Pen Gurus An Aset Alih (Baru)
Pen Gurus An Aset Alih (Baru)
1
SAMBUNGAN
2
PRINSIP PENGURUSAN ASET
3
ASPEK PENGURUSAN ASET
PEROLEHAN
PENDAFTARAN
PEMERIKSAAN
PENYENGGARAAN
PELUPUSAN & HAPUSKIRA
KEHILANGAN
PENGURUSAN STOR
4
KEDUDUKAN STOR DALAM
ORGANISASI
PENGGUNA
P
E
R
PENGGUNA
O
L STOR
E PENGGUNA
H
A
N PENGGUNA
( ) 5
KEDUDUKAN STOR
DALAM ORGANISASI
PENGGUNA
P
E
R PENGGUNA
O
L STOR
E PENGGUNA
H
A
N PENGGUNA
6
KATEGORI ASET KERAJAAN
1. TETAP:
a) TANAH -
DI BAWAH BIDANG KUASA
PENGARAH TANAH DAN GALIAN
(KPTG)
b) BANGUNAN –
DI BAWAH BIDANG KUASA JABATAN
KERJA RAYA (JKR)
7
Sambungan:
2. ASET BERALIH:
a) HARTA MODAL
b) INVENTORI
c) BEKALAN PEJABAT
d) STOK DALAM STOR
8
PEKELILING
PERBENDAHARAAN
BIL 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
9
TUJUAN
10
PERLAKSANAAN (TPA)
- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan
Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari
borang lama KEW.312 dan KEW 313 kepada borang
baru dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh
enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini
dikeluarkan.
- Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006,
hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar
Harta Modal ( KEW PA 4)dan Senarai Daftar
Inventori (KEW PA 5) yang baru.
11
- Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan
Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan
ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan
Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut
Panduan Perbendaharaan - Tatacara
Pengurusan Stor.
12
PEMBATALAN :
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira,
hanya peraturan berkaitan barang-barang
awam sahaja;
(b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan
berkaitan barang-barang awam sahaja;
(c) PP Bil. 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;
(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;
(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;
(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan
Stor dan Aset sahaja;
13
(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara
Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan
XV sahaja;
(i) Surat Perbendaharaan
S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4
bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/
PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.
14
TATACARA PENGURUSAN ASET
ALIH KERAJAAN (TPA)
15
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGAWAL
16
c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK)
17
J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH
KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)
18
2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :
i. Kedudukan semasa Aset Alih
Kementerian/Jabatan
ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih
Kerajaan
iii. Laporan Tindakan Pelupusan
iv. Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib
v. Masalah-masalah berkaitan dengan
pengurusan aset alih
Bab A : Penerimaan
Bab B : Pendaftaran
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan
Pemeriksaan
Bab D : Penyelenggaraan
Bab E : Pelupusan
Bab F : Kehilangan dan Hapus Kira
20
2. Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa,
Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
Kementerian/Jabatan
4. Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan.
5. Menguruskan Kehilangan dan hapuskira
6. Menyelaras penyediaan Laporan berikut:-
a. Harta Modal dan Inventori
b. Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori
c. Pelupusan Aset Alih Kerajaan
d. Tindakan Surcaj / Tatatertib
21
PENGUATKUASA
22
TATACARA PENGURUSAN ASET
ALIH KERAJAAN (TPA)
23
PENGENALAN
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C - Penggunaan/Penyimpanan dan
Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F - Kehilangan dan Hapuskira
24
DEFINISI ASET:
25
3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :
i. HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
(Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu;
atau
(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara
berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset
yang memerlukan penyelenggaraan seperti
yang telah disyaratkan di dalam manual/buku
panduan pengguna.
26
ii. INVENTORI
27
4. Kategori Harta Modal :-
Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/
Dapur/Sukan.
28
5. Kategori bagi Inventori
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000
dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-
(ii) Perabot;
29
6. Bekalan Pejabat
Harta benda/barang tak luak yang terlalu
rendah nilainya serta tidak ekonomik untuk
dikesan satu persatu.
Contoh :
Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,pensil/pen,
alat pengasah dll.
30
Stok Dalam Stor
Contoh :
Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,
hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.
31
BAB A - PENERIMAAN
32
OBJEKTIF PENERIMAAN
33
PERATURAN PENERIMAAN
36
KEW.PA1
BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
(Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Tandatangan: Tandatangan:
Nama: Nama:
Jawatan: Jawatan:
Tarikh: Tarikh:
37
BAB B - PENDAFTARAN
OBJEKTIF
38
TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua
minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
39
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
40
PUNCA MAKLUMAT
41
2. Aset yang disewa beli :-
42
Aset yang belum berdaftar:-
43
DOKUMEN PENDAFTARAN
1. Pendaftaran
45
(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah
dikemukakan secara tahunan seperti berikut:-
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan
senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat.
(ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan
senarai daftar PTJ berserta senarai daftar
Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan Kementerian
mengetahui dan memantau keseluruhan aset
di bawah kawalannya.
46
(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini
apabila berlaku perkara perkara berikut:-
(i) Penambahan/ penggantian/penaiktarafan aset;
(ii) Pemeriksaan aset;
(iii) Pelupusan; dan
(iv) Hapus kira.
47
2. Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan
dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi
menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia
(HKM) dan nama Kementerian/Jabatan
berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan
sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas
yang digunakan untuk tujuan penyamaran
dan risikan hendaklah ditandakan di tempat
yang tidak mudah dilihat.
48
(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri
Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri
Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:-
Kementerian Pelajaran
Sek.Men.Keb.Taman Molek JB
Harta Modal
Tahun Pembelian
Nombor Siri
50
Contoh melabelkan aset Inventori
adalah seperti di bawah:-
Kementerian Pelajaran
Sek.Men.Keb.Taman Molek JB
Inventori
Tahun Pembelian
Nombor Siri
51
Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan
sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar
Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6.
Penyimpanan Daftar
(a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan
dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci;
(b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam
kabinet berkunci; dan
(c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan
salinan disimpan di lokasi.
52
Senarai Aset Di Lokasi
(a) Senarai Aset mengikut lokasi aset itu
ditempatkan hendaklah disediakan oleh
Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7
dalam dua (2) salinan.
(b) Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah
disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1)
salinan lagi disimpan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
(c) Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini
dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan
kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
53
LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL & INVENTORI
54
PENJELASAN CARA
PENGISIAN
1. LAPORAN PENERIMAAN KEW. PA-1
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. A KEW. PA-2
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. B KEW. PA-2
3.1. BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN
DAN NAIKTARAF
4. DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3
5. SENARAI DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-4
6. SENARAI DAFTAR INVENTORI KEW. PA-5
7. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN
DAN INVENTORI KEW. PA-6
8. SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-7
9. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI KEW. PA-8
55
KEW PA-1
56
KEW. PA2
PENEMPATAN
Lokasi PEJABAT
Tarikh 10/4/2007
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh 5/4/08
Tandatangan
PENEMPATAN
BAHAGIAN B
58
KEW. PA3
DAFTAR INVENTORI
Kementerian/Jabatan :
Bahagian :
BAHAGIAN A
Kod Nasional
Kategori PERABUT
PENEMPATAN
Kuantiti 1 1
No Siri 1 2
Pendaftaran
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh 25/7/08
Tandatangan
PENEMPATAN
HARGA PEROLEHAN
NOMBOR SIRI TARIKH
BIL NAMA ASET ASAL
PENDAFTARAN PEROLEHAN
(RM)
1. KPM/ JEA 1067 MESIN PENCETAK 1/4/2007 3989.00
153/H/07/1 DIGITAL RISO RZ 330 M
JUMLAH
60
KEW. PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI
JUMLAH 61
KEW. PA-6
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
No Siri Pembuat :
No Siri Pendaftaran :
62
KEW..PA-7
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN : SEK.MEN.KEB TAMAN MOLEK PASIR GUDANG, JOHOR
LOKASI : PEJABAT
……………………….. ………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama : ________________________ Nama : ________________________
Jawatan : ________________________ Jawatan : ________________________
Tarikh : ________________________ Tarikh : ________________________
JUMLAH NILAI
KEMENTERIAN / JABA TAN BILANGAN KEW. BILANGAN JUMLAH NILAI
BIL HARTA MODAL
DIBAWAHNYA PA-2 KEW.PA-3 INVENTORI (RM)
(RM)
Jumlah
…………………………………………………………
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama : _____________________________________
Jawatan : _____________________________________
Tarikh : _____________________________________
* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun
semasa. 64
BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN
OBJEKTIF
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan
dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur
bagi tujuan :-
65
1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan
berikut :-
66
KEW.PA-9
1. Jenis Aset :
2. Keterangan Aset :
3. Nombor Siri Pendaftaran :
4. Kos penyelenggaraan
terdahulu (jika ada) :
5. Pengguna Terakhir :
6.Tarikh Kerosakan :
7. Perihal Kerosakan
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Nama:…………………………………………………………………..
Jawatan:……………………………………………………………….
Tarikh:………………………………………………………………….
………………………………….
Tandatangan
Nama:……………………………………………
Jawatan:…………………………………………
Tarikh:…………………………………………..
67
PENGGUNAAN
- Aset yang dibawa keluar dari pejabat
hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan
hendaklah dipulangkan semula sebaik
selesai penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
68
KEW.PA-6
Jenis
Jenama dan Model
PEGAWAI PENGELUAR
No. Siri Pembuat
No. Siri Pendaftaran Catatan
69
PENYIMPANAN
70
PEMERIKSAAN
71
PEMERIKSAAN
72
PEMERIKSAAN
73
KEW. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Bil No Siri Jenis Harta Lokasi Daftar ( KEW. PA-2) Keadaan Harta
Pendaftaran Modal Modal
Lengkap Kemaskini
Mengikut Catatan
Sebenar Ya Tidak Ya Tidak
Rekod
Nota :
…………………………………. …………………………………..
(Tandatangan) (Tandatangan) Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan
…………………………………. …………………………………. lokasi harta modal semasa pemeriksaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2) Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.
…………………………………. ………………………………… Keadaan Harta Modal : Nyatakan samaada sedang
digunakan atau tidak digunakan.
(Jawatan) (Jawatan) Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.
…………………………………. …………………………………
(Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)
74
KEW. PA-11
Nota :
…………………………………. …………………………………..
Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan
(Tandatangan) (Tandatangan)
lokasi harta modal semasa pemeriksaan.
…………………………………. ………………………………….
Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2)
Keadaan Inventori : Nyatakan samaada sedang digunakan
…………………………………. …………………………………
atau tidak digunakan.
(Jawatan) (Jawatan)
Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.
…………………………………. …………………………………
(Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)
75
KEW. PA-12
Kementerian : ___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Tandatangan : ………………………………………….
Nama Pegawai Pengawal : ………………………………………….
Tarikh : ………………………………………….
Cop Kementerian / Jabatan : ………………………………………….
76
BAB D
PENYELENGGARAAN
77
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar
secara berterusan dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.
78
JENIS
PENYELENGGARAAN
79
MANUAL PENYELENGGARAAN
80
PANDUAN PENYELENGGARAAN
81
STOK BEKALAN PEJABAT
82
Bekalan Pejabat
Contoh :
Stapler, puncher, gunting, pisau, tray, pensil/pen, alat
pengasah dll.
83
Stok Dalam Stor
Contoh :
Alat ganti kenderaan/mesin,
alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.
84
[Lampiran J-3]
AT 1 LAMPIRAN J-3
Kew 300 – J3
(Panduan 85)
KAD KAWALAN STOK (3)
Keluaran 19- 19- 19- Harga Paras Stok Unit Unit Kuantiti Pesanan:
Tahunan Keluaran (Ekonomi/Tetap)
Seunit
RM Maksima No Vokeb:
Tarikh No Rujukan Tempat Terimaan keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima
Hantaran/
No Pesanan K Harga K RM K RM Tarik No Kuantiti Kuantiti
Kerajaan h Rujukan Diterima
Seunit Jumlah
Tarikh dan
No BTB atau tandatangan
Terima Keluar Baki
No Garisan BPPB Penyelenggara
Stor
KEW J3 50 50 23/12/07
1
B660349
2 1/08 10 40 1/1/08
3 2/08 30 10 2/1/08
KEWJ3 150 160 2/1/08
4
B660349
10
11
12
13
14
87
2. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok
- Membuat lawatan ke stor secara mengejut
berasaskan kepada rancangan Verifikasi
Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193)
88
Pengkelasan Barang-Barang
a) Tidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun
sekali.
b) Menarik - diverifikasi setahun sekali
(Perabut,pakaian dan alat kelengkapan)
c) Sangat menarik – diverifikasi 2 kali setahun
(dadah,perkakas elektrik & kain)
89
Pengiraan Stok
90
Laporan Tahunan Pengurusan Stor
- Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran sebelum 15 Februari
tahun berikutnya.
91
KEW 300-N
LAMPIRAN N
(Panduan 121)
KADAR PUSINGAN STOK
Keterangan :
Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua
penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.
92
CONTOH
KEW 300-N
LAMPIRAN N
(Panduan 121)
KADAR PUSINGAN STOK
Keterangan :
Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah dianggap mewakili dua
penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok bagi tahun semasa.
93
KEW 300-S
LAMPIRAN S
(Panduan 192)
Folio Lejar Perihal Stok Stok Lebihan Nilai Kekurangan Nilai Catitan
Barang Sebenar Mengikut Lebihan Kekurangan
Rekod
94
KEW 300-T
LAMPIRAN T
(Panduan 199)
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di bawah jagaan saya telah
diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :
(i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada ..........................................
(ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada ..........................................
(iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada ..........................................
Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinan
95
LAMPIRAN U-1
(Panduan 200)
KEW 300 U
LAPORAN VERIFIKASI STOK
No Kod Perihal Tarikh Unit Kuantiti Nilai Sebab-sebab Syor-syor Ulasan Ketua Catitan
Barang Periksa Pegawai Setiausaha
Pengawal Perbendaharaan/
Pegawai Kewangan
A. Stok Lebih
B. Stok Kurang
C. Stok Tak Boleh
Guna
D. Stok Usang
Tandatangan : .......................................................
96
KEW 300-W
LAMPIRAN W
(Panduan 221,239)
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barang-barang dalam stok / inventori di
bawah jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendak-kehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang
perselisihan / laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *
97
TATACARA ASET ALIH
KERAJAAN
PELUPUSAN - BAB E
98
DIFINISI PELUPUSAN
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
OBJEKTIF
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-
(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh
diguna atau tidak diperlukan;
(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
99
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
100
KUASA MELULUS
1. Perbendaharaan
(i) Hadiah;
(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
(iii) Tukar Beli (trade-in);
(iv) Tukar Barang (barter-trade); dan
(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
101
KUASA MELULUS
2. Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
102
U
R
U 1. Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan
S adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.
103
U
R
(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada
U
Kuasa Melulus:-
S
(i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan
S
(ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang
E
diwakilkan kuasa.
T
I (f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk
A tindakan;
P (g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;
E
L (h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;
U
P • Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada
U sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I
S bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;
A
N
104
U
R
U
S
(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan
S Aset KEW.PA-18;
E
T (k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19
I bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;
A
P (l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus;
E dan
L
U (m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset
P KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
U tahun berikutnya.
S
A
N
105
KEW. PA-15
No. Rujukan
Tarikh :
Kepada :
……………………………………………
……………………………………………
(Nama Pegawai yang dilantik)
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga
Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama
………………… (tahun) mulai dari ………………… hingga ……………….
………………………………………
(Tandatangan Pegawai Pengawal)
Nama : …………………………………….
Jawatan : …………………………………….
106
KEW. PA-16
KERAJAAN MALAYSIA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan :
Alamat :
No Siri Pendaftaran Aset :
(KEW. PA-2/PA-3)
No Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan (km)/ :
Jenis,Jenama dan Model : Tempoh penggunaan (jam)
No Chasis/Siri Pembuat : Tahap Penyampaian Perkhidmatan (%) :
No Enjin : Jumlah Kos Penyelenggaraan Semasa :
No Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :
Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Dibaiki :
Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :
LAPORAN PEMERIKSAAN
Butir-butir penambahbaikan yang perlu :
•……………………………………………………………………………..
•……………………………………………………………………………..
•……………………………………………………………………………..
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut :
•…………………………………………………………………………….
•…………………………………………………………………………….
•…………………………………………………………………………….
……………………………………………. ……………………………………
( Tandatangan ) (Tandatangan)
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
Cop : Cop :
Ruangan inim hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun.
Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM ………………………..
……………………………….
(Tandatangan)
Nama : ……………………………… Cop :
Jawatan : ……………………………….
Tarikh : ……………………………….
107
KEW. PA-17
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
KEMENTERIAN/JABATAN : _______________________________________________________________
HARGA
PEROLEHAN NILAI SEMASA
ASAL
TEMPOH
JABATA SEU JUML SEU JUMLAH NYATAKAN
KETERAN TARIKH DIGUNA SYOR KAEDAH
B N/ UN KUANT NIT AH NIT KEADAAN
GAN PEMBELIA KAN/ PELUPUSAN DAN
I BAHAGI IT ITI ASET
ASET N SIMPANA (RM) (RM) (RM) (RM) JUSTIFIKASI
L AN DENGAN JELAS
N
108
KEW. PA-18
KEMENTERIAN/JABATAN : ________________________________________________________
……………………………… ………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama : ……………………………. Nama : ………………………..
Jawatan : ……………………………. Jawatan : ……………………..
Cop : Cop :
109
KEW. PA-19
KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________________________________________
Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
Tandatangan Pegawai Pengawal : ……………………………………………….. Cop Jabatan :
Nama : ………………………………………………..
Jawatan : ……………………………………………….
Tarikh : ……………………………………………….
111
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
112
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
113
LEMBAGA PEMERIKSA
114
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
115
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
116
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
PERLANJUTAN TEMPOH
117
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
KAEDAH PELUPUSAN
118
KAEDAH PELUPUSAN
119
KAEDAH PELUPUSAN
(g) Pindahan
(h) Hadiah
(i) Musnah secara:-
(i) Ditanam
(ii) Dibakar
(iii) Dibuang
(iv) Ditenggelam
(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
120
PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
121
TINDAKAN SEMASA
MELAKSANAKAN PELUPUSAN
122
TATACARA ASET ALIH
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
BAB F
123
TAFSIRAN KEHILANGAN
124
TAFSIRAN HAPUSKIRA
125
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
126
TAFSIRAN KETUA JABATAN
127
OBJEKTIF
128
KUASA MELULUS PERINGKATAN
PERBENDAHARAAN
129
KUASA MELULUS PERINGKAT
PEGAWAI PENGAWAL
130
URUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan
bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan
dan Hapus kira.
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang
Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada
Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat
dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
131
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan ;-
1.Keterangan Aset yang hilang
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
© Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e)Harga Perolehan Asal
………………………………….
Tandatangan Ketua Jab tan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Jabatan : 132
KEW. PA-29
No Rujukan Fail :
Tarikh :
Kepada:
……………………………………………
……………………………………………
(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan ……………………………………………… (nama aset) di
………………………………………………….. (Kementerian/Jabatan/PTJ) mulai dari tarikh surat ini.
( No Rujukan Laporan Awal …………………………………………………….)
2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes
kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal
dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW. PA-30) seperti yang dilampirkan.
Laporan
ini mestilah dikembalikan sebelum …………………………(tarikh).
Tandatangan : ………………………………………….
Nama Pegawai Pengawal : ………………………………………….
Kementerian/Jabatan : ………………………………………….
134
KEW. PA-30
Nyatakan :
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku
(c) Tempat kejadian
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain
termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan
tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan.
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
Syor :
Ulasan :
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Kementerian/Jabatan :
137
URUS SETIA KEHLANGAN
DAN HAPUS KIRA
139
KEW. PA-32
Bil Ruj. Kementeri Jenis Punca Nilai Nilai Tindakan Surcaj Tindakan
Kelulusan an/Jabata Aset Kehila Perolehan Semas Tatatertib
Perbendaharaan n ngan Asal (RM) a (RM)
Amaun Tarikh Jenis Tar
Surcaj Dikena Huku ikh
(RM) kan man Dik
ena
kan
JUMLAH
140
PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan
141
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
142
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana
kehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar
kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
wakil tempatan Ketua Audit Negara.
143
3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-
29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu
dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai
yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai
lebih kanan sebagai Pengerusi.
144
3. Jawatankuasa Penyiasat
145
4.Tugas Dan Tanggungjawab
Jawatankuasa Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas
perlantikan,
2. Memeriksa sendiri tempat kejadian,
3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai
kehilangan,
4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang,
5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih
(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi,
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud,
7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi
mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
146
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
147
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
148
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
149
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
150
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
151
TINDAKAN KEMENTERIAN/
JABATAN SELEPAS KELULUSAN
152
PEMATUHAN
153
ISU/MASALAH PENGURUSAN ASET
KERAJAAN
Tiada rekod/rekod yang ada tidak sempurna
Tiada sistem maklumat di jabatan atau secara
bersepadu di peringkat kementerian atau agensi pusat
Penyimpanan rekod rumit kerana melibatkan banyak
aset
Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh pegawai yang
bertanggungjawab atau pegawai pengawal.
154
Sambungan
155
156