KONSEP

SISTEM FAIL

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 DEFINISI ISTILAH

• Sistem fail adalah sekumpulan

bahagian atau komponen yang
bertindak bersama untuk mencapai
sesuatu matlamat.
• Fail adalah satu folder atau bekas
yang berdaftar atau tidak di mana
surat-surat disusun dengan cermat.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
 MEMFAIL/FILING

• Proses menyisih dan menyusun

rekod supaya cepat diperolehi
semula apabila dikehendaki.
• The process of arranging and
sorting records so that they may
be retrieved rapidly when,
needed.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 SISTEM FAIL

• Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam

sistem fail yang bergerak atau
mengendalikan dokumen/fail/rekod.
• Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas,
mengindeks, menyusun dan menyimpan
dokumen mengikut kaedah tertentu supaya
mudah dikesan kemudian kelak.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 MATLAMAT SISTEM FAIL

• Memberi fail yang betul.

• Tepat kepada orang yang
memerlukan.
• Tepat pada masa yang ditetapkan.
• Kos yang terendah.
• Menyampaikan maklumat apabila
diperlukan oleh pelanggan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
JENIS-JENIS SISTEM FAIL

• Sistem Terpusat (Centralized)

• Sistem Tidak Terpusat
(Decentralized)
• Sistem Separa Terpusat (Semi-
Centralized)

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 SISTEM FAIL TERPUSAT

• Kebaikan.
– Mengurangkan pertindihan.
– Khidmat yang lebih baik – terlatih dan
pengalaman.
– Kaedah seragam.
– Jimat masa – semua di satu tempat.
– Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.
– Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang.
– Keselamatan dan kawalan.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
• Kelemahan.
– Lokasi pengguna jauh – kelewatan.
– Bahagian/cawangan/unit mempunyai
keperluan yang berbeza.
– Jumlah kakitangan registri mungkin
ramai.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT

• Kelemahan.
– Pertindihan rekod.
– Personnel tidak mahir.
– Fail tidak lengkap cerita/maklumat.
– Kaedah tak seragam.
– Perkhidmatan kurang baik – sambilan.
– Tak ekonomi – alat kelengkapan, ruang
– Jurang komunikasi antara.
cawangan/bahagian.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
 SISTEM FAIL SEPARA
TERPUSAT

• Pilihan terbaik antara terpusat

dengan tidak terpusat.
• Masalah utama – pertindihan
dan keperluan ruang.
• Kos tinggi untuk buat salinan
dan simpanan.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
AKTIVITI DALAM SISTEM
FAIL

• Pengelasan.
• Mengindeks.
• Menyusun Dan Menyimpan.
• Mengesan.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 PENGELASAN

Definisi Pengelasan.
• Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang
berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya.
• Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang
berkaitan

Pengelasan – Jenis
• Abjad (apphabetical system)
• Nombor (numerical system)
• Nombor – abjab (alpha-numerical system)

Tiga jenis alat pengelasan.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM)

• Fail mengikut tajuk/nama.

• Fail surat menyurat.
• Maklumat atau fail umum.

Kebaikan
• Mudah difahami.
• Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.
• Tidak perlu indeks (direct access)
• Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.

Kelemahan
• Sistem yang besar lambat dapat rekod.
• Sesak bagi nama-nama yang biasa.
• Terfail tajuk berbeza.
• Susah menjangka keperluan ruang.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
SISTEM NOMBOR (NUMERICAL
SYSTEM)

• Nombor bersiri.
• Nombor blok.
• Nombor kod.
• Nombor perpuluhan (decimal).

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)

Kebaikan
• Lebih tepat dan mudah.
• Nombor fail boleh jadi rujukan.
• Pengembangan tak terhad.
• Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain.

Kelemahan
• Lebih masa untuk merujuk indeks.
• Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun.
• Kos indeks dan ruang.
• Angka terbalik menyebabkan salah fail.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
 MENGINDEKS (INDEXING)

• Faedah Indeks
– Mudah mengesan fail perkara.
– Kawalan pergerakan fail.
– Kawalan pewujudan fail.
– Kawalan penomboran.
– Kawalan pembukaan jilid/kulit
baru dan penutupan fail.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
 MENGINDEKS (INDEXING)

• Aktiviti menyediakan petunjuk.

• Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk
dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau
dokumen.
• Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih
mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau
komputer (elektronik).

Jenis Indeks
• Kod indeks.
• Buku daftar abjab (manual)
• Komputer.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah
Menyusun Dan Menyimpan

• Susunan fail dalam kabinet

• Susunan kabinet
• Susunatur pejabat yang
digunakan.
• Jenis peralatan yang digunakan.
• Pengeluaran dan penyimpanan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL

• Aktiviti mendapatkan semula fail atau

maklumat melalui:
– Daftar surat
– Indeks
– Kad edaran fail
– Dairi SDP
– Buku senarai fail
– Komputer
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
 UNSUR BARU DALAM SISTEM
FAIL

• Pemisahan Fail
– Menyusun fail tutup
– Menyenaraikan fail tutup
– Membuat penilaian
– Memohon kelulusan pemindahan dan
pemusnahan
• Inventori dan jadual pemisahan rekod
• Pemusnahan dan pemindahan
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah
 RUMUSAN KONSEP SISTEM
FAIL

• Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai

tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail.
• Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian
keperluan agensi.
• Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi
semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail.
• Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.
• Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah
lebih baik.
• Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan
lebih awal.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah