P. 1
Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

|Views: 10,843|Likes:
Dipublikasikan oleh hermantania

More info:

Published by: hermantania on May 03, 2011
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/03/2013

pdf

text

original

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. d. Bila diperlukan Isian Tugas. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Tugas Pokok. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. b. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. sistim/prosedur diikuti. yaitu Tugas Tambahan. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. 4 . adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. jabatan-jabatan yang berhubungan. Menggunakan bahan kerja tertentu d. c. Peranan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. Karakteristik Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Tahapan Pelaksanaan Tugas. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output).

1. 5 .2. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. WAKTU (standar waktu penyelesaian. biaya operasional.1. Untuk memudahkan. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. 1. dll). Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk).1. 1. keluhan. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. gugatan. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. Indikator Prestasi.3. 2. dll). Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. 2.3. BIAYA (anggaran. 2.4. 1.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1.

3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 1. 1.2. 3.1. 1. 1. 3.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.4.1.4. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.

1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.4. 1.4.3.3.3. 1. 2. 2.2. 1. 2. 2.2.1. 2.2. 1.1. 2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 2. 7 .

2. 2.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2.4.4. 1. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.4.1. 2. 8 .2.3. 1. 1. 1.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. meminta data. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. 2.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. barang.

3. EKSTERN INSTANSI 1. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. 3. 1. 2. 2. 3. 2. 3. 3. 3. 2. 1. 3. 3. 2. 2. 1. 1. 2. 2. 1. 3. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 1. 10 . 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 2. 1. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 1. 1.

Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. dll. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu.) Pekerjaan yang diawasi 1. • • jabatan yang diawasi. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. 2. 2. 1. 2. 11 . dll. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim.) terhadap jabatan yang diawasinya. Pengawasan Oleh 1. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.

Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. Frekuensi Pengawa san 1. 2. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. 2. 1. 1. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2. 2.

2. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 6. 1. G. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 5. 4. Jenis Kerahasiaan 1. 4. 2. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 6. 5. 3. 2. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 2. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan 1.

• membahayakan kesehatan. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. 1. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. Akibat kecelakaan : kalau ada. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. dapat membahayakan kesehatan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. b. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. 2. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Gangguan kesehatan : kalau ada. SEKARANG MULAILAH MENGISI. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . tidak tidak nyaman. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). b. a. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. c. Akibat jika terjadi kecelakaan 2.

Kebersihan f. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Kegiatan pemegang jabatan ini. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Ketenangan e. Keleluasaan . Ventilasi d. Duduk b. kosongkan saja): • • 15 .luas meja Kurang Cukup Baik 6. Berdiri c. Di dalam gedung b. Tempat kerja a. Penerangan c. a. Suhu b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3.luas ruang .

BAGIAN B. BAGIAN E. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN G.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. BAGIAN C. BAGIAN F. 16 . tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. Pendidikan Formal Minimal. B. BAGIAN D. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1.

3......Tahun ......... brevet Notaris....................... Pengalaman Kerja...........----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN .... Spesialisasi untuk Dokter.......... c............ 5.................... iii........ Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).................Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i............. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini............... 4...... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus............. ii......... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut......... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya.......... 2...... Berapa lama minimum? .Tahun ........................... Akuntan Publik... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a.... b........... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso .S. MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 . Sos .

2. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya.2.3. Memeriksa dengan membaca isi surat . 1.2. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.unit pengolah atau yang menangani. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. pengagendaan dan ekspedisi .1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. 2. 1. 2. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. 1. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . dan kemudian memarafnya. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). dan kemudian memberi paraf. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk .1. Menerima dari Tata Usaha pimpinan .

misalnya penggandaan surat / dokumen . 4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.2. 3. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.3. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.3. 3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Lembaga. baik dengan caraka ataupun melalui pos.1. Pos Indonesia. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. Kewenangan: 21 . Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya .1. 4. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. dengan bantuan Staf – staf yang ada. surat masuk dapat 3. 4. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.2. 3. Swasta . Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. mempersiapkan amplop. 4. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3.4.4.

Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN.1.2. 6. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. 5. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.3. 5. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.1. 5. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat.2. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Kewenangan: 22 . 6. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 6. 6. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.

ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. M dengan baik .1.2. 1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi.2. Or dan 2. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 1.1. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . • anya tanda tangan pada SPPD tamu. Menerima tamu yang datang . TUGAS LAIN-LAIN 1. 2. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.3. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Unit kerja yang 1. Asisten Deputi 1. Dalam rangka 1. di berkoordinasi untuk Neg. Idem 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. EXTERN ORGANISASI 1. Dalam rangka koordinasi. 2. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Seluruh 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Menerima instruksi . 3. perubahan – perubahan surat. terkait dengan koordinasi dan LPND. Idem 2. 3. Departemen. BUMN. Idem Tinggi. Idem Kabupaten dan Kota. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. bidang tugas.

Pemerintah Daerah Provinsi. Idem Idem 1. BUMN. Dalam rangka koordinasi. Staf 1. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Organisasi Kemasyarakatan 1. Departemen. LPND. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. 2. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Sub Bagian Persuratan 1. Idem 3. 2. 2. Kabupaten dan Kota 3. 3.

Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. 2. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Tugas rutin harian ( kecepatan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Pekerjaan terhambat. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. 2. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. komputer dan printer.

Suhu b. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Penerangan c. Ketenangan e. Di dalam gedung b. Duduk b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Ventilasi d. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. 5. Kebersihan f. Berdiri c. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Berjalan Tempat kerja a.

2. Word. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. 6. ramah dan kooperatif . memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. teliti . 3. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 4. 29 . telaten. 5. 7.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Menerima surat – surat yang akan dikirim. TUGAS LAIN-LAIN 1.8. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos. 1. 31 .9. untuk kelancaran pengiriman surat.2. 1.1. untuk surat didalam dan luar kota. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.5. dan mengumpulkan resi – resinya. 1. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Mengantarkan surat ke Bagian lain.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). 1. 1.1. 1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. 1. 1. 1. Menghitung jumlah surat . 1.6.4.7. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .3. Tidak ada.2. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. 33 . Membantu menyiapkan bahan. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.3. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2. Menerima instruksi dari atasan. 2. 2.bahan Sidang Kabinet. 2.

Melaporkan tugas.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1. Sub Persuratan Bagian 1. EXTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. sesuai dengan alamat surat 1. Instansi lain .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Kasub Persuratan 1.

RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Pengiriman surat 1.Sepeda motor. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.Atasan langsung 1.2 menit 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . motor.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.

Suhu b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Di dalam gedung b. Kegiatan Pejabat a. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Kondisi Lingkungan Kondisi a. Duduk b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Penerangan c. Ketenangan e. Tempat kerja a. Ventilasi d. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Kebersihan f. Berdiri c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2.

: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . patuh pada atasan. 37 . 5. 6. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->