FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. d. 4 . sistim/prosedur diikuti. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. Menggunakan bahan kerja tertentu d. yaitu Tugas Tambahan. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Bila diperlukan Isian Tugas. Tugas Pokok. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Menyerap waktu yang wajar b. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. jabatan-jabatan yang berhubungan. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Peranan. Karakteristik Tugas : a. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. b. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. c. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output).

dll).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. 2. 2. biaya operasional. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. gugatan.2. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1.3.1. Indikator Prestasi. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. BIAYA (anggaran. 1. 5 . keluhan.1. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.2. Untuk memudahkan. 2. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). dll). WAKTU (standar waktu penyelesaian. 1. 1. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah.4. 1.3.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 1.4.3. 3.2.1. 3.1. 1.

1. 2. 2.3.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 2. 1.2.3. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.3. 2. 7 .1.1. 2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2.4. 2.4. 1.2. 2. 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 1. 2.2.3.4. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.2.3. 1.1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2. 8 .1. 2.4. 1.

HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. barang. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. meminta data. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E.

3. 3. 3. 2. 3. 1. 2. 2. 2. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. 2. 3. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 2. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 10 . 1. 2. 3. 1. 3. 3. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. EKSTERN INSTANSI 1. 1. 1. 2. 1. 1. 2. 2. 3. 1.

2. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. Pengawasan Oleh 1. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). • • jabatan yang diawasi. dll. 2. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F.) Pekerjaan yang diawasi 1. 2. dll. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. 1.) terhadap jabatan yang diawasinya. 11 .

Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 2. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. 2. 2. 2. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 1. 1. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Frekuensi Pengawa san 1. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2.

4. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 5. 2. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Jenis Kerahasiaan 1. 1. 3. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. G. 4. 2. 5. 2. 3. 6. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 6. 2.

Akibat jika terjadi kecelakaan 2. b. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Akibat kecelakaan : kalau ada. c. b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . tidak tidak nyaman. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. a. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. 2. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. dapat membahayakan kesehatan. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. 1. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. SEKARANG MULAILAH MENGISI. • membahayakan kesehatan. Gangguan kesehatan : kalau ada.

Ventilasi d. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Kebersihan f. Di luar gedung 5. Kegiatan pemegang jabatan ini. Tempat kerja a.luas meja Kurang Cukup Baik 6. kosongkan saja): • • 15 . Ketenangan e. Keleluasaan . Duduk b. a. Di dalam gedung b. Suhu b. Berdiri c. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a.luas ruang . Berjalan 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Penerangan c.

bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. BAGIAN C. B. BAGIAN G. BAGIAN E. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. Pendidikan Formal Minimal. 16 . BAGIAN F.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. BAGIAN D. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini.

........ brevet Notaris.................... 5...... Spesialisasi untuk Dokter.......................................... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini. 3...... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ...... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a..... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus........ Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut...Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i...... Akuntan Publik.... Berapa lama minimum? .. apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).. 4.....Tahun .... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ...... 2. Pengalaman Kerja.... b................... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya.................. c..... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai.. iii........ Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya...................----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ................................... ii. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi...Tahun ........

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .

1. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.1. 2. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. dan kemudian memberi paraf. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ).unit pengolah atau yang menangani.2. dan kemudian memarafnya. pengagendaan dan ekspedisi . 1. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 2.3. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Memeriksa dengan membaca isi surat .2. 1. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.

3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . surat masuk dapat 3. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT.3. 4. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Swasta . Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.2. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.4. 3. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. 3. dengan bantuan Staf – staf yang ada. 4. Lembaga. Pos Indonesia.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. mempersiapkan amplop. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.4. baik dengan caraka ataupun melalui pos. 4. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 3.2. 4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. misalnya penggandaan surat / dokumen . Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. 3. Kewenangan: 21 .1.

5.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 6. 6. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.2. 5. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 5. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.2. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Kewenangan: 22 . 6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 6. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual.1.

Kewenangan: • dak ada Ti 23 .1. TUGAS LAIN-LAIN 1.2.1. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 2. 1.2.3. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. M dengan baik . 2. Menerima tamu yang datang . Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 1. 2. Or dan 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. BUMN. Dalam rangka 1. Seluruh 1. EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Idem 3. perubahan – perubahan surat. bidang tugas. Asisten Deputi 1. Departemen. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Dalam rangka koordinasi. Idem 2. Idem Kabupaten dan Kota. 3. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. 2. Pemerintah Daerah Provinsi. terkait dengan koordinasi dan LPND. di berkoordinasi untuk Neg. 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Menerima instruksi .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Idem Tinggi. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1.

Dalam rangka koordinasi. Staf 1. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . 2. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. BUMN. Departemen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan 1. LPND. Sub Bagian Persuratan 1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Idem 3. 2. Idem Idem 1. 3. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2.

setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Pekerjaan terhambat. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. komputer dan printer. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . 2. 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Kebersihan f. Ventilasi d. Berjalan Tempat kerja a. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Berdiri c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Suhu b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Di dalam gedung b. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Ketenangan e. Penerangan c. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Duduk b. 5.

2. telaten. 3. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. 5. 7. 6. 4. ramah dan kooperatif . teliti . Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word. 29 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.9. untuk surat didalam dan luar kota. 1.4.7. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. 1. dan mengumpulkan resi – resinya. 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . 1.3. Menghitung jumlah surat . 1. untuk kelancaran pengiriman surat. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. 1. Tidak ada.1.8. 1. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Menerima surat – surat yang akan dikirim.2. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.2.5. TUGAS LAIN-LAIN 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. 1.1. 1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Memberikan informasi yang dibutuhkan.6. 1. 31 .

32 . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

Menyusun fotocopy bahan sidang.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain .bahan Sidang Kabinet. Menerima instruksi dari atasan. 2. Membantu menyiapkan bahan. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. 2.1. 33 .2. 2. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.3. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya.

Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Instansi lain . Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. sesuai dengan alamat surat 1. Sub Persuratan Bagian 1.Melaporkan tugas.Caraka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. EXTERN ORGANISASI 1.

motor. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Sepeda motor.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.2 menit 1.Pengiriman surat 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Atasan langsung 1.

Berdiri c. Di dalam gedung b. Duduk b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Ventilasi d. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Kondisi Lingkungan Kondisi a. Kebersihan f. Ketenangan e. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Suhu b. Tempat kerja a. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Penerangan c. Kegiatan Pejabat a.

: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. patuh pada atasan. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 4. 5. 6. 37 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful