FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Peranan. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. Bila diperlukan Isian Tugas. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. b. yaitu Tugas Tambahan. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. jabatan-jabatan yang berhubungan. Menyerap waktu yang wajar b. d. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Menggunakan bahan kerja tertentu d. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. sistim/prosedur diikuti. c. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. 4 . Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Pokok. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Karakteristik Tugas : a. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan.1. WAKTU (standar waktu penyelesaian. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). 2. biaya operasional.4. keluhan. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. Indikator Prestasi. 5 . Untuk memudahkan.2. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. 1. 2.1. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. 1.3. BIAYA (anggaran. dll). 2. dll). indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. gugatan. 1.3. 1. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.2.

3.1.2. 1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.3.4.1. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.4.2.

2.3. 1.2. 1.1. 2.4.4. 7 . 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.3. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 1. 1. 2. 2. 2.1.3.1.2.2.

1.1. 1.4. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 1. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1.2.1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 8 . 2.3.2. 2.3.

HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. barang. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. meminta data. 2.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3.

1. 1. 2. 1. 3. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 3. 2. 2. 1. 2. 2. 1. 1. 3. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 2. 2. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 1. 3. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 10 . 2. 2. 3. 3. 1. 3. 2.

dll. 11 . TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. 1. Pengawasan Oleh 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. dll. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. 2. 2.) terhadap jabatan yang diawasinya. • • jabatan yang diawasi.) Pekerjaan yang diawasi 1. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 2.

beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . Frekuensi Pengawa san 1. 2. 2. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 2. 2. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 1. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. 2.

• Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 6. 5. 2. 3. 2. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Jenis Kerahasiaan 1. 5. 3. 2. 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 4. 6. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 2. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 1. G.

diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Gangguan kesehatan : kalau ada. Akibat kecelakaan : kalau ada. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. dapat membahayakan kesehatan. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. tidak tidak nyaman. SEKARANG MULAILAH MENGISI. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. b. 2. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. c. b. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. 1. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. • membahayakan kesehatan. a.

a. Di luar gedung 5. Ketenangan e. kosongkan saja): • • 15 . Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Ventilasi d. Penerangan c.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Di dalam gedung b.luas ruang .luas meja Kurang Cukup Baik 6. Keleluasaan . Berdiri c. Suhu b. Berjalan 4. Kebersihan f. Duduk b. Tempat kerja a. Kegiatan pemegang jabatan ini.

BAGIAN C. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. 16 . tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. BAGIAN E. BAGIAN D. B. BAGIAN F. BAGIAN B. Pendidikan Formal Minimal.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. BAGIAN G.

. Akuntan Publik............... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus................ Pengalaman Kerja............................. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya.......... Berapa lama minimum? ........ apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).....................Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i.. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi..... b.. c.... 3. iii.............. brevet Notaris...... Spesialisasi untuk Dokter....Tahun ........ Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut....Tahun .. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .............. Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a.......................... 5............. 4.. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ............... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya........ ii.. 2..............----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN .....

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .S.

Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. Memeriksa dengan membaca isi surat . 2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. 1.unit pengolah atau yang menangani.2. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.1.1.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. pengagendaan dan ekspedisi . surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . dan kemudian memarafnya. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya.2. 1. dan kemudian memberi paraf. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 2. 2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. 1. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ).

1.3. 4. mempersiapkan amplop. baik dengan caraka ataupun melalui pos.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Swasta . Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. surat masuk dapat 3. Lembaga.3. dengan bantuan Staf – staf yang ada.4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. 3. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 4. 4. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 3. misalnya penggandaan surat / dokumen .4. 3. 4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan .1. Pos Indonesia. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.2. 3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Kewenangan: 21 .2.

2.1. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Kewenangan: 22 . Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 5. 6. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 5.2.1. 6. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 6.3. 6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 5.

2. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.1. Menerima tamu yang datang . Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. TUGAS LAIN-LAIN 1. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . M dengan baik .1. 1. Or dan 2.3. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. 1. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN .2. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 2. 2. • anya tanda tangan pada SPPD tamu.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

Idem 2. bidang tugas. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Idem Tinggi. Seluruh 1. perubahan – perubahan surat. terkait dengan koordinasi dan LPND. Unit kerja yang 1. BUMN. EXTERN ORGANISASI 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . 3. 2. 3. Dalam rangka 1. Idem Kabupaten dan Kota.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Departemen. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Menerima instruksi . Dalam rangka koordinasi. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 3. Asisten Deputi 1. di berkoordinasi untuk Neg. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1.

2. 3. Idem Idem 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. BUMN. Organisasi Kemasyarakatan 1. Sub Bagian Persuratan 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. Dalam rangka koordinasi. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Staf 1. Idem 3. LPND. 2. Departemen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Kabupaten dan Kota 3. Mengawasi dan berkoordinasi 26 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. 2. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . komputer dan printer. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Pekerjaan terhambat. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. 2.

Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Duduk b. Suhu b. Ventilasi d. 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Penerangan c. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Berdiri c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Berjalan Tempat kerja a. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Di dalam gedung b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Ketenangan e. Kebersihan f.

5. telaten. 3. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. Word. 6. 4. 7. 29 . 2. teliti . memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. Menguasai aplikasi komputer program Ms. ramah dan kooperatif .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

1. 1. 1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. Menghitung jumlah surat . untuk kelancaran pengiriman surat.2. 1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).3.9.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. 1.1.2.8. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. 1.4.7. 1. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.5. 1. dan mengumpulkan resi – resinya. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos. TUGAS LAIN-LAIN 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Menerima surat – surat yang akan dikirim. 1.6. 1. 1. 31 . Tidak ada. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Memberikan informasi yang dibutuhkan.1. untuk surat didalam dan luar kota. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

Membantu menyiapkan bahan. 33 .2.bahan Sidang Kabinet.3.1. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. 2. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. 2. 2. Menerima instruksi dari atasan. Menyusun fotocopy bahan sidang.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.

Sub Persuratan Bagian 1. sesuai dengan alamat surat 1. Kasub Persuratan 1. Sub Persuratan Bagian 1. EXTERN ORGANISASI 1. Instansi lain .Tata Usaha 1.Melaporkan tugas.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1.

2 menit 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .Sepeda motor.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas. motor. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Pengiriman surat 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Atasan langsung 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.

Di dalam gedung b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Di luar gedung 5. Penerangan c. Duduk b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Berdiri c. Ketenangan e. Suhu b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kebersihan f. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Ventilasi d. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Kegiatan Pejabat a. Berjalan 4. Tempat kerja a.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 4. patuh pada atasan. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 6. 5. 37 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful