P. 1
Konsep Sistem Fail (1)

Konsep Sistem Fail (1)

|Views: 264|Likes:
Dipublikasikan oleh Lynnswift

More info:

Published by: Lynnswift on May 02, 2011
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/28/2015

pdf

text

original

KONSEP SISTEM FAIL

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah

DEFINISI ISTILAH
‡ Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat. ‡ Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana suratsurat-surat disusun dengan cermat.
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah

Petani. ‡ The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when.MEMFAIL/FILING ‡ Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah . needed.

mengindeks. Kedah . menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak.SISTEM FAIL ‡ Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen/fail/rekod. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas.Petani.

‡ Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan. ‡ Tepat kepada orang yang memerlukan. Kedah .Petani. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Kos yang terendah. ‡ Tepat pada masa yang ditetapkan.MATLAMAT SISTEM FAIL ‡ Memberi fail yang betul.

Petani. Kedah .JENISJENIS-JENIS SISTEM FAIL ‡ Sistem Terpusat (Centralized) ‡ Sistem Tidak Terpusat (Decentralized) ‡ Sistem Separa Terpusat (Semi(SemiCentralized) INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

jimat alat dan ruang.Petani.SISTEM FAIL TERPUSAT ‡ Kebaikan. ² Keselamatan dan kawalan. ² Jimat masa ² semua di satu tempat. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ² Lebih ekonomi. ² Kaedah seragam. ² Keseluruhan cerita di satu fail/tempat. ² Khidmat yang lebih baik ² terlatih dan pengalaman. ² Mengurangkan pertindihan. Kedah .

Kedah . ² Lokasi pengguna jauh ² kelewatan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ² Bahagian/cawangan/unit mempunyai keperluan yang berbeza.Petani. ² Jumlah kakitangan registri mungkin ramai.‡ Kelemahan.

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ² Personnel tidak mahir. ² Fail tidak lengkap cerita/maklumat. cawangan/bahagian. ² Tak ekonomi ² alat kelengkapan.SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT ‡ Kelemahan. Kedah . ² Kaedah tak seragam. ruang ² Jurang komunikasi antara. ² Perkhidmatan kurang baik ² sambilan.Petani. ² Pertindihan rekod.

‡ Masalah utama ² pertindihan dan keperluan ruang. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. Kedah . ‡ Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan.SISTEM FAIL SEPARA TERPUSAT ‡ Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat.

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Mengesan. ‡ Menyusun Dan Menyimpan.Petani.AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL ‡ Pengelasan. ‡ Mengindeks. Kedah .

‡ Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. Kedah . ‡ Pengelasan perkara ² kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan Pengelasan ² Jenis ‡ Abjad (apphabetical system) ‡ Nombor (numerical system) ‡ Nombor ² abjab (alpha-numerical system) (alphaTiga jenis alat pengelasan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.PENGELASAN Definisi Pengelasan.Petani.

Petani. Kelemahan ‡ Sistem yang besar lambat dapat rekod. ‡ Fail surat menyurat. ‡ Tidak perlu indeks (direct access) ‡ Peruntukan khas bagi kertas pelbagai. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. ‡ Sesak bagi nama-nama yang biasa. ‡ Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM) ‡ Fail mengikut tajuk/nama. nama‡ Terfail tajuk berbeza. ‡ Maklumat atau fail umum. Kebaikan ‡ Mudah difahami. ‡ Susah menjangka keperluan ruang. Kedah .

‡ Nombor kod. ‡ Nombor perpuluhan (decimal).SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) ‡ Nombor bersiri. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. ‡ Nombor blok. Kedah .

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg. Kedah .SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) Kebaikan ‡ Lebih tepat dan mudah. ‡ Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain. ‡ Nombor fail boleh jadi rujukan. ‡ Kos indeks dan ruang.Petani. Kelemahan ‡ Lebih masa untuk merujuk indeks. ‡ Pengembangan tak terhad. ‡ Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun. ‡ Angka terbalik menyebabkan salah fail.

² Kawalan penomboran. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. ² Kawalan pergerakan fail.MENGINDEKS (INDEXING) ‡ Faedah Indeks ² Mudah mengesan fail perkara. ² Kawalan pewujudan fail. ² Kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail. Kedah .

Kedah .MENGINDEKS (INDEXING) ‡ Aktiviti menyediakan petunjuk.Petani. ‡ Menyusun perkataan-perkataan yang telah perkataandipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik). ‡ Buku daftar abjab (manual) ‡ Komputer. Jenis Indeks ‡ Kod indeks. ‡ Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani. Kedah . ‡ Jenis peralatan yang digunakan. ‡ Pengeluaran dan penyimpanan.Menyusun Dan Menyimpan ‡ Susunan fail dalam kabinet ‡ Susunan kabinet ‡ Susunatur pejabat yang digunakan.

Kedah .Petani.PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL ‡ Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui: ² Daftar surat ² Indeks ² Kad edaran fail ² Dairi SDP ² Buku senarai fail ² Komputer INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

Kedah .Petani.UNSUR BARU DALAM SISTEM FAIL ‡ Pemisahan Fail ² Menyusun fail tutup ² Menyenaraikan fail tutup ² Membuat penilaian ² Memohon kelulusan pemindahan dan pemusnahan ‡ Inventori dan jadual pemisahan rekod ‡ Pemusnahan dan pemindahan INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.

‡ Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi. ‡ Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail. ‡ Sistem yang sesuai. ‡ Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan lebih awal. Kedah . ‡ Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.RUMUSAN KONSEP SISTEM FAIL ‡ Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail. mudah dan praktikal adalah lebih baik.Petani.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->