Anda di halaman 1dari 38

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan


ini berada:
4. Satuan Kerja / instansi
(Departemen/ Meneg/ Menko/
LPND/ Sekretariat/ Direktorat/
Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja
tersebut :
5. Nama Jabatan Atasan Langsung
Anda:
6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota :
kerja anda): Provinsi:

Contoh:

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:


(Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Mutasi
(Eselon IV.a)
3. Nama Unit Kerja Dimana Badan Kepegawaian Daerah
Jabatan ini berada:
4. Satuan Kerja / instansi Pemerintah Daerah Propinsi
(Departemen/ Meneg/ Menko/
LPND/ Sekretariat/ Direktorat/
Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja
tersebut :
5. Nama Jabatan Atasan Langsung Kepala Bagian Mutasi dan
Anda: Formasi
6. Lokasi Kerja(lokasi geografis Kota : Semarang
tempat kerja anda): Provinsi: Jawa Tengah

1
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI


Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam
struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang
tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua
kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan
(bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN


Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan
tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan
kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam
memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau
atasan langsungnya. Batasi jawaban anda sampai MAKSIMUM 2(DUA)
KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada
pola kalimat sebagai berikut :
a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata;
memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan

2
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan


tujuan atau keluaran akhir jabatan).
b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu)
dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ...............
c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu
dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya)
dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan,
mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan
ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan
tujuan atau keluaran akhir jabatan).

SEKARANG TULISLAH:

................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan.
TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat
kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan
pemegang-pemegang jabatan lainnya.
Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling
utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh
pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan
pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok
ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan
pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas


Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian
Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat
ditulis/diketik pada kertas terpisah.

Karakteristik Tugas :
a. Menyerap waktu yang wajar
b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu
c. Menggunakan bahan kerja tertentu
d. Menggunakan perangkat kerja tertentu
e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses
f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu
g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya

Jenis-Jenis Tugas :
a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari
fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang
kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan,


yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi
sering dilakukan.

d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu


tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas


dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran
(output), dengan merinci bahan atau alat yang dipakai, cara
kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti,
jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan
dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir
tersebut dicapai.

4
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam


mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui


hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan,
indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA
(anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan
masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar
waktu penyelesaian, dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau
rupiah)

MULAILAH MENGISI !

TUGAS POKOK
1.

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

Peranan :


Indikator Prestasi :


2.

2.1.
2.2.
2.3.

5
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.4.

Peranan :


Indikator Prestasi :


3.

3.1.
3.2.
Kewenangan :


Indikator Prestasi :

TUGAS TAMBAHAN
1.

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :



Indikator Prestasi :

6
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Peranan :



Indikator Prestasi :


TUGAS LAIN-LAIN
1.

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :


Indikator Prestasi :

2.

2.1.
2.2.
2.3.

7
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.4.
Peranan :



Indikator Prestasi :


TUGAS-TUGAS BERKALA

1.

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

Peranan :


Indikator Prestasi :


2.

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

8
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Peranan :

Indikator Prestasi :

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait


dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi


Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. Tuliskan pada kolom : unit kerja


Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari
dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi
(eksternal/instansi/organisasi luar)

3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya


hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari
adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data,
barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG NAMA UNIT KERJA MAKSUD/TUJUAN


DIHUBUNGI NYA HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

9
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

JABATAN YANG NAMA UNIT KERJA MAKSUD/TUJUAN


DIHUBUNGI NYA HUBUNGAN

INTERN INSTANSI
1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.

EKSTERN INSTANSI

1. 1. 1.
2. 2. 2.

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI

1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.

EKSTERN INSTANSI

1. 1. 1.
2. 2. 2.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.

10
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah


pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau
pejabat lain, atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang
ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai
berikut:
• Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan
langsung atau pejabat lain.
• Kolom Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan
pengawasan
• Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang
dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)

Pekerjaan yang diawasi Pengawasan Frekuensi


Oleh Pengawasan
1. 1. 1.
2. 2. 2.

PEMBERIAN PENGAWASAN
Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda
melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas
orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi
TIDAK ADA.
• Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu
tingkat di bawah).
• Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi
• Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh
jabatan yang diawasi.
• Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya
tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.

11
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Jabatan yang Jumlah Pekerjaan yang Frekuensi


diawasi Pejabat diawasi Pengawa
san
1. 1. 1. 1.
2. 2. 2. 2.

ADMINISTRASI
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi
• Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir
atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.
• Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada
Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa
menit, beberapa jam dll)
• Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut
sudah ditemukan.

Nama Formulir/ Waktu untuk Menemu- Waktu untuk


Surat/Keputusan/ dll kan Kesalahan Memperbaiki
1. 1. 1.
2. 2. 2.

KEUANGAN
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan ( Diisi
kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)
• Kolom Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab
(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata
perbulan) dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas
jabatan
• Kolom Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk
apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.

Jumlah Uang Untuk Keperluan

12
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan
• Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis
alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang
dalam melaksanakan tugasnya.
• Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan
timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat
/mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya.

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan


1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
6. 6.

RAHASIA
Tanggung Jawab Kerahasiaan :
• Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang
menjadi tanggung jawab anda.
• Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila
rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi instansi)
1. 1.
2. 2.

G. LINGKUNGAN KERJA

PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

13
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul

berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam


kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.

2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang

terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan

3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:


a. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
b. Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
c. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 %

4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.


a. Di dalam gedung : diisi dengan %
waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas
b. Di luar gedung : diisi dengan %
(berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang
dilaksanakan)
Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 %

5. Kondisi lingkungan

Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:


• Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat
membahayakan kesehatan.
• Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan
kesehatan.
• Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi

diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA).

SEKARANG MULAILAH MENGISI.


1. Akibat jika terjadi kecelakaan :
2. Gangguan kesehatan yang :
mungkin terjadi

14
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.


a. Duduk : %
b. Berdiri : %
c. Berjalan : %

4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung : %
b. Di luar gedung : %

5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):



15
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN II

A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi
yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak
ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A.

BAGIAN B.

BAGIAN C.

BAGIAN D.

BAGIAN E.

BAGIAN F.

BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus


dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan
tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum
yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini,
bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang
sekarang)

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN


JABATAN/KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal
Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus &
Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan
Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.

16
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

.....................................................................................................

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain


Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya;
Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara
atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Pra-
jabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat

a.

b.

c.

3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan


ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang
disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman
kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?

 Tidak Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:


 Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;
Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama minimum?
i. ..........Tahun

ii. ...........Tahun

iii. ...........Tahun

4. Persyaratan fisik : Tuliskan data-data fisik yang diperlukan agar


seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal


yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik
.....................................................................................................

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal:

17
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

IDENTITAS JABATAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN


URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN

18
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Persuratan


Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan
Bidang / Bagian : Bagian Administrasi
Asdep Bidang / Biro : Biro Umum
Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan
Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Wardoyo


Masa Kerja di Jabatan ini : 4 Tahun 06 Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan
Nama Atasan langsung : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM
Jabatan Atasan : Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA


Nama Analis : Dian Permasari
Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Kabag Administrasi

Kasubag
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Persuratan

Pengadministras
Operator
Caraka i umum Agendaris
komputer

19
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN


Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan
dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di
Kementrian Negara PAN.
RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang


sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri
melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung
kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.

1.1. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari


Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan
nomor agenda oleh Staf ).
1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian
memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan
tujuannya, dan kemudian memarafnya.
1.3. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun
caraka ) untuk pengiriman surat.

Kewenangan:
• Melakukan pengawasan dan koordinasi
dengan bawahan.

Indikator Prestasi:
• Surat – surat dapat diterima oleh
penerima surat dengan cepat.

2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah


mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang
menangani.

2.1. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat – surat


yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian
memberi paraf.
2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya
melalui kurir intern ataupun caraka.

Kewenangan:
• Menjaga kerahasiaan dari disposisi
tersebut

20
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi:
• Disposisi surat masuk dapat
terdistribusi tepat waktu.

3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas


produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan
Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun
perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir
maupun PT. Pos Indonesia.

3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat /


dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.
3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah –
langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat /
dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf –
staf yang ada.
3.3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan
pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.
3.4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut
sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.

Kewenangan:
• M
engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

Indikator Prestasi:
• Su
rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat
waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada


Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta
dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.

4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi


untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.
4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.
4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga
persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.
4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan
kemudian mengirimkannya melalui caraka.

Kewenangan:

21
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

• M
embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk
pimpinan.

Indikator Prestasi:
• Su
rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat
waktu.

5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian


Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.

5.1. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen –


dokumen yang ada.
5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen
yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun
secara manual.

Kewenangan:
• M
embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base
surat.

Indikator Prestasi:
• Ad
anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.
• Ad
anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat /
dokumen.

6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu


– tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke
Kementrian Negara PAN.

6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang


berkunjung ke Kementrian PAN.
6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat /
lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.
6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan
Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.

Kewenangan:

22
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

• M
enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan
Dinas para tamu.

Indikator Prestasi:
• Ta
mu dapat diterima dengan baik.
• Ad
anya tanda tangan pada SPPD tamu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang


dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan – kebijakan
baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu
yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui
pesawat telepon.

1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan


lewat telepon.
1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh
tamu.

Kewenangan:
• M
emberikan penjelasan / informasi.

Indikator Prestasi:
• Or
ang yang bertanya dapat diterima dengan baik , dan
mendapatkan informasi yang tepat.

2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan


materi / penjilidan bahan – bahan sidang, rapat kerja maupun
rapat koordinasi dengan Instansi lain.

2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.


2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan
materi.
2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.

Kewenangan:
• Ti
dak ada

23
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi:
• Ba
han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya
rapat.

24
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG
UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN
DIHUBUNGI

JABATAN YANG LEBIH TINGGI


INTERN
ORGANISASI 1. Seluruh unit 1. Menerima instruksi ,
1. Asisten Deputi kerja di berkoordinasi untuk
Kementrian Neg. perubahan –
PAN perubahan surat,
memperoleh data /
informasi yang
terkait dengan surat
menyurat.

EXTERN
ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka
1. Departemen, terkait dengan koordinasi dan
LPND, BUMN, bidang tugas. konfirmasi mengenai
Instansi swasta surat menyurat
dan Perguruan 2. Idem 2. Idem
Tinggi.
2. Pemerintah
Daerah Provinsi, 3. Idem 3. Idem
Kabupaten dan
Kota.
3. Organisasi
Kemasyarakatan
JABATAN YANG SETARA
INTERN
ORGANISASI 1. Seluruh unit 1. Dalam rangka
1. Para Kepala kerja koordinasi,
Sub Bagian pengumpulan
dilingkungan bahan / data dan
Kementrian konfirmasi mengenai
Negara PAN surat menyurat

25
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

EXTERN
ORGANISASI 1. Unit kerja 1. Dalam rangka
1. Departemen, yang terkait koordinasi,
LPND, BUMN, dengan bidang pengumpulan
Instansi swasta tugas. bahan / data dan
dan Perguruan konfirmasi mengenai
Tinggi. surat me-nyurat.
2. Idem
2. Idem 3. Idem
2. Pemerintah
Daerah Provinsi,
Kabupaten dan 3. Idem
Kota
3. Organisasi
Kemasyarakatan
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
1. Staf 1. Sub Bagian 1. Mengawasi dan
Persuratan berkoordinasi

26
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN

PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Frekuensi


Pengawasan Oleh
Diawasi Pengawasan

1. Tugas rutin harian 1. Atasan langsung 1. setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang Jumlah Pekerjaan Frekuensi


diawasi Pejabat yang diawasi Pengawasan

1. Staf Persuratan 1. 9 1. Tugas rutin 1. setiap hari


orang harian
( kecepatan,
ketepatan kerja
dan kerahasiaan
)

ADMINISTRASI

Nama Waktu untuk Waktu untuk


Formulir/File/Catatan menemukan kesalahan memperbaiki

1. File – file surat masuk 1. 5 menit 1. 2 menit


dan keluar serta
dokumen – dokumen

ALAT/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. komputer dan printer. 1. Pekerjaan terhambat.


2. Stempel Menteri dan 2. Adanya penyalah gunaan dan
Kementerian pemalsuan

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi Instansi)

1. Surat – surat yang bersifat rahasia 1. Adanya penyalah gunaan /


pemalsuan – pemalsuan

27
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi : Tidak ada


kecelakaan
2. Gangguan kesehatan yang : Tidak ada
mungkin terjadi
3. Kegiatan Pejabat
a. Duduk : 80 %
b. Berdiri : 10 %
c. Berjalan : 10 %
4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung : 100 %
b. Di luar gedung : 0%

5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu √
b. Penerangan √
c. Ventilasi √
d. Ketenangan √
e. Kebersihan √
f. Keleluasaan
 luas √
ruang √
 luas meja

6. Alat keselamatan kerja


 Tidak ada

28
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN

1. Pendidikan Minimal : S1
Jurusan : Administrasi ataupun jurusan –
jurusan lainnya
2. Pelatihan Minimal : Pelatihan kearsipan
3. Pengalaman Minimal : Sebagai Staf dibidang
Administrasi selama 5 tahun
4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani
5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
6. Persyaratan Usia
 Minimal : 30 tahun
 Maksimal : 56 tahun
7. Persyaratan Kompetensi
 Behavior : Tekun, telaten, teliti , ramah
dan kooperatif , memiliki
inisiatif kerja
 Technical :
Memahami Sistim kearsipan,
Menguasai aplikasi komputer
program Ms. Word.

29
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN


URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN
IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Caraka


Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan
Bidang / Bagian : Bagian Administrasi
Asdep Bidang / Biro : Biro Umum
Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan
Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Surachman


Masa Kerja di Jabatan ini : 24 Tahun 06 Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan
Nama Atasan langsung : Wardoyo
Jabatan Atasan : Kepala Sub Bagian Persuratan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA


Nama Analis : Dian Permasari
Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kabag Administrasi

Kasubag
Persuratan

Pengadministras
Operator
Caraka i umum Agendaris
komputer

30
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN


Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan
pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi
lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk
kelancaran pengiriman surat.
RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.

1.1. Menerima surat – surat yang akan dikirim.


1.2. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.
1.3. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar
kota.
1.4. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.
1.5. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.
1.6. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari
penerima surat.
1.7. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos, dan
mengumpulkan resi – resinya.
1.8. Mengantarkan surat ke Bagian lain.
1.9. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai
dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.

Kewenangan:
• Tidak ada.

Indikator Prestasi:
• Surat – surat dapat diterima oleh
penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang


terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke
ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah
dipahami saja ).

1.1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.


1.2. Memberikan informasi yang dibutuhkan.

31
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Kewenangan:
• Ti
dak ada

Indikator Prestasi:
• In
formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang
datang ataupun yang melalui telepon.

32
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat


Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi
lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan
kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.

2.1. Menerima instruksi dari atasan.


2.2. Menyusun fotocopy bahan sidang.
2.3. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan:
• Ti
dak ada

Indikator Prestasi:
• Fo
tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima
oleh peserta sidang sesuai waktunya.

33
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG
UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN
DIHUBUNGI

JABATAN YANG LEBIH TINGGI


INTERN ORGANISASI

1. Kasub Persuratan 1. Sub Bagian 1.Melaporkan tugas.


Persuratan

EXTERN ORGANISASI

1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai 1. Untuk mengantar surat


dengan alamat surat dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1.Caraka 1. Sub Bagian 1. Koordinasi kerja dalam


Persuratan hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

34
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN

PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Frekuensi


Pengawasan Oleh
Diawasi Pengawasan

1.Pengiriman surat 1.Atasan 1. Hampir setiap


langsung hari

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang Jumlah Pekerjaan Frekuensi


diawasi Pejabat yang diawasi Pengawasan

Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

ADMINISTRASI

Nama Waktu untuk Waktu untuk


Formulir/File/Catatan menemukan kesalahan memperbaiki

1.File tanda terima 1.2 menit 1.2 menit


surat keluar

ALAT/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1.Sepeda motor. 1.Kerusakan pada motor,


pelanggaran lalu lintas.

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi Instansi)

Tidak ada Tidak ada

35
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi : Luka – luka sampai dengan


kecelakaan cacat tubuh
2. Gangguan kesehatan yang : Tidak ada
mungkin terjadi
3. Kegiatan Pejabat
a. Duduk : 33 %
b. Berdiri : 33 %
c. Berjalan : 33 %
4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung : 30 %
b. Di luar gedung : 70 %

5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu √
b. Penerangan √
c. Ventilasi √
d. Ketenangan √
e. Kebersihan √
f. Keleluasaan
 luas √
ruang
 luas meja

6. Alat keselamatan kerja


 Helm dan Jaket

36
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN

Pendidikan Minimal : SLTA


Jurusan : Semua jurusan
Pelatihan Minimal : Tidak ada
3. Pengalaman Minimal : 6 bulan sebagai kurir
4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani
5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki
6. Persyaratan Usia
 Minimal : 20 tahun
 Maksimal : 40 tahun
7. Persyaratan Kompetensi
 Behavior : Rajin , patuh pada atasan.

 Technical : Mengetahui jalan – jalan dalam


kota , dapat mengendarai
kendaraan ( motor ) dan
memiliki SIM.

37
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

38