FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Menggunakan bahan kerja tertentu d. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Karakteristik Tugas : a. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. Peranan. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. yaitu Tugas Tambahan. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. 4 . Menyerap waktu yang wajar b. Tugas Pokok. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. b. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. yang cara kerja/metode/teknik digunakan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. d. jabatan-jabatan yang berhubungan. sistim/prosedur diikuti. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. c. Bila diperlukan Isian Tugas. Tahapan Pelaksanaan Tugas.

Untuk memudahkan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. WAKTU (standar waktu penyelesaian. 2. Indikator Prestasi. 5 . 2. gugatan.1. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. 2. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. biaya operasional. 1.1.3. keluhan. dll).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan.3. BIAYA (anggaran. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna.2.2.4. 1. 1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. dll).

3.4.1.1.2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 1. 1.3. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 3. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .

1.3.4.1. 2. 1.4.1. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 7 .2.1. 1.2.3.3. 2.2. 1. 2. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 2. 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.

4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.3.4.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.4. 8 . 2.2.2.1.3. 1. 1. 2. 1. 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1.

Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. barang. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. 2. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. meminta data.

3. EKSTERN INSTANSI 1. 10 . 3. 1. 2. 1. 3. 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 3. 2. 2. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 3. 2. 2. 1. 2. 3. 3. 2. 2. 2. 1. 2. 3. 2. 1. 2. 1. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 2. EKSTERN INSTANSI 1.

atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. 2. 2. 2. 11 . dll. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. • • jabatan yang diawasi.) terhadap jabatan yang diawasinya. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. 1. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain.) Pekerjaan yang diawasi 1. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Pengawasan Oleh 1. dll.

Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 2. 2. 2. 1. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 2. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 1. 2. 2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. Frekuensi Pengawa san 1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan.

5. 1. 2. 6. 2. 4. Jenis Kerahasiaan 1. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 6. 3. 4. 2. 3. G. 2. 5. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). Nama Alat/Mesin/Bahan 1. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1.

b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. SEKARANG MULAILAH MENGISI. Akibat kecelakaan : kalau ada. 1. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. • membahayakan kesehatan. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. Gangguan kesehatan : kalau ada. 2. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. c. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. tidak tidak nyaman. b. dapat membahayakan kesehatan. a.

Berdiri c. Penerangan c. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Tempat kerja a. Keleluasaan . Duduk b. a.luas ruang . Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Kebersihan f. Kegiatan pemegang jabatan ini. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Suhu b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Ketenangan e. Ventilasi d. Di dalam gedung b. kosongkan saja): • • 15 .

BAGIAN B. BAGIAN D. Pendidikan Formal Minimal. BAGIAN E. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN F. BAGIAN C. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN G.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. B. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. 16 .

3.............. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 .... Spesialisasi untuk Dokter........ Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya............... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini......................... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut. ii...... Akuntan Publik............. b...... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a................. iii.......... Pengalaman Kerja......Tahun ....... brevet Notaris..................----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ........ 2..... 4............Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i........ apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)................................. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi........ 5...... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya........ c. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai... Berapa lama minimum? .... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ..Tahun ........

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

Sos .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S.

pengagendaan dan ekspedisi . dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. 1.3. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . 1. 2.1.2. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . 2.unit pengolah atau yang menangani.2. 2. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Memeriksa dengan membaca isi surat . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. dan kemudian memarafnya.1. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. 1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. dan kemudian memberi paraf.

Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Pos Indonesia.1. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. 3. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. baik dengan caraka ataupun melalui pos. 4. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Lembaga. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. mempersiapkan amplop.3.2. 3. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.2. 3. 4. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 4. surat masuk dapat 3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.3.1. dengan bantuan Staf – staf yang ada.4. Swasta . misalnya penggandaan surat / dokumen . ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. 3. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan .4. 4. Kewenangan: 21 .

Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. 6. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.2. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. 6.1. 5. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. 6.2. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Kewenangan: 22 . 5. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.3. 5. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.1.

2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Or dan 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. 2. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Menerima tamu yang datang . kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.3.1. 1. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 2.2. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.1. TUGAS LAIN-LAIN 1. M dengan baik . Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . • anya tanda tangan pada SPPD tamu. 1.2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. EXTERN ORGANISASI 1. perubahan – perubahan surat. Idem Kabupaten dan Kota. bidang tugas. Menerima instruksi . Departemen. Idem 3. Pemerintah Daerah Provinsi. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. 3. terkait dengan koordinasi dan LPND. Seluruh 1. Dalam rangka koordinasi. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . BUMN. 3. Dalam rangka 1. Unit kerja yang 1. 2. Asisten Deputi 1. Idem 2. di berkoordinasi untuk Neg. Idem Tinggi. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2.

Idem 3. Dalam rangka koordinasi. 2. Kabupaten dan Kota 3. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Pemerintah Daerah Provinsi. LPND. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 3. BUMN. 2. Organisasi Kemasyarakatan 1. Sub Bagian Persuratan 1. Idem Idem 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Departemen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Staf 1. 2.

setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. komputer dan printer. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 2. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . Pekerjaan terhambat. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1.

Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. 5. Ketenangan e. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Di dalam gedung b. Duduk b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Berjalan Tempat kerja a. Berdiri c. Suhu b. Kebersihan f. Ventilasi d. Penerangan c. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a.

teliti . 6. ramah dan kooperatif . 29 . Menguasai aplikasi komputer program Ms. 3. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. 5. telaten. 7. 4. 2. Word.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

4. Tidak ada. Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1. 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. 1. Menerima surat – surat yang akan dikirim.1. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. untuk surat didalam dan luar kota. 1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.2. 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. untuk kelancaran pengiriman surat. Mengantarkan surat ke Bagian lain.2.1. 1.5.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .7. Menghitung jumlah surat . 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 1. 1.6.9. 31 .8. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. 1. dan mengumpulkan resi – resinya. TUGAS LAIN-LAIN 1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . 32 .

dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 2.2.bahan Sidang Kabinet. Menyusun fotocopy bahan sidang. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.1. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Membantu menyiapkan bahan. Menerima instruksi dari atasan. 33 .3. 2. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . 2.

Instansi lain .Tata Usaha 1. Kasub Persuratan 1.Caraka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Sub Persuratan Bagian 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . EXTERN ORGANISASI 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. sesuai dengan alamat surat 1.Melaporkan tugas. Sub Persuratan Bagian 1.

2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.Sepeda motor.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.Atasan langsung 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.2 menit 1.Pengiriman surat 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1. motor.

Di luar gedung 5. Penerangan c. Duduk b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Berdiri c. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Tempat kerja a. Ketenangan e. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Kebersihan f. Suhu b. Di dalam gedung b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Ventilasi d. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Berjalan 4. Kegiatan Pejabat a.

37 . 4. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. patuh pada atasan. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . : Mengetahui jalan – jalan dalam kota .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 6. 5.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .