Fungsi IF

Kita belajar kembali MS Office Excel tentang fungsi IF yang sebenarnya

mempunyai kemampuan yang lumayan dalam mengolah logika dan mungkin
hampir sama dengan bahasa pemograman yang sudah ada. Mungkin ada dari anda
yang belum tahu atau lupa cara menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP pada
Excel karena jujur saja kedua fungsi ini hanya diajarkan jika anda “kursus”, jika
anda belajar excel sendiri saya yakin banyak yang tidak tahu cara menggunakan
fungsi ini . Sekarang kita mulai…. perbincangan yang bakalan agak panjang ini.

Inilah lembar kerja kita (data ini cuma contoh, jangan dianggap serius). Seperti
yang tampak di gambar tersebut ada satu kolom yang sudah terisi yaitu kolom
NIM dan kolom nilai hasil ujian. Disebelahnya lagi ada tabel yang nantinya akan
kita gunakan untuk fungsi VLOOKUP. Dalam mengisi tabel yang masih kosong
ada kriteria yang kita buat yaitu:

• kolom lulus (ini yang paling gampang..) diperoleh dari kolom nilai hasil
ujian dengan syarat jika nilai lebih besar dari 60 maka dianggap lulus dan
jika dibawahnya dianggap gagal
• kolom nilai berisi nilai dalam huruf dengan kriteria jika hasil ujian > 80
mendapat A, > 70 mendapat B, > 60 mendapat C, > 50 mendapat D dan
sisanya mendapat E
• kolom angkatan/jurusan diperoleh dari kolom NIM dengan mengambil dua
karakter pertama sebagai tahun angkatan dan karakter ketiga sebagai
jurusan.

Sekarang kita bahas dulu yang paling gampang yaitu kolom lulus. Sebagaimana
kriteria yang telah dibuat dimana nilai diatas 60 dinyatakan lulus dan dibawahnya
dinyatakan gagal maka hal yang dilakukan adalah memilih cell ‘E3′ dan
mengetikkan fungsi berikut ini:

code: =IF(D3>=60;”LULUS”;”GAGAL”)
Dalam excel untuk memulai suatu fungsi digunakan tanda ‘=’ atau ’sama dengan’
dan diikuti oleh fungsinya. Pada kode diatas, D3 mengacu pada cell nilai yang
sejajar dengan cell E3. Tanda >= berarti nilai 60 masih masuk dalam kategori
lulus. Tiap parameter yang dimasukkan dalam fungsi dipisahkan tanda titik koma
dan perhatikan bahwa jika nilai yang ingin anda hasilkan berupa teks maka harus
diapit tanda doublequote “, seperti “LULUS” atau “GAGAL”.

Pada fungsi IF kita yang pertama hanya ada dua lubang yaitu LULUS dengan
kriteria >= 60 dan gagal jika < src="http://s.wordpress.com/wp-
includes/images/smilies/icon_smile.gif" alt=":)" class="wp-smiley"> Kayaknya
ada yang butuh kamus deh. Terus bagaimana jika kita membuat lebih banyak
lubang?gak masalah… kita lanjutkan ke kolom nilai dimana hasilnya berupa huruf
A, atau B, atau C dst. Pilih sel F3 dan masukkan fungsinya:

code: =IF(D3>80;”A”;IF(D3>70;”B”;IF(D3>60;”C”;IF(D3>50;”D”;”E”))))

Pusing? semoga belum. Konsepnya hampir sama cuma kali ini ketika mau masuk
lobang sebelahnya dibuat dua lobang lagi dan seterusnya hingga masuk lobang
terakhir yaitu dengan nilai E. Misalkan nilainya 35 maka saat mau masuk lobang
pertama jelas gak lolos karena lobang pertama minta minimal 80, terpaksa deh ke
lobang berikutnya, tapi disebelahnya dibuat fungsi lagi yang minimal 70, geser
lagi deh ke lobang berikutnya, terus, terus dan akhirnya masuk ke lobang terakhir
dimana semua nilai dibawah 50 akan masuk kesini. Perhatikan penulisan
fungsinya, jumlah tanda kurungnya juga harus sama antara kurung buka dan
tutup.

Fungsi VLOOKUP

Ada syarat-syarat sebelum menggunakan fungsi ini, kolom NIM, tabel

Keterangan Angkatan dan Keterangan Jurusan harus diubah formatnya menjadi
TEXT. Soalnya pas waktu aku coba, fungsinya menghasilkan error N#A ketika
kolom-kolom tadi tidak dibuah menjadi teks. Ciri format teks dan number adalah
jika number angka 0 didepan angka tidak akan ditampilkan. Ada dua cara untuk
mengubah format number menjadi teks, cara pertama adalah memberi awalan ‘
(tanda petik satu pada angka yang dimasukkan) dan kedua dengan format cell
seperti gambar berikut ini:
Jika data anda berisi campuran teks dan angka dan maka anda tidak perlu
mengubah formatnya menjadi teks karena biasanya otomatis dianggap teks. Jika
sudah dirubah maka kita cari dulu angkatannya dengan mengambil 2 karakter
terdepan dari NIM. Pilih sel C3 dan masukkan fungsi seperti ini:

code: =VLOOKUP(LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE)

Ada empat parameter ada bagian yang dibutuhkan oleh fungsi VLOOKUP, yaitu:
1. teks yang diuji(dites), 2. tabel sumbernya, 3. kolom offset yang ingin
ditampilkan, dan 4. range lookup. Kita bahas satu-satu.

Teks yang diuji adalah cell atau bagian yang akan kita cocokkan dengan data pada
tabel sumbernya. Pada fungsi diatas kita mengambil dua karakter awal dari NIM
dengan fungsi LEFT(B3,2). B3 adalah sel NIM dan dua berarti 2 karakter dari
kiri.

Tabel sumbernya adalah tabel Keterangan Angkatan dimana memiliki range

antara H3 sampai I7. Bagaimana cara memilih range dengan mouse? Pertama klik
cell H3 dan drag(jangan dilepas) dan tarik hingga cell I7. Gambarnya seperti ini:
Jika anda lihat fungsi VLOOKUP diatas range tabelnya agak aneh, jika secara
normal anda memilih range akan menghasilkan H3:I7 maka saya rubah menjadi
$H$3:$I$7. Ada penambahan tanda dollar pada tiap per bagian cell. Ini berfungsi
menjadikan alamat range tabel menjadi absolut alias tetap . Jika anda
mengcopykan rumus ini kebawah maka range tabel tidak bergeser. Bagian ini
tidak boleh dihilangkan atau terlupa.

• Kolom offset yang ingin ditampilkan adalah kolom tabel sumber yang
ingin kita tampakkan dihitung dari kiri ke kanan
• Range lookup hanya bernilai TRUE atau FALSE. JIka tabel anda datanya
berurutan misalnya -2, -1, 0, 1, 2, maka anda bisa menggunakan TRUE
tapi jika datanya tidak beraturan atau acak maka anda harus menggunakan
FALSE

Dengan sedikit keberuntungan anda akan melihat kolomnya berhasil terisi dengan
data tabel di Keterangan Angkatan. Berikutnya kita lanjutkan ke bagian
mencocokkan NIM dengan tabel jurusan. Kode jurusan diambil dari karakter
ketiga dari NIM dan untuk mengambil karakter ketiga kita memakai fungsi
MID(teksnya;mulai;jumlahyangdiambil). Fungsi lengkapnya untuk menampilkan
jurusan pada kolom Angkatan/Jurusan adalah:

code: =VLOOKUP(MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE)

Caranya sama persis dengan fungsi VLOOKUP sebelumnya cuma karakter yang
diuji berasal dari karakter ketiga NIM dan diambil dengan fungsi MID. Terus
range lookupnya saya jadi TRUE karena data tabel di Keterangan Jurusan sudah
berurutan. dari 1 sampai 8. (meskipun sepertinya itu angka 1-8 tapi sebenarnya itu
formatnya sudah saya ubah menjadi teks). Trus bagaimana cara menggabungkan
kedua fungsi diatas menjadi satu? Untuk menggabungkan teks bisa digunakan
fungsi CONCATENATE(teks1;teks2;ds.t..). Kode lengkapnya seperti ini dan
menghasilkan teks seperti: 2005 – Sejarah.

code: =CONCATENATE (VLOOKUP (LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE);” – “;

VLOOKUP (MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE))

Sebenarnya tidak fair jika saya sudah menggabungkan fungsi VLOOKUP dengan
fungsi lain seperti LEFT, MID dsb. Tapi Jika data anda lebih sederhana tanpa
harus memotong-motong teks maka saya yakin akan lebih mudah bagi anda untuk
menggunakan fungsi VLOOKUP ini. Semoga pembahasan ini bisa berguna bagi
anda yang belum tahu bagaimana menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP pada
excel terutama bagi yang belum pernah kursus. Jika anda menginginkan file
source dari pembahasan ini anda bisa mengklik link ini [ download file excel ].
Berikut ini adalah penggunaan fungsi IF dan VLOOKUP yang lebih kompleks
dengan melakukan cek kolom NIM dan kolom nilai. Jika kolom NIM kosong atau
berisi data bukan teks maka akan menghasilkan tanda “-” tapi jika ada datanya
program akan mengeksekusinya.
code:
=IF(AND(ISTEXT(B3);NOT(ISBLANK(B3)));CONCATENATE(VLOOKUP(L
EFT(B3;2); $H$3:$I$7;2;FALSE);” – “;VLOOKUP(MID(B3;3;1);
$H$10:$I$17;2;TRUE));”-”)

Kode ini untuk bagian nilai yang berupa huruf A, B, C dsb dimana jika kolom
nilai tidak berisi angka atau kosong maka akan menghasilkan tanda “-”, tapi jika
ada angkanya maka akan dieksekusi.

code: =IF(AND(ISNUMBER(D3);NOT(ISBLANK(D3)));IF(D3>80;”A”;
IF(D3>70;”B”;IF(D3>60;”C”;IF(D3>50;”D”;”E”))));”-”)

Dan inilah hasil akhirnya:

Selamat Belajar

Sumber: http://rif.lp2m.net