PENGURUSAN BUKU VOT

PENGENALAN
Buku vot merupakan satu rekod kewangan yang perlu diselenggara oleh agensi mengikut kehendak AP 95. Buku vot mengandungi maklumat-maklumat kewangan berhubung dengan; 
Peruntukan Tanggungan Perbelanjaan Baki Peruntukan

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN PERBELANJAAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.
ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

.BUKU VOT  REKOD YANG DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT SEGALA URUSNIAGA YANG BERKAITAN BAGI SESUATU MAKSUD PERBELANJAAN.

KAWALAN BUKU VOT  AP-95 ± TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANAMANA BAHAGIAN PECAHAN KEPALA ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA .

SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH. DAN TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN. BAKI MASIH ADA. .AMAUN YANG DIBENARKAN.

.PINDAH PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL kawalan berpindah kepada pemegang waran tetapi perlu ada pemantauan. KUASA BERTULIS kawalan masih pada Pegawai Pengawal.

PENGAWAL DARI SATU AKTIVITI KE SATU AKTIVITI YANG LAIN DALAM PROGRAM YANG SAMA PEG.PENGAWAL .PINDAH PERUNTUKAN (MBS) DARI SATU OBJEK AM KESATU OBJEK AM DALAM AKTIVITI YANG SAMA. P.

DI ANTARA PROGRAM KELULUSAN PERBENDAHARAAN .

DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.PENYELENGGARAAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN UNTUK: VOT BEKALAN VOT PEMBANGUNAN VOT AMANAH . . .

FAEDAH KEWANGAN KPD KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP).  OBJEK SEBAGAI 11000 ± 15000  OBJEK AM 20000 ± PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN).29000 .  OBJEK SEBAGAI 21000 .KOD PERBELANJAAN  OBJEK AM 10000 ± EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN.

 OBJEK SEBAGAI 41000 ± 47000  OBJEK AM 50000 ± PERBELANJAANPERBELANJAAN LAIN. . OBJEK AM 30000 ± ASET (MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI).  OBJEK SEBAGAI ± 31000 ± 38000  OBJEK AM 40000 ± PEMBERIAN DAN KENAAN BAYARAN TETAP.

KEGUNAAN BUKU VOT  SEBAGAI REKOD URUSNIAGA WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN TAMBAHAN WARAN VIREMEN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN. DLL .

PERUNTUKAN.MERANCANG PENAMBAH / PENGURANGAN . ASAS PENYEDIAAN LAPORAN. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN .MERANCANG PERBELANJAAN . ASAS PENYEDIAAN BUDGET .

 MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN. .  MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.SEBAGAI ALAT KAWALAN  MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN.  MENGAWAL PENYELEWENGAN.

 TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN./ BEN. NEG. PENGAWAL  PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL.TANGGUNGJAWAB PEG. .  TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS DARI JAN.

PASTIKAN BUKU VOT MANUAL DISELENGGARA IKUT P. 8/1987 ATAU MENGGUNAKAN KOMPUTER SEPERTIMANA SPP 11/1992 .PASTIKAN BUKU VOT DISELANGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB.P.

ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KESEMASA.PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN. PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL .

SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN. PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA.PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA  BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARAKAN DENGAN SEMPURNA. PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA. . PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA.

 PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL .  SEMAK SAMADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN. DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT.  PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS.  TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA. PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.  GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

 CACATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN.  LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN. .  LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN.  SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT. BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.  PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU.

Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan RM ««« Jumlah Peruntukan Tahun ini Butir-butir RM «««. Tanggungan Dibawa ke hadapan BAGAI Tarikh ...VOT PROG/AKT OBJEK Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan RM «««.

/ Ruj.Br.Lain (5) Debit Kredit Tanggungan Dikenakan/ (Dijelaskan (6) (7) (8) Tgn. Bersih (10) Baki Masih Ada (11) .Amaun yang diluluskan tahun ini Tarikh Amaun Jumlah Hingga tarikh TARIKH Amaun Jumlah Hingga tarikh Kod SODO (4) No. Belum Selesai (9) Perb.

Penyesuaian Buku Vot  Sebab sebab penyesuaian di lakukan:  Sebarang bayaran yang tidak di benarkan dapat di kesan  Kesilapan mengakaunkan ke satu aktiviti yang tidak berkaitan dapat di kesan.  Laporan pengurusan keatas peruntukan adalah tepat  Dapat mengambarkan kedudukan perbelanjaan wang kerajaan dengan tepat dan lengkap .

Sebab sebab perbezaan  Kaedah catatan berbeza  Catatan di buku vot yang tidak terdapat di flimsi  Catatan di flimsi tidak terdapat di buku vot .

Format format Untuk Penyesuaian  Penyata Penyesuaian ± Format A  Senarai Baucer Belum di bayar oleh Pejabat Pembayar ± Format A1  Senarai Catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di flimsi ± Format A2  Senarai Catatan di flimsi yang tidak terdapat di Buku Vot ± Format A3 .

Tatacara Penyesuaian Buku Vot Di laksanakan  Menyemak laporan Terperinci perbelanjaan dengan buku vot  Menyiasat catatan yang hanya terdapat di satu set rekod  Melapor sebarang bayaran yang tidak di benarkan  Menyedia penyata penyesuaian  Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam buku vot .

Kategori Flimsi  C 230 ± Vot Tertanggung  C 231 .Vot Mengurus  C 232 .Vot Amanah .Vot Pembangunan  C 230 .

Penyerahan Penyata Penyesuaian  Semua Penyata Penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah di tandatangani oleh Pewagai yang bertanggungjawab dan di kemukakan kepada Akauntan Negara dalam masa 2 minggu dari tarikh Flimsi di terima. .

SEKIAN TERIMA KASIH .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful