ARAHAN PERKHIDMATAN DAN ARAHAN KESELAMATAN

1. Cik X seorang Penolong Pengarah Tadbir, telah dipertanggungjawabkan untuk mengurus

system fail di jabatannya. Ketua Jabatannya telah mengarahkan beliau supaya mengkaji
system fail sedia ada bagi mengatasi permasalahan-permasalahan berikut:

a) fail-fail yang berpindah tangan dari seorang pegawai kepada seorang pegawai lain tanpa
melalui Bahagian Pendaftaran Fail.
b) Fail-fail yang tersimpan terlalu lama di tangan seseorang pegawai
c) Fail-fail yang terlalu tebal dan telah melebihi had kandungannya.

Nyatakan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh Cik Fiza dalam mengatasi
permasalahan di atas.

Jawapan:

a) Cik X hendaklah menyediakan borang-borang perjalanan fail yang mempunyai butir-butir

berikut:

i. no. fail
ii. nama fail
iii. pegawai yang mengedarkan fail
iv. pegawai yang menerima fail
v. tarikh dan tandatangan dari pegawai-pegawai yang mengedarkan fail.

b) Sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir, Cik X boleh mengeluarkan surat edaran
dalaman kepada pegawai-pegawai agar menghantar balik fail ke Bahagian Pendaftaran
Fail sekiranya sesuatu fail itu telah selesai diambil tindakan atau tidak dapat diteruskan
kerana menunggu butir-butir lanjut atau sebab-sebab lain. Jika perlu fail berkenaan
boleh disimpan dalam perhatian.
c) Cik X hendaklah mengambil tindakan membuka satu kulit fail baru yang mempunyai
tajuk dan nombor yang sama dan ditanda sebagai Jilid II dengan terang. Fail asal
hendaklah ditanda Jilid I. Fail baru ini hendaklah juga direkodkan dalam doket sebagai
satu fail berasingan dan dimasukkan selepas rekod fail Jilid I. Tindakan yang sama juga
bolehlah diambil bila membuka fail Jilid III dan selanjutnya.

1
 2. Sesebuah agensi kerajaan bercadang untuk mengadakan satu persidangan yang akan
membincangkan ancaman pengganas dan keselamatan Negara. Persidangan ini akan
diadakan di salah sebuah hotel terkemuka di Kuala Lumpur dan akan dihadiri oleh semua
pihak yang terlibat dengan urusan keselamatan Negara. Berdasarkan kepada agenda yang
ditetapkan, persidangan ini dijangka meliputi perbincangan serta tayangan filem yang
mengandungi maklumat terperingkat ‘Sulit’, ‘Rahsia’ dan ‘Rahsia Besar’.

a) Nyatakan langkah-langkah keselamatan berkesan yang perlu diambil oleh penganjur

semasa mengadakan persidangan tersebut.
b) Nyatakan asas-asas yang diambilkira bagi memastikan tahap keselamatan dokumen
yang dibincangkan dan ditayangkan akan terkawal.

Jawapan:

a) Langkah-langkah keselamatan berkesan ialah;

i. tiada sesiapa yang tidak dibenarkan dapat masuk ke kawasan atau tempat di
mana ianya diadakan
ii. tiada sesiapa yang tidak dibenar ekses kepada perkara terperingkat
mendapatnya
iii. tiada sesuatu perkara terperingkat dibawa keluar dari tempat atau
kawasannya dengan cara-cara yang tidak dibenarkan
iv. tapisan keselamatan dan pemeriksaan fizikal hendaklah dikenakan ke atas
semua orang yang menghadirinya termasuk kakitangan teknik,pencuci dan
penyelenggara yang mungkin dapat masuk ke kawasan keselamatan
tersebut
v. seorang pegawai penyelaras dilantik bagi mengendalikan peraturan-
peraturan keselamatan.

b) Asas-asas tahap keselamatan dokumen ialah:

i. peringkat keselamatan maklumat yang terlibat

ii. taraf kewarganegaraan orang yang menghadirinya
iii. tempat ianya di adakan.

3. a) Sekiranya suatu dokumen terperingkat didapati hilang di sesebuah jabatan, apakah

peraturan-peraturan yang perlu diambil oleh pihak yang berkenaan mengenai perkara tersebut.

c) Nyatakan bagaimana cara-cara dokumen terperingkat patut dimansuhkan

Jawapan:

a) peraturan yang perlu diambil

i. hendaklah mencarinya dengan segera Laporan juga hendaklah dibuat

kepada Pegawai Keselamatan Jabatan dan Ketua Jabatan
ii. mereka seterusnya akan menyiasat dan mengemukakan laporan yang
mengandungi pandangan dan taksiran bahaya terhadap keselamatan
kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam.
iii. Sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen tersebut hedaklah
dimaklumkan agar taksiran risiko terhadap keselamatan dapat dibuat dan
tindakan menyelamat serta pembetulan keadaan dapat diambil.

2
 b) cara memusnahkan dokumen terperingkat:

i. dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang hendak

dimusnahkan hendaklah terlebih dahulu dikoyak kecil-kecil atau diricih dengan
menggunakan mesin pericih.
ii. Dokumen yang diricih dibakar,peraturan-peraturan yang selamat di bawah
penyeliaan penjawat awam yang dibenar mengendalikan dokumen itu. Abunya
hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali lagi.
iii. Buangan terperingkat hendaklah diberi perlindungan keselamaatan yang
sepatutnya sehingga ianya dimusnahkan.

3. Dokumen-dokumen terperingkat ‘Rahsia Besar’ atau ‘Rahsia’ tidak sekali-kali boleh dibawa
balik ke rumah oleh pegawai-pegawai

a) Dalam keadaan bagaimanakah peraturan ini boleh dikecualikan

b) Jelaskan pihak manakah yang boleh memberi kebenaran secara bertulis untuk tujuan
tersebut
c) Jelaskan cara-cara memusnahkan dokumen terperingkat

Jawapan:

a) jika iannya dikehendaki untuk rujukan rasmi di tempat-tempat lain

jika ada sebab-sebab yang terkecuali untuk berbuat demikian sama ada sekali-
sekala atau amalan biasa

b) pihak yang boleh memberi kebenaran bertulis:

Ketua Setiausaha Kementerian

Setiausaha Kerajaan Negeri
Ketua Jabatan bagi dokumen terperingkat ‘Sulit’ atau ‘Terhad’

4. Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod
kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan
nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara.

a) nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan

b) selain daripada mendapatkan nasihat jabatan arkib Negara, nyatakan lima usaha lain
yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka.

Jawapan:

a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan

Rekod kerajaan ialah segala jenis, dokumen,rekod,daftar,bahan

bercetak,buku,peta,pelan,lukisan,gambar,mikrofilem,filem,filem wayang gambar dan
rakaman suara,yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaan
dalam apa-apa bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

b) Memelihara rekod jabatan

i. rekod mesti dipelihara dengan baik

tiap-tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekod-
rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan
mereka. Nasihat-nasihat pakar yang percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod boleh
didapati dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara

3
 ii) bilik simpanan mesti sesuai

jabatan hendaklah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuai

yang tidak lembab,bocor atapnay atau berlubang-lubang dindingnya.Bilik simpanan
rekod ini mestilah terhindar dari bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat
dari tikus dan serangga termasuk anai-anai.untuk menjaga dari kelembapan, bilik-bilik
simpanan memerlukan pusingan udara seperti pesangan kipas angina atau di
hawadinginka n.

iii) rekod patut disimpan di atas rak-rak

rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaik-baiknya digunakan rak-

rak besi yang memberi ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertama
supaya memudahkan pusingan udara dan pembersihan. Sekiranya rak-rak kayu
digunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan
menyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak kayu.

iv) mongering rekod dan lain-lain tindakan

rekod-rekod yang basah hendaklah dianginkan supaya kering dan jangan sekali-kali
dijemur atau disalai. Rekod-rekdo yang berlapuk hendaklah dibersihkan dari lapuknya,
dan yang beranai-anai atau dimasuki oleh semut atau lain-lain serangga hendaklah
dikeluarkan dan dibinasakan serangga-serangga itu. Arkib Negara akan sedia membantu
Jabatan-jabatan dalam hal ini.

v) rekod koyak perlu dibaiki

rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan
pelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedai-
kedai dalam bentuk yang serupa. Gam cair atau tape cellulose tidaklah elok digunakan
kerana ini boleh merosakkan dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau
lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera.

vi) bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan

bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan minum dan merokok
atau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berair
seperti asid,cat,dakwat,minyak spirit dan sebagainya. Bilik-bilik ini hendaklah dibersihkan
selalu dan pencuci hampagas hendaklah digunakan supaya habuk-habuk tidak
berkumpul.

5. En K seorang Penolong SU di Kementerian P dan telah diarahkan menyediakan kertas kerja

tentang strategi melaksanakan satu projek peringkat kebangsaan. Statistik maklumat yang
digunakan termasuklah maklumat terperingkat bertaraf ”SULIT”, ”RAHSIA” dan ”RAHSIA
BESAR”. Beliau telah dihubungi oleh En. N yang tidak dikenalinyadan menawarkan ganjaran
wang sekiranya beliau memberikan salinan projek berkenaan kpdnya.
a) Adakah tindakan En. N boleh dikategorikan sebagai ”espionaj”. Berikan alasan anda.
b) Bagaimanakah kaedah penyimpanan maklumat-maklumat terperingkat yang perlu diikuti
oleh En. K ?

Jawapan: a)

 Ya, tindakan En N boleh dikategorikan sebagai espionaj.

 Espionaj ialah kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara
tersembunyi atau salah di sisi undang-undang bagi tujuan-tujuan yang
memudaratkan keselamatan atau kepentingan –kepentingan Malaysia.
 Ia juga dikenali sebagai kegiatan intipan untuk mendapat maklumat atau rahsia
4
  Satu bentuk ancaman luar

Jawapan: b)

Perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam peti-peti keselamatan yang sewajar dengan
peringkatnya seperti berikut.

i) Dokumen terperingkat Rahsia Besar

 Disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci
tatakira/digital
 Dokumen dokumen yang di dalam tindakan pejawat-pejawat awam boleh
disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang
dipasang palang besi berkunci.
 Jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang
rapi, dokumen-dokumen tsb hendaklah dikembalikanutk disimpan dalam bilik
kebal atau peti besi.
ii) Dokumen terperingkat Rahsia
 Disimpan sama seperti dokumen terperingkat rahsia besar atau
 Dalam kaebiet keluli atau almari keluli yang dipasangkan dengan papang besi
berkunci

Iii Dokumen terperingkat sulit dan terhad

 Disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli

 Untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang
dibenarkan oleh pegawai Keselamatan Jabatan.

6. En R adalah sorg Penolong Pegawai Tadbir yg dipertanggungjawabkan mengawal

keselamatan kunci2 keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan t/jwb serta peraturan2 yg
perlu dipatuhi oleh En R menguruskan kunci2 tsb

a) Menyelenggara sebuah buku daftar kunci serta mengemaskinikannya dan membuat

audit ke atas kunci2 tsb

b) Sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan utk menyimpan semua anak kunci yg
tidak dipakai termasuk anak kunci pendua

c) Anak kunci keselamatan tidak boleh dilebal atau ditandakan dgn nama dan alamat
tempat dimana peti keselamatan disimpan

d) Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkai dgn kunci lain

e) Anak kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran

f) Semua pejawat awam yg berpindah, pencen, berhenti hendaklah menyerahkan balik

semua anak kiunci di dlm simpanannya

7. Semua mesin penyalin terutama di bhg yg menguruskan dokumen terperingkat perlulah

mematuhi peraturan2 bkt :-

a) Melantik sorg pegawai utk bertangungjawab mengawasi mesin tsb dan menyediakan
sebuah buku daftar/rekod penggunaan

b) Semua mesin hendaklah disimpan dibilik yg berkunci

5
 c) Kakitangan yg dibenarkan akses kpd perkara terperingkat terperingkat shj boleh
ditugaskan membuat salinan

d) Jumlah salinan yg dibuat berdasarkan jumlah salinan yg diluluskan shj

e) Semua salinan yg rosak mesti dibinasakan

f) Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat utk menentukan semua salinan dokumen
terperingkat mengikut peraturan

g) Semua penyelewangandan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dil;aporkan kpd

KJ

8. En. Alif ialah seorang Pembantu Tadbir (P/O) yg bertangung jawab terhadap surat menyurat
di jabatannya. Setiap hari beliau menerima beberapa pucuk surat rasmi yg dihantar oleh
jabatan2 lain.

a) Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit

b) Apakah tindakan perlu terhadap surat yg fail tidak dpt dikesan

c) Apakah tindakan diambil jika surat yg diterima utk perhatian salah seorang pegawai?

Jawapan

Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit

 Surat yg diterima hendaklah direkodkan di atas kertas minit.

 Tulis dengan tulisan merah dengan menulis nombor rujukan surat dan
tarikhnya

 Tarikh surat itu dikandungkan

Apakah tindakan perlu terhadap surat yg fail tidak dpt dikesan

 Bagi surat yg failnya tidak dpt dikesan, En. Alif hendaklah meminta Bahagian
Pendaftaran fail supaya membuka sampul kecil sbg langkah sementara.

 Ia hendaklah memasukkan surat rasmi itu ke dlm sampul kecil utk tindakan setelah
surat rasmi itu dibuka dan dicop tarikh penerimaannya

Apakah tindakan diambil jika surat yg diterima utk perhatian salah seorang pegawai?

 Surat utk perhatian pegawai dijabatannya, surat tersebut hendaklah dihantar terus
kpd pegawai berkenaan tanpa dibuka

6
9. Rekod merupakan satu dokumen yg sgt penting dan perlu diberi perhatian agar tidak
mengalami kerosakan atau kemusnahan. KJ perlulah mendapatkan nasihat tentang
pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara.

a) Nyatakan apakah yg dimaksudkan dengan ”Rekod Kerajaan”

Rekod awam ertinya rekod yg diterima secara rasmi atau yg dikeluarkan oleh mana2
pejabat awam, perusahaan Kerajaan atau perkhidmatan awam dlm menjalankan tugas
rasminya. Ia nya merangkumi segala jenis surat, kertas,dokumen, daftar, bahan
bercetak, buku, peta, pelan lukisan, gambar foto, mikro filem, mikrofis, filem
sinematograf, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod
elektronik.

b) Nyatakan usaha2 yg boleh dilakukan oleh Jabatan utk memelihara rekod di dlm jagaan
mereka

KJ adalah bertangungjawab bagi pewujudan, penyenggaraan, pemeliharaan dan

pelupusan setiap rekod awam dibawah kawalannya. Bagi tujuan tsb KJ perlulah:-

 Mematuhi dan melaksanakan semua piawaian dan prosedur pengurusan rekod

awam yg telah ditetapkan oleh jabatan arkib negara

 Mengadakan bilik rekod jabatan dgn kelengkapan dan peralatan yg

bersesuaian – sentiasa bersih, tidak berhabuk dan mempunyai peredaran
udara yg baik

 Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut peraturan rekod awam, akta

arkib negara

 Melantik sorg pegawai rekod jabatan sekurang2nya N27 atau setaraf dgnnya
dan memaklumkan perlantikkannya kpd jabatan arkib negara

 Membuat pembaikan sebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam

10. kala