Introdução ao Secretariado
Organizador
Prof. Luizel Simões de Brito, Bel.
O SECRETÁRIO
EXECUTIVO
Conhecendo a profissão e as principais
características e técnicas para o seu exercício
Organizador: PROF. LUIZEL SIMÕES DE BRITO
Cleomar Alves
SUMÁRIO
EPÍGRAFE
SUMÁRIO
Unidade I: A HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO .................................... 04
1. A origem da Profissão de Secretária(o) ...................................................................... 04
2. A saga das(os) Secretárias(os) .................................................................................... 05 3
Unidade II: O NOVO PERFIL DO SECRETÁRIO MODERNO ......................................... 08
1. Qual o novo perfil dos Secretários?............................................................................ 08
2. Profissão Secretário .................................................................................................... 10
3. Secretário hoje – Gerentes hoje .................................................................................. 13
4. As oportunidades para os Secretários ......................................................................... 14
5. E o Secretário do futuro? ............................................................................................ 14
6. Secretnet ..................................................................................................................... 15
7. Secretário: uma profissão em extinção? ..................................................................... 18
Unidade III: O QUE É SER SECRETÁRIO .......................................................................... 20
Regulamentação da Profissão ........................................................................................... 20
Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985.................................................................... 20
Lei nº 9.261, de 10 de janeiro de 1996 ....................................................................... 22
Ética Profissional .............................................................................................................. 23
Código de Ética Profissional dos Secretários Brasileiros........................................... 23
Unidade IV: ÉTICA E RELAÇÕES HUMANAS ................................................................. 26
I. A Ética da interioridade ................................................................................................ 26
II. A crise dos valores da modernidade ............................................................................ 27
III. A dimensão da Ética na Empresa ............................................................................... 28
Unidade V: PRINCIPAIS QUALIDADES DE UM SECRETÁRIO..................................... 30
Unidade VI: PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DE UM SECRETÁRIO................................... 38
Unidade VII: COMO SE CANDITAR A UM EMPREGO ................................................... 45
Atendimento a Clientes .................................................................................................... 46
REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 52
4
A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA(O)
A profissão de secretário não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por
aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária
assessorou Napoleão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-
se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com
luvas e chapéu!
Através de pesquisas históricas, percebemos que o "antepassado" do
secretário foi o Escriba – profissional de atuação destacada em toda a Idade
Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comércio. Lendo a
descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança
com o trabalho do secretário, resguardando, obviamente, as características de
cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, classifica os
arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que,
por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução".
Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira,
encontramos interessante citação, também sobre os escribas. Citação esta que
poderá, até, explicar algumas das posturas dos secretários em nossos dias:
"De início, dediquemos algumas palavras aos escribas – preceptores da humanidade, segundo
a expressão de Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria
de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que
outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que
proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever – instrumentos de
liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de progresso e de controle cívicos –
seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-
se em eruditos, filósofos, professores, sábios, escritores. Parte (constituída,
principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço
de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os
copistas e leitores (e por que não?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos
amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como
tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do
autor da Assembléia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das
prerrogativas e das penúrias que seguem os passos dos funcionários públicos em geral.
Havia os secretários dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais
altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as
administrações: metecos forros ou escravos, modestos cidadãos que tinham necessidade de
ganhar a vida. Sua reputação não era das melhores".
A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mão-de-
obra e a procura por Secretárias aumentou à medida em que os negócios
progrediram. A prosperidade continuou e por volta de 1945 toda a força de
trabalho feminino cresceu dos seus 14 milhões, em 1940, para o significante
número de 20 milhões. A estatística para 1960 era de 22 milhões e para os dias
de hoje calcula-se que 42% da população economicamente ativa seja do sexo
feminino.
PROFISSÃO SECRETÁRIA(O)
Contexto Pessoal, Profissional, Econômico, Político e Global de uma das Profissões que Mais
Crescem no Mundo.
12
Boa parte das ofertas é destinada a profissionais com conhecimento de dois idiomas ou
mais.
(publicado no Jornal "O Estado de São Paulo, 27/2/97 – O novo perfil das Secretárias)
Se você já pensou em algum momento que a resposta a esta pergunta é sim, sugiro que reflita
comigo.
Em uma reportagem publicada no jornal Folha de S. Paulo de 20.05.96 sobre
o perfil das profissões no futuro, afirma que "quem sonha com um emprego
seguro e carreira sólida em grande empresa é um candidato ao fracasso". Ora,
considerando-se que tal tendência independe da profissão exercida, pode-se
concluir que em face:
• da globalização do mercado;
Não cuida apenas dos assuntos referentes à empresa, mas também cuida
dos assuntos particulares da chefia. Nos tempos atuais, o recrutamento de
secretários é feito levando-se em conta a realização de tarefas que antigamente
eram cumpridas pelo próprio executivo. Este deve confiar em seu secretário, no
desempenho de suas funções, pois não há tempo para conferir detalhes. O
secretário deve dedicar parte do tempo a conhecer novas técnicas, modernas
máquinas e instrumentos que tornem seu trabalho mais eficiente e garantam o
pleno êxito da empresa. Deve conhecer matemática, contabilidade,
processamento de dados, direito, legislação, arquivos, serviços de correios
(regular e eletrônico), relações humanas e, principalmente, a língua pátria.
Obviamente, técnicas de redação são indispensáveis em seu trabalho.
Redigir mal, com erros ortográficos, má pontuação, com falta de
concordância, em seus despachos irá expor a empresa e seu chefe ao ridículo.
Na íntegra, a seguir, as Leis Federais 7.377/85 e 9.261/96.
REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO
JOSÉ SARNEY
26
Almir Pazzianotto
ÉTICA PROFISSIONAL
Faça uma reflexão e veja como individualmente ou em grupo o Código pode ser melhor
conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua autoavaliação
profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro.
Capítulo I
Dos Princípios Fundamentais
Art.1º Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da
profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
Art. 2º O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de
procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-
lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a
sociedade.
Art. 3º Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua
profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo,
através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos
preceitos morais e legais. 28
Capítulo II
Dos Direitos
Art. 4º Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias:
a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de
Regulamentação;
b) participar de entidades representativas da categoria;
c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da
categoria;
d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às
entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;
e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de
escolaridade;
f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos cuja finalidade seja
o aprimoramento profissional;
g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.
Capítulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art. 5º Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários:
a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional;
b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da
moral e da ética;
c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando
aperfeiçoamento;
d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com
o público;
e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo
colocar e expressar suas atividades;
f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e
dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas
atividades;
g) lutar pelo progresso da profissão;
h) combater o exercício ilegal da profissão;
i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos,
oferecendo-lhes subsídios e orientações.
Capítulo IV 29
Do Sigilo Profissional
Art. 6º A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão deve guardar
absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art. 7º É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no
comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Capítulo V
Das Relações entre Profissionais Secretários
Art. 8º Compete às Secretárias e Secretários:
a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de
fortalecimento da categoria;
b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de
trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais;
c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor,
religião, cunho político ou posição social;
d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e
competência.
Art. 9º É vedado aos profissionais:
a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função,
para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em
detrimento de outros profissionais;
b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário;
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro,
contravenção penal ou infração a este Código de Ética.
Capítulo VI
Das Relações com a Empresa
Art. 10.Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades:
a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e
colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas;
b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de
atuação;
c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e
mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art. 11. É vedado aos Profissionais:
a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores
pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação 30
aos demais;
b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Capítulo VII
Das Relações com as Entidades da Categoria
Art. 12.A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas
entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham
por finalidade defender os direitos profissionais.
Art. 13.Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art. 14.Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da
categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.
Art. 15.Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o
seu campo de atividade profissional.
Art. 16.As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como
mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a
que pertencem.
Capítulo VIII
Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art. 17.Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.
Art. 18.Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os
estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código.
Art. 19.As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades,
desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos
dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das
Secretárias e Secretários.
Art. 20. Constituem infrações:
a) transgredir preceitos deste Código;
b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da
legislação específica;
c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários
para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível
Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos
e/ou em nível Nacional.
31
A ÉTICA DA INTERIORIDADE
32
O Homem é um ser social, pois vive em sociedade.
Mas o que é sociedade? Você já parou para pensar sobre isso?
Em um sentido mais amplo, sociedade é a reunião de seres que vivem em
grupo. Assim, as abelhas formam uma sociedade; os Homens formam uma
sociedade.
Em um sentido mais restrito, sociedade é o conjunto de pessoas que vivem
em determinada faixa de tempo e de espaço – seguindo normas comuns – e que
são unidas pelo sentimento de consciência do grupo. Como exemplos, podemos
citar a sociedade medieval, a sociedade moderna.
Pois bem. A partir da constatação de que vivemos em sociedade,
encontramos regras, leis e normas que regulam as relações entre os homens.
E por que existem essas regras, leis e normas? Quem as elabora?
Elas são necessárias por que a sociabilidade humana – a convivência dos
homens em sociedade – precisa acontecer dentro de uma certa ordem.
É importante considerar que não é natural como é, por exemplo, a ordem
existente na comunidade das formigas e das abelhas. Essas comunidades
desenvolvem uma série de comportamentos de reação e adaptação à natureza.
Assim criam uma ordem que permanecem ao longo do tempo, por que é produzida
pelos comportamentos naturais, herdados geneticamente e passados de geração
em geração.
E depois de inventada uma certa ordem, reconhecida como justa e
verdadeira para uma determinada época, são os homens que julgam seus próprios
comportamentos – e do outro – avaliam se estão de acordo ou contra o que está
estabelecido.
É importante compreender que esse julgamento se dá em diferentes
esferas. Uma destas é a das relações jurídicas, de caráter objetivo ou subjetivo,
porque a cada perturbação da ordem fazem corresponder, concretamente, uma
sanção ou punição.
Consideramos, por exemplo, o homicídio. Trata-se de um comportamento que
causa repulsa e indignação. E a ele corresponde uma punição objetivamente
determinada por uma legislação, que varia apenas em função dos motivos e da
sociedade onde ocorre o crime. Estamos no campo do direito.
Uma outra esfera de julgamento do comportamento humano é de ordem
subjetiva. Neste caso, é o sujeito individual, sua consciência moral que atribui
valores aos atos humanos, pronunciando-se sobre correção ou a incorreção da
atitude tomada em determinada situação.
Consciência Moral é a capacidade interna que o indivíduo tem de reagir ao 33
certo e ao errado, a capacidade de distinguir entre o bem e o mal.
As Normas Morais são muito anteriores ao Direito. Elas desempenham uma
função social vital e são cumpridas por convicção íntima, por adesão.
Diferentemente, as Normas Jurídicas são uma imposição do Estado e, por isso,
são cumpridas mesmo quando não estamos convencidos de que sejam justas.
O homem tem como condição básica estar extremamente insatisfeito com a
situação. Ele convive e vive muito mais com o que deve ser do que com o que ele é
de fato.
E justamente porque desejamos realizar um projeto de vida diferente – a
busca daquilo que queremos ser – é que recusamos a realidade de nossas
imperfeições, bem como as imperfeições do sistema em que vivemos. Pois
contemplamos o universo ético, o universo da construção de um Homem
idealizado, bem como de uma sociedade ideal, mais humana, na qual igualdade e
liberdade prevaleçam como valores supremos.
A existência ética é, sempre, um desafio, um convite para realizarmos o
projeto de nos tornarmos mais humanos.
É porque queremos nos tornar mais humanos que buscamos construir uma
sociedade possível, melhor do que a sociedade real. Por isso a dimensão moral do
Homem compreende, além da esfera individual privada a esfera pública, a vida
social, a ação do cidadão.
Pode–se concluir, então, que somente na relação com os outros homens que
os comportamentos individuais podem se avaliados como virtuosos ou não
virtuosos – como éticos ou não éticos.
Embora a consciência moral seja de ordem individual, é apenas em grupo, em
sociedade, numa organização, na relação com os outros Homens, que se pode ser
ético ou aético.
Você já sabe que a face atual da economia capitalista criou clima favorável
ao surgimento de inúmeras interpretações – tanto otimistas como pessimistas –
quanto ao futuro da sociedade do trabalho.
Sabe, também, que o conhecimento é uma condição indispensável ao
exercício da liberdade e, portanto, da cidadania. Por isso não podemos
desconhecer que a possibilidade de estendê-lo à grande massa dos trabalhadores
(durante tanto tempo excluídos do seu acesso) cria perspectivas de que venha a
resgatar o valor do trabalho. E isso permite instituir uma nova ética nas
empresas e na sociedade como um todo.
O TRABALHADOR
É por tudo isso que um secretário é muito mais que um assessor, é uma peça
fundamental na engrenagem que promove o sucesso da equipe.
RESPEITO
LEALDADE
INTEGRIDADE
DEDICAÇÃO
A sua psique, ressentida, lhe enviará sinais, através de seu corpo. Que
sinais? Doenças. Furúnculos. Coceiras. Micoses. Gastrites. Problemas de coluna,
etc. Enfim, uma série de sinais que vês através das doenças. Esta é a linguagem
que nossa alma sabe usar para se faze ouvir.
Já ouvi dizer que o “câncer é a tristeza das células”.
Se seu trabalho em nada o gratifica e você não pode abrir mão dele a curto
ou a médio prazo, procure dar-se compensações até o dia da mudança. Acaricie
sua alma e ela entenderá que a situação é passageira. Mas que
seja mesmo.
DESCRIÇÃO DO CARGO
Nem se pode chamar de amigo alguém que o coloque numa situação tão
constrangedora. Se porventura o fizer, corte o assunto à queima-roupa; e talvez
seja importante você se questionar com relação a essa pessoa inconveniente que
demonstra total falta de ética e de respeito profissional por você.
De modo sutil, deixe sempre bem claro que, apesar de muito solícito para
com seus colegas de trabalho, você é indevassável. Todos, com certeza, o
respeitarão também por isso.
BOM SENSO
Faça bom uso de seu lado racional para enxergar as coisas com clareza e
isenção de devidas. Lançando mão do bom senso, você estará apto a enfrentar
situações embaraçosas, complicadas, ou, melhor ainda, para não provoca-las.
O bom senso deve pautar nossa vida, tanto pessoal como profissional. A
verborragia não é recomendada, pois quem muito fala acaba falando o que não
deve. Da mesma forma, mesmo que você adore usar roupas transparentes e
esvoaçantes, deve ter o bom senso de não usá-las em seu local de trabalho.
Surpreenda pela competência e charme. Não pela sensualidade e
exibicionismo.
Não se deixar “vampirizar” por um namorado ou namorada que sempre deixa
você pagar todas as contas da dupla sozinho. Isso também é questão de bom
senso. Ou a paixão o está cegando a tal ponto?
DISCERNIMENTO
Todo secretário deverá estar ciente do trabalho de sua chefia e, para isso,
deverá tomar contato com livros, jornais, artigos, revistas técnicas ou
publicações que possam beneficiá-lo. No decorrer do trabalho, seu superior não
poderá estar presente constantemente e recomendar-lhe discrição sobre 42
determinados assuntos. Reconhecer, discernir o que é confidencial compete
unicamente ao secretário, sem intervenção da chefia, naturalmente.
As atenções de um secretário não devem ser voltadas unicamente para os
trabalhos que considera importantes. Deve estar disposto a realizar, de
imediato, as tarefas do cotidiano (aparentemente sem importância), com
entusiasmo e expressão alegre. Procurar superar-se a cada dia que passa é uma
atitude louvável para quem quer promover-se.
Inventar meios de economizar tempo e trabalho é sintoma de eficiência e
isto será notado, obviamente, pelos superiores.
Cursos e treinamentos que tornem o trabalho mais eficiente não devem ser
desprezados por quem aspira a uma posição de maior destaque.
SENSIBILIDADE
A sensibilidade, aliada à intuição é, simplesmente, o pulo do gato do
profissional secretário executivo.
O secretário eficiente aprende a ouvir com o coração e a processar
com a cabeça a informação que acabou de colher. Ouvindo com o
coração, você captará muito além do que é dito.
EFICIÊNCIA/EFICÁCIA
Uma pessoa é eficiente quando ela promove a ação para produzir um efeito.
Isto é, quando toma uma atitude com o intuito de atingir seu objetivo.
Uma pessoa é eficaz quando ela atinge seus objetivos, os fins a que se
propôs. Quando a finalização do que pretendia é alcançada de forma produtiva e
positiva.
Uma pessoa é eficiente quando utiliza sua força laborativa para executar
uma ação que produz algum efeito. Mas ela só será eficaz se o efeito
resultante for o que ela pretendeu produzir. Se os seus objetivos
foram alcançados.
INICIATIVA
Ter iniciativa significa não ficar aguardando uma boa alma vir resolver
assuntos que são de sua área e competência, quando você mesmo deve resolvê-
los.
Ter iniciativa significa tomar uma providência necessária sem que alguém
tenha que mandar. Auxiliar quando puder, sem que seja necessário pedir
ajuda. Ter iniciativa é, acima de tudo, ser útil.
ATITUDE
DINAMISMO
Coloque sua alma naquilo que fizer. Realize suas tarefas com disposição,
determinação, vivacidade e alegria. É muito raro alguém não se deixar contagiar
por um espírito motivado. Crie uma aura de “vamos em frente com alegria” em seu
ambiente de trabalho.
Tal qual o bocejo, o riso também é contagiante. A alegria aquece nosso
coração, atrai a simpatia alheia e com ela a boa vontade e colaboração das
pessoas.
PONTUALIDADE/ASSIDUIDADE
Com certeza a paciência será sua maior aliada durante toda a sua vida
profissional. Sem ela não há como atravessar um dia inteiro de trabalho. Ela irá
ajudar a tolerar uma grosseria de seu executivo ou algum tipo de besteira que o
contínuo tenha feito por inexperiência; ou o telefone que insiste em tocar de
minuto em minuto quando você precisa terminar de imprimir aquela tabela.
Veja se você gostaria de receber o tratamento que dispensa aos seus
colaboradores ou a qualquer pessoa que conviva com você, seja pessoal ou
45
profissionalmente.
Aprenda a respeitar o ritmo das pessoas e tenha o bom senso para
discernir se alguém de sua equipe está desmotivado.
Talvez tenha que prestar uma prova dificílima na faculdade à noite e não
esteja conseguindo concentrar-se em suas tarefas. Às vezes é mais producente
permitir que ela saia mais cedo, do que você suportar uma situação estressante.
É melhor saber que não poderá contar com a ajuda de um determinado
colaborador em um determinado dia, do que achar que pode e ver frustrada a
pretensão de precisar do trabalho efetivo do outro. É como querer caminhar e,
sem aviso, a perna simplesmente falhar. É tombo na certa. Previna-se.
BOA APARÊNCIA
Sua aparência pessoal é ferramenta importantíssima para sua ascensão e para a solidif
CONHECIMENTO DA EMPRESA
Um secretário eficiente é capaz de saber, ou pelo menos manter em arquivo,
os nomes de todos os presidentes, ex., vices, superintendentes, diretores,
gerentes da empresa na qual trabalha.
Precisa conhecer a empresa como na palma de sua mão. Estar consciente
sobre quais os objetivos que ela (a empresa) almeja atingir, qual sua área de
atuação, quais seus produtos, fornecedores, concorrentes. Como é o organograma
da empresa, enfim, tudo. Quanto mais conhecimento tiver, mais segurança irá
adquirir, pois ele (o secretário) saberá exatamente “onde está pisando”.
47
48
O SECRETÁRIO PRECISA DESENVOLVER AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES:
PLANEJAMENTO
Como tudo na vida, uma atividade deve ter começo, meio e finalização. Você
deve planejar a sua rotina diária utilizando o seu tempo da forma mais eficaz e
agradável possível.
Significa que você, descentralizando e delegando tarefas a uma assistente,
ao office boy, ao motorista, deve planejar para atuar de forma que todas as suas
atividades funcionem como uma engrenagem regulada e bem azeitada.
Você deve fazer de suas tarefas suas comandadas e não ser comandada
por elas
Equivale a dizer que você deve raciocinar sobre todas as etapas do processo
que envolve sua responsabilidade e traçar uma estratégia, um plano de ação para
desenvolvê-las de modo a dar cumprimento competente e satisfatório a todas as
incumbências. O efeito produzido deve ser imediato e ter reflexos, também a
longo prazo, evitando sobressaltos.
Exemplo:
Seu executivo acaba de lhe informar que precisa ir para Brasília dentro de
duas horas e ficará na capital do País durante três dias para reuniões
importantes com Ministros, Deputados e outras autoridades.
Cabe a você a rédea dessa situação sem desesperar-se. Ciente das ações
que deve executar, competente e rápido de raciocínio como você é, não demorará
muito para planejar e colocar em prática a tática que esta operação exige,
tomando rapidamente as providências pertinentes:
# comprar passagem aérea;
# reservar hotel;
# organizar documentos de que ele precisará para as reuniões;
# providenciar dinheiro para ele levar;
# providenciar a bagagem (roupas e objetos pessoais).
Mesmo sem outro complicador (greves, por exemplo) se você não tiver
planejamento, organização, controle e liderança, seu executivo jamais conseguirá
fazer essa viagem e você, com certeza, não manterá por muito mais tempo a
posição que ocupa.
Voltando ao exemplo, que não foi aventado nenhum fator complicador: vôos
lotados, engarrafamentos, telefones que não dão linha, etc., quais as providências
que você deveria tomar para conseguir o embarque de seu executivo como ele
pretende? Vejamos:
# ligar para a operadora de turismo conveniada com sua empresa ou para a 49
companhia aérea e marcar a passagem. No caso de operadora, requisitar
que a passagem seja entregue em sua empresa, dada a urgência da
situação. Em caso de companhia aérea, providenciar fundos para o
pagamento do bilhete aéreo e orientar seu office boy para ir buscar a
passagem. Com relação aos “fundos”, muito provavelmente eles serão
provenientes do Departamento Financeiro da empresa que deverá ser
informado da necessidade de preparar o cheque;
# ligar para a residência de seu executivo, solicitando que alguém
providencie sua bagagem. Orientar um funcionário para ir buscar a
bagagem de táxi, não esquecendo de providenciar o dinheiro para
pagamento do taxista. Se não houver ninguém em casa, à secretária
cabe tomar a decisão sobre quem será a pessoa de confiança que possa
ir até lá para as providências necessárias: ela mesma, o boy, o motorista
ou outra pessoa;
# ligar para o banco, explicando ao gerente a urgência do saque,
solicitando que deixe tudo pronto para que quando seu portador chegar,
ele possa ser prontamente atendido;
# contatar o hotel, solicitando reserva. Mande fax formalizando o
compromisso. O Hotel deve responder seu pedido confirmando por
escrito a reserva (o que evitará surpresas desagradáveis). Entregar
cópia dessa confirmação para seu executivo apresentar na recepção do
hotel quando lá chegar;
# enquanto estiver a fazer essas ligações, simultaneamente, vá
organizando os papéis que serão levados na viagem;
# se não houver ninguém que traga a passagem aérea, você mesmo deverá
ir buscá-la e, se for o caso, aproveitará para passar no banco e sacar o
dinheiro.
Pronto. Tudo pronto. O táxi que trará a bagagem poderá ser o mesmo
veículo que conduzirá seu executivo até ao aeroporto (se é que você já não
providenciou uma alternativa mais criativa).
ORGANIZAÇÃO
Se você não tocar num papel por mais de 3 (três) dias é porque ele não tem
função. Desfaça-se dele. Jogue-o no lixo. Encaminhe ao departamento
competente. Faça qualquer coisa que não seja deixá-lo entulhando, poluindo sua
sala.
Mantenha suas gavetas em ordem.
Há coisas que aguardam providências? Pois tome as providências cabíveis.
Há telefonemas para retornar? Retorne-os. Só dá ocupado? Passe um fax; mande
e-mail, aerograma. Faça qualquer coisa para não deixar pendências.
Não se utilize de papeizinhos autocolantes para tomar nota de recados, que
exijam providências. Esses papéis acabam se incorporando à decoração de sua
sala e você os perceberá tanto quanto percebe os vidros das janelas. Eles ficarão
ali, ad perpetuum, até perderem a cor original e providência que é bom... Nada!
Você acaba se estressando por começar a sentir que tem tanta coisa para
fazer, mas não dá conta do recado. E aí vem a ansiedade seguida de frustração.
Faça bom uso do fallow up. Ele é uma mãe para o secretário.
CONTROLE
Um secretário que mereça este título deverá ter um total controle sobre
suas emoções, suas atividades e a de seus colaboradores. O secretário é peça
fundamental no mecanismo da engrenagem que faz a empresa funcionar.
Se você esquecer-se de anotar na sua agenda e na de seu executivo dia,
hora e local exatos de uma importante reunião com o presidente de uma grande
empresa, futura cliente da sua, certamente seu chefe não comparecerá ao
encontro.
Este pequeno esquecimento poderá trazer desastrosas conseqüências, como
a perda desse cliente para a concorrência ou a perda da confiança cega que seu 51
executivo deposita em você, por exemplo.
Esquecimentos por parte de um secretário que se julga eficiente, são
pura e simplesmente indefensáveis e inaceitáveis.
LIDERANÇA
Sabe, quando você olha para uma pessoa pela primeira vez e desfere o
veredicto: “Hum! Que empáfia.”? Isso sem que a pobre tenha sequer aberto a
boca para falar qualquer coisa?
Por outro lado, sabe, quando você olha para alguém que nunca viu antes e se
sente tocado de profunda simpatia e pensa logo em como poderia ser gostos ter
uma amizade com aquela pessoa?
Qual das duas pessoas aqui “analisadas” você acredita ter nascido com o
dom do carisma? Ele pode, lançando mão do livre-arbítrio, não fazer uso desse
dom, mas que tem, tem.
Se você já nasceu líder, ótimo. Utilize o dom. Aprimore-o. Se não foi
afortunado, utilize-se de outras ferramentas. Se você não tiver carisma, mas
mesmo assim, por dever de ofício, tiver que exercer a liderança, exerça-a.
Chame seus colaboradores, explique-lhes que o objetivo é comum a todos,
que a empresa ou o chefe, dependem do comprometimento de cada um deles.
Mostre-lhes o que espera de cada elemento da equipe que vocês formam, bem
como a importância de cada um deles dentro do processo do trabalho que a
empresa desenvolve.
Qualquer pessoa que se sinta valorizada, vai dar o melhor de si. Não esqueça
de elogiar, publicamente, tanto os pequenos como os grandes acertos, os
criativos insights. O mesmo não vale para qualquer erro. Qualquer reprimenda
deve ser feita em tom conciliador e, sobretudo, em particular.
Aprenda a delegar controlando apenas o resultado. Deixe o processo
criativo de cada um desenvolver-se por si só. Dê espaço à
criatividade e ao ritmo de seus colaboradores.
RECOMENDAÇÕES ÚTEIS
PLANOS DESFEITOS 55
COMPORTAMENTO ADEQUADO
Tudo aquilo que foi aprendido na vida social com relação aos procedimentos
corretos e as boas maneiras deve ser observado por um secretário no seu
trabalho. Estabelecer intimidade logo em sua entrada poderá causar embaraços
futuramente, pois algumas empresas são por demais conservadoras e nelas não há
lugar para isso ou para comportamentos exagerados, com beijinhos nos colegas
aos chegar os ao despedir-se no final do expediente.
É preferível ser mais cerimonioso no trato com a chefia ou com os colegas a
pecar pela informalidade. Tratar as pessoas de idade, as que ocupam uma posição
de destaque ou o chefe por “senhor” ou “senhora” é a melhor atitude. É claro que,
em alguns escritórios, o tratamento é mais informal e não existem regras rígidas.
O chefe, porém, deverá ser tratado como “senhor”, principalmente na
presença de outras pessoas. Todos são observados a todo instante.
56
57
CURRÍCULO PARA INICIANTES
16/01/02
O ANTES
O DURANTE
INDIQUE:
- Seus dados pessoais
Coloque em primeiro lugar o seu nome, endereço, telefone, celular, e-mail,
nacionalidade, idade, estado civil e número de filhos. Não coloque mais nada além
disso (RG, CPF, atestado de reservista, carteira profissional e título de eleitor 58
serão exigidos na hora da sua contratação).
- Formação Acadêmica
Indique a sua formação acadêmica e os cursos/seminários/palestras que
realmente possam estar diretamente ligados à sua carreira e experiência.
(Esqueça cursos de mergulho, corte e costura, se eles não tiverem muito a ver
com a vaga para a qual está submetendo seu currículo).
- Os seus objetivos
Coloque o(s) cargo(s) e a área que você aspira, mas seja breve. Procure
enfocar sua área de atuação e o cargo desejado. Dizer que tem interesse de
atuar em 20 áreas diferentes não fica bem. Como você ainda não é um
profissional experiente, explique como você pretende direcionar sua carreira e
por que resolveu escolher essa profissão.
- Experiências Profissionais
Se tiver alguma experiência, indique as empresas em que você trabalhou
começando pelas mais recentes e caminhando para as mais antigas. Cite o nome
da empresa (se ela não for conhecida faça uma rápida apresentação do ramo de
atividade, posição no mercado, faturamento e número de funcionários). Descreva
seu cargo e o que fazia na prática, suas funções e responsabilidades. Se possível,
não esqueça de mencionar o benefício que a empresa teve como resultado de suas
ações. Seja objetivo. Organize seu texto em tópicos.
- Outros Idiomas
Falar fluentemente um outro idioma vale muito, principalmente se você fez um
curso no exterior. Os trainees que fizeram intercâmbio e trabalharam
entregando pizza, limpando piscinas, ou qualquer atividade do tipo ganham ainda
mais crédito. Por isso não tenha vergonha de dizer como foi sua vida lá fora. Aqui
não vale a pena enganar. Lembre-se que um teste cara a cara, você poderá se dar
mal com isso, ser dispensado do processo.
- Remuneração
Caso não seja solicitado, o currículo nunca deve falar sobre pretensão
salarial, nem sequer mencione o pacote de remuneração. Esse assunto deve ser
tratado durante a entrevista.
- Os tipos da escrita
Procure sempre utilizar folhas brancas limpas. Para os tipos de escrita,
utilize a linha tradicional: Courier, Arial ou Times New Roman. Negritos, itálicos e
sublinhados só devem ser usados para organizar as informações.
O DEPOIS
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- Como devo enviar meu currículo?
Muitas empresas possuem um cadastro online em que o candidato apenas
completa os dados. Quando for enviar um currículo por email, lembre-se que nem
sempre é possível abrir um documento anexado em função de problemas técnicos
ou até por medo de possíveis vírus. O ideal, portanto, é enviar os dados do
currículo no próprio texto do email.
Se você for entregar seu currículo pessoalmente ou enviar pelo correio,
lembre-se de verificar se as folhas estão devidamente colocadas na seqüência,
dobradas e sem grampos. Não use envelopes excessivamente chamativos ou capas
com cor e cheiro.
- Para refletir
Imagine-se no lugar da pessoa que vai ler o seu currículo e considere que
qualquer informação pode ser motivo para que ela exclua você do processo de
seleção.
E daqui pra frente, só aguardar a entrevista e começar sua vida
profissional.
14/05/02
06/03/02
MILITÃO, Albigenor & Rose. SOS Dinâmica de grupo. 2ª Reim. Editora Qualitymark.
Rio de Janeiro: 2000.
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