1.

Surat Masuk-Surat Keluar

 Definisi Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk HIMPRO maupun Ketua
HIMPRO/Sekretaris/ Panitia Kegiatan HIMPRO dari perorangan maupun HIMPRO. Pihak yang
bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah Sekretaris.
 Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda
Surat Masuk HIMPRO dan diarsipkan di box file Surat Masuk.
 Definisi Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh BPH, Sekretaris Departemen/Sic./Div.,
maupun Panitia Kegiatan HIMPRO yang ditujukan kepada perorangan maupun HIMPRO lain
dan dibuat arsipnya secara rapih.
 Format baku surat keluar adalah sebagai berikut huruf Times New Roman, Font huruf 11/12,
kertas HVS, spasi 1/1.5, dan margin 4-5,3,3,3 (disesuaikan dengan banyak/sedikitnya redaksi
surat).
 Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar yaitu :
1. BPH dilakukan oleh Sekretaris dengan menggunakan kop surat dan amplop HIMPRO.
2. Departemen/divisi Non Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris Departemen/Sic./Div./ Panitia
Kegiatan HIMPRO dengan menggunakan kop surat dan amplop HIMPRO, dan dicatat pada
buku agenda surat keluar Sekretaris Departemen/Sic./Div./ Panitia Kegiatan HIMPRO yang
bersangkutan serta berkoordinasi dengan Sekretaris HIMPRO.
3. Kepanitiaan dilakukan oleh Sic./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop
surat dan amplop kegiatan HIMPRO serta dicatat pada buku agenda surat keluar panitia yang
bersangkutan, yang nantinya akan dilampirkan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
tersebut.
 Semua surat keluar harus dicopy terlebih dahulu untuk arsip Sekretaris, dicatat di buku Agenda
Surat keluar, dan disimpan dalam file box Surat Keluar.
 Format penomoran surat keluar BPH dan divisi adalah sebagai berikut :
Nomor : xxx / y.z / HIMPRO / Bln / Thn
 xxx = Nomor Surat sesuai dengan Agenda surat
 Keterangan :
Y : Kode Pembuat surat
A : Kode untuk Sekretaris
B : Kode untuk Bendahara
C : Kode untuk PSDM
D: Kode untuk PK2M
E: Kode untuk PKS
 F: Kode untuk KOMINFO
G: Kode untuk EKSTERNAL
H: Kode untuk PUK
z : Kode area surat/tujuan surat
1 : Surat yang ditujukan untuk cakupan IPB
2 : Surat yang ditujukan untuk cakupan non-IPB
 Bulan : Menggunakan angka romawi
 Tahun : Tahun pembuatan Surat

 CONTOH NIH: 007/A1.1/IMASIKA/II/2011

(SURAT NO 7 YANG DIBUAT OLEH SEKRETARIS PSDM UNTUK PA
RIMBAWAN “TUJUANNYA MASIH DI CAKUPAN IPB” PADA BULAN
FEBRUARI 2011)
 Format penomoran surat keluar kepanitiaan adalah sebagai berikut :
Nomor : xxx / keg/ y.z / HIMPRO/ Bln / Thn
Keterangan :
 xxx = Nomor Surat sesuai dengan Agenda surat
 Keg = nama kegiatan yang dibuat di masing-masing divisi, ditulis maksimal 5 huruf
dengan tulisan kapital
 Keterangan :
Y : Kode Pembuat surat
A : Kode untuk Sekretaris
B : Kode untuk Bendahara
C : Kode untuk PSDM
D: Kode untuk PK2M
E: Kode untuk PKS
F: Kode untuk KOMINFO
G: Kode untuk EKSTERNAL
H: Kode untuk PUK
z : Kode area surat/tujuan surat :
1 : Surat yang ditujukan untuk cakupan IPB
2 : Surat yang ditujukan untuk cakupan non-IPB
 Bulan : Menggunakan angka romawi
 Tahun : Tahun pembuatan Surat
  Penomoran surat ditentukan oleh Perihal surat dan jika tujuan surat lebih dari satu, untuk internal
IPB (kode surat 1) yang ditujukan kepada lembaga kemahasiswaan di dalam lingkungan IPB
dapat disebutkan seluruhnya, dengan nomor surat yang sama. Sedangkan untuk eksternal
IPB (kode surat 2) direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu dengan nomor surat yang
berbeda.
 Surat keluar dengan kode 1 dianggap sah bila terdapat tanda tangan Ketua Panitia, Ketua
HIMPRO, Pembina, Wakil Dekan, menggunakan kop surat HIMPRO/Kepanitiaan, dan
berstempel HIMPRO tanpa ada tanda tangan sekretaris.
 Surat keluar dengan kode 2 dianggap sah bila terdapat tanda tangan Ketua Panitia, Ketua
HIMPRO, menyetujui pembina dan mengetahui Wakil Dekan dengan menggunakan kop surat
HIMPRO/Kepanitiaan, dan berstempel HIMPRO (tanpa tanda tangan sekretaris)
 Untuk tanda tangan jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kiri dan/atau di bawah jabatan
yang lebih rendah.
 Surat keluar yang ditujukan kepada pihak institusi selain Wakil Dekan IPB atau ke luar IPB
HARUS membuat Tembusannya kepada Wakil Dekan Fakultas.
 Pada dasarnya tanda tangan Ketua HIMPRO tidak dapat diatasnamakan, kecuali Ketua
berhalangan hadir atau ada pengurus yang diberikan mandat oleh Ketua. Pengurus yang berhak
mengatasnamakan Ketua HIMPRO adalah Wakil Ketua, Penanggungjawab Sementara (PJS) dan
Sekretaris.
 Surat keluar kepanitiaan dalam bentuk copy-an dan agenda surat keluar harus dilampirkan dalam
LPJ kegiatan yang bersangkutan (penjelasan dapat dilihat pada aspek Proposal-LPJ Kegiatan).

b. Dokumentasi

1. Semua aktivitas rapat HIMPRO di IPB baik rapat Divisi, rapat pimpinan maupun rapat anggota harus
terdokumentasi dengan baik dalam buku notulensi rapat. Isi dokumentasi mencakup waktu, tempat,
peserta yang hadir, agenda dan hasil rapat.
2. Buku notulensi dan daftar hadir rapat (sebagai lampiran) harus dilaporkan oleh sekretaris divisi
kepada Sekretaris pada minggu pertama setiap bulannya. Notulensi rapat meliputi : Jenis Rapat,
Hari/tanggal, Waktu, Tempat, Pimpinan Rapat, Notulen Rapat, Pembicara (jika ada), Agenda rapat,
Hasil Rapat, dan Tanda tangan Notulen Rapat.
3. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan (dalam bentuk
soft dan hard copy), dan selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban HIMPRO
pada saat akhir kepengurusan.