Administración de Proyectos (Metodología PMI)

Etapas

Inicio – Planificación – Ejecución – Seguimiento - Control - Cierre

Alcance
Plazo
Calidad
definen
Costo

Proyecto Alta Calidad: se consiguen objetivos definidos, dentro del plazo y

costos establecidos.
Equilibrar Calidad,
Alcance, Plazo y
Costos
Identific
Establecer
ar
objetivos claros y Planificación
Requisit
alcanzables
os
Adaptar
Especificaciones,
Planes y/o enfoque

Miembros del equipo de dirección tienen una responsabilidad profesional

ante todos sus stake holders (clientes, organización ejecutante, público,
etc.).

14 Errores más frecuentes en la Gestión de Proyectos

1.- Proyectos carecen de los recursos adecuados

Seleccionar a los recursos adecuados con las competencias adecuadas.

Saber exactamente qué hace cada recurso, para poder distribuirlos de
acuerdo a sus competencias y tiempo disponible.

Verificar que los proyectos apunten a la estrategia del negocio, de haber

proyectos que no estén en esta dirección se deben cancelar para poder
liberar recursos necesarios para aquellos proyectos de alto impacto.

2.- Proyectos no cuentan de Gerentes experimentados

Deben tener experiencia en la administración de proyectos, con fuertes

habilidades blandas, deben saber como ser facilitadores en reuniones,
manejar los riesgos del proyecto, y manejar relaciones con una variedad de
stakeholders: la gente del negocio que requieren la funcionalidad, la gente
de IT que se preocupa por el tema seguridad y la gente de finanzas que está
preocupada por el presupuesto.

Errores de Proceso

3.- No se sigue un estándar, un proceso repetible de administración de

proyectos.

El seguir un estándar de administración de proyectos como PMI aumenta la

probabilidad de éxito (calidad, tiempo y presupuesto). Ayuda a mantener el
Foco, la asignación de recursos y la comunicación con los stakeholders.

4.- Demasiados procesos, inflexibilidad

Demasiado apego a los procesos y demasiados procesos . Aumenta la

burocracia y stakeholders se frustran al ver esta inflexibilidad.

La idea es ser flexible y comunicarse con usuarios y stakeholders.

5.- No se lleva un registro de los cambios solicitados

Los cambios solicitados deben ser manejados con un proceso de control de

cambios formal, ser descritos claramente, analizados por el gerente de
proyecto, ver de qué forma impacta los plazos y el presupuesto y firmados
por el sponsor del proyecto.

6.- No se tiene un estado “a la fecha” del proyecto en todo momento

No se puede reaccionar a los cambios si no se mide y se lleva un control

total del proyecto en todo momento.

7.- Se ignoran los problemas

Los problemas no se resuelven solos, cuando aparecen deben ser resueltos.

En realidad los problemas no son los errores que se comenten, sino cuán
bien se solucionan. Cuando aparezcan rápidamente enganchar a tantos
stakeholders como sea posible para abordarlos y solucionarlos.

Errores de Planificación

8.- No se toma el tiempo para una correcta definición de los objetivos

Un proyecto que no tiene un objetivo bien definido no llegará a buen puerto,

debe satisfacer los requerimientos del cliente por lo que estos deben estar
claramente especificados. Para ello se aconseja preparar un “Bussiness
Case” y una simulación del alcance.
9.- No se aprecian las dependencias entre proyectos
El uso de recursos requeridos en proyectos dependientes pueden retrasar
su desarrollo. Se debe llevar una detallada planificación de los proyectos,
conversar con Stakeholders.

10.- No se c onsidera la “Ley de Murphy”

Contabilice los riesgos, póngalos de manifiesto mediante un proceso de

brainstorm con el equipo de proyecto, y proponga alternativas para mitigar
el riesgo.

11.- Dedicar poco tiempo a la administración del cambio

Todo el tiempo y dinero invertidos en un proyecto pueden perderse si la

tecnología no se adopta.