegunaan
 memberi tugasan kerja
 menilai prestasi pekerja
 membekalkan maklumat berkaitab dengan
dasar, objektif dan sebagainya.
 memenuhi permintaan khas tentang
maklumat daripada peringkat bawahan
 memberi dorongan dan nasihat
Komunikasi dari bawah ke atas
kominikasi sehala yang melibatkan pengaliran
maklumat daripada pekerja kepada pengurus
bawahan sehingga pengurus pertengahan dan
seterusnya kepada pengurus atasan.

tujuan:
 memberi pandangan dan cadangan
untuk kemajuan syarikat dan
meyelesaikan masalah
 mendapatkan pertolongan @
maklumat
 melepaskan perasaan yang dapat
mempengaruhi prestasi secara langsung
@ tidak langsung
Komunikasi dua hala
• Komunikasi dua hala berlaku antara dua
individu @ dua kumpulan yang sedang
berkomunikasi dan pertukaran maklumat
berlaku antara satu pihak dengan pihak yang
lain secara berselang-seri dan berharapkan
maklum balas.
6.3 Komunikasi Lisan dan Bukan Lisan
perbazaan antara komunikasi lisan dengan bukan lisan
Komunikasi Komunikasi Bukan Lisan
Lisan Komunikasi Bertulis Bahasa Badan Tanda/Bunyi Isyarat

Melibatkan penggunaan tutur


kata dalam menyampaikan Komunikasi Penggunaan Penggunaan alat
sesuatu mesej yang pergerakan untuk
Melibatkan percakapan secara melibatkan badan untuk menggantikan
langsung antara penghantar
maklumat dengan penerima penggunaan menyampaikan perkataan demi
maklumat bahasa dan mesej menyampaikan
gaya penulisan mesej.
Alat media yang lazim Contoh:
digunakan ialah telefon dan dalam pelbagai
media elektronik situasi Geleng kepala Contoh:
Penyampaian mesej boleh
menandakan Lampu trafik
diperkukuh dengan
meggunakan komunikasi
tidak mahu. merah
bukan lisan. Angkat bahu menandakan
menunjukkan berhenti.
tidak tahu.
KOMUNIAKSI LISAN
• Komunikasi lisan melibatkan penggunaan kata-kata ucapan dari mulut sebagai simbol terhadap maklumat yang ingin
disampaikan.

jenis/cara komunikasi lisan

perbincangan
kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membincangkan sesuatu perkara
Komunikasi dua hala
Berbentuk komunikasi lisan tidak formal

Tujuan :

- menghasilkan satu keputusan yang terbaik


- mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat
- mencetuskan idea-idea yang bernas
contoh: proses penyediaan kertas kerja, perjumpaan dan sebagainya.

kaedah penyampaian maklumat sehala oleh pengucap kepada pendengar


Ucapan

komunikasi sehala
berbentuk komunikasi lisan formal

tujuan:

- menyampaikan kata-kata aluan dan ucapan


- menyampaikan maklumat
contoh: ceramah

Pembentangan
kaedah penyampaian maklumat hasil kajian dan laporan oleh pembentangan kepada pendengar
komunikasi sehala
berbentuk komunikasi lisan formal

tujuan ialah menyampaikan maklumat kepada pendengar

Contoh: pembentangan kertas kerja

Mesyuarat
kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membuat perancangan, berkongsi idea dan membuat keputusan dalam jangka
pendek dan panjang
komunikasi dua hala

berbentuk komunikasi lisan formal

tujuan:

- menghasilkan satu keputusan yang terbaik


- mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat
- mencetuskan idea-idea yang bernas

penyampaian mesej meggunakan media telekomunikasi


Perbualan telefon

komunikasi dua hala


bentuk komunikasi lisan tidak formal
• Kebaikan mengadakan mesyuarat
1.Keputusan yang dibuat merupakan keputusan yang
baik
2.Hasil keputusan yang dibuat boleh diterima pelbagai
pihak
3.Mengambil kira pandangan pelbagai pihak
4.Meningkatkan kefahaman pihak yang terlibat

• Keburukan mengadakan mesyuarat


1.Mengambilkan masa yang lama dalam membuat
keputusan
2.Semasa perbincangan mudah berlaku
pertelingkahan
3.Mesyuarat melibatkan kos seperti kos penyediaan
tempat dan makan minum
Peringkat komunikasi lisan
• Persahabatan menurut kebiasaan
▫ melibatkan komunikasi lisan berlaku dalam keadaan kurang
peribadi hanya sekadar berkenalan, melegakan ketegangan
dan mendapat maklumat biasa
• Penerokaan sahabat
▫ bertujuan komunikasi lebih berbentuk fakta.komunikasi
berlaku kurang personal seperti berhung dengan rakan
sekerja,jiran dan orang perniagaan
• Rakan penyertaan
▫ Memfocuskan kepada perbincangan tentang persoalan
peribadi, diri sendiri, perasaan, pengalaman dan idea
kendiri.
• Rakan karib yang rapat
▫ Berlaku berdasarkan pendedahan secara peribadi seperti
berlaku antara kawan karib sahaja.

* Kebaikan dan keburukan komunikasi
lisan
kebaikan keburukan
Mesej capat sampai kepada Penghantar yang tidak mahir

penerima berkomunikasi mungkin tidak


dapt menyampaikan mesej
Ganbarab lebih jelas dengan

dengan baik
menggunakan audio-visual 

Tidak ada rekod simpanan lama


Maklum balas boleh diperoleh



kerana berbentuk lisan
dengan cepat 

Mesej tidak dapat kekal seperti


Kejujuran penghantar boleh peringkat awal setelah bertukar
dirasakan melalui komunikasi tangan
lisan tidak formal
KOMUNIKASI BERTULIS
• Satu contoh komunikasi bukan lisan
• Merupakan komunikasi sehala kerana penerima maklumat tidak mempunyai peluang untuk
mengajukan pertanyaan semasa maklumat etrsebut dikomunikasikan.

memorandam Surat-menyurat

Laporan bertulis Jenis komunikasi bertulis Minit mesyuarat

E-mel pekeliling
• Memorandum
▫ Menyampaikan maklumat penting dan ringkas kepada pihak dalaman yang tertentu sahaja
▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi
▫ Melibatkan komunikasi sehala daripada pihak atasan kepada kakitangan
▫ Contoh: memberitahu perubahan waktu mesyuarat kepada pekerja yang terlibat
▫ kelebihan :
1. Sebagai bukti @ rekod
2. Ruang untuk memberi cadangan, meminta bantuan @ maklumat yang sangat diperlukan dalam
waktu yang terdekat
• Laporan bertulis
▫ Menyampaiakn maklumat rasmi dan lengkap tentang perkara yang telah berlaku kepada pengurus atasan
yang berhak mengetahuinya
▫ Berbentuk komunikasi bertulis yang rasmi
▫ Melibatkan komunikasi sehala daripada kakitangan kepada pengurus atasan
▫ Contoh: laporan kewangan syarikat daripada pengurus jewangan kepada pihak atasan
▫ Kelebihan:
1. Sebagai bukti @ rekod
2. Memberi ruang kepada pengirim dan penerima memahami maklumat dengan lebih mendalam
• E-mel
▫ Satu pertukaran mesej dengan sesuatu pihak @ banyak pihak menerusi terminal komputer yang
mempunyai rangkaian komunikasi
▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi dan tidak rasmi
▫ Melibatkan komunikasi sehala, dua hala dan banyak hala
▫ Menggunkan media elektronik
▫ Contoh: menghantar e-mail kepada syrikat bekalan untuk membuat pesanan dan pertukaran
▫ Kelebihan :
1. Pertukaran maklumat yang cepat dan tepat
2. Memudahkan komuniaksi secara menegak dan mendatar dalam organisasi
3. Mendapat maklum balas yang cepat
4. Memudahkan perbincangan dari jarak yang jauh
5. Boleh menambahkan maklumt jiaka perlu setelah menghantar mesej
6. Melibatkan kos penghantaran mesej yang murah


• Surat menyurat
▫ Satu pertukaran mesej menerusi penulisan surat daripada pengirim kepada pihak lain
▫ Berbentuk komunikasi rasmi dan tidak rasmi
▫ Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala
▫ Contoh: membuat aduan secara bertulis kepada bahagian sumber manusia tentang masalah kelambatan gaji
dikeluarkan
▫ Keburukan sebagai media komunikasi
 Penerima mungkin membaca masa yang salah
 Penerima mungkin tidak membaca mesej yang diterima
 Penerima mungkin hanya memahami sebahagian mesej sahaja
 Maksud mesej yang dihantar tidak jelas
 Mesej lambat diterima oleh penerima
 Mesej langsung tidak diterima oleh penerima
 Tulisan menghantar tidak boleh dibaca oleh penerima
 Maklum balas lambat diterima oleh penghantar
 Kesilapan tidak boleh dibetulkan dengan segera oleh penghantar
• Minit mesyuarat
▫ Menyampaikan mesej tentang perkara-perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat
▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi
▫ Melibatkan komunikasi sehala
• Pekeliling
▫ Suatu pernyataan dan pengumuman berkenaan dengan sesuatu dasar, peraturan dan pelaksanaan yang akan
dijalankan dan ditujukan kepada semua pekerja.
▫ Mesej disampaiakn sama ada dalam bentuk tindakan seseorang @ makluman sahaja
• Sistem pesanan ringkas (SMS)
▫ Menyampaikan mesej ringkas melalui penggunaan telefon
▫ Menulis maklumat penting sahaja
▫ Maklumat dapat disampaikan dengan segera
▫ Boleh digunakan untuk menyampaikan maklumat bagi tujuan rasmi @ tidak
▫ Kos yang terlibat sangat murah
▫ Boleh menyampaikan maklumat kepada pihak terbabit @ secara umum


Kebaikan dan keburukan komunikasi
bertulis
Kebaikan keburukan
Mesej boleh disimpan lama kerana berbentuk Maklum balas tidak dapat diterima dengan segera
rekod tetap Penerima mungkin menerima dan membaca

Mesej boleh dihantar kepada penerima, di mana mesej pada waktu yang salah
pengirim tidak boleh sampai Penerima mungkin membuang mesej dan tidak

Mesej masih kekal pada peringkat asalnya membaca mesej yang diterima
walaupun telah bertukar tangan Mesej yang dihantar mesti mampu menerangkan

Meningkatkan pemahaman penerimaan kerana segala maksud yang hendak disampaikan untuk
penerima mempunyai masa yang lama untuk mengatasi segala kemusykilan penerima
membuat rujukan dan menganalisa mesej yang Penghantar tidak boleh menentukan penerimanya

diterima menyebabkan mesej meungkin tidak sampai


Tiada had penerima maklumat seperti surat kepada penerima
khabar
Panduan komunikasi bertulis yang
berkesan
• Menggunakan perkataan dan ayat mudah
▫ Pembaca boleh memahami dengan mudah setiap isi kandungan yang ditulis
• Komunikasi bertulis lebih berkesan
▫ Jika setiap maklumat yang ditulis disertakan bersama dengan gambar dan
contoh, pembaca boleh menerima mesej dengan lebih jelas seperti memberi
jadual dan graf
• Bina ayat yang pendek dan perenggan pendek
• Alat tulis yang sesuai
▫ Contoh: tulisan tangan,gunakan tulisan yang berhuruf cerai
• Menulis yang penting sahaja

BAHASA BADAN
• Melibatkan pergerakan anggota badan sama ada secara
sedar @ tidak sedar bagi tujuan menyampaikan mesej
yang diharap dapat difahami oleh penerima mesej
• Jenis-jenis bahasa badan
▫ Memek mata
▫ Mata kaki tangan
▫ Bahasa isyarat
▫ Gaya tubuh badan
▫ Sentuhan
▫ Gaya berjalan
▫ Ruang antara penghantar sengan penerima
6.4 Media komunikasi
DEFINISI
• Merupakan saluran komunikasi yang mesti ada
dalam setiap proses komunikasi
• Merupakan perantara @ alat perantaraan yang
menghubungkan penghantar maklumat dengan
penerima maklumat
• Dibahagikan dua jenis
▫ Media persendirian
▫ Media massa
Media persendirian
• Merupakan media yang menghubungkan seorang individu dengan individu yang lain secara pensedirian tanpa
melibatkan pihak lain. Contohnya seorang lelaki bercakap dengan kawannya melalui telefon, media yang
digunakan ialah telefon.

Media Penerangan
Komunikasi lisan yang formal dengan menggunakan suara dan bahasa yang mudah difahami.
pengumuman
Melibatkan komunikasi sehala
Bertujuan untuk menyampaikan sesuatu mesej berbentuk umum, pemberitahuan kepada semua pihak dan tindakan segera perlu diambil.
Pekeliling Komunikasi bertulis secara rasmi yang bentuk formal,ringkas,jelas dan untuk tujuan pemberitahuan.
Melibatkan komunikasi sehala

Papan kenyataan Komunikasi bertulis formal dan bersifat komunikasi sehala.


Menyampaikan mesej yang berbentuk umum, ringkas dan jelas melalui notis yang menarik dengan reka bentuk, warna, grafik dan sebagainya.
Untuk menarik perhatian umum dan diletak di tempat yang strategik.
Telefon Komunikasi lisan yang menggunakan media telekomunikasi
Melibatkan komunikasi dua hala
Menyampaikan maklumat dengan segera,tertutup antara dua pihak.
Buletin dalaman Komunikasi bertulis yang rasmi ,sehala dan dalam format berita semasa untuk menerangkan aktiviti syarikat
Mesej disampaikan dengan reka bentuk , warna, grafik dan sebagainya dan disampaikan kepada semua pihak luar
Contoh:majalah sekolah
Memorandum Komunikasi bertulis yang rasmi,ringkas dan penting daripada piahak atasan kepada pihak bawahan .
(memo) Melibatkan komuniksi sehala dan tidak terlalu terbuka

Surat-menyurat Komunikasi bertulis rasmi dan tidak rasmi kepada pihak tertentu tanpa bersemuka,menggunakan bahasa ,ayat dan istilah yang tepat dan senang
difahami.
Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala
Intranet Perkhidmatan internet persendirian dalam sesebuah organisasi yang dapat menghubungkan individu dan ku pulan yang berada dalam
lingkungan organisasi.
Melibatkan komunikasi sehala,dua hala dan banyak hala.
Komunikasi bertulis.
MEDIA MASSA
• Saluran komunikasi yang digunakan oleh
penghantar maklumat untuk menyampaikan
maklumat kepada orang ramai secara serentak.
• Dibahagikan kepada dua:
▫ Media cetak
▫ Media elektronik
Media massa cetak
• Salaluran yang menggunakan tulisan dan simbol dalam komunikasi
• Berbentuk visual sahaja
• Melibatkan komunikasi sehala
• Contoh:surat khabar, laporan bertulis dan sebagainya

Kebaikan Keburukan
Mudah didapati Mesej yabg hendak disampaikan lambat kerana kerja percetakan

Boleh dibaca berulang kali untuk mendapatkan pemehaman yang dan pengedaran memakan masa

lebih baik Tidak sesuai untuk golongan yang buta huruf

Memerlukan kos yang rendah untuk mendapatkannya Sukar diperoleh bagi lokasi luar bandar

Mesej boleh disimpan lama dan kekal pada keadaan asal Tahap pemahaman penerima sukar diukur kerana tiada maklum

balas
Mesej mungkin tidak sampai kepada sasaran penerima.
Media massa elektronik
• Saluran komunikasi elektronik yang digunakan untuk menyampaikan mesej
@ maklumat kepada orang ramai
• Berbentuk visual dan audio
• Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala
• Contoh:radio, e-mail,telesidang dan lain-lain
• Kebaikan:
▫ Penghantaran mesej yang cepat
▫ Mesej boleh disebar dengan luas kerana ia menggunakan gelombong yang
meliputi kawasan yang luas
▫ Tahap pemahaman tinggi kerana mesej yang disampai lebih menarik dengan
menggabungkan saluran audio dan visual
▫ Mesej boleh disimpan dan dihantar berulangkali
▫ Maklum balas boleh diperoleh dalam masa yang singkat
▫ Dapat berhubung dengan penerima di tempat yang jauh @ tidak perlu
bersemuka
Jenis-jenis
Jenis Huraian
E-mel Maklumat yang diringkas dan jelas disimpankan

Penyampaian mesej dengan segera dan menyeluruh


Mendapat maklum balas dengan cepat

Boelh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh

Tidak perlu bersemuka

Boelh berkomunikasi dalam banyak hala

Kos rendah

Mel suara Penyampaian mesej dengan segera


Disampaikan secara lisan


Mendapatkan maklum balas segera

Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh

Diguna apabila tindakan tindakan segera diperlukan

Faksimili Penyampaian mesej dengan segera


Sesuai untuk mesej berbentuk pemberitahuan


Berbentuk tulisan

Diguna apabila tindakan segera diperlukan

Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh

Dihantar kepada orang @ syarikat tertentu

Telesidan Bermesyuarat tentang hal-hal syarikat


Penyampaian mesej dengan segera


Diampaikan secara lisan

g Penggunaan grafik dan gambar pada masa mesyuarat diadakan untuk audiografik sidang dapat meningkatkan kefahaman

Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh


• Kepentingan teknologi maklumat dalam organisasi
▫ Kawalan kewangan
▫ Kawalan inventori
▫ Penyimpanan data
▫ Menyediakan laporan
▫ Tujuan jangkaan
▫ Membuat keputusan

• Saluran komunikasi
▫ Audio
▫ Visual
▫ Bertulis
▫ Komunikasi audio-visual
▫ Komunikasi audio-bertulis
6.5 Komunikasi Berkesan
• Berlaku apabila penerima mesej dapat memahami dengan sepenuhnya maksud sebenar mesej yang disampaikan
oleh penghantar mesej
• Prinsip komunikasi
▫ Tujuan komunikasi perlu jelas dan dapat difahami
▫ Mesej mesti mempunyai satu tafsiran sahaja
▫ Penerima sedia menerima mesej yang akan disampaikan
▫ Saluran komunikasi yang dipilih sesuai sengan mesej yang hendak disampaikan
▫ Elakkan diri daripada beremosi
▫ Saling mempercayai
▫ Berfikiran terbuka
▫ Mengambil tindakan susulan selepas menghantar maklumat
▫ Mendengar sengan penuh perhatian
• Kemahiran mendengar
▫ Penerima menfokus perhatian kepada pengirim tentang apa yang disampaikan
▫ Penerima cuba sedaya upaya untuk memahami pesanan sengan menanam minat terhadap apa yang
disampaikan
▫ Penerima mengimbas kembali pesanan tersurat dan tersirat pengirim
▫ Membuat maklumbalas dengan bertanya atau menjelaskan kembali apa yang difahami
• Proses pendengaran

Cetusan rasa pendengaran Menginterpretasikan makna Menilai maklumat yang diterima Tindak balas terhadap maklumat yang diterima
6.6 Kemahiran Berunding
• Berunding merupakan kepada proses tawar-menawar antara dua @ lebih pihak yang memilih
untuk membuat keputusan secara bersama
• Prinsip-prinsip berunding dan berinteraksi secara berkesan
▫ Responsif
▫ Bersapan
▫ Saling membantu
▫ Jangan tergesa-gesa
▫ Emosi yang stabil
▫ Bertolak ansur
▫ Memberi perhatian penuh
• Kesan kemahiran berunding yang berkesan
▫ Merapatkan hubungan di antara pekerja dengan majikan
▫ Mewujudkan budaya kerja yang sihat dalam organisasi
▫ Meningkatkan imej syarikat
▫ Meningkatkan keyakinan pihak pelabur dan pembiaya
6.7 Halangan dan Rintangan Komunikasi

Bentuk Huraian
Fizikal Persekitaran tempat komunikasi

berlangsung
Contoh:kebisingan

Psikologik Tanggapan yang berbeza kerana


emosi, minat dan pengalaman
al
Sosiologik Perbezaan demografi, budaya, adat
resam dan negara
al
Semantik Perbezaan istilah dan makna yang
berbeza
Errr….any questions??
Here I got some questions to you guys..^^
• Jelaskan maksud enkod dan dekod yang terdapat
dalam proses komunikasi? (2m)
• Berikan tiga bentuk komunikasi yang wujud
dalam sesebuah organisasi perniagaan.Berikan
satu contoh.(3m)
• Berikan perbezaan antara komunikasi sehala dan
dua hala (2m)

Sekian , thank you , xie xie , arigato

kozaimatsu ~
Hope you enjoy it ~