Pedoman Kesekretariatan
DESKRIPSI KERJA
2
Pedoman Kesekretariatan
DESKRIPSI KERJA
PENJABARAN
Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Sekretaris:
DESKRIPSI KERJA
Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat.
2. Membuat surat-surat keluar.
3. Mendokumentasikan arsip dari dalam dan luar Formula hati Mendokumentasikan arsip
keperusahaanan, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, dan arsip
penting lainnya.
4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan rapat
I. Kerumahtanggaan
1. Membantu memfasilitasi setiap rapat
2. Mengatur jadwal acara
3. Mendaftar tamu
II. Perlengkapan
1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan
3
Pedoman Kesekretariatan
PENJABARAN
DESKRIPSI KERJA
4
Pedoman Kesekretariatan
PENJABARAN DESKRIPSI KERJA
PENJABARAN
Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan struktur FORMULA HATI, maka sekretaris
DESKRIPSI KERJA
mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumahtanggaan dan merupakan pusat informasi
intern FORMULA HATI.
Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin
dilaksanakan setiap hari. Adapun perinciannya sebagai berikut:
Bertelepon
Komunikasi dalam suatu perusahaan dapat dilakukan dengan bermacam cara. Salah satunya
adalah dengan bertelepon. Dalam hal ini Sekretaris melakukan tugasnya sebagai filter atas setiap
telepon yang masuk untuk Direktur dan segera menyampaikannya.. Jika Direktur berhalangan,
maka diganti oleh Wakil direktur/Sekretaris Umum. Begitu juga apabila Direktur/Wakil direktur
menyampaikan informasi yang bersifat internal, maka Sekretaris menindaklanjuti dengan
menyampaikan informasi tersebut ke seluruh departemen.
Adapun langkah langkah dalam menerima
telepon antara lain :
1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas perusahaan kita
2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan
dengan Direktur dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Direktur. Bila
Direktur sulit untuk dihubungi maka diinformasikan ke Wakil direktur/Sekretaris Umum. Di
bawah ini bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Sekretaris:
FORMULIR PENERIMAAN TELEPON
Dari :
…………………………………………….
Untuk :
…………………………………………….
Nomor telepon :
……………………………………………
Alamat :
……………………………………………
Diterima : ……………………………………………
Hari/Tanggal : ……………………………………………
Pukul : ……………………………………………
Sifat pesanan : ……………………………………………
5
Pedoman Kesekretariatan
Menerima Tamu
Dalam kehidupan perusahaan, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindari, karena
kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan, baik secara pribadi maupun lembaga/institusi.
Maka fungsi Sekretaris adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang berkunjung. Sebaiknya
menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat meminta tamu
untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan tamu yang
bertujuan sebagai arsip.
Tamu adalah selain dari pengurus FORMULA HATI. Sekretaris menyediakan ruang tamu
dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang
tamu. Sedangkan untuk kategori tamu FORMULA HATI (di luar kepengurusan) maka tetap
mengunakan adab menerima tamu, yaitu:
1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk.
2. Meminta Tamu untuk mengisi daftar isian tamu
3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain, selain ruang tamu
4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan FORMULA HATI.
untuk memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer
5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu
untuk menunggu atau membuat janji lagi.
6. Bersikap rendah hati dan sopan
Terkecuali tamu FORMULA HATI yang menginap, harus menginformasikan ke Sekretaris guna
menjaga bila ada yang berkepentingan dengan tamu terserbut Sekretaris dapat memberikan
informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu :
FORMULIR TAMU
No : ………………………………………….
Hari/tanggal : ………………………………………….
Masuk pukul : ………………………………………….
Nama : ………………………………………….
Alamat rumah :
………………………………………….
Telepon :
………………………………………….
Instansi/Perusahaan : ………………………………………….
Telepon : ………………………………………….
Pekerjaan : ………………………………………….
6
Pedoman Kesekretariatan
Mengelola Kas Kecil
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Sekretaris atas pengeluaran–pengeluaran
tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada.
Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian
keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan langsung dapat
mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif tidak banyak.
Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-langkahnya
sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil, Sekretaris diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran
pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam jangka waktu
tertentu (misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Sekretaris harus segera
membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu.
b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Sekretaris melakukan
pembentukan dana kas kecil kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip pengeluaran bulan
sebelumnya ke Bendahara, mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar pengeluaran yang
tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.
Kas Sekretaris
DEBET KREDIT
Rupiah Bln/Tgl Perkiraan No Jumlah Pos Surat Supplies Snack Foto Lain-lain
Vou Kantor Copy
100.000 Mei 2 20.000 25.000 15.000
Saldo 5.500
94.500 U/ impres
D. Mengelola Perlengkapan Kantor
Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas sekretaris yang berkaitan dengan
penyediaan perlengkapan yang ada dan dioperasikan dalam perusahaan. Berbagai macam
perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb :
1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
yaitu kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas
transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-biasa, map dengan tali, atau map jepitan.
2. Perlengkapan kantor berbentuk buku
yaitu buku agenda direktur, buku surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa,
perusahaan dan instansi lainnya), Buku telepon, buku tamu, buku piket, buku laporan kegiatan
7
Pedoman Kesekretariatan
per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman perusahaan yang berisi sejarah
perusahaan, tata kerja perusahaan, struktur perusahaan,dll.
3. Perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran
Yaitu: kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat
pensil, tinta/pita, mesin tik, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus,
stempel, dsb..
4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor
yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan arsip), komputer atau mesin tik, sb.
Bentuk buku inventaris perlengkapan FORMULA HATI
E. Mengelola Arsip
Mengelola warkat merupakan tugas rutin Sekretaris, karena Sekretaris mempunyai tanggung
jawab penuh terhadap pengelolaan warkat. Salah satu bentuk pengelolaan warkat adalah
penyimpanan. Warkat harus disimpan dengan benar, sehingga apabila suatu saat perusahaan
membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat
dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis inilah yang
disebut arsip.
Arsip dibutuhkan oleh setiap pengurus dalam suatu perusahaan, termasuk Direktur. Direktur
sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen perusahaan, termasuk di dalamnya
untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam hal
perencanaan, Direktur memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa
lampau. Sedangkan dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap
pelaksanaan manajemen beserta hasilnya. Dengan demikian arsip memberikan konstribusi yang
besar bagi efektivitas dan efisiensi kerja Direktur, Departemen, serta perusahaan secara
keseluruhan.
Salah satu wujud arsip adalah surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Surat Masuk
8
Pedoman Kesekretariatan
Sebelum surat masuk disimpan, Sekretaris mencatat pada buku agenda surat masuk,
kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk. Di akhir kepengurusan,
seluruh catatan surat masuk, direkap ke dalam file pengarsipan di komputer. Bentuk Buku
surat masuk :
No Tanggal Tanggal Nomor Dari Perihal/berita Ditujukan Keterangan
Masuk Surat Surat kepada
01 23Juli 25 juni 01/pb/KU/ PERT Undangan FORMULA Direktur
2001 ‘01 V/2001 AMI Seminar HATI umum
NA
2. Surat Keluar
Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain :
a. Berdasarkan dikte dari Direktur
b. Direktur membuat dan menulis sendiri konsep surat.
Sekretaris menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor surat,
tanggal, dan lain-lain
c. Pokok surat ditentukan oleh Direktur dan Sekretaris yang membuat konsep surat,
kemudian Direktur mengoreksi hasil konsep surat tersebut.
Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah
berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya, karena setiap jenis surat
berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem pembakuan nomor surat).
Contohnya: SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga menggunakan
nomor 001. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama, maka mengunakan
nomor yang berbeda pula, sesuai dengan urutannya. Dengan demikian penomoran jenis surat
disesuaikan dengan urutan masing-masing surat. Setelah surat keluar dibuat, maka Sekretaris
mencatat pada buku surat keluar, berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku Surat keluar atau
bentuk buku surat tembusan di bawah ini:
9
Pedoman Kesekretariatan
Setelah membuat surat dan mengirimkannya, maka arsip dari surat tersebut harus
No Tanggal Nomor Surat Perihal/berita Ditujukan kpd Dari Siapa Keterangan
keluar siapa
1 11 001/PH/KU- Penawaran PERTAMIN FORMULA Marketing
Nop’ e/FORMUL kerjasama A HATI -Asdo
2009 A
HATI/X/009
disimpan, begitu juga dengan surat tembusan dari Departemen ; maka fotocopy atau arsip asli
surat tembusan tersebut harus diserahkan ke Sekretaris. Karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan
dapat dibaca kembali.
Untuk surat, baik surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan yang sudah dicatat,
kemudian dimasukkan pada prosedur penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen
berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :
1. Surat Masuk Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh direktur, bila berupa surat
masuk, maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan
dipajang kembali di papan informasi selama seminggu dari waktu
dan data surat masuk sudah dicatat dalam
pelaksanaan agenda, surat
komputer maka boleh dibuang. Sedangkan untuk surat keluar langsung
menuju tahap selanjutnya;
2. Surat Keluar Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam
suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun
surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks
atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat;
3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang
digunakan oleh FORMULA HATI yaitu dengan angka;
Bentuknya :
No Bentuk laporan (periode……….)
1. Pernyataan Sikap
2. Surat keluar
3. Surat masuk
4 Notulensi
10
Pedoman Kesekretariatan
4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan
untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu
banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut
kelompok subjek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi
satu;
5. Tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat.
Suatu saat Direktur membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan
memanfaatkan informasi pada arsip tersebut, maka ketika Direktur menyebut pokok permasalahan
dalam surat atau nomor, Sekretaris dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung mencari
arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari melalui kartu
indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling cabinet.
Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Sekretaris FORMULA HATI
menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini:
1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang
dipinjam baik oleh Direktur, Bidang, atau Biro;
2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu
diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi
diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip;
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Sekretaris FORMULA HATI PUSAT
Nama Tanggal Tanggal Perihal Tanda Tangan Tanda tangan
peminjam pinjam Kembali Peminjam pengembaliaan
3. Bila pimpinan atau Bidang/Departemen/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder,
maka Sekretaris dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang berbeda
dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut dan
pada folder ditulis “ KELUAR”
Bentuknya :
KARTU “OUT FOLDER”
Sekretaris FORMULA HATI PUSAT
4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam, dibutuhkan oleh Bidang/Departemen
lain dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, Sekretaris dapat membuat kartu On Call yang
memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip pertama, tanggal kembali dari
peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang diminta, atau tanggal
peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila arsip sudah
dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada peminjam
kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali.
Bentuk Kartu On Call
KARTU “ON CALL”
Sekretaris FORMULA HATI
F. MENGELOLA RAPAT
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan
mencari solusi permasalahan tertentu.
Salah satu tugas Sekretaris adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah
dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Direktur atau Wakil direktur/Sekretaris Umum.
Adapun tugasnya antara lain :
1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim)/BPH.
Sekretaris tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun demikian,
Sekretaris dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih
relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah.
2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/sms yang
berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang
berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan; dan sebaiknya informasi ini
disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.
12
Pedoman Kesekretariatan
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board,
kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.
4. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam
pembuatannya :
a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat.
b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis.
c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan.
d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi
dengan materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif
dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.
e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah
dipahami
f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian,
notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi
akhir.
Format Notulensi terlampir.
G. Mengatur Jadwal Direktur Umum
Sekretaris juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Direktur antara lain :
1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Direktur, untuk itu
perlu dituliskan dalam buku agenda khusus Direktur dan melakukan konfirmasi langsung ke
Direktur dan bila Direktur tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Sekretaris dapat
menanyakan langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut. Begitu juga dengan
memimpin rapat dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen
segera disampaikan kepada Direktur, agar Direktur dapat memikirkan dan menentukan
tindakan sebagai bahan tanggapan terhadap isi surat.
2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu
berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada
Direktur .
13
Pedoman Kesekretariatan
H. Membuat laporan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling
berkaitan. Sekretaris membuat laporan kinerja Bidang/Departmen per bulan, berdasarkan
kumpulan laporan-laporan dari Direktur Umum, Bidang, Departemen, atau Biro di FORMULA
HATI; berupa kegiatan yang dilakukan.
Format Laporan Pertanggungjawaban (Departemen/internal):
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
SEKRETARIS FORMULA HATI
PERIODE .......................
KATA PEMBUKA
I. PENDAHULUAN
II. VISI MISI
III. DESKRIPSI KERJA
IV. PROGRAM KERJA
Tdk
No. Jenis Target Sasaran Waktu Anggaran Terlaksana Terlaksana Kendala
Kegiatan Biaya
PROYEKSI DAN REKOMENDASI
LAPORAN KEUANGAN
PENUTUP
Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
TRAINING MOTIVATION
FORMULA HATI - PERTAMINA
14
Pedoman Kesekretariatan
I. PENDAHULUAN
II. NAMA DAN TEMA KEGIATAN
III. WAKTU PELAKSANAAN
IV. PRA-PELAKSANAAN
V. PELAKSANAAN
VI. FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT
VII. LAPORAN KEPANITIAAN (Terlampir)
VIII. LAPORAN TIAP SEKSI (Terlampir)
IX. LAPORAN DANA (Terlampir)
X. REKOMENDASI
XI. LAMPIRAN-LAMPIRAN
XII. PENUTUP
Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan
15
Pedoman Kesekretariatan
MEKANISME
PENGARSIPAN
16
Pedoman Kesekretariatan
MEKANISME PENGARSIPAN
Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, perusahaan dan instansi pemerintah dibutuhkan
mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan oleh
FORMULA HATI adalah
Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Sekretaris
A. Surat masuk
Via pos atau 1. Mencatat di buku rekap 1 Letakkan (ditempel) Filling; dalam binding
fax surat masuk dalam ‘SURAT file(maksimal 1 hari setelah
2. Memasukkannya/mencatat MASUK’ orang bersangkutan
kedalam ‘agenda kegiatan (stereoform) mengetahui)
Keua Umum/ Sekjen 2 Informasikan
3. Tandai langsung (by phone)
B. Database
Database yang dibuat oleh Departemen/Biro harus ditembuskan ke Sekretaris.
Data perusahaan / instansi
Data personal perusahaan (cp kerjasama)
17
Pedoman Kesekretariatan
C. Surat Keluar
Sekretaris membuat surat keluar yang diminta oleh Direktur dan Sekretaris serta departemen
dalam Formula Hati.
SURAT
19
Pedoman Kesekretariatan
SURAT
Perusahaan
Lembaga
Surat
A. Definisi Surat
Secara umum Sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang
pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal
lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju.
Surat dinas Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi yang bersangkutan.
B. Fungsi Surat
1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah
pikiran atau gagasan.
2. Bukti tertulis.
3. Alat untuk mengingat Arsip.
4. Bukti historis Mandat, SK, Rekomendasi, dsb.
5. Pedoman kerja Sk dan SP.
C. Rambu-rambu Pembuatan Surat
Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola
kalimat.
Harus ada koherensi.
20
Pedoman Kesekretariatan
SURAT
DINAS
21
Pedoman Kesekretariatan
SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas
dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
B. Fungsi Surat Dinas
Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan.
3. Bukti sejarah.
4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah
gambaran mentalitas pengirimnya.
C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik
Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan
mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat.
D. Format Surat Dinas
Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:
Format lurus penuh
Format lurus
Format setengah lurus a
Format setengah lurus b
Format takuk atau format bergerigi
Format paragraf menggantung
Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus a, sedangkan
format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b.
Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, FORMULA
HATI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa agar lebih efisien dan menarik.
22
Pedoman Kesekretariatan
Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………
………………………
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………….………………………………………………………...
……………………………………………………….………………………….…...
…………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan
…………
…………
23
Pedoman Kesekretariatan
Inisial
E. Bagian-bagian Surat Dinas
1. Kepala Surat
Dalam kepala surat yang lengkap, tercantum (biasanya sudah tercetak):
1. nama instansi atau badan,
2. alamat lengkap,
3. nomor telepon,
4. nomor kotak pos,
5. alamat kawat,
6. lambang instansi atau logo.
Selain itu, dapat pula dicantumkan:
1. alamat kantor cabang,
2. nama bank.
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,
alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.
Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut:
1. Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada
bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.
2. Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.
3. Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya dapat
dicetak unit instansi yang lebih kecil.
4. Alamat perusahaan ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, faksimile, dan kode pos.
5. Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas atau dengan
huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama
perusahaan.
6. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.
7. Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.
8. Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.
9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah.
10. Tuliskan Kotak Pos (jika perusahaan tersebut memilikinya), bukan PO BOX.
Contoh kepala surat:
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat, kapan surat itu
ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut
telah tercantum pada kepala surat.
5 September 2007
3. Nomor Surat
Nomor surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpaan surat, memudahkan
mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang
keluar.
Contoh:
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa
buku, fotocopy, surat keterangan yang diperlukan, brosur, kwitansi, dan sebagainya.
Contoh:
5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.
26
Pedoman Kesekretariatan
Contoh:
Hal: Undangan
Hal: Permohonan Kerjasama
6. Alamat (Dalam) Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:
1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan
Salam pembuka.
2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata
dari yang juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal).
3. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti
titik).
4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).
5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,
seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan.
Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti
Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.
7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digarisbawahi
atau diberi tanda baca apapun.
8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk
memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.
Ykh. Ir. Latif
Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210
atau:
Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum,
sebagai berikut:
seperti dengan menggunakan kata Pimpinan,
Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara
Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat
Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan
kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:
Ykh. Pemasang Iklan
pada harian Kompas
Kotak Pos 2619
Jakarta 10001
Di Bawah No. 65
atau:
Ykh. Kepala Bagian Personalia
Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat
28
Pedoman Kesekretariatan
Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat
dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa
diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan.
Contoh:
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini
merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal,
dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata
dan alamat surat). Huruf pertama awal kata
yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma.
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang
bersifat netral adalah:
Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan
lingkungannya, seperti:
8. Isi Surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan.
Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung
pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:
1. pembuka surat,
2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya),
3. penutup surat.
9. Paragraf Pembuka Surat
Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat
menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali 29inancial pembuka pada
surat dinas, adalah sebagai berikut:
1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan FORMULA HATI, kami akan
menerbitkan buku panduan kesekretariatan …
2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Oktober 2009, No. 007/PH/B/KES/KW3.KD-
1/FORMULA HATI/X/2009, tentang persyaratan menjadi anggota FORMULA HATI,
dengan ini kami beritahukan bahwa …
Catatan:
Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu perusahaan atau instansi.
Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.
10. Paragraf Isi Surat
Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang
dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah
yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh
karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim,
maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu,
30
Pedoman Kesekretariatan
setiap 30inancial isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal
tersebut dituangkan dalam 30inancial yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf
isi hendaknya pendek, tetapi jelas.
Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan.
Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena
itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi
menghina atau mempermainkannya.
11. Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain
dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Contoh 30inancial penutup surat:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Catatan: Tidak boleh menggunakan kata ganti –nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas
kerjasamanya. Tetapi harus menggunakan kata sapaan.
12. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis
berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup
dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam
bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
31
Pedoman Kesekretariatan
13. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau perusahaan.
Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf
awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.
Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda
tangan tersebut. Contoh:
Muchsinin Fauzi, Lc.
Direktur Umum
14. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut
dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi,
tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud
surat.
Contoh:
Tembusan:
1. Direktur Umum
2. Sekretaris
32
Pedoman Kesekretariatan
15. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut,
pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.
DP/ADN
33
Pedoman Kesekretariatan
TAMBAHAN
JENIS SURAT
34
Pedoman Kesekretariatan
Memo/Memorandum
adalah surat yang dtulis secara singkat dan berisi pesan kepada seseorang.
KOP
MEMO
( ditulis ditengah, dengan tulisan tebal dan huruf tebal)
(isi memo)
Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan
saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor ………… yang
mengalami kerusakan di Jl. ……….
Penutup ( jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)
TTd
(Yang mengeluarkan )
1. Nota Dinas
adalah tulisan yang merupakan alat komunikasi kedinasan antara penjabat/unit
perusahaan yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan
atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo.
KOP
NOTA DINAS
001/ND/FORMULA HATI/XI/2009
Kepada/Yth. :
Dari :
Perihal :
Tembusan : (kalau ada)
Nama Pe jabat
Jabatan
2. Surat Peringatan
adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan,
kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud
memperbaiki/ memulihkan kembali.
Sasaran surat peringatan dibedakan Sbb:
1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim
belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga).
36
Pedoman Kesekretariatan
2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu
peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan
yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.
Isi desakan
DESAKAN PERTAMA
Memgingat kembali kepada surat kami no………… dengan hormat kami masih menunggu
tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.
Kop
Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum.
Kepada/Yth.
PERINGATAN KE …..
Nomor : …../PER/KU-i/FORMULA HATI/XI/2009
Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara
…………………………………………..(2)
……………………………………………………………………………………………
……………………….
kami terpaksa mengingatkan bahwa apa
Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka
yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan
……………………………………(3)……………………………………………………
Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap kurang terpuji yang
tidak diharapkan dilakukan oleh seorang anggota yang baik.
Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali
kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan Saudara selaku anggota
(jabatan dalam perusahaan).
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :
Nama
Jabatan
Penjelasan
1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan dengan apa yang dikehendaki;
2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ;
37
Pedoman Kesekretariatan
Kop
PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA
Nomor : …../PER/KU-i/FORMULA HATI/XI/2009
Nama :
Pangkat :
Jabatan :
Unit Org. :
Yang memberi peringatan
Pertama/ kedua/ ketiga
38
Pedoman Kesekretariatan
3. Surat yang Bersifat Memberi Keterangan/Tugas/Perintah/Hak/Wewenang
1) Surat Keterangan
Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu
kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan
kemudahan dalam usaha kegiatannya.
- Surat Keterangan diterbitkan oleh Direktur Umum/ Sekjend
- Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum.
KOP
SURAT KETERANGAN
Nomor : …../SKT/KU-eFORMULA HATI/II/2005
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
3) Surat Keterangan Perjalanan (SKP)
adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas
permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan
oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran
belanja lembaga tersebut.
Bentuk SKP :
KOP
SURAT KETERANGAN PERJALANAN
Nomor : …../SKP/KU-eFORMULA HATI/II/2005
1. Nama :
2. Jabatan :
3. Ormas/ LSM :
bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangka………………………dengan
tujuan:
4. Alamat :
5. Tanggal berangkat :
7. Tanggal kembali :
8. Kendaraan yang menyertai :
Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
Tembusan : Dikirim kepada atasan langsung, dari pihak yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh
masing-masing direktur Bidang/Dept/ Biro.
4) Surat Izin
adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh
hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya
hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu.
Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan
sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.
40
Pedoman Kesekretariatan
KOP
SURAT-IZIN
Nomor :……/SI/B/DEKFORMULA HATI/XI/2009
Nama :
Jabatan :
Alamat :
NIP :
untuk
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
Nama
Jabatan
5) Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang
mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak
untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan
41
Pedoman Kesekretariatan
KOP
SURAT KUASA
Nomor : ……/SKU/C/KES/FORMULA HATI/XI/2009
Nama :
Jabatan :
untuk…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan Surat Kuasa
ini dapat dipergunakan seperlunya.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
6) Surat Perintah/Tugas
Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang
berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu.
Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk
melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.
Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Surat Perintah ,lebih
umum. Sedangkan Surat Tugas, lebih khusus.
42
Pedoman Kesekretariatan
Kop
SURAT-PERINTAH
Nomor : ……/PRINT/KU-i/FORMULA HATI/XI/2009
MEMERINTAHKAN
Kepada : 1.
2.
Untuk : 1. Segera memerintahkan …………….guna melaksanakan tugas
khusus menyelesaikan ………………
2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari
pukul s/d dengan jumlah personil.
Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan
penuh rasa tanggung jawab
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
KOP
SURAT - TUGAS
Nomor : ……/T/KU-i/FORMULA HATI/XI/2009
Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada :
Nama :
Jabatan :
Untuk : 1.
2.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
43
Pedoman Kesekretariatan
4. Naskah Serah Terima
adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak kekuasaan dan
pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.
Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan “memori Serah terima Jabatan” digunakan untuk :
1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa
2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru
3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir 43inancial
4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan, sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan.
KOP
NASKAH SERAH TERIMA JABATAN
Pada hari ini ……… Tanggal …… …. Bulan …… tahun dua ribu …….. bertempat di
………….. Jl. ………………….. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara :
1. ………(Nama jababatan yang menyerahkan)…………(No. anggota)……….., yang
dengan ……… (dasar hukum) ………. no ……….. tanggal ……… telah diberhentikan
dengan hormat dari jabatan sebagai ……….. selanjutnya disebut Pejabat Lama; dengan
2. ………(Nama jabatan yang menerima) ………….(no anggota)…………. Yang dengan
…………. (dasar hukum) ………no …… Tanggal ……telah diangkat dalam jabatannya
sebagai ……selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. penjabat lama dengan ini menyerahkan kerada penjabat baru atau sama dengan penjabat
yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut.
2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik ……………….( nama Instasi) ……………..
akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah
terima jabtan ini.
Sebagai pengukuhan Naskah serah terima jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda
tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh ……………………………………..
Dibuat :
Pada tanggal :
Pejabat Baru Pejabat Lama
Nama Terang Nama Terang
Nomor Anggota Nomor Anggota
MENYAKSIKAN,
Nama Terang
Nomor Anggota
44
Pedoman Kesekretariatan
5. Surat Mandat
adalah surat yang dikeluarkan untuk orang lain, dengan maksud memberikan mandat
untuk melakukan sesuatu. Biasanya mewakili pemberi mandat dalam suatu kegiatan.
Contoh Surat Mandat
KOP
SURAT MANDAT
Nomor : 001/M/KU-e/ FORMULA HATI/IX/2009
Segala Puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Shalawat serta salam
senantiasa tercurah kepada junjunga Nabi Muhammmad SAW .
Nama : Asdo Alam
Amanah : Marketing
Sebagai
Delegasi pimpinan FORMULA HATI (FORMULA HATI) untuk mengikuti acara
Sosialisasi Undang-Undang, yang dilaksanakan oleh Departemen Dalam Negeri Republik
Indonesia (Depdagri RI); pada ……………. 2009 bertempat di ………………
Demikian surat mandat ini kami buat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Direktur Umum
FORMULA HATI LEADERSHIP CENTRE
Dikeluarkan di : Jakarta
Pada Tanggal :
(Nama Pimpinan )
Jabatan
45
Pedoman Kesekretariatan
KODE
SURAT
46
Pedoman Kesekretariatan
PEMBAKUAN KODE SURAT
Kode Jenis Surat
No. JENIS SURAT KODE SURAT
SK
Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya
sama, penomorannya diurutkan.
Kode Tujuan Surat
No. NAMA KODE SURAT
Kode Perusahaan
No ITEM KODE
2. Wakil direktur WD
4. Sekretaris KES
5. Bendahara Umum BU
48
Pedoman Kesekretariatan
PENOMORAN
SURAT
49
Pedoman Kesekretariatan
PENOMORAN SURAT
1. Surat yang dibuat oleh FORMULA HATI
1. Surat yang dikeluarkan oleh Direktur Umum
001/PH/KU-e/FORMULA HATI/X/009
Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Bidang /Departemn/Biro
Surat yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan
001/PH/B/DEK/FORMULA HATI/XI/009
2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/Departemen/Biro)
Contoh: Kepanitiaan Motivasi Training FORMULA HATI di bawah Quanta
001/PH/C/MT/MRK/ QUANTA/XII/009
3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan bersama (non-Bidang/Departemen/Biro)
Contoh: Kepanitiaan motivation training FORMULA HATI
001/PH/MT /PB /FORMULA HATI/X/009
50
Pedoman Kesekretariatan
STEMPEL
51
Pedoman Kesekretariatan
PEMBAKUAN STEMPEL
Maaf pak, Karna STEMPEL NY Lum ada Contoh dari Formula Hati seperti apa
Contoh:
Stempel FORMULA HATI
62 mm
21 mm
Stempel Quanta Institute
62 mm
21 mm
52
Pedoman Kesekretariatan
Stempel Bee White Management
62 mm
21 mm
53
Pedoman Kesekretariatan
TANDA TANGAN
54
Pedoman Kesekretariatan
Surat yang dikeluarkan oleh FORMULA HATI Pusat
a. Langsung dikeluarkan atas nama Direktur Umum
Muchsinin Fauzi Asdo Alam
Direktur Umum Wakil direktur
b. Dikeluarkan atas nama Bidang
Mengetahui,
Muchsinin Fauzi
Direktur Umum
55
Pedoman Kesekretariatan
c. Dikeluarkan atas nama Departemen
Mengetahui,
Muchsinin Fauzi
Direktur Umum
d. Dikeluarkan mengatasnamakan
Contoh:
a.n. Direktur Umum
Asdo Alam
Wakil direktur
Nb: Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda
tangan.
56
Pedoman Kesekretariatan
PEMBAKUAN ATRIBUT
57
Pedoman Kesekretariatan
PEMBAKUAN ATRIBUT
1. Papan Nama Sekretariat/Kantor
FORMULA HATI LEADERSHIP CENTRE
2. Amplop Surat
Kepada:
Bapak……………………………….
Di-
………..
Jln. Basuki Rahmat No. 01ª Kampung Melayu, Jakarta Timur 13320
Telp : 62 21 8575431 , Fax : 62 21 8575431
Website : www.formulahati.com
Kepada:
Bapak………………………………
.
Di-
………
59
Pedoman Kesekretariatan
3. Jas FORMULA HATI