Anda di halaman 1dari 32

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA

TANGERANG

TUGAS MANAJEMEN PROPERTI

ANALISIS MANAJEMEN PROPERTI MALL KELAPA GADING

Oleh: Kelompok IV

No. Nama NPM

1. Achprizar Greheta 08330004884


7. Dany Setiyawan 08330004912
17. Happy Bayu Prayudatama 08330004972
19. M. Arief Bukhari Saraan 08330004958
21. Priyan Mardya Kusuma 08330004972
22. Ricko Pratama 08330004977
28. Trian Ferianto 08330005000
29. Yuli ardiansyah 08330005008

Mahasiswa Program Diploma III Keuangan

Spesialisai Penilai/PBB

Tahun 2011
GAMBARAN UMUM MAL KELAPA GADING

Pengembangan wilayah Summarecon Kelapa Gading diawali dari


semangat Grup Summarecon untuk 'menyulap' daerah yang awalnya rawa-
rawa menjadi kawasan terpadu hunian, komersial dan hiburan. Pada masa
akhir tahun 1980-an, Kelapa Gading sudah menjadi tujuan 'rekreasi' makanan
bagi masyarakat yang tinggal di Sunter, Pulo Mas, Rawamangun, Cempaka
Putih dan sekitarnya. Pada saat itu, restoran dan pemasok bahan baku
makanan masih tersebar secara sporadis di kawasan tersebut. Selain rukan,
Grup Summarecon semakin giat mengembangkan kompleks-kompleks
perumahan di kawasan Kelapa Gading. Untuk mengimbangi pesatnya
perkembangan kawasan, tak bisa dipungkiri, sebuah kawasan sentra niaga
yang lengkap dan mampu memenuhi kebutuhan hidup masyarakat sekitar
harus hadir disini.

Menanggapi kebutuhan ini, Grup Summarecon meresmikan Kelapa Gading


Plaza seluas 30.000 m2 yang merupakan cikal bakal Mal Kelapa Gading
pada 24 Maret 1990, dengan Diamond sebagai anchor tenant. Sejalan
dengan berkembangnya tuntutan gaya hidup masyarakat Kelapa Gading
yang semakin metropolis, pada tahun 1995 area Kelapa Gading Plaza
diperluas menjadi 70.000 m2 dan namanya pun berubah menjadi Mal Kelapa
Gading (MKG). SOGO pun bergabung sebagai anchor tenant. MKG membidik
pangsa pasar yang lebih luas dari Jakarta Utara, dengan mengacu pada
konsep mal keluarga. MKG pun meraih Penghargaan Adikarya Wisata dari
Dinas Pariwisata Jakarta pada tahun 2001. Pada awal tahun 2003, MKG
kembali mengembangkan luas areanya hingga mencapai 130.000 m2. MKG
pun semakin memantapkan posisinya sebagai pusat wisata belanja skala
regional dengan tema Fashion, Food & Entertainment, yang mampu
menggaet penyewa-penyewa berkelas internasional seperti Zara, Next,
Mothercare dan Starbucks. Pengembangan MKG ini dilakukan seiring dengan
pengembangan area Sentra Kelapa Gading sebagai pusat bisnis, komersial

1
dan hiburan. Untuk memperluas pilihan bagi konsumen dalam memenuhi
segala kebutuhannya, saat ini Grup Summarecon tengah melakukan
pembangunan MKG Phase 5, diiringi perluasan area parkir.

PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA

MAL KELAPA GADING

A. VISI, MISI, DAN NILAI PERUSAHAAN

Mal Kelapa Gading berada di bawah kepemilikan PT Summarecon


Agung Tbk yang memiliki visi dan misi sebagai berikut:

Visi
Menjadi “Crown Jewel” di antara pengembang properti di Indonesia
yang secara berkelanjutan memberikan nilai ekonomi yang optimal
kepada pelanggan, karyawan, pemegang saham dan pemangku
kepentingan lainnya, serta juga berperan dalam menjaga lingkungan
dan menjalankan tanggungjawab sosial.

Misi
1. Mengembangkan kawasan Summarecon Kelapa Gading, menjadi
semakin lengkap dan bernilai, serta mengembangkan kawasan
baru dengan semangat inovasi.
2. Memberikan pelayanan terbaik dan terpadu kepada konsumen
melalui sistem yang tepat dan ditingkatkan secara terus menerus
3. Fokus pada pengembangan dan pengelolaan perumahan,
apartemen dan pusat perbelanjaan yang semakin ramah
lingkungan.

2
4. Bekerjasama dengan partner strategis dengan menerapkan prinsip
tata kelola perusahaan yang baik dan profesional.
5. Fokus dalam pengembangan Sumber Daya Manusia yang
berkualitas, sejahtera serta sesuai dengan nilai dan budaya
perusahaan.
6. Meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan sesuai
target tahun 2010-2015.

Nilai-nilai Summarecon
1. Melayani pelanggan secara efektif dengan sepenuh hati.
2. Mendukung tumbuh-kembangnya kewirausahaan.
3. Memfasilitasi kehidupan yang seimbang.
4. Melestarikan nilai-nilai keluarga.
5. Memberikan kontribusi yang bermanfaat
kepada masyarakat dan lingkungan sekitar.
7. Memandu transformasi setiap pelanggan.

Tujuan pendirian Mal Kelapa Gading adalah untuk mengembangkan


investasi di bidang retail dalam rangka memenuhi beragam kebutuhan
masyarakat modern sekarang ini dengan konsep fashion, food, dan
entertainment yang terpadu.

Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Mall kelapa gading,


maka dibentuk suatu manajemen property yang bertujuan untuk:

1. Mengelola investasi
Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan
bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan
dan bahkan sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah

3
properti dapat diformulasikan sebagai berikut:

Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)

Keterangan :

NOI = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun

i = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan


menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh
(yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin
tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan
diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:

Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%

Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen


properti dapat terlihat dari kemampuan mereka memberikan
kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti
tersebut.

Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Mal Kelapa


Gading dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini
menunjukkan bahwa pihak pengelola telah berupaya semaksimal
mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Mal Kelapa Gading

4
Data Pendapatan Bersih Periode 2002-2007 (dalam miliar rupiah)

Tahun 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Pendapatan 119,24 195,37 231,46 240,96 244,20 250,64


Sewa

2. Mengelola bisnis
Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas
sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut.
Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga
tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai
suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan
yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Mal Kelapa
Gading meliputi:

a. Memasarkan ruangan dengan harga sewa yang terbaik


Bagian pemasran melakuakan kegiatan pemasaran. Calon
penyewa dapat datang langsung ke bagian pemasaran untuk
mengetahui ketersedian ruang sewa di mal. Selain itu, calon
penyewa dapat mengetahui ketersediaan ruang sewa melalui hot
line khusus yang disediakan.

b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge)


Penyewa melakukan pembayaran sendiri uang sewa dan service
charge setiap bulan ke bank. Pengelola akan menegur penyewa
secara tertulis jka terjadi keterlambatan pembayaran uang sewa
dan service charge.

c. Memelihara properti

5
Bagian teknik melakukan kegiatan pemeliharaan bangunan,
sedangkan bagian operasional bekerjasama dengan beberapa
perusahaan outsourcing melakukan pemeliharaan kebersihan
bangunan.

d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala


Bagian keuangan bertanggung jawab melakukan pengelolaan
keuangan. Bagian ini berperan dalam pengendalian biya guna
tercapai efisiensi pengeluaran. Bagian ini uga menyususn laporan
keuangan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan kinerja
Mal.

e. Memonitor nilai properti


Manajer Pengelola Mal Kelapa Gading memonitor nilai properti. Hal
ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan Mal Kelapa Gading
serta untuk menghadapi persaingan yang ditimbulkan oleh banyak
faktor.

f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap,


seperti area Area Parkir,Car Call & Information Counter, E-Directory
Kereta Dorong Bayi & Kursi Roda, Shuttle Bus & Lokomotif, Toilet,
Baby Care,Musholla,Ruang P3K & Ambulance,Lokomotif dan ruang
tunggu pengemudi

g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi


Perkembangan informasi terkini selalu diikuti oleh Manajer
Pengelola mal sesuai perkembangan bisnis yang dijalankan.
Pengelola juga melakukan pengamatan terhadap kebijakan-
kebijakan yang dikeluarkan pemerintah sebagai langkah antisipatif
untuk menghindari kerugian yang mungkin timbul dari kebijakan
pemerintah tersebut.

6
B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI

Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan:

A. Koordinator Manajer Property Retail


Tugas Pokok:

1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap


perlu bagi kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha.
2. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk
tiap–tiap unit usaha.
3. Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung
(antara lain tingkat hunian, cash flow, dll )
4. Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait
dengan operasional gedung.
5. Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.

Wewenang:

1. Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan.


2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya


Tugas Pokok:

7
1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal bagi kemajuan
ataupun pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya.
2. Memastikan kelancaran operasional gedung.
3. Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program
kerja.
4. Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross
Profit & Laba Usaha).
5. Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa
6. Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas)
dan perubahan konversi kurs sewa & service charge
7. Menjaga hubungan baik dengan tenant

Wewenang:

1. Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup


pekerjaan.
2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

C. Duty Manager
Tugas Pokok:

1. Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan.


2. Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan.
3. Membantu mengecek kelancaran operasional gedung.
4. Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata
tertib gedung.
5. Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai
dengan permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat
itu juga (urgent).
6. Penanganan keadaan “tanggap darurat”.

8
Wewenang:

1. Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza


Bintaro Jaya atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent”
harus segera ditindak-lanjuti yang terjadi pada hari Sabtu,
Minggu dan Libur Nasional.
2. Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas
suatu peristiwa/ kejadian sebagai bahan untuk menganalisa
suatu permasalahan/komplain.
3. Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan
“tanggap darurat”.

D. Sekretaris Plaza Bintaro Jaya


Tugas Pokok:

1. Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan


hardcopy).
2. Menangani administrasi surat menyurat, dll.
3. Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data,
dan lain-lainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.
4. Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit
Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
5. Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data
dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
6. Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
7. Menjawab telepon yang masuk, serta memproses dan
menindaklanjuti kritik dan saran dari customer/pengunjung.
8. Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian
(seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).

9
Wewenang: -

E. Officer Administrasi Umum


Tugas Pokok:

1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya.


2. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza
Bintaro Jaya, membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan.
3. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas
surat, berkas, dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan,
terkait pekerjaan kantor Plaza Bintaro Jaya.
4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk
kelancaran tugas.
5. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan.
6. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan
tersebut diatas kepada atasan langsung.

Wewenang: -

F. Officer Pengadaan
Tugas Pokok:

1. Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi


keuangan/ umum lainnya.
2. Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro
Jaya, menyusun laporan cash in/out biaya kerja.
3. Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan
Rumah Tangga Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada
Rencana Anggaran Biaya dengan melihat skala prioritasnya.

10
4. Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro
Jaya.
5. Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja.
6. Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.

Wewenang:

Mengajukan permohonan perubahan/revisi rencana anggaran sesuai


dengan realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza
Bintaro Jaya.

G. Supervisor Keuangan
Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan


bon penerimaan.
2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan.
3. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow.
4. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas,
dll.
5. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan
pemadaman listrik dan berita acara pembatalan.
6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan
keuangan serta mengawasi pelaksanaannya.
7. Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge,
listrik, air dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan
berlaku.

Wewenang: -

11
H. Officer A/R
Tugas Pokok:

1. Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan


penerimaan hasil pembayaran lain-lain.
2. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.
3. Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat
(invoice dan kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.
4. Melakukan filling system.

Wewenang: -

I. Officer Kolektor
Tugas Pokok:

1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor.


2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat
teguran.
3. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa,
service charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).
4. Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa.
5. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.
6. Mengambil rekening koran ke bank.
7. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.

Wewenang: -

J. Officer Administrasi Penagihan

12
Tugas Pokok:

1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur


pajak, kwitansi, dan invoice lainnya.
2. Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.
3. Melakukan kliring giro ke bank.
4. Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang.
5. Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.
6. Melakukan filling system.

Wewenang: -

K. Supervisor Pemasaran/TR/FO
Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari


dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro
Jaya.
2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.
3. Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan
pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .
4. Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema
pamerannya.
5. Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran
6. Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai
target yang telah ditetapkan.
7. Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran
dan promosi kepada atasan langsung.
8. Melakukan kontrol terhadap komplain.

13
9. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan
pemasaran sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan
Fitting Out, serta mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang


telah melalui proses diseleksi.

L. Officer Pemasaran
Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari


dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro
Jaya.
2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.
3. Melakukan Konfirmasi atas masa sewa habis dan pembuatan
kontrak baru.
4. Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari
luar.
5. Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran
dan promosi/acara (termasuk tender).

Wewenang: -

M. Officer Acara/Promosi
Tugas Pokok:

14
1. Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti
spanduk, giant banner, umbul-umbul, brosur, dll.
2. Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier.
3. Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol
dan evaluasi pelaksanaannya (termasuk proses tender).
4. Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk,
banner, dan media promosi lainnya.
5. Melakukan kontrol atas persewaan billboard.
6. Memberikan masukan dalam penentuan tarif umbul-umbul,
spanduk, billboard, dan media promosi lainnya.
7. Meng-update web site PBJ.

Wewenang: -

N. Officer TR/FO
Tugas Pokok:

1. Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta


membuat laporan rekapitulasi, dan kontrol komplain.
2. Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat,
perijinan, filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant
relation, fitting out.
3. Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan
billboard signage tenant/penyewa.
4. Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.

Wewenang: -

15
O. Supervisor Operasional
Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor


yang ada di bagian keamanan, parkir, car call, hygiene,
housekeeping, pest control, perawatan plumbing, dan angkut
sampah.
2. Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan
kontrak perjanjian yang telah disepakati.
3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub
kontraktor.
4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub
kontraktor.
5. Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada
Manajer unit.
6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan
kebersihan, keamanan, dan tangga darurat gedung serta
mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan


pengunjung, penghuni, gedung, maupun lingkungan.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila
pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang
baik.
P. Supervisor Kemanan dan Parkir
Tugas Pokok:

1. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas

16
pekerjaan sub kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-
tugas:
a) Menciptakan suasana yang kondusif agar suasana penyewa/
pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman
dan nyaman.
b) Memberikan pelayanan, penjagaan, dan perlindungan
kepada penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya.
c) Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea
Plaza Bintaro Jaya.
d) Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait
untuk kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.
e) Mengatur jadwal kerja personil keamanan.
f) Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah
dan ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro
Jaya.
g) Security report seputar Plaza Bintaro Jaya.
2. Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada
petugas parkir dan car call.
3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor
keamanan, parkir dan car call.
4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor
keamanan, parkir dan car call.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan keamanan


dan keselamatan gedung.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila
pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan,

17
parkir atau car call yang kurang baik.
4. Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan
atau yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.
5. Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.

Q. Supervisor Housekeeping Indoor


Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub


kontraktor, yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan
plumbing di Plaza Bintaro Jaya.
2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub
kontraktor Housekeeping In Door.
3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub
kontraktor Housekeeping In Door.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan


pengunjung, penghuni, maupun lingkungan.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila
pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang
baik.

R. Supervisor Housekeeping Outdoor


Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub


kontraktor, yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut

18
sampah di Plaza Bintaro Jaya.
2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub
kontraktor Housekeeping Out Door.
3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub
kontraktor Housekeeping Out Door.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan


pengunjung, penghuni, maupun lingkungan.
2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila
pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

S. Supervisor Teknik
Tugas Pokok:

1. Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan


fasilitas gedung serta mengawasi pelaksanaannya.
2. Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta
mengawasi pelaksanaanya.
3. Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional
gedung.
4. Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung.
5. Menyusun laporan kerja secara periodik.
6. Membuat anggaran pekerjaan teknik.
7. Mengawasi operasional gedung.
8. Melakukan pencatatan meter pemakaian listrik, air, gas
tenant/penyewa.
9. Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.

19
Wewenang:

1. Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran


operasional gedung.
2. Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila
dianggap mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini,
ataupun di kemudian hari.

T. Teknisi (M/E)
Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.


2. Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung.
5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi
dengan baik.
5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan
pompa hydrant untuk antisipasi kebakaran.
3. Melakukan perbaikan ringan.
5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator,
escavator, AC, dll.
4. Melaksanakan serta mengecek ulang hasil work order yang telah
dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik.
5. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan
secara teknis pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.

Wewenang: -

20
U. Teknisi (Sipil)
Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.


2. Melakukan inspeksi kesiapan gedung.
3. Melakukan perbaikan ringan.
4. Mengawasi pekerjaan fitting out.
5. Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan
pengelolaan gedung.
6. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara
teknis pengelolaan gedung.

Wewenang: -

C. PEMELIHARAAN BANGUNAN

Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak MKG


hanya terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang
dimiliki Mall, seperti eskalator, AC, lif barang, dan plumbing.
Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang disewa menjadi
tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan,
pihak penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan
pangawasan langsung dari pihak Mall.

Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni:

a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui


penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire
alarm, hydrant, dan sprinkler.

21
b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi
kerusakan seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena
rembesan air, keretakan dinding, dan sebagainya. Seperti telah
disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka perbaikannya
langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-
kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor
(eksternal) melalui sistem lelang.
c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan
ruangan, toilet, pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC,
perawatan eskalator, dan sebagainya.
d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila
terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan
oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa,
terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan
sebagainya.
Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh


korosi, cuaca, kelembaban, dan pembebanan di luar batas
kemampuan struktur, serta pencemaran lainnya.
2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan
preventif.
3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan
yang menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada
bangunan gedung, di luar batas beban yang direncanakan.
4. Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan
yang direncanakan.

Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan


transportasi) bangunan dilakukan dengan:

22
1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata
udara, agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan
teknis dan kesehatan yang disyaratkan.
2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air
yang meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem
hidran, sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah.
3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi
dalam gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.

Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon,


komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan:

1. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap


perlengkapan pembangkit daya listrik cadangan.
2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem
penangkal petir.
3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi
listrik, baik untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan
ruangan.
4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi
tata suara dan komunikasi (telepon) serta data.
5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem
tanda bahaya dan alarm.

Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau


halaman luar bangunan gedung.

23
2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran
pembuangan, pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta
pos/gardu jaga.
3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan
lingkungannya.

House Keeping

Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga


(outsourcing). Selama tiga tahun ini dilakukan oleh pihak ISS dan
Ciptamulti Agungjaya. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung
yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan
tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan
luar gedung.

D. KLASIFIKASI TENANT MIX

Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) mall kelapa


gading dapat dilihat pada denah di halaman selanjutnya.

Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Mal Kelapa gading


adalah sebagai berikut:

a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat


aktivitas.
Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari Sogo Supermarket &
Department Store, Farmers Market dan Star Department Store

24
ditempatkan dengan baik sehingga tidak menumpuk di satu lantai saja
dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata di setiap
lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai
sehingga sangat memudahkan pembeli.

b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup


banyak.
Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan
usaha sejenis yang ada di dalam mal kelapa gading. Misalkan Guess,
Next, GAP, Esprit dan Zara untuk segi fashion; Pizza Hut, Bread Talk
dan Starbucks Coffee untuk chain makanan dan minuman.

c. Mall ini mempunyai beberapa zona khusus yang memiliki


keseragaman usaha penyewanya. Bagian tersebut adalah:
1) The New CatWalk area yang menghimpun butik desainer
Indonesia ternama dan kriya buatan Indonesia yang dilengkapi
konsep departement store.
2) Fashion Hub merupakan zona yang diperuntukkan bagi remaja
dan orang muda.
3) Kids Safari area bagi teenagers yang berjiwa dinamis
4) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran.
5) Food Temptation food court terbesar di Indonesia seluas 6.000 m2
dengan kapasitas 2300 kursi
6) Food Sensation merupakan food court yang memiliki kekhasan
kuliner dari seluruh Nusantara yang telah menjadi pilihan favorit.
7) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran
denagn selera Asia dan Eropa.
8) Eat&Eat Food Market menghadirkan konsep pasar tempo dulu,
dengan dekorasi dan pernak-pernik yang sangat unik dengan
beragam makanan khas dari berbagai daerah dan berbagai pilihan

25
m mulai dari makanan Indonesia, Cina peranakan Indonesia,
Malaysia dan Singapura.

E. MANAJEMEN HUNIAN

Meskipun MKG terletak pada lokasi yang strategis dengan jumlah


pengunjung yang ramai, tarif sewa MKG tergolong kompetitif di
Jakarta. Dengan tarif sewa USD25/m²/bulan dengan kurs
Rp7.000/USD, tarif sewa MKG masih lebih rendah dibandingkan
dengan rata-rata tarif sewa mal di Jakarta yang mencapai
USD47/m²/bulan dengan kurs Rp5.000-9.000/USD. Untuk anchor tenat
seperti Sogo dan Star Departement Store USD7/m2/bulan. Luas untuk
Sogo Departement Store adalah 17500 m2 dan Star Departement
Store adalah 10000 m2. Sementara itu, service charge yang
dibebankan manajemen oleh MKG rata-rata mencapai
USD11/m²/bulan, cukup kompetitif dibandingkan dengan rata-rata
service charge mal di Jakarta yang berkisar antara USD7-
14,5/m²/bulan. Tingkat hunian MKG juga termasuk yang tertinggi yaitu
mencapai 96% di tahun 2007. Bandingkan dengan rata-rata tingkat
hunian mal di Jakarta yang mencapai 90%. Dengan tarif sewa yang
kompetitif dan tingkat hunian hampir mencapai 100%, pendapatan
yang dihasilkan MKG mencapai Rp250 milyar selama tahun 2007.

Periode sewa ruang di MKG ini berkisar antara 1-3 dan 5 tahun. Dari
tenant-tenant MKG saat ini, 34% dari total luasan penyewaan untuk
periode 5 tahun sedangkan sisa 66% luasan penyewaan merupakan
jangka pendek dan menengah (1-3 tahun). Sebelum menempati
ruangan, tenant-tenant tersebut diharuskan membayar uang muka
sejumlah tertentu (umumnya 20%) dan membayar sisanya secara
berkala sampai dengan setahun sebelum masa sewa berakhir. Dan 6

26
bulan sebelum masa sewa berakhir, umumnya MKG sudah mendapat
kepastian perpanjangan kontrak sewa baru dengan tenant-tenant
tersebut. Sistem pembayaran tersebut membuat arus kas lebih
terprediksi dan dikombinasikan dengan fleksibilitas menyesuaikan
service charge dan kurs patoknya MKG juga mempunyai marjin yang
relatif stabil. Pendapatan sewa yang diperoleh SMRA dari MKG untuk
tahun-tahun mendatang diperkirakan mencapai Rp300 miliar per
tahunnya (berdasarkan biaya sewa dan servis saja). Jumlah tersebut
menjadi stable income bagi SMRA.

F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk


memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan
administrasi sehingga apa yang sudah direncanakan berjalan sesuai
dengan yang diharapkan
Kegiatan manajemen keuangan meliputi:
a) Rencana investasi mendatang;
b) Mengatur cash flow;
c) Mengatur perencanaan pembiayaan kegiatan;
d) Pengelolaan asset;
e) dll
Pihak Mall melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi
kegiatan:
a) surat menyurat (dalam dan luar)
b) kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi
kesehatan, dsb)
c) pendistribusian dokumen, surat-surat, dan data-data kepada
bagian/unit/pejabat yang terkait;
d) melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit
Pengelola Mall Kelapa Gading;

27
e) mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-
data dalam Unit Pengelola Mall Kelapa Gading dan;
f) menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Mall Kelapa
Gading

Kebijakan Akuntansi

Pembukuan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan


kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti:

1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan


Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Mall Kelapa
Gading, menyusun perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam
meningkatkan efektivitas dan efisiensi Mall Kelapa Gading.

2. Pemilik
Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja
Mall Kelapa Gading. Sebagai pihak yang mnginvestasikan sumber
dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa baik kinerja Mall Kelapa
Gading dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa
mendatang. selain itu untuk pertimbangan perusahaan dalam rangka
go public.

3. Kreditor
Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Mall
Kelapa Gading dalam menghasilkan dana yang cukup untuk
membayar utangnya. Sebagai pihak yang menginvestasikan sumber
dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin mengetahui seberapa
baik kinerja Mall dan berkepentingan atas kelangsungan hidup Mall.

28
4. Pemerintah
Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan
statistik pendapatan nasional.

29
Kesimpulan

Berdasarkan tujuan yang telah dijelaskan sebelumnya dapat terlihat


bahwa Mall kelapa gading memang didirikan dalam rangka mengelola
investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan yang
terlihat dari struktur PT Summarecon Agung diarahkan untuk
memaksimalkan pendapatan karena sebagian besara pendapatan PT
Summerecon diperoleh dari Investasi bidang ritel yaitu Mall Kelapa
Gading.

Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen property


yang dilakukan pada Mall Kelapa Gading cenderung ke arah manajemen
investasi kerena penyewa di Mall Kelapa Gading merupakan sumber
pendapatan. Mall Kelapa Gading memiliki sumber penghasilan utama
dari sewa ruang dan service charge yang dikenakan kepada penyewa
sehingga tingkat kepuasan penyewa merupakan factor penting
keberhasilan Mall dalam mencapai tujuannya.

Strategi yang diterapkan pihak manajemen adalah penetapan harga


sewa yang murah dibandingkan dengan harga sewa di Mall lain. Hal
inilah yang membuat daya tarik tersendiri bagi para tenant selain tempat
yang strategis.

Dari segi pengaturan tata letak tenant, pihak Mall telah melakukan
variasi yang menyebabkan terjadi kompetisi antara penyewa dan
pembeli memiliki pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan
escalator yang kurang baik dimana escalator yang naik dan escalator
yang turun ditempatkan secara bersebelahan menyebabkan pengunjung
langsung ke lantai berikutnya dan tidak memberikan kesempatan
penggunjung untuk melihat-lihat.

30
Dari segi pemeliharaan, pihak Mall telah melakukan pemeliharaan yang
baik dan mereka menggunakan tenaga dari luar dalam mengurusi
pemeliharaan Mall (outsourcing).

31