LPJ Fix 2009
LPJ Fix 2009
Periode 2009/2010
A. Deskripsi Kerja
Ketua :
Mengkoordinir semua pengurus
Mengawasi kegiatan yang dilaksanakan USBM
Berkoordinasi dengan dewan niniak mamak USBM
Wakil Ketua :
Bekerja sama dengan ketua dala, mengkoordinir semua pengurus
Sekretaris :
- Mengatur trafik surat
- Mengurus notulensi, absensi, dan agenda rapat
- Dokumentasi laporan kegiatan
Bendahara :
Secara umum :
Mengatur keuangan USBM
Melaporkan keuangan USBM minimal 6 bulan sekali
Secara khusus :
Bendahara 1 : mengelola keuangan non-kas USBM
Bendahara 2 : mengelola keuangan USBM iuran anggota
B. Program Kerja
1. Pembentukan Steering Comitte Dies Natalis
a. Latar Belakang
USBM sebagai salah satu unit kegiatan mahasiswa di IT Telkom yang
bergerak di dalam bidang seni dan budaya, maka diadakan suatu rangkaian
kegiatan sebagai salah satu wadah pelestarian seni dan budaya khususnya
seni dan budaya minangkabau.
b. Tujuan
Steering comitte ini dibentuk bertujuan untuk dapat melakukan
penyeleksian atau pembentukan Organizing Comitte Dies Natalis 2010.
c. Penanggung Jawab
Penaggung jawab dari pelaksanaan Program Kerja ini adalah ketua
USBM 2010.
d. Sasaran
Sasaran dari kegiatan ini adalah mahasiswa IT Telkom angkatan 2006
yang aktif di USBM.
e. Waktu Pelaksanaan
Penetapan SC Dies Natalis 2010 dilaksanakan pada 10 September 2010.
f. Indikator Keberhasilan
1. Terbentuknya SC dengan jumlah yang sesuai dengan target
2. Terbentuknya SC sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
g. Realisasi
Terlaksana.
h. Rincian Biaya
Dana operasional SC Alek Nagari = Rp. 300.000,00.
i. Hambatan dan Solusi
Hambatan : Kegiatan ini direncanakan dilaksanakan pada bulan Agustus,
namun harus ditunda hingga September. Hal ini dikarenakan
banyaknya kegiatan lain yang perkiraan waktunya ternyata di
luar rencana.
Solusi : Agar kegiatan ini tetap berjalan dan waktunya tidak semakin mundur
maka kegiatan ini dilaksanakan berbarengan dengan kegiatan
lain.
j. Evaluasi
Pembentukan SC yang ditargetkan pada bulan agustus pada realisasinya
baru terbentuk bulan September. Hal ini dikarenakan banyaknya kegiatan lain
yang perkiraan waktunya ternyata di luar rencana. Untuk kedepannya
hambatan ini dapat diatasi dengan mengatur timeline sebaik-baiknya.
Anggota SC seharusnya mahasiswa IT Telkom angkatan 2006, tetapi
karena terbatasnya SDM di angkatan 2006 maka salah satu anggota SC
berasal dari angkatan 2005.
k. Rekomendasi
Membuat timeline untuk proker masing-masing divisi dengan jelas dan
juga timeline untuk kegiatan-kegiatan yang tidak terencana.
Mengatur jadwal seefisien mungkin jika suatu kegiatan harus
dilaksanakan berbarengan dengan kegiatan lain
C. Evaluasi Umum
Pada kepengurusan kali ini, ketua memiliki kendala dalam berkoordinasi dengan
pengurus. Ketua juga kesulitan dalam merangkulanggota USBM di luar pengurus
untuk berpartisipasi secara aktif di USBM. Rapat Pleno dan evaluasi kerja pengurus
juga sangat jarang diadakan. Solusi ketua dalam mengatasi hal-hal tersebut adalah
dengan memaksimalkan pengurus yang masih aktif.
Komunikasi antara wakil ketua dengan ketua kurang terjalin. Begitu juga
komunikasi wakil ketua dengan para kadiv. Lebih sering bertanya kepada ketua dan
para kadiv mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan di bawah naungan pengurus
merupakan salah satu solusi unutk lebih meningkatkan komunikasi
Dalam melakukan tugasnya sekretaris cukup kesulitan dalam mengurus trafik
surat. Surat yang masuk terkadang tidak sampai ke tangan sekretaris. Kotak surat
dalam hal ini akan sangat membantu dalam pengaturan trafik surat. Dalam hal
pengeluaran surat yang paling menyulitkan adalah ketika diminta membuat surat
terhimpit waktu. Sekretaris harus lebih sering menanyakan apakah ada surat yang
masuk atau tidak, jika ada meminta untuk disimpankan ke yang menerimanya terlebih
dahulu.
Bendahara cukup kesulitan dalam menagih uang iuran anggota. Kurangnya
koordinasi dengan bendahara divisi jmenjadi salah satu penyebab hal tersebut.
Bendahara harus lebih cerewet dan lebih sering menagih dalam hal iuran anggota
untuk mengatasi hal yang satu ini.
D. Rekomendasi Umum
Anggota pengurus tidak perlu terlalu banyak dan setiap orang diseleksi dengan
baik.
Pertemuan antar anggota pengurus harus lebih sering diadakan atau paling tidak
rapat antar para kadiv agar kegiatan-kegiatan yang berlangsung dapat diketahui
semua pihak.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DIVISI SUMBER DAYA ANGGOTA
Keanggotaan
Koordinator : Ewiranti Ayang Dani A. 112071001
Pengembangan anggota : Leila Fadilla 113070362
Rhedo Ramdhana
Ari Saputra Ramadoni 115081023
Ramadhani Luthfina 114080049
Nadya Febri Anissa 613080010
Kesejahteraan anggota : Dammara Fajar
Harriz Febriantoni Z
Ayu Suci Lestari 111080058
Agil Firnando 111081064
Ilham Alkhairi
A. Deskripsi Kerja
Divisi sumber daya anggota merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Unit Seni
Buday Minang IT TELKOM karena bertanggung jawab penuh terhadap
keberlangsungan pemberdayaan anggota. Divisi ini terdiri dari 2 (dua) sub divisi
yaitu sub divisi pengembangan anggota dan kesejahteraan anggota. Pada dasarnya
anggota USBM merupakan asset paling berharga yang dimiliki oleh USBM, dan
pengurus USBM khususnya divisi sumber daya anggota. Sub divisi pengembangan
anggota mempunyai amanah dalam menjaga asset tersebut, dimana nantinya orang-
orang yang menjadi pengurus USBM, performers dan meyambung tali silaturahmi
adalah anggota USBM. Oleh karena itu perlu dilakukan pembinaan dan
pengembangan untuk menyiapkan anggota USBM sehingga mereka dapat
meneruskan nilai-nilai seni dan budaya yang ada di dalam tubuh organisasi USBM
IT TELKOM. Dan sedangkan sub divisi kesejahteraan anggota mempunyai amanah
dalam hal yang berhubungan dengan kinerja anggota, mulai dari peningkatan
kinerja, kestabilan performansi, keakraban, sampai pada memotivasi para anggota.
Untuk menjaga semua itu, oleh karena itu diperlukan kesejahteraan para anggota
yang ada agar tidak jenuh, tetap bersemangat dan tetap berkontribusi dalam
menjalankan setiap kegiatan serta latihan rutin yang dilaksanakan USBM.
B. Program Kerja
Sub Divisi Pengembangan Anggota
1. Mengurus Stand PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)
a. Latar Belakang
Kegiatan tahunan PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru) dimana membutuhkan
sumber daya anggota untuk mengurus stand yang ada.
b. Tujuan
Memberi tahu dan mengenalkan secara garis besar tentang Unit Seni Budaya
Minang (USBM) serta menjalin tali silaturahmi kekeluargaan kepada mahasiswa
baru.
c. Penanggung Jawab
Ilham Alkhairi
d. Sasaran
Seluruh SDA USBM yang tersedia
e. Waktu kegiatan
Juni - Juli 2009
f. Parameter keberhasilan
Para anggota USBM dapat menyampaikan informasi tentang USBM kepada
mahasiswa baru
- Mahasiswa baru dapat mengetahui secara garis besar tentang USBM
- Dapat terjalin tali silaturahmi antara mahasiswa baru dengan anggota
USBM
- Acara berjalan sesuai rencana
g. Realisasi
Proker ini di awali dengan mengusulkan surat untuk pendirian stand PMB dan di
urus secara berkala dan kontinu lalu dilanjutkan dengan mendirikan stand PMB
yang bertema Minang dengan bantuan anggota-anggota USBM yang di
laksanakan 2 tahap (pada PMB 1 dan 2). Yang menjaga atau mengurus stand
tersebut adalah para anggota USBM yang berada di Bandung (terutama yang
jaga) dan bertugas untuk memberitahukan sekilas tentang informasi USBM yang
di bantu pamlet/brosur yang di buat oleh divisi informasi.
h. Rincian Biaya
Rp. –
i. Hambatan dan Solusi
1. Hambatan : Kurangnya sumber daya yang berada di bandung karena
bertepatan dengan liburan semester
Solusi : Memanfaatkan sumber daya anggota yang ada semaksimal
mungkin untuk mengurus stand PMB yang ada
2. Hambatan : Cuaca yang tidak mendukung (hujan) sehingga lingkungan
stand menjadi becek dan terlihat kumuh
Solusi : Tidak membuka stand di saat-saat tertentu untuk membereskan
dan membersihkan stand
j. Evaluasi
Secara keseluruhan kegiatan ini cukup berhasil namun kendala-kendala yang
tidak terduga membuat kegiatan ini menjadi tidak terkoordinir dengan baik.
k. Rekomendasi
1. Penjadwalan penjagaan piket stand PMB sebaiknya di rancang dari waktu yang
cukup lama dan memastikan SDA yang bersangkutan berkomitmen untuk
bertanggung jawab dalam mengurus stand
2. PJ yang di tunjuk sebaiknya orang yang bisa mengkoordinasikan SDA yang
ada untuk mengurus stand PMB
2. Melaksanakan PAB (Penerimaan Anggota Baru)tahun ajaran 2009-2010
a. Latar Belakang
Menghimpun mahasiswa-mahasiswa yang tertarik dengan seni dan budaya
minang lalu membuat kegiatan penerimaan anggota baru sehingga mereka bisa
terkoordinir dengan baik ke dalam satu naungan yaitu USBM.
b. Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari acara ini yaitu :
1. Menjalin silaturahmi antara mahasiswa baru dengan anggota USBM IT
TELKOM
2. Menjalankan proses regenasi yang ada di USBM IT TELKOM
3. Mengumpulkan anggota baru dari mahasiswa baru yang tertarik akan adanya
USBM
c. Penanggung Jawab
Ewiranti Ayang D.A dan Rhedo Ramdhana
d. Sasaran
- Mahasiswa baru IT TELKOM
- Seluruh anggota USBM
- Seluruh civitas akademika IT TELKOM (pembina USBM dan perwakilan
dari kampus IT TELKOM)
e. Waktu kegiatan
Agustus – November 2010
f. Parameter keberhasilan
- Tingginya tingkat antusiasme mahasiswa baru terhadap rangkaian acara PAB
- Mahasiswa baru yang mendaftar menjadi anggota baru lebih dari 80orang
- Acara berjalan sesuai dengan rencana
g. Realisasi
Dalam pelaksanaannya untuk pertama kali kegiatan nya yaitu membagikan
formulir pada awal semester ganjil (Untuk awal semester ganjil dibagikan
melalui stand PMB dan mading USBM) kemudian pengembalian formulir
berlangsung sampai 2 minggu setelah pembagian formulir. Setelah itu ada
penyambutan yang mendaftar menjadi anggota USBM 2009 pada awal semester
oleh seluruh pengurus dan anggota USBM (Baselo Basamo). Dan di akhiri oleh
pelantikan anggota baru USBM 2009 yang di selenggarakan di Ciwidey dan
menginap selama 2 hari yang di ikuti sekitar 90orang.
h. Rincian Biaya
(dilampirkan)
i. Hambatan dan Solusi
- Hambatan : Panitia yang terbentuk dengan waktu mepet sehingga kurang
bisa bekerja dengan maksimal
Solusi : Memanfaatkan slot waktu yang ada sebaik mungkin sehingga
walaupun waktu yang ada mepet namun acara bisa terlaksana dengan baik
- Hambatan : Dana yang kurang dan pembayaran dana kegiatan yang macet
Solusi : Memakai uang pribadi panitia dahulu dan untuk pembayaran
dana di tunjuk penanggung jawab yang berkomitmen dan menjamin bahwa
pembayaran itu akan pasti di lunasi.
j. Evaluasi
Kegiatan ini terlaksana dengan lancar namun kendala pembayaran uang yang
sampai sekarang belum selesai menjadikan kegiatan ini memiliki “hutang yang
belum terselesaikan”.
k. Rekomendasi
1. Pembentukan panitia sebaiknya di lakukan dari jauh-jauh hari sehingga para
panitia memiliki slot waktu yang cukup untuk mempersiapkan acara secara
matang dan dapat di pergunakan untuk pencarian dana diluar iuran.
2. Bersikap lebih tegas untuk permasalahan yang berkaitan dengan uang seperti
pembayaran kegiatan sehingga panitia tidak pusing dalam hal penagihan uang
setelah acara selesai
3. Mengadakan Bumo (Buka Basamo)
a. Latar Belakang
Acara di di buat dalam rangka menjalin silaturahmi antara semua anggota USBM
di bulan suci ramadhan.
b. Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari acara ini yaitu :
1. Menjalin silaturahmi antara mahasiswa baru, anggota USBM, dan seluruh
civitas akademika IT TELKOM di bulan suci ramadhan
2. Membangun dan mempertahankan kebersamaan antara mahasiswa baru,
anggota USBM, dan seluruh civitas akademika IT TELKOM
3. menambah rasa kekeluargaan dan keakraban
c. Penanggung Jawab
Ewiranti Ayang D.A dan Rhedo Ramdhana
d. Sasaran
- Mahasiswa baru IT TELKOM
- Seluruh anggota USBM
e. Waktu kegiatan
September 2009
f. Parameter keberhasilan
- Peserta yang berkontribusi dalam acara ini terdiri dari mahasiswa baru,
anggota USBM, niniak mamak, pengurus serta perwakilan dari civitas
akademika
- Tingginya tingkat antusiasme peserta terhadap rangkaian acara buka basamo
- Terciptanya keakraban dan kekeluargaan antara semua peserta buka basamo
yang hadir
g. Realisasi
Di lapangan proker ini menjadi satu dengan acara baselo basamo dan untuk acara
di handle keseluruhan oleh panitia dan divisi SDA hanya sebagai tim pengawas.
Secara garis besar ada beberapa point dalam pelaksanaan kegiatan ini yaitu :
- Sebelum acara ini di mulai,di awali dulu oleh kegiatan Baselo Basamo
pada sore hari nya
- Menjelang waktu berbuka puasa, di buka oleh kata sambutan oleh para
niniak mamak, ketua USBM, dan pembina USBM
- Setelah adzan berkumandang, para peserta buka basamo memakan ta’jil
(ketan, pisang goreng, dan sirup timun) yang di sediakan oleh panitia di
teruskan oleh sholat maghrib berjamaah
- Makan maincourse yang disediakan panitia
- Ramah tamah
h. Rincian Biaya
(dilampirkan)
i. Hambatan dan Solusi
- Hambatan : Pembentukan panitia yang close reqruitment dan di percayakan
kepada para kadiv untuk memilih anggotanya membuat kurang terstruktur
dan terkoordinasi dengan baik.
Solusi : Di intensifkan pertemuan antar panitia (pleno) agar masing-
masing panita dan divisi SDA saling kenal mengenal sehingga dapat bekerja
sama dengan baik.
- Hambatan : Tidak disiplinnya para peserta dalam hal pembayaran dan
pendaftaran keikutsertaan untuk acara buko basamo sehingga terjadi sempat
terjadi kekacauan dalam pemesanan makanan
Solusi : Untuk para peserta yang baru ikut padahal pendaftaran buko
basamo sudah di tutup, di ambil solusi untuk tetap memperbolehkan mereka
ikut serta namun dengan konsekuensi terjadi kekurangan ta’jil.
j. Evaluasi
Kegiatan ini tergolong berhasil karena memenuhi parameter-parameter kegiatan
yang di buat. Namun karena ada nya oknum-oknum yang kurang disiplin
menyebabkan terjadinya masalah dalam kegiatan ini seperti ta’jil yang kurang,
pemakaian uang pribadi panitia untuk menombok karena terjadi kekacauan
pemesanan makanan.
k. Rekomendasi
1. Sebaiknya terdapat penegasan dan penegakan kedisiplinan dala pendaftaran.
Jika pendaftaran sudah lewat sebaiknya tidak menerima peserta di luar waktu
yang telah di tetapkan karena nantinya akan menimbulkan kekacauan database
pesera yang menimbulkan efek domino pada permasalahan lain.
2. Pembentukan panitia sebaiknya open reqruitment di dalam lingkup USBM
sehingga kepanitiaan bisa lebih terstruktur dan terkoordinir dengan baik
4. Mengirim Esmot (Esemes Motivasi)
a. Latar Belakang
Di latarbelakangi oleh banyaknya anggota yang kurang aktif dan terdapat
perasaan ketika ingin kembali ke dalam lingkungan USBM. Maka dari SDA
membuat sms motivasi agar para anggota dan pengurus tetap merasa bagian dari
USBM walaupun jarang datang dan berpartisipasi di setiap kegiatan-kegiatan
USBM dan mereka termotivasi agar memiliki rasa untuk berkontribusi kepada
USBM lebih baik lagi dari sebelumnya.
b. Tujuan
Meningkatkan semangat dan motivasi serta menjaga kestabilan integritas anggota
USBM IT TELKOM
c. Penanggung Jawab
Ari Saputra Ramadhoni
d. Sasaran
Seluruh anggota USBM
e. Waktu kegiatan
Awal – akhir kepengurusan
f. Parameter keberhasilan
- Seluruh anggota USBM dapat menerima sms motivasi dari divisi SDA
- Seluruh anggota USBM dapat termotivasi dan terjaga tali silaturahminya
g. Realisasi
Pengiriman sms motivasi ini telah dilakukan sebanyak 8x secara berkala oleh
anggota SDA. Yang di lakukan sebanyak 6x di semester ganjil dan 2x dilakukan
pada semester genap. Content sms motivasi ini berupa ucapan selamat malam,
kata-kata motivasi atau apa saja yang dapat meningkatkan semangat dan jiwa
memiliki USBM. Untuk pengiriman sms di lakukan oleh orang yaitu kadiv SDA
dan PJ itu sendiri.
h. Rincian Biaya
Rp. -,
i. Hambatan dan Solusi
- Hambatan : Tidak semua anggota USBM yang menerima sms ini di
karenakan tidak lengkapnya nomor-nomor hp di contact pengirim sms
Solusi : Pengiriman hanya dilakukan kepada anggota-anggota USBM
yang contact hp nya ada di phonebook pengirim sms motivasi
- Hambatan : Pengiriman sms belum terjadwal dengan baik sehingga tidak ada
waku yang tentu dalam pengiriman sms ini.
Solusi : Pengiriman hanya di lakukan ketika pengirim sms motivasi
memiliki content sms yang akan di kirim.
j. Evaluasi
Program kerja ini belum bisa di bilang sukses dan mencapai target karena tidak
memenuhi parameter keberhasilan yang sudah di tentukan. Namun merupakan
inovasi yang bagus walau dalam pelaksanaannya masih ada kekurangan.
k. Rekomendasi
1. Sebaiknya sms motivasi ini dapat di kirim berkala dan terjadwal sehingga
terdapat waktu pasti dalam pengirimannya.
2. Diperbaikinya sistem pengiriman dan si pengirim sms sebaiknya memiliki
database anggota USBM baik pengurus maupun non pengurus sehingga
penerima sms ini bisa merata.
5. Membentuk dan melakukan pengawasan tehadap panitia Try Out
a. Latar Belakang
Dalam rangka mempromosikan IT TELKOM ke daerah-daerah yang di sarankan
dari pihak rektorat. Oleh karena itu USBM menaungi kegiatan tryout untuk
daerah Padang dan Bukittinggi agar kegiatan tersebut bisa terkoordinasi dengan
baik.
b. Tujuan
Memberi tahu dan mengenalkan secara garis besar tentang Unit Seni Budaya
Minang (USBM) serta mempromosikan keberadaan IT TELKOM pada umumnya
dan USBM pada khususnya
c. Penanggung Jawab
Nadya Febri A.
d. Sasaran
Seluruh siswa SMA yang berada di Sumatera Barat (terbatas hanya untuk
sekolah2 yang di datangi oleh panitia try out)
e. Waktu kegiatan
Desember 2009 – Februari 2010
f. Parameter keberhasilan
- Dapat terbentuk panita try out yang siap akan tugasnya
- Para siswa/i SMA di Sumatra Barat dapat mengetahui sekilas tentang IT
TELKOM pada umunya dan USBM pada khususnya
- Acara berjalan sesuai rencana
g. Realisasi
Pertama-tama proker ini di awali dengan pembentukan panitia try out dan lalu
setelah panitia terbentuk dilakukan pengawasan terhadap kinerja panitia try out
h. Rincian Biaya
(terlampir di LK panitia tryout)
i. Hambatan dan Solusi
- Hambatan : Kurang baiknya sistem pendataan orang-orang yang akan pulang
ke padang
Solusi : List pendataan di taruh di masing USBM dan di data dengan di
tanyakan melalui mulut ke mulut.
j. Evaluasi
Program kerja ini dapat di bilang sukses karena berjlan dengan baik walau pada
pelaksanaannya panitia try out memiliki andil yang besar dan bantuan dari
anggota-anggota USBM lainnya sehingga acara dapat berjalan dengan baik .
k. Rekomendasi
1. Pendataan kepulangan anggota USBM sebaiknya di lakukan dari jauh hari
sehingga ketika panita try out sudah terbentuk maka dari pihak USBM sudah
memiliki database kepulangan yang tinggal di beri ke panitia.
6. Memberdayakan anggota dalam Dies Natalis USBM XV
a. Latar Belakang
Dengan adanya kegiatan tahunan USBM dalam rangka Dies Natalis USBM yang
menampilkan pagelaran seni budaya minang serta acara-acara lain dimana
membutuhkan sumber daya manusia yang banyak, maka dari itu divisi SDA
memberdayakan anggota USBM untuk membantu dan turut berpartisipasi dalam
mensukseskan acara tersebut.
b. Tujuan
1. Menjadi wadah dalam penyaluran bakat-bakat sumber daya anggota
2. Membangun dan mempertahankan nilai-nilai seni dan budaya minang yang
di berdayakan oleh para anggota USBM
3. menambah rasa kekeluargaan dan keakraban
c. Penanggung Jawab
Leila Fadila
d. Sasaran
Seluruh civitas akademika minang IT TELKOM (anggota, pengurus, pembina
USBM, partisipan)
e. Waktu kegiatan
Akhir Oktober 2009- Maret 2010
f. Parameter keberhasilan
- Dapat terbentuk steering committee dies natalis yang siap akan tugasnya
untuk membentuk organizing committee dies natalis
- Acara berjalan sesuai rencana
g. Realisasi
Rekruitasi panitia dilakukan pada awal november 2009 yang dilapangannya di
bantu dan dilaksanakan oleh dewan niniak mamak. Pemberdayaan anggota
USBM ini terlaksana dengan baik walau pada awalnya terdapat kekurangan
performer.
h. Rincian Biaya
Rp. -,
i. Hambatan dan Solusi
- Hambatan : Telatnya pemberdayaan anggota dalam pelatihan tari sehingga
dala pencarian performer di butuhkan slot waktu khusus
Solusi : Membuat slot khusus untuk pengrekruitan performer
- Hambatan : Kurang sumber daya yang berpartisipasi sebagai performer di
Dies Natalis XV
Solusi : Ada beberapa anggota yang muli tasking dari panitia juga
menjadi performer
j. Evaluasi
Pelaksanaan proker ini dapat berjalan dengan baik karena tidak terlepas dari
keterlibatan pihak-pihak terkait seperti niniak mamak USBM, Steering comittee
Dies Natalis XV, dan pihak-pihak lain yang tidak bisa di sebutkan satu per satu.
k. Rekomendasi
1. Sebaiknya pemberdayaan anggota dalam pelatihan kegiatan-kegiatan
kesenian dilakukan diawal yang bekerja sama dengan divisi kesenian.
Ketua Divisi :
Fandi Davisko (112070148)
A. Deskripsi Kerja
Divisi Kesenian merupakan salah satu divisi yang terdapat di struktur
kepengurusan Unit Seni Budaya Minang IT Telkom yang bertanggung jawab di bidang
pengembangan, pengelolaan dan pelestarian kesenian Minangkabau. Divisi Kesenian
memilik empat Sub Divisi yang bergerak dan bertanggung jawab di bidangnya masing-
masing yaitu Sub Divisi Musik, Sub Divisi Randai, Sub Divisi Tari dan Sub Divisi
Teater.
B. Program Kerja
1. Melaksanakan latihan rutin kesenian yang ada di USBM.
a. Latar Belakang
Banyaknya materi kesenian Minangkabau yang harus diajarkan dan
diregenerasikan agar bisa ditampilkan dengan baik pada event-event tertentu.
b. Tujuan
Untuk memperlancar materi yang ada dan meregenerasikan pada generasi
penerus USBM agar materi kesenian itu tidak hilang.
c. Penanggung Jawab
Setiap sub divisi kesenian USBM dibawah pengawasan ketua divisi kesenian.
d. Sasaran
Seluruh anggota aktif USBM baik yang baru masuk maupun anggota lama.
e. Waktu Pelaksanaan
Minimal dua kali seminggu yaitu pada hari Selasa dan Jumat.
f. Indikator Keberhasilan
Banyaknya anggota USBM yang hadir untuk latihan khususnya anggota baru
pada jadwal yang ditentukan dan dapat menampilkan apa yang telah
dipelajari dengan baik.
g. Realisasi
Terlaksana, Latihan telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang
ditentukan,tetapi saat menjelang kegiatan Dies Natalis USBM,latihan lebih
diintensifkan dengan jadwal diluar yang telah ditentukan dan bekerja sama
dengan divisi acara Alek Nagari 2010 dalam pengaturan jadwal latihan.
h. Hambatan dan Solusi
Adanya ketidaksanggupan dari beberapa penanggung jawab materi dalam
mengatur anggotanya dan materi yang ada tidak dikuasai dengan
baik,solusinya yaitu dengan kembali meminta tolong kepada angkatan-
angakatan atas USBM untuk kembali aktif memberikan latihan materi kepada
para juniornya.
i. Evaluasi
Jadwal latihan yang telah ada untuk digunakan semaksimal mungkin dan
latihan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
j. Rekomendasi
Latihan di luar sekretariat USBM tetapi tetap pada jadwal Selasa dan Jumat.
2. Mencari inovasi dan ide baru dalam pengembangan kesenian USBM seperti
tari kreasi dan music kreasi USBM minimal 1 tari dan musik.
a. Latar Belakang
Selama ini musik dan tari yang ada di USBM belum ada yang merupakan
musik dan tari khas USBM melainkan belajar dari kaset dan video.
b. Tujuan
Mengembangkan dan memberi variasi pada kesenian yang ada di USBM.
c. Penanggung Jawab
Setiap sub divisi kesenian USBM,terutama sub divisi tari dan sub divisi
musik.
d. Sasaran
Seluruh anggota USBM khususnya performer musik dan tari.
e. Waktu Pelaksanaan
Mulai dari awal kepengurusan hingga terlaksananya Dies Natalis USBM
f. Indikator Keberhasilan
Adanya minimal 1 karya seni yang merupakan hasil kreasi seniman USBM.
g. Realisasi
Terlaksana, dengan adanya musik kreasi dari USBM yang ditampilkan dalam
Dies Natalis sebagai pengiring drama,sedangkan untuk tari belum terlaksana.
h. Hambatan dan Solusi
Fokus yang lebih pada materi lama yang disiapkan untuk Dies Natalis
sehingga tidak munculnya ide untuk membuat sesuatu yang baru. Solusinya
saat divisi drama meminta soundtrack pengisi drama,barulah dicari musik-
musik kreasi di sela-sela kesibukan dengan materi penampilan Dies Natalis
sehingga hasilnya yang didapat kurang maksimal walaupun ditampilkan
cukup baik.
i. Evaluasi
-
j. Rekomendasi
Adanya suatu tim kreatif dan materi yang anggotanya tak hanya dari divisi
kesenian tetapi semua anggota USBM yang mengerti dengan kesenian.
3. Mendatangkan pelatih minimal sekali dalam sebulan.
a. Latar belakang
Dibutuhkannya pelatih sehingga bisa memaksimalkan materi yang ada di
USBM dan diharapkan dapat diciptakannya materi baru bagi USBM.
b. Tujuan
Membantu kelancaran kegiatan latihan.
c. Penanggung jawab
Divisi kesenian
d. Sasaran
Seluruh anggota USBM,khususnya yang menjadi performer.
e. Waktu pelaksanaan
Minimal sekali dalam sebulan.
f. Indikator keberhasilan
Adanya pelatih yang mengawasi dan mengajarkan materi kesenian kepada
para performer dan performer dapat menampilkan kesenian tersebut dengan
baik.
g. Realisasi
Tidak terlaksana,karena keterlambatan dalam menghubungi pelatih yang
dimaksud.
h. Hambatan dan Solusi
Jadwal latihan yang simpang siur mengakibatkan keterlambatan
menghubungi pelatih. Solusinya meminta tolong pada niniak mamak USBM
untuk melatih sekaligus memberi masukan pada para performer.
i. Evaluasi
Belajar secara otodidak dan memaksimalkan peran angkatan-angkatan yang
lebih tua.
j. Rekomendasi
Untuk tahun depan pelatih didatangkan mulai dari awal agar bisa
membimbing dari awal latihan hingga akhir kepengurusan. Bulan Oktober
pelatih yang dimaksud harus telah dihubungi dan bulan November mulai
latihan dengan pelatih.
4. Mengadakan sharing bulanan antar anggota divisi kesenian untuk
membahas kendala dan masalah yang ada pada divisi kesenian.
a. Latar Belakang
Perlunya komunikasi antar anggota divisi kesenian agar diketahui masalah
yang dihadapi divisi kesenian dan mencari solusi yang tepat dari masalah
tersebut.
b. Tujuan
Membicarakan kendala yang dihadapi divisi kesenian dan mengakrabkan
sesama anggota divisi.
c. Penanggung Jawab
Ketua divisi kesenian USBM
d. Sasaran
Anggota divisi kesenian USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Sekali dalam sebulan.
f. Indikator Keberhasilan
Setiap sub divisi mengetahui masalah dari divisi lain dan memberikan solusi
yang baik dan terciptanya hubungan yang harmonis di dalam divisi kesenian.
g. Realisasi
Terlaksana di awal-awal kepengurusan, setelah itu masalah divisi kesenian
tak hanya dibicarakan di dalam internal divisi saja tetapi menjadi masalah
krusial di USBM apalagi di saat-saat persiapan Dies Natalis.
h. Hambatan dan Solusi
Lebih memprioritaskan untuk latihan dan sulitnya menyatukan jadwal antar
anggota divisi.solusinya kendala-kendala yang ada lebih sering dibicarakan
secara personal.
i. Evaluasi
-
j. Rekomendasi
Setiap anggota divisi dapat membagi waktunya dan bisa membagi prioritas
sesuai dengan kepentingan.
5. Mengadakan pertunjukan internal USBM untuk melatih mental anggota
USBM yang menjadi performer dalam suatu skala periode tertentu minimal
2 kali selama masa kepengurusan.
a. Latar Belakang
Kurangnya event yang membantu para performer untuk mempersiapkan
mental mereka dalam menghadapi suatu pertunjukan.
b. Tujuan
Melatih mental tampil para anggota USBM khususnya para performer.
c. Penanggung Jawab
Divisi kesenian USBM
d. Sasaran
Seluruh anggota USBM khususnya para performer.
e. Waktu Pelaksanaan
Minimal dua kali dalam masa kepengurusan yaitu bulan Oktober 2009 dan
Februari 2010.
f. Indikator Keberhasilan
Adanya suatu kegiatan pertunjukan internal USBM dan bisa dijadikan
parameter untuk penampilan yang lebih besar lagi. Mental tampil para
anggota USBM jadi lebih terasah.
g. Realisasi
Kegiatan ini tidak terlaksana.
h. Hambatan dan Solusi
Regenerasi dan mulai latihan yang lambat karena adanya beberapa kendala
baik itu adanya kegiatan di dalam USBM sendiri maupun kegiatan dari
kampus yang menjadi prioritas. Akan digabung dengan kegiatan geladi kotor
Dies Natalis tetapi tidak jadi dan direncanakan untuk hiburan saat pelantikan
pengurus USBM periode mendatang.
i. Evaluasi
-
j. Rekomendasi
Kegiatan ini sebaiknya dilaksanakan pada masa kepengurusan selanjutnya.
6. Berpartisipasi untuk menyukseskan Dies Natalis USBM 2010 dengan
mempersiapkan materi kesenian untuk ditampilkan seperti
tari,music,randai dan drama.
a. Latar Belakang
Program kerja utama Unit Seni Budaya Minang IT Telkom.
b. Tujuan
Memperingati hari lahirnya Unit Seni Budaya Minang IT Telkom sekaligus
media untuk mempertahankan budaya Minangkabau di perantauan.
c. Penanggung jawab
Ketua Divisi Kesenian USBM.
d. Sasaran
Seluruh anggota divisi Kesenian USBM.
e. Waktu pelaksanaan
November 2009 hingga Mei 2010.
f. Indikator keberhasilan
Ditampilkannya kesenian dan budaya Minang pada acara Dies Natalis USBM
2010.
g. Realisasi
Terlaksana, Dengan ditampilkannya kesenian Minangkabau berupa tari yaitu
Tari Pasambahan dan Silek Galombang, Tari Urak Langkah, Tari Payung,
Tari Rantak, Tari Rancak di nan Jombang, dan Tari Piriang, randai, drama,
musik tradisional Minang dan kolaborasi dengan alat musik tradisional
daerah lain dan modern dan silek galuik. Juga ditampilkan budaya Minang
bajawek kato sambah pada awal acara.
h. Hambatan dan solusi
Pengembangan yang tidak begitu tampak pada materi yang ada dan materi
baru yang memiliki sedikit referensi dan juga adanya ketidaksinkronan antara
materi yang disiapkan oleh divisi kesenian dengan keinginan divisi acara
Dies Natalis USBM 2010. Solusinya mengerahkan segala source yang ada
untuk bisa berkreasi dan tidak terpaku pada pola dasar dari kesenian itu
sendiri.
i. Evaluasi
Lebih dimatangkan dalam hal persiapan dan referensi.
j. Rekomendasi
Adanya materi baru yang lebih fresh dan membawa unsur Budaya Minang
yang lebih banyak dan sebaiknya materi yang akan ditampilkan saat Dies
Natalis merupakan materi yang disediakan oleh divisi kesenian dan divisi
acara bertindak sebagai pengelola materi kesenian yang ada.
Keperluan Biaya
Bahan Galembong Rp 640.000
Renda-renda Rp 85.000
Upah Jahit Rp 244.500
Total Rp 969.500
k. Rekomendasi
Pengadaan kostum dan atribut randai dengan cara investasi dari anggota
randai itu sendiri sehingga tidak bergantung pada kondisi keuangan USBM.
5. Mengadakan kolaborasi randai dengan music dan teater.
a. Latar belakang
Adanya niat untuk menampilkan randai dengan format yang asli dan
dikarenakan sedikitnya kesempatan tampil untuk anggota teater.
b. Tujuan
Memperkenalkan bentuk asli dari kesenian Randai itu sendiri dan juga
membangkitkan mental tampil anggota teater sehingga tidak canggung dalam
penampilan dan even besar seperti Dies Natalis.
c. Penanggung jawab
Divisi Kesenian USBM.
d. Sasaran
Anggota USBM khususnya performer terutama anggota Randai.
e. Waktu pelaksanaan
Oktorber 2009 dan Februari 2010.
f. Indikator keberhasilan
Adanya suatu pertunjukan internal USBM yang menampilkan penggabungan
dari randai dan drama atau menampilkan randai dengan format asli.
g. Realisasi
Tidak terlaksana.
h. Hambatan dan Solusi
Karena adanya persiapan Dies Natalis yang menyita perhatian lebih dan
menjadi prioritas karena merupakan acara akbar USBM. Solusinya
direncanakan dilaksanakan saat pelantikan pengurus baru USBM.
i. Evaluasi
-
j. Rekomendasi
Kegiatan ini sebaiknya dilaksanakan karena akan membuka kembali
pemahaman akan randai dan drama yang sebenarnya.
A. Deskripsi Kerja
Melakukan kegiatan yang bersifat pendanaan untuk Unit Seni Budaya Minang.
B. Program Kerja
1. Stand PMB
a. Latar Belakang
Pada intinya Program Kerja ini adalah Proker Divisi SDA yang bertujuan
untuk memperkenalkan kebudayaan minang dan UKM Minang yang ada di
ITTelkom. Divisi Wirausaha memanfaatkan kesempatan ini untuk mencari
laba.
b. Tujuan
Ada pun tujuan dari stand PMB ini adalah untuk menghasilkan laba
sesuai tujuan dibentuknya divisi ini.
c. Penanggung Jawab
Penaggung jawab dari pelaksanaan Program Kerja ini adalah Ummul Khair. \
d. Sasaran
Sasaran dari Program Kerja yang dibuat diantaranya
Semua Mahasiswa baru IT TELKOM, khususnya untuk yang berdarah
Minang.
Masyarakat umum yang berada di lingkungan kampus IT TELKOM pada
saat PMB.
e. Waktu Pelaksanaan
Stand PMB gelombang 1 : Diadakan pada tanggal 22 - 24 Juni 2009.
Stand PMB gelombang 2 : Diadakan pada tanggal 3 - 7 Agustus 2009.
f. Indikator Keberhasilan
Dari dua kegitan yang dilakukan menghasilkan keuntungan yang
lumayan banyak walaupun belum sebesar yang ditargetkan dan banyanya
mahasiswa dan orang umum yang tertarik untuk mendatangi stand.
g. Realisasi
Kegiatan ini berlangsung dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore.
Pembagian jadwal penjagaan stand sudah diatur sedemikian rupa oleh divisi
SDA. Pada realisinya banyaknya anggota yang mendapat kesempatan jaga
stand pada waktu itu, datangnya tidak tepat waktu dan juga tidak tertibnya
dalam pelaksanaan kegiatan yang mengakibatkan susahnya penanggung
jawab kegiatan dalam mengontrol jalannya kegiatan ini.
h. Rincian Biaya
PEMASUKAN
Kegiatan PMB gelombang 1
Rincian keuangan dari tanggal 22 – 24 Juni 2009 kami tampilkan dalam
tabel di bawah ini :
Modal awal dari USBM : Rp. 300.000,00
Keuntungan yang diperoleh :
No Tanggal Kegiatan Keuntungan
.
1. 22 Juni 2009 (Hari – I) Rp. 273.000,00
2. 23 Juni 2009 (Hari – II) Rp. 153.000,00
3. 24 Juni 2009 (Hari – III) Rp. 68.000,00
TOTAL Rp. 494.000,00
Modal + TOTAL Keuntungan Rp. 794.000,00
Kegiatan PMB gelombang 2
Rincian keuangan dari tanggal 3 – 7 Agustus 2009 kami tampilkan dalam
tabel di bawah ini :
No. Tanggal Kegiatan Keuntungan
1. 3 Aguatus 2009 (Hari – I) Rp. 147.000,00
2. 4 Aguatus 2009 (Hari – I) Rp. 100.000,00
3. 5 Aguatus 2009 (Hari – I) Rp. 125.000,00
4. 6 Aguatus 2009 (Hari – I) Rp. 165.000,00
5. 7 Aguatus 2009 (Hari – I) Rp. 40.500,00
6. Keuntungan KOPMA dalam 5 hari Rp. 106.600,00
TOTAL Rp. 684.100,00
TOTAL Bersih(termasuk minus*) Rp. 634.100,00
PENGELUARAN
- Perlengkapan untuk PMB 2 Rp. 30.000,00
TOTAL BERSIH
(Pemasukan – Pengeluaran) Rp. 1.398.100,00
Nb: Keuntungan seharusnya Rp. 430.000,- (masih ada sisa 10 baju yang
belum di ambil)
h. Hambatan dan Solusi
Hambatan:
Masih banyak yang belum membayar uang baju.
Solusi:
Sering mengingatkan kepada orang-orang yang bersangkutan, tapi orang-
orang tersebut masih belum melunasinya.
i. Evaluasi
Dari rincian di atas dapat dilihat terjadi kekurangan laba akibat masih ada
yang tidak mengambil baju, di satu sisi ini menjadi indicator kegagalan,
namun disisi lain keuntungan masih didapat walaupun hanya sedikit
j. Rekomendasi
Lebih ditekankan rasa tanggungjawab
Melakukan DP sebelum pemesanan
C. Analisis Umum
Keuntungan yang didapat sangat memuaskan dan telah membangun kebersamaan
anggota. Namun inti masalah dari setiap proker ini adalah rasa tanggungjawab dari
beberapa anggota yang tidak menaati aturan yang telah ditetapkan.
D. Evaluasi Umum
Dari sisi Divisi Wirausaha sendiri, kordinasi kami tidak banyak mendapat
kendala akibat solidnya tim, hanya waktu bertemunya seluruh anggota yang sulit
dikarenakan kesibukan masing-masing anggota dan ini dapat diatasi via sms.
Terdapat miscommunication pada Divisi SDA dan Panitia Dies Natalis sehingga
beberapa proker berkurang, seperti Food Festival, halal bihalal. Proker jalan-jalan
paska UTS bersangkutan langsung pada SDA, kami hanya mencari laba melalui
penyediaan makanan. Proker penyediaan makana pada saat latihan dirasa berat akibat
kurangnya anggota yang menjaga dan Sekre yang gabung pada Kemmas. Proker
pembuatan pin tidak terealisaai akibat lamanya waktu progress jaket yang diluar
perkiraan. Serta USBM member mempertimbangkan manfaat yang tidak signifikan
diberikan.
E. Rekomendasi Umum
Lakukan banyak koordinasi pada Divisi SDA dan panitia dies natalis, karena
banyak proker yang tidak tercapai akibat kurangnya koordinasi tersebut.
F. Penutup
Terimakasih bagi seluruh anggota yang telah banyak membantu dan berkorban
untuk meluangkan waktunya waupun diluar dari tugasnya, serta Divisi SDA selaku
penyedia sumber daya anggota. Semoga Kedepannya seluruh kekurangan yang telah
dipaparkan di atas dapat diatasi dan menjadi bahan pertimbangan kedepannya.
DIVISI Kesekretariatan
Susunan Personil dan Jabatannya dalam Divisi.
Alandri Erizal – Kepala Divisi
Delvia Santi – sekretaris dan bendahara 1 divisi
Ritchie Fergindo – Bagian alat-alat kesenian
Adya Pratama – Bagian Kebutuhan sekre
Halida – sekretaris dan bendahara 2 divisi
A. Deskripsi Kerja
Kerja dari Divisi kesekretariatan adalah memelihara dan merawat kebutuhan sekre
USBM.
B. Program Kerja
1. Pembuatan Kotak Surat, Kritik, dan Saran USBM
a. Latar Belakang
Selama ini USBM belum memiliki wadah untuk menampung surat-surat
yang masuk dari luar, kritik dan saran yang masuk dari luar yang nantinya
berguna bagi perkembangan USBM ke depannya.
b. Tujuan
Mempermudah pihak atau instansi yang ingin memasukkan suratnya ke
USBM. Dan juga memberikan sarana kepada siapa saja yang ingin
memasukkan kritik maupun sarannya ke USBM.
c. Penanggung Jawab
Adya Pratama
d. Sasaran
Semua pihak yang peduli terhadap USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Program ini kami rencanakan pada tanggal 22 juli 2009 dan selesai pada
tanggal 1 Agustus 2009.
f. Indikator Keberhasilan
Kotak sudah selesai dibuat
g. Realisasi
Kotak sudah dipajang di depan sekre
h. Rincian Biaya
Pengeluaran : Rp 60.000,-
Pemasukan : Rp 0,-
i. Hambatan dan Solusi
Tidak ada hambatan
j. Evaluasi
Tidak ada
k. Rekomendasi
Tetap merawat dan jaga kotak surat, kritik, dan saran tersebut
2. Gotong royong membersihkan sekre USBM
a. Latar Belakang
Dikarenakan sekre USBM selalu dipakai untuk berbagai kegiatan maka
diperlukan adanya gotong royong membersihkan dan merapikan sekre.
b. Tujuan
Agar kebersihan dan kerapian sekre tetap terjaga.
c. Penanggung Jawab
Semua anggota divisi kesekretariatan.
d. Sasaran
Sekre USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Program ini kami laksanakan pada tanggal 16 Agustus 2009 mulai dari
jam 8.30 sampai jam 14.00
f. Indikator Keberhasilan
Barang-barang di USBM sudah tertata rapi.
g. Realisasi
Keadaan di sekre sudah terlihat rapi dan bersih
h. Rincian Biaya
Tidak memakan biaya sama sekali.
i. Hambatan dan Solusi
Kurangnya sumber daya manusia yang ada. Solusinya adalah melakukan
perbaikan dalam hal informasi ke setiap anggota, pengurus, maupun
niniak mamak USBM.
j. Evaluasi
Tidak ada
k. Rekomendasi
Perlunya diadakan gotong-royong USBM tiap bulannya.
3. Pencatatan inventaris USBM
a. Latar Belakang
Karena sudah banyaknya inventaris yang ada di USBM maka diperlukan
pencatatan inventaris.
b. Tujuan
Mengetahui inventaris yang di USBM
c. Penanggung Jawab
Semua komponen divisi kesekretariatan
d. Sasaran
Inventaris yang ada di USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Program ini kami rencanakan pada tanggal 22 juli 2009 dan
pelaksanaannya dilakuakan pada tanggal 25 Agustus 2009.
f. Indikator Keberhasilan
Tercatanya semua inventaris yang ada di sekre, kecuali yang ada di
tangan masing-masing anggota.
g. Realisasi
Awalnya sebelum pencatatan inventaris yang ada di sekre USBM belum
diketahui jumlah dan keadaannya, namun setelah dilakukan pencatatan
dikeahui jumlah dan keadaannya.
h. Rincian Biaya
Tidak ada biaya
i. Hambatan dan Solusi
Hambatannya adalah masih banyaknya inventaris USBM yang dipegang
oleh anggota USBM.
j. Evaluasi
Perlunya anggota yang memegang inventaris USBM melapor ke div
kesekretariatan.
k. Rekomendasi
Perlunya dilakukan pengecekan inventaris setiap bulannya.
Lampiran inventaris
Pemberian tanda terhadap pakaian
Pengadaan lemari tambahan
Melakukan perawatan inventaris bersama divisi lainnya
4. Pencatatan inventaris USBM
a. Latar Belakang
Karena sudah banyaknya inventaris yang ada di USBM maka diperlukan pencatatan
inventaris.
b. Tujuan
Mengetahui inventaris yang di USBM
c. Penanggung Jawab
Semua komponen divisi kesekretariatan
d. Sasaran
Inventaris yang ada di USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Program ini kami rencanakan pada tanggal 16 mei 2010 dan pelaksanaannya
dilakuakan pada tanggal 18 Mei 2010.
f. Indikator Keberhasilan
Tercatanya semua inventaris yang ada di sekre, kecuali yang ada di tangan masing-
masing anggota.
g. Realisasi
Awalnya sebelum pencatatan inventaris yang ada di sekre USBM belum diketahui
jumlah dan keadaannya, namun setelah dilakukan pencatatan dikeahui jumlah dan
keadaannya.
h. Rincian Biaya
Tidak ada biaya
i. Hambatan dan Solusi
Hambatannya adalah masih banyaknya inventaris USBM yang dipegang oleh
anggota USBM.
j. Evaluasi
Perlunya anggota yang memegang inventaris USBM melapor ke div kesekretariatan.
k. Rekomendasi
Perlunya dilakukan pengecekan inventaris setiap bulannya.
Lampiran inventaris
Pemberian tanda terhadap pakaian
Pengadaan lemari tambahan
Melakukan perawatan inventaris bersama divisi lainnya.
Hasil pencatatan inventarisnya:
D. Evaluasi Umum
Untuk kerja dari divisi kami sudah baik, namun masih diperlukan adanya perbaikan.
E. Rekomendasi Umum
Semoga kepengurusan berikutnya bisa lebih baik dari kepengurusan kami.
F. Penutup
Demikian laporan pertanggungjawaban triwulan divisi kesekretariatan. Apabila
masih terdapat kekurangan maupun kesalahan, kami mohon maaf.
LAPORAN PERTANGGUNG-JAWABAN
DIVISI INFORMASI
A. Deskripsi kerja
Divisi informasi merupakan salah satu divisi yang terdapat dalam
kepengurusan USBM IT Telkom. Deskripsi kerja Divisi Informasi adalah dapat
menyalurkan informasi di dalam lingkungan USBM IT Telkom serta dapat
mempublikasikan USBM IT Telkom di lingkungan IT Telkom.
B. Program kerja
1. Menjadi perantara jaringan komunikasi dan informasi terhadap seluruh pihak
internal USBM
a. Latar belakang
Informasi yang ada harus disebarkan kepada pihak-pihak yang terkait
dalam lingkungan internal USBM. Pihak internal USBM yang dimaksud di
sini seperti Niniak Mamak, Dewan Niniak Mamak, pengurus USBM serta
anggota aktif USBM.
b. Tujuan
Adapun tujuan dari program kerja ini agar informasi yang ada tersebut
dapat diterima oleh pihak-pihak yang bersangkutan dalam lingkup internal
USBM
c. Penanggung jawab
Pipit
d. Sasaran
Sasaran dari program kerja ini adalah pihak-pihak yang terkait dengan
informasi tersebut.
e. Waktu pelaksanaan
Selama periode kepengurusan USBM 2009-2010 (Juni 2009-Mei2010)
f. Indikator keberhasilan
Indikator keberhasilan dari program kerja ini adalah banyaknya pihak-
pihak terkait yang mendapatkan informasi tersebut.
g. Realisasi
Pada kenyataannya program kerja ini hanya dapat terlaksana mulai dari
Juni – November.
h. Rincian biaya
Dana yang digunakan sebagai berikut
Perdana three : Rp. 3000,-
Pengisian pulsa I : Rp. 11.000,-
Total : Rp. 14.000,-
i. Hambatan dan solusi
Hambatan yang dihadapi dalam menjalankan program kerja ini adalah
1. Selama periode Juni – November
Terjadinya gangguan jaringan terhadap nomor-nomor provider
telekomunikasi yang ada, yang berasal dari Padang-SumBar yang
disebabkan oleh Gempa 30 September 2009 sehingga nomor HP
yang ada tidak dapat dihubungi.
Adanya penggantian nomor HP pengurus serta tidak disertai
dengan pemberitahuan kepada Ketua masing-masing Divisi
ataupun Divisi Informasi.
2. Di luar periode tersebut hambatan yang dihadapi adalah tidak
terlaksananya program kerja ini adalah karena tidak tersedianya alat
komunikasi yang ada (misalnya Handphone)
Solusi: dengan menempelkan informasi tersebut dengan Mading USBM.
j. Evaluasi
Guna terlaksananya program kerja ini dengan baik maka sebaiknya
adanya dukungan dari masing-masing ketua divisi untuk membantu
penyebaran informasi tersebut. Contoh informasi yang diinformasikan sperti
Rapat, Upgradding, serta berbagai kegiatan lain untuk meningkatkan
keakraban anggota USBM. Serta ditentukan titik-titik akses utama Jaringan
Komunikasi ini untuk tiap-tiap bagian misalnya:
Untuk dewan ninik mamak titik akses utama Da Bobby
Untuk angkatan 2008 tongek
Untuk angkatan 2009 paleo
Dst.
k. Rekomendasi
Rekomendasi terhadap program kerja ini adalah disediakannya
Handphone khusus untuk mengirim pesan Jarkom ini.
6. Menjadikan mading USBM tidak hanya sebagai sumber informasi tapi juga
sebagai media komunikasi sesama anggota USBM (surek manyurek)
a. Latar belakang
Adanya informasi yang tidak bisa dikatakan langsung kepada orang yang
besangkutan dalam lingkup USBM IT Telkom maka kami menfasilitasi
dengan sebuah media berupa kotak di mading USBM untuk mengirimkan
surat-suratnya.
b. Tujuan
Tersampainya informasi dari orang per orang.
c. Penanggung jawab
Wawan
d. Sasaran
Anggota USBM.
e. Waktu pelaksanaan
Maret 2010
f. Indikator keberhasilan
Telah ditempelnya kotak surat menyurat tersebut di mading USBM
g. Realisasi
Terlaksana, dengan ditempelnya kotak surat menyurat tersebut di mading
USBM.tapi terdapat keterlambatan penempelan.
h. Rincian biaya
Sebagian besar alat-alat dan bahan yang digunakan berasal dari alat-alat
pengurus dan bahan-bahan sisa dekorasi baselo basamo. Tapi terdapat
rincian biaya untuk mencetak photo pengurus sebesar Rp. 29.000,-
i. Hambatan dan solusi
Terlambatnya penempelan kotak surek manyurek karena anggota divisi
terfokus pada pelaksanaan Dies Natalis.
Solusi dengan memprioritaskan program kerja pengurus.
j. Evaluasi
Guna terlaksananya program kerja ini dengan baik maka diharapkan
kontribusi anggota lain dalam divisi informasi untuk saling membantu.
k. Rekomendasi
Rekomendasi terhadap program kerja ini adalah tingkatkan komitmen
diri pengurus untuk mendapatkan hasil yang diinginkan bagi USBM ini
C. Analisis Umum
Adanya beberapa proker divisi INFORMASI yang tidak terlaksana dan
juga adanya anggota divisi INFORMASI yang tidak memegang erat komitmen
mereka.
D. Evaluasi Umum
Untuk kerja dari divisi kami sudah cukup baik, namun masih banyak
diperlukan adanya perbaikan
E. Rekomendasi umum
Dalam pengerjaan timeline proker sebaiknya berkoordinasi dengan divisi
lain sehingga tidak adanya waktu pengerjaan proker yang tumpang tindih. Serta
ditempatkannya anggota yang lebih di divisi ini atau memperkecil lingkup kerja
terkait proker yang berhubungan dengan mading yaitu berperan sebagai redaksi
saja.
F. Penutup
Demikian laporan pertanggung jawaban ini dibuat. Semoga bermanfaat bagi
generasi penerus USBM selanjutnya.
DIVISI HUMAS USBM
A. Deskripsi Kerja
1. Melakukan hubungan kerja sama dengan Unit Kesenian Minang (UKM) di luar
kampus ITTelkom dan Unit Kegiatan Mahasiswa lain di ITTelkom
2. Meminjamkan ruang seminar SC dan peminjaman tempat-tempat di luar USBM
untuk kepentingan kelancaran kegiatan USBM
3. Pengadaan contact person untuk kegiatan USBM atau di luar USBM, hal ini
dapat berupa handphone.
B. Program Kerja
1. Nama Program Kerja I
a. Latar Belakang
Unit Seni Budaya Minang merupakan salah satu Unit Kegiatan Mahasiswa
yang berada di ITTelkom dan merupakan salah satu Unit Kesenian Minang
yang berada di Bandung. Sebagai UKM yang baik,USBM mampu melakukan
komunikasi dengan UKM lain dan menjaga silaturrahmi yang ada baik di
lingkungan kampus maupun dengan Unit Kesenian Minang yang berada di
luar Lingkungan ITTTelkom.
b. Tujuan
Mempererat hubungan silaturrahmi antar sesama UKM di ITTTelkom
dan Unit Kesenian Mnang di luar ITTTelkom
Terjalinnya kerja sama yang baik dengan UKM di ITTTelkom dan Unit
Kesenian MInang di luar ITTTelkom
c. Penanggung Jawab
Semua jajaran divisi HUmas USBM dengan penanggung tertinggi Kadiv
humas USBM, Wily Wiranata
d. Sasaran
Terjalinnya komunikasi dan hubungan yang baik dengan UKM lain di
ITTTelkom dan Unit Kesenian MInang di luar ITTTelkom
e. Waktu Pelaksanaan
Membuat ucapan-ucapan yang bersifat insidensial yang ditujukan ke
UKM luar ITT dan organisasi lain dalam ITTTelkom (waktu pelaksanaan
dikondisikan)
Melakukan kunjungan USBM ke UKM di ITTTelkom dan Unit Kesenian
Minang di luar ITTTelkom (waktu pelaksanaan:
Kunjungan ke UKM ITB dan UPBM UNPAD dalam rangka menghadiri
buka bersama pada tanggal 4 september
Kunjungan ke UABM ITENAS dalam rangka menghadiri buka bersama
pada bulan September
Kunjungan Ke UKM jaya di Jakarta untuk menghadiri petas seni yang
diselenggarakan mereka
Rapat tentang pembentukan Norma Kehidupan Student Center oleh
BKM BEM pada bulan Oktober
Coffe Morning dengan Rektorat Pada bulan Oktober
Silaturrahmi dengan UKMS (Makassar) ITTelkom di sekre USBM bulan
November
Menghadiri seminar di UNPAD pada bulan November tentang buku
Negara Kelima oleh pengarangnya sendiri Es Ito
Menghadiri acara pada acara Open House UKKSU di VIP B lantai 2
GSG 10 Desember
Menghadiri rapat BEM KBM ITTelkom di Hall ITTelkom tentang tata
tertib penggunaan SC bulan februari
Silaturrahmi dan pemberitahuan serta pembagian poster Dies Natalis
USBM IV di beberapa UKM Minang seperti UKM ITB,UPBM
UNPAD,UABM ITENAS dan UKM lainnya pada akhir bulan Maret
f. Indikator Keberhasilan
Kunjungan ke Unit Kesenian Minang lain di luar ITTTelkom
mendapatkan respon yang bagus dari UKM tersebut sehingga
mempererat silaturrahmi dan hubungan baik dengan UKM lain.
Rapat dengan BKM BEM dan UKM di ITTTelkom menghasilkan
Norma-Norma Kehidupan Student Center yang disetujui dan disahkan
oleh seluruh masyarakat Student Center
g. Realisasi
Umumnya semua kegiatan dapat dilaksanakan,namun terdapat masalah
dalam Sumber Daya Anggota. Banyaknya anggota Divisi Humas yang tidak
dapat hadir yang umumnya disebabkan oleh kegiatan akademik dan
hambatan-lainnya lainnya. Dan kegiatan tdak sesuai dengan jadwal
kunjungan yang telah ditetapkan.
h. Rincian Biaya
Biaya yang paling besar terdapat pada kunjungan ke UKM2 di luar
ITTTelkom seperti biaya transportasi. Namun secara umum biaya
transportasi ditanggung secara perorangan.
i. Hambatan dan Solusi
Transportasi solusi : sebelum hari mencari transportasi
SDA yang akan pergi : menentukan hari yang tepat akan pergi dan
mencari orang yang benar2 bisa
j. Evaluasi
Kegiatan ini cukup berhasil dilaksanakan,mungkin kendala transportasi dan
SDA yang akan pergi sedikit menjadi kendala. Namun,,kegiatan ini dapat
berjalan dengan semestinya.
k. Rekomendasi
Untuk pelaksanaan pada kepengurusan selanjutnya,, sebaiknya pengadaan
transportasi menjadi prioritas jika terdapat kunjungan keluar USBM.
2. Kegiatan 2
a. Latar Belakang
Kegiatan2 USBM yang semakin banyak sehingga diperlukan ruangan2 untuk
mengadakan kegiatan. Divisi Humas menjadi fasilitator untuk melakukan
peminjaman ruangan untuk kegiatan USBM tersebut.
b. Tujuan
Mendapatkan ruangan dengan cara melapor ke pihak BEM untuk melakukan
peminjaman ruang SC dan ruangan lainnya demi kelangsungan kegiatan
USBM
c. Penanggung Jawab
Semua Anggota Divisi Humas USBM dengan penanggung jawab tertinggi
oleh KAdiv Humas,Wily Wiranata
d. Sasaran
Ruangan dapat dipinjam untuk kegiatan USBM untuk memenuhi kegiatan
USBM
e. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan tidak dapat ditentukan karena sesuai dengan kebutuhan.
f. Indikator Keberhasilan
Ruang SC dan ruangan lainnya dapat dipinjam sesuai dengan waktu yang
dibutuhkan leh USBM dan kegiatan dapat dilaksanakan.
g. Realisasi
Melakukan peminjaman ruangan ke pihak BEM atau pihak yang bertanggung
jawab terhadap ruangan yang akan dipinjam
h. Rincian Biaya
Tidak terdapat rincian biaya dalam kegiatan ini.
i. Hambatan dan Solusi
Program kerja ini dapat dilaksanakan oleh HUMAS sendiri. Namun terdapat
kendala peminjaman seperti tidak memberitahu dahulu Humas sendiri karena
peminjaman ruangan biasa langsung dilakukan oleh Divisi Kesenian,dari
Divisi Kesekretariatan ataupun dari pengurus USBM sendiri. Dan juga dalam
peminjaman ruangan pihak dari divisi lain jarang melakukan kontak dengan
Divisi Humas untuk melakukan peminjaman ruangan.
Solusinya dengan saling melakukan komunikasi dan memberitahukan kepada
Divisi Humas apabila diinginkan peminjaman ruangan.
j. Evaluasi
Dalam peminjaman ruangan untuk kegiatan USBM hendakanya dilakukan
konfirmasi terlebih dahulu kepada Divisi Humas sehingga Humas dapat
melakukan program kerja sebagaimanamestinya.
k. Rekomendasi
Untuk kepengurusan selanjutnya,Divisi Humas sebaiknya sering melakukan
kotak dengan Divisi-Divisi lain maupun dengan pengurus apabila terdapat
keinginan untuk meminjam ruangan sehingga kesalahan komunikasi dapat
dihindari.
3. Kegiatan 3
a. Latar Belakang
Kegiatan USBM yang semakin banyak menuntut Divisi Humas untuk
memiliki sebuah alat komunikasi yang menjadi contact person USBM
sendiri.
b. Tujuan
Mempermudah komunikasi. Selama ini kita lihat USBM belum memiliki
contac person jika pihak dari UKM lain ingin menghubungi USBM.
c. Penanggung Jawab
Ketua dan Sekretaris
d. Sasaran
USBM memiliki kontak person tersendiri dan komunikasi USBM dengan
pihak luar (baik dengan UKM di kampus maupun dengan Unit Keseian
Minang di luar kampus) ataupun sebaliknya dapat berjalan dengan baik.
e. Waktu Pelaksanaan
Sampai sekarang alat komunikasi (Handphon)e untuk contact person belum
didapatkan.
f. Indikator Keberhasilan
USBM memilki contact person tersendiri.
g. Realisasi
Sampai sekarang realisasi belum dapat dilaksanakan.
h. Rincian Biaya
Untuk sebuah HP CDMA ataupun GSM :RP 300.000
i. Hambatan dan Solusi
Hambatan yang ada mungkin keterbatasan dana yang ada pada USBM
sendiri. Solusinya menunggu kemungkinan dana yang turun atau mencari
solusi-solusi lainnya.
j. Evaluasi
USBM sampai sekarang belum memiliki contact person dan hendaknya
program kerja ini dapat segera dicari solusinya mengingat kegiatan dari
USBM yang banyak dan pihak2 dari luar USBM yang ingin menghubungi
USBM belum mengetahui contact person USBM.
k. Rekomendasi
Untuk kepengurusan selanjutnya,diharapkan pengadaan contact person ini
sudah diadakan. Mengingat sampai sekarang USBM belum memiliki contact
person tersendiri.
C. Analisis Umum
Kegiatan Divisi Humas tentang Kunjungan dan hubungan dengan UKM lain dapat
berjalan cukup baik,namun kendala-kendala seperti transportasi dan SDM kelak
mudah-mudahan dapat diatasii. Pihak dari Divisi lain maupun pengurus hendaknya
sering melakukan kontak dengan Divisi HUmas perihal peminjaman ruangan untuk
kegiatan USBM sehingga dari pihak Humas dapat melakukan tuganya. Untuk
pengadaan contact person,hendaknya dari USBM sendiri segera merealisasikannya.
D. Evaluasi Umum
Kinerja dari Divisi Humas sendiri cukup baik. Namun, kendala-kendala yang sering
terjadi mudah-mudahan pada kegiatan berikutnya dapat diatasi.
E. Rekomendasi Umum
Untuk kepengurusan berikutnya,kegiatan dari Humas pada periode ini harap dapat
ditingkatkan pada peride berikutnya sehingga kegiatan dari USBM sendiri dapat berjalan
dengan baik.
F. Penutup
Kesalahan-kesalahan yang terjadi hendakya tidak menjadi hambatan bagi
kepengurusan berikutnya sehingga hubungan komunikasi secara eksternal USBM dapat
berjalan dengan baik lagi dan lebih baik lagi. Alhamdulillah...
Laporan Perjalanan
Nama Kegiatan:
1. Latar Belakang
Kegiatan USBM seperti menghadiri Undangan atau bersilaturahmi dengan UKM
Minang lain.
2. Tujuan
Saling bertukar informasi dan mempererat silaturrahmi sesama Rang Minang
3. Pelaksana
Divisi Humas dan Pengurus USBM beserta seluruh anggota USBM
4. Waktu Pelaksanaan
Pada tanggal 4 September dan sekitar bulan September
5. Tempat
UKM ITB,UPBM UNPAD dan UABM ITENAS, UKM Jaya Jakarta
6. Realisasi
a. Deskripsi Perjalanan
Kegiatan diawali dengan pengumpulang seluruh anggota Divisi Humas dan
Anggota USBM yang berkenan ikut. Kemudian berkumpul di tempat yang telah
disepakati (misal depan ATM ITTTELKOM). Menuju ke tempat undangan yang
dituju
b. Hambatan
Disiplin waktu setiap anggota pengurus USBM
transportasi
biaya
c. Hasil Perjalanan
Terjalinnya hubungan yang baik dengan UKM ITB,UPBM UNPAD dan UABM
ITENAS
7. Rincian Biaya
Pemasukan :-
Pengeluaran :Rp 100.000
8. Rekomendasi
{rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan perjalanan yang dilakukan}
DIVISI EVENT ORGANIZER
B. Deskripsi Kerja
Bertanggung jawab terhadap penampilan USBM mulai dari
transportasi,konsumsi,penyewaan kostum,koordinasi dengan tuan rumah dan lain-lain.
C. Program Kerja
1. Mengkoordinasi Penampilan USBM di lingkungan Internal Kampus
a. Latar Belakang
Seringnya USBM menerima tawaran penampilan di lingkungan kampus baik
dari Rektorat,YPT ,kepanitiaan atau dari UKM lain.
b. Tujuan
Penampilan USBM dapat berjalan dengan lancar
c. Penanggung Jawab
Divisi Event Organizer
d. Sasaran
Semua penampilan USBM di lingkungan internal kampus
e. Waktu Pelaksanaan
Tidak bersifat periodik (tergantung tawaran)
f. Indikator Keberhasilan
Koordinasi pada saat penampilan dan persiapan berjalan dengan lancar
Kebutuhan performer seperti konsumsi,transportasi dan kostum dapat
terpenuhi
Koordinasi dengan klien berjalan dengan baik
Semua property USBM yang dipakai dapat dikembalikan
Semua penampilan terdokumentasi dengan baik
g. Realisasi
Tanggal Penampilan Hambatan Solusi
11-08-09 Pengenalan Ormawa -Kurangnya -meminta bantuan
dan Kebudayaan koordinasi karena senior untuk
PDKT 2009 banyak anggota koordinasi
divisi EO yang
berhalangan
h. Rincian Biaya
Ada di bendahara
i. Hambatan dan Solusi
Hambatan - Banyak anggota divisi yang tidak bisa menjalankan
tugas
dengan baik karena jadwal yang bentrok dengan
jadwal
kuliah
- Koordinasi masih kurang pada awal-awal
kepengurusan karena belum berpengalaman
- Kurangnya dokumentasi
- Pengumpulan kostum setelah tampil kurang
terkoordinasi dengan baik
- Tidak semua SDA divisi EO termanfaatkan dengan
baik
h. Rincian Biaya
Ada di bendahara
i. Hambatan dan Solusi
Hambatan - Pengumpulan kostum masih kurang terorganisir
- Kurangnya dokumentasi jalannnya acara
- Tidak semua SDA divisi EO termanfaatkan dengan
baik
Solusi - Pengumpulan kostum dilakukan setelah acara selesai
di
di sekre
- Memanfaatkan dokumentasi yang ada
- Memberikan tugas lain
j. Evaluasi
Secara umum proker berjalan dengan lancar
k. Rekomendasi
-Hendaknya pengumpulan kostum setelah acara selesai di sekre.
-Untuk kepengurusan tahun depan,hendaknya di buat buku penampilan tang
berisi dokumentasi jalannya acara,hambatan-hambatan yang ada,honor,dan
pengeluaran.
-Mengurangi jumlah anggota EO untuk kepengurusan selanjutnya
D. Analisis Umum
Koordinasi sudah lebih baik dari penampilan-penampilan pada awal kepengurusan
E. Evaluasi Umum
Proker berjalan dengan lancar.
F. Rekomendasi Umum
-Hendaknya pengumpulan kostum setelah acara selesai di sekre.
-Untuk kepengurusan tahun depan,hendaknya di buat buku penampilan yang
berisi dokumentasi jalannya acara,hambatan-hambatan yang ada,honor,dan
pengeluaran.
-Mengurangi jumlah anggota divisi EO
-Hendaknya honor yang di dapat tidak dipakai untuk keperluan lain sebelum di
berikan ke bendahara agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
G. Penutup
Demikianlah LPJ triwulan divisi EO,mohon maaf apabila ada salah-salah kata.