Anda di halaman 1dari 4

c 


 c  


Peranan TI sudah menjadi kebutuhan bisnis di berbagai industri. Levelnya beragam,


mulai dari TI sebagai business support hingga sebagai business enaber. Implementasi TI
memerlukan adanya aktifitas pembelanjaan seperti perangkat lunak dan perangkat keras TI.
Pembelanjaan perangkat TI bisa juga dikatakan sebagai pembelanjaan aset.
Mengapa perangkat TI perlu dikategorisasi sebagai aset ?, Hampir di semua
perusahaan, perangkat TI dewasa ini sudah menjadi alat bantu utama dalam menjalankan
bisnis, yang pemanfaatannya dapat menghasilkan value bagi bisnis. Sebagaimana halnya aset
pada umumnya, aset TI memiliki awal, nilai depresiasi, dan biaya-biaya yang ditimbulkan mulai
dari pengadaan (aquisition) hingga penghapusan (disposal). Dengan demikian, manajemen
perusahaan juga dapat memantau TCO (Total Cost of Ownership) dari setiap asset TI. Hal ini
selanjutnya dapat mendorong inisiatif untuk pelaksanaan kajian yang lebih strategis terkait
investasi dan perencanaan TI.
Akan tetapi bagi sebagian perusahaan, ide tentang kategorisasi perangkat TI sebagai
aset dan ide mengenai kepentingan manajemen di atas mungkin masih merupakan sebuah
utopia. Oleh karena itu, mari kita kaji lebih seksama mengenai pengelolaan perangkat TI di
perusahaan kita sendiri, dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
ë Oerapa jumlah lisensi peranti lunak yang dimiliki perusahaan dan berapa banyak yang
sudah terinstalasi ?
ë Oerapa jumlah PC yang sudah harus memasuki proses disposal ?
ë Peranti lunak apa saja yang terinstalasi di setiap PC ?
ë Oerapa jumlah perangkat yang akan memiliki nilai buku ͚0͛ ? Perangkat yang mana
saja ?
ë Perangkat mana saja yang harus disesuaikan untuk implementasi teknologi baru ?
ë Perangkat mana saja yang masih didukung layanan purna jual dari vendor X ?
ë Oerapa biaya yang ditimbulkan oleh setiap perangkat TI ?
ë Sudah berapa kali penggantian spare part atau perbaikan terhadap perangkat A ?
ë Oerapa hari kerja yang dibutuhkan karyawan baru untuk mendapat alokasi PC sebagai
fasilitas kerja ?
ë Oerapa jumlah lisensi peranti lunak yang harus dibeli ?

Jika kita masih kesulitan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, atau bahkan tidak
yakin apakah perusahaan memiliki data yang memadai untuk menjawabnya, maka bisa
disimpulkan bahwa pengelolaan asset TI perusahaan belum cukup memadai.
Lalu, bagaimana sebaiknya melakukan pengelolaan asset TI ? ITAM yang baik minimal
harus dapat memberikan informasi tentang seluruh asset TI di sepanjang siklusnya, sejak proses
pengadaan (procurement), penerimaan barang dari vendor, pengelolaan persediaan (inventory),
instalasi asset (deployment), pencatatan (asset registration), pemeliharaan dan perbaikan asset,
hingga penghapusan asset (disposal). Pengelolaan asset TI atau IT Asset Manajement (ITAM)
melibatkan aspek finasial, kontraktual, dan fisik asset itu sendiri.

ͻ Inventory Manajement
 ͻ Electronic Distribution
 ͻ Version Tracking
ͻ License Tracking
ͻ Usage Monitoring
ͻ Refresh/Retirement
ͻ Provisining

c 
ͻ License Compliance
 

ͻ Request for Proposal
c  
ͻ Procurement ͻ Preparation and Review
ͻ Oudget ͻ Negotiations
ͻ Cost Control ͻ Contract Maintenance
ͻ Chargeback ͻ Vendor Manajement
ͻ Operational Efficiencies ͻ Service-Level Manajement

 
 


c  a 
    
Terkait dengan data, ITAM melibatkan data teknis asset TI dan data transaksional pada
setiap proses dalam siklus asset TI. Data teknis asset yang dimaksud misalnya spesifikasi
hardware, software, dan relasi antar asset. Sedangkan data transaksional antara lain data
riwayat perbaikan, riwayat revaluasi, nilai buku asset, biaya perbaikan, jumlah dan jenis
perangkat TI yang dikirimkan dari gudang persediaan, serta perpindahan asset (asset
movement).
Di samping itu, pelaksanaan ITAM memerlukan desain prosedur yang tersosialisasi
secara memadai ke seluruh stakeholder, serta tatanan organisasi dalam hal pengaturan tentang
siapa dan apa yang menjadi wewenang masing-masing peran (role) dalam ITAM.
Setelah terdefinisinya prosedur, tatanan organisasi, peran dan tanggung jawab dalam
desain ITAM, perusahaan dapat memanfaatkan tools untuk memudahkan penerapan ITAM.
Tools yang dimaksud bisa berupa sistem yang berdiri sendiri (stand-alone) atau berupa sistem
terintegrasi yang melibatkan beberapa sistem yang mendukung proses dalam ITAM seperti
integrasi sistem pengadaan, sistem finansial dan pembukuan, asset data repository, email,
LDAP, IT Asset Discovery Tools dan sistem inventory. Namun, tools yang dipilih tidak akan
berhasil optimal dalam membantu perusahaan menjalankan ITAM, apabila proses dan
organisasi ITAM tidak dijalankan dengan baik dan konsisten.

c
Asset Discovery and Identification Compliance Management
Communication and Education Disposal
Documentation Manajement Financial IT Asset Manajement
IT Asset Lifecycle Manajement Legislation
IT Acquisition Program Manajement
Policy Manajement Vendor Manajement
Project Manajement
c c    c  

 
Untuk mengetahui kinerja ITAM dalam memenuhi tujuan-tujuan implementasinya, perlu
juga ditetapkan KPI dan satuan-satuan pengukurannya. Kompleksitasnya benar-benar
ditentukan oleh kebutuhan masing-masing perusahaan. Hal ini merupakan pembuktian dari
pernyataan seorang praktisi dan pakar dibidang Asset Manajement bahwa IT Asset
Manajement merupakan kombinasi dari 80% proses dan 20% penggunaan tools (William Brett
Husselbaugh). Dengan kata lain proses ITAM yang tertata dan diimplementasikan dengan baik
merupakan prioritas utama dalam ITAM, sedangkan pemilihan tools menempati prioritas
sesudahnya.
Melalui proses ITAM yang tertata baik, konsisten dijalankan, dan didukung dengan tools
yang memadai, diharapkan akan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan
strategis terkait TI. Sebagai tambahan, pemantauan dan control yang baik terhadap seluruh
asset TI kemudian akan mendukung akuntabilitas dan kepatuhan terhadap produk hukum yang
berlaku (Hak Atas Kekayaan Intelektual) dan perjanjian/kontrak antara perusahaan dengan
vendor.
Akhir kata, dengan mengidentifikasi seperti apa pengelolaan asset TI yang diharapkan,
dan melakukan kajian terhadap sejauh mana pengelolaan asset TI saat ini di perusahaan, kita
bisa menyimpulkan sendiri apakah ITAM merupakan sebuah keharusan atau bukan bagi
perusahaan.