FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Bila diperlukan Isian Tugas. b. jabatan-jabatan yang berhubungan. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. 4 . sistim/prosedur diikuti. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Peranan. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menyerap waktu yang wajar b. c. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Menggunakan bahan kerja tertentu d. d. Karakteristik Tugas : a. Tugas Pokok. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. yang cara kerja/metode/teknik digunakan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. yaitu Tugas Tambahan. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f.

2. gugatan. Untuk memudahkan. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna.2.4. keluhan. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2.3.3. 1. 1.1. WAKTU (standar waktu penyelesaian. dll). 2. 5 .1. 1. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. 2. dll). Indikator Prestasi. biaya operasional. 1. BIAYA (anggaran.

1.2.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4.1. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 1.3. 3.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 3. 1. 1.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.

1.2.4. 2.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.1. 2. 1. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.3. 2.3. 2. 1.1. 2. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 7 .1.2. 1.3.4.

1.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.4.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.2. 2. 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1.3. 8 .1. 2. 2.2.1.4.

) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. barang. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. meminta data. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. berkoordinasi atau memberi perintah dsb.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 3. 2. 2. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. 3. 1. 1. 10 . 1. 2. 2. 1. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 1. 2. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 2. 3. 2. 1. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 3. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 1. 1. 1. 3. 3. 2. 2. 3.

• Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). dll. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. 2. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. • • jabatan yang diawasi. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. 2. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. 2. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. 11 . dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim.) Pekerjaan yang diawasi 1. 1. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Pengawasan Oleh 1.

1. 2. 2. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. Frekuensi Pengawa san 1. 2. 2. 1. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1.

4. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 2. 6. 2. Jenis Kerahasiaan 1. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 4. 6. G. 2. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 5. 2. 3. 5. 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).

diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Gangguan kesehatan : kalau ada. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. b. tidak tidak nyaman. a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. b. Akibat kecelakaan : kalau ada. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. 2. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. dapat membahayakan kesehatan. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. c. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . 1. • membahayakan kesehatan. SEKARANG MULAILAH MENGISI.

Suhu b. Kebersihan f. Di dalam gedung b. Berdiri c. Duduk b. Ventilasi d. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Kegiatan pemegang jabatan ini.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Berjalan 4. Tempat kerja a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Di luar gedung 5. Penerangan c. a. Keleluasaan . kosongkan saja): • • 15 . Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada.luas ruang . Ketenangan e.

PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN B. BAGIAN C. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. B. BAGIAN E. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN D. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. 16 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN G. Pendidikan Formal Minimal. BAGIAN F.

.. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai....... brevet Notaris. c........ 5. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi............... iii.............. 3....... Pengalaman Kerja.... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus..... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini.. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya....... ii................----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN .............. Akuntan Publik.......................... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a....... Berapa lama minimum? . 4... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)..................... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut....... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ................ 2.............Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i............Tahun .... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ......... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya........ b.......................Tahun ... Spesialisasi untuk Dokter.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .S.

1. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. 2. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Menerima dari Tata Usaha pimpinan . untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN.unit pengolah atau yang menangani.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat .1.1. Memeriksa dengan membaca isi surat . pengagendaan dan ekspedisi . 1. 1.2. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.2. 2.3. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. dan kemudian memberi paraf. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 2. dan kemudian memarafnya. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya.

3. mempersiapkan amplop. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. 4. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.4. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. misalnya penggandaan surat / dokumen . 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. 4. Lembaga.3. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.2. 3. Pos Indonesia. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. dengan bantuan Staf – staf yang ada. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya .1. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. surat masuk dapat 3. baik dengan caraka ataupun melalui pos.3.1.2. Swasta . Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. 3. Kewenangan: 21 . 3. 4.4.

baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. 5.1. 6. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 6.2. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Kewenangan: 22 . 5. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 6.1.2.3. 5. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.

3. M dengan baik . Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . Kewenangan: • dak ada Ti 23 . kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. 2.2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.1. Or dan 2. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 2. 1. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. 1. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.1.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. 2. TUGAS LAIN-LAIN 1. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. Menerima tamu yang datang .

24 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Unit kerja yang 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Dalam rangka 1. bidang tugas. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. 3. Idem Kabupaten dan Kota. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Asisten Deputi 1. BUMN. EXTERN ORGANISASI 1. Idem 3. di berkoordinasi untuk Neg.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . 3. Menerima instruksi . Idem 2. terkait dengan koordinasi dan LPND. Idem Tinggi. Departemen. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. perubahan – perubahan surat. 2. Dalam rangka koordinasi.

Dalam rangka koordinasi. Organisasi Kemasyarakatan 1. Sub Bagian Persuratan 1. Idem Idem 1. BUMN. Pemerintah Daerah Provinsi. 2. LPND. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 3. Staf 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Departemen. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Kabupaten dan Kota 3. 2. Idem 3. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi.

2. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. komputer dan printer. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. Pekerjaan terhambat. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . 2. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1.

Suhu b. Ventilasi d. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Kebersihan f. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Ketenangan e. 5. Berjalan Tempat kerja a. Di dalam gedung b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Duduk b. Berdiri c. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Penerangan c. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4.

7. ramah dan kooperatif . teliti . 6. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. telaten. 3. 4. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. 5. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 29 . 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. Word.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

3. 1.7.1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. 1. Menerima surat – surat yang akan dikirim. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. 1. Menghitung jumlah surat . Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.2. 1. 31 . 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .2. 1.9. dan mengumpulkan resi – resinya. Mengantarkan surat ke Bagian lain. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.4. TUGAS LAIN-LAIN 1. untuk surat didalam dan luar kota.6. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1. untuk kelancaran pengiriman surat.1.5. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1.8. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Tidak ada. 1.

32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.

Membantu menyiapkan bahan.3. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. Menerima instruksi dari atasan.2.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 2. Menyusun fotocopy bahan sidang. 2.bahan Sidang Kabinet. 33 . dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. 2. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.

Kasub Persuratan 1. EXTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.Melaporkan tugas. Instansi lain .Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Sub Persuratan Bagian 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. sesuai dengan alamat surat 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Atasan langsung 1.2 menit 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1. motor. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Sepeda motor. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Pengiriman surat 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.

Tempat kerja a. Suhu b. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Kebersihan f. Duduk b. Kegiatan Pejabat a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Ketenangan e. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Penerangan c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Ventilasi d. Berjalan 4. Berdiri c.

: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 37 . patuh pada atasan. 5. 4. 6. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful