FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

d. sistim/prosedur diikuti. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. yaitu Tugas Tambahan. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. c. Peranan. Tugas Pokok. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. 4 . Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. jabatan-jabatan yang berhubungan. Karakteristik Tugas : a. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). yang cara kerja/metode/teknik digunakan. b. Menyerap waktu yang wajar b. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Menggunakan bahan kerja tertentu d. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Bila diperlukan Isian Tugas. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. dll). out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. biaya operasional. 1. Indikator Prestasi. gugatan. WAKTU (standar waktu penyelesaian. 2.2. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. Untuk memudahkan.3. 2. 1. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). dll). BIAYA (anggaran. keluhan.2. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur.1.1. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. 1. 1. 2. 5 .3.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.

1.2.1. 3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.3. 1. 3. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.4.4.2.1.

1. 2. 1. 2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2.3. 1.2. 2.1.4. 1.2.4.1. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.1.2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.3. 2. 7 . 2.3.

1.4. 1.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 2. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2. 1.2. 8 .4. 2.1.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1.2. 1.

Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. berkoordinasi atau memberi perintah dsb.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. barang. 2. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. meminta data. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.

2. 2. 2. 2. 2. 2. 3. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 1. 2. 2. 1. 2. 1. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 3. 1. 10 . 2. 1. 1. 2. 2. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 1. 3. 2. 3. 3. 3. 3.

dll. • • jabatan yang diawasi. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 2. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.) Pekerjaan yang diawasi 1. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain.) terhadap jabatan yang diawasinya. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. dll. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. 2. 11 . Pengawasan Oleh 1. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). 2. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA.

1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. 2. 2. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. 2. 2. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Frekuensi Pengawa san 1. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1.

LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 2. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 2. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 4. 1. 5. 4. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 3. Jenis Kerahasiaan 1. G. 2. 5. 6. 6. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 2. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat.

diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. dapat membahayakan kesehatan. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Gangguan kesehatan : kalau ada. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Akibat kecelakaan : kalau ada. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. 1. b. 2. c. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). tidak tidak nyaman. SEKARANG MULAILAH MENGISI. • membahayakan kesehatan. a. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. b. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1.

Kegiatan pemegang jabatan ini. a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. kosongkan saja): • • 15 . Tempat kerja a. Keleluasaan . Di dalam gedung b. Kebersihan f. Berdiri c. Berjalan 4. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Penerangan c.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Ventilasi d. Di luar gedung 5. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Ketenangan e. Duduk b. Suhu b.luas ruang .

BAGIAN D.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. Pendidikan Formal Minimal. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN B. BAGIAN E. B. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. 16 . BAGIAN G. BAGIAN C. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN F. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1.

Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.............. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.................. 5... 4............. apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)....Tahun .Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i....................... Spesialisasi untuk Dokter....... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini. Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya............. 2. Berapa lama minimum? ........... 3............. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai.....Tahun ........... c... Pengalaman Kerja....... iii..... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ................................. Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut...----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ......... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 .......... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a. ii..................... Akuntan Publik...... b............ brevet Notaris......

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S. Sos .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso .

2. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. 2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . dan kemudian memberi paraf. 1. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 .unit pengolah atau yang menangani. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Memeriksa dengan membaca isi surat . pengagendaan dan ekspedisi .3.1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.2. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.1.2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . 2. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . dan kemudian memarafnya. 1. 1.

ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.1.1. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. surat masuk dapat 3.4. 3. Kewenangan: 21 . 4.3. Swasta . Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 3. misalnya penggandaan surat / dokumen .2. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.2.4. mempersiapkan amplop. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Lembaga. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. dengan bantuan Staf – staf yang ada. 3. 3. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan .3. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. baik dengan caraka ataupun melalui pos.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. 4. 4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. 4. Pos Indonesia.

5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 6. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 6. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Kewenangan: 22 . Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. 5. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.2.1. 6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. 6.3. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.1.2. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 5. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada.

Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Menerima tamu yang datang .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. TUGAS LAIN-LAIN 1.1. Or dan 2. 2. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon.2. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . M dengan baik . 2. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.3.1. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2.2. 1. 1. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Kewenangan: • dak ada Ti 23 .

24 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi. Departemen. Seluruh 1. 2. perubahan – perubahan surat. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem Tinggi. BUMN. terkait dengan koordinasi dan LPND. Dalam rangka 1. Asisten Deputi 1. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Menerima instruksi . Pemerintah Daerah Provinsi. EXTERN ORGANISASI 1. di berkoordinasi untuk Neg. Idem Kabupaten dan Kota. bidang tugas. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Unit kerja yang 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Idem 3. 3. Idem 2. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. 3.

Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Sub Bagian Persuratan 1. Staf 1. Dalam rangka koordinasi. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Kabupaten dan Kota 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. 2. Idem 3. Idem Idem 1. LPND. 2. 3. BUMN. Organisasi Kemasyarakatan 1. Pemerintah Daerah Provinsi. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Departemen. 2. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi.

File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. komputer dan printer. Pekerjaan terhambat. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. 2. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. 2. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1.

Ketenangan e. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Suhu b. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. 5. Di dalam gedung b. Berdiri c. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Ventilasi d. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Kebersihan f. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Berjalan Tempat kerja a. Penerangan c. Duduk b.

4. 7. 29 . memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. telaten. 3. 2. 6. Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word. teliti . 5. ramah dan kooperatif .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Tidak ada. 1. 1. 1. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Memberikan informasi yang dibutuhkan. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Menghitung jumlah surat . Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.9.1. 1.8. Menerima surat – surat yang akan dikirim. untuk surat didalam dan luar kota.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. untuk kelancaran pengiriman surat.5.3. 1.2. dan mengumpulkan resi – resinya. 1. Mengantarkan surat ke Bagian lain.6. 1. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos. 1. 1. 31 .1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.4.7.2. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). TUGAS LAIN-LAIN 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.

32 . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.3. 2. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Membantu menyiapkan bahan. 2.1. 2. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.bahan Sidang Kabinet. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. 33 . Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . Menyusun fotocopy bahan sidang.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. Menerima instruksi dari atasan.

Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1. sesuai dengan alamat surat 1. Instansi lain . Kasub Persuratan 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Sub Persuratan Bagian 1.Caraka 1.Melaporkan tugas. EXTERN ORGANISASI 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.

Sepeda motor. motor.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Pengiriman surat 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Atasan langsung 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.2 menit 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .

Berdiri c. Suhu b. Ketenangan e. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Berjalan 4. Tempat kerja a. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Di dalam gedung b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Penerangan c. Di luar gedung 5. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Duduk b. Ventilasi d. Kegiatan Pejabat a. Kebersihan f.

patuh pada atasan. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 37 . 5. 4. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 6.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful