PENGURUSAN BUKU VOT

PENGENALAN
Buku vot merupakan satu rekod kewangan yang perlu diselenggara oleh agensi mengikut kehendak AP 95. Buku vot mengandungi maklumat-maklumat kewangan berhubung dengan; 
Peruntukan Tanggungan Perbelanjaan Baki Peruntukan

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN PERBELANJAAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.
ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

BUKU VOT  REKOD YANG DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT SEGALA URUSNIAGA YANG BERKAITAN BAGI SESUATU MAKSUD PERBELANJAAN. .

KAWALAN BUKU VOT  AP-95 ± TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANAMANA BAHAGIAN PECAHAN KEPALA ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA .

SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH. DAN TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.AMAUN YANG DIBENARKAN. . BAKI MASIH ADA.

PINDAH PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL kawalan berpindah kepada pemegang waran tetapi perlu ada pemantauan. . KUASA BERTULIS kawalan masih pada Pegawai Pengawal.

P.PENGAWAL .PENGAWAL DARI SATU AKTIVITI KE SATU AKTIVITI YANG LAIN DALAM PROGRAM YANG SAMA PEG.PINDAH PERUNTUKAN (MBS) DARI SATU OBJEK AM KESATU OBJEK AM DALAM AKTIVITI YANG SAMA.

DI ANTARA PROGRAM KELULUSAN PERBENDAHARAAN .

PENYELENGGARAAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN UNTUK: VOT BEKALAN VOT PEMBANGUNAN VOT AMANAH .DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN. . .

 OBJEK SEBAGAI 11000 ± 15000  OBJEK AM 20000 ± PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN).29000 .KOD PERBELANJAAN  OBJEK AM 10000 ± EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN.  OBJEK SEBAGAI 21000 . FAEDAH KEWANGAN KPD KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP).

 OBJEK SEBAGAI ± 31000 ± 38000  OBJEK AM 40000 ± PEMBERIAN DAN KENAAN BAYARAN TETAP. OBJEK AM 30000 ± ASET (MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI).  OBJEK SEBAGAI 41000 ± 47000  OBJEK AM 50000 ± PERBELANJAANPERBELANJAAN LAIN. .

DLL .KEGUNAAN BUKU VOT  SEBAGAI REKOD URUSNIAGA WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN TAMBAHAN WARAN VIREMEN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN.

PERUNTUKAN. ASAS PENYEDIAAN LAPORAN.MERANCANG PERBELANJAAN . SEBAGAI ALAT PENGURUSAN .MERANCANG PENAMBAH / PENGURANGAN . ASAS PENYEDIAAN BUDGET .

.  MENGAWAL PENYELEWENGAN.  MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN.  MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.SEBAGAI ALAT KAWALAN  MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN.

/ BEN. .TANGGUNGJAWAB PEG. NEG.  TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS DARI JAN.  TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN. PENGAWAL  PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL.

8/1987 ATAU MENGGUNAKAN KOMPUTER SEPERTIMANA SPP 11/1992 .PASTIKAN BUKU VOT DISELANGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB. PASTIKAN BUKU VOT MANUAL DISELENGGARA IKUT P.P.

PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL .PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN. ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KESEMASA.

PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA. .PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA  BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARAKAN DENGAN SEMPURNA. PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA. PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA. SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN.

 SEMAK SAMADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN.  GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.  PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL . DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT.  TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA.  PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS. PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

 PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU.  SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT.  LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN.  CACATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN. BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN. .  LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan RM ««« Jumlah Peruntukan Tahun ini Butir-butir RM «««. Tanggungan Dibawa ke hadapan BAGAI Tarikh ...VOT PROG/AKT OBJEK Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan RM «««.

Lain (5) Debit Kredit Tanggungan Dikenakan/ (Dijelaskan (6) (7) (8) Tgn.Amaun yang diluluskan tahun ini Tarikh Amaun Jumlah Hingga tarikh TARIKH Amaun Jumlah Hingga tarikh Kod SODO (4) No. Bersih (10) Baki Masih Ada (11) ./ Ruj.Br. Belum Selesai (9) Perb.

 Laporan pengurusan keatas peruntukan adalah tepat  Dapat mengambarkan kedudukan perbelanjaan wang kerajaan dengan tepat dan lengkap .Penyesuaian Buku Vot  Sebab sebab penyesuaian di lakukan:  Sebarang bayaran yang tidak di benarkan dapat di kesan  Kesilapan mengakaunkan ke satu aktiviti yang tidak berkaitan dapat di kesan.

Sebab sebab perbezaan  Kaedah catatan berbeza  Catatan di buku vot yang tidak terdapat di flimsi  Catatan di flimsi tidak terdapat di buku vot .

Format format Untuk Penyesuaian  Penyata Penyesuaian ± Format A  Senarai Baucer Belum di bayar oleh Pejabat Pembayar ± Format A1  Senarai Catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di flimsi ± Format A2  Senarai Catatan di flimsi yang tidak terdapat di Buku Vot ± Format A3 .

Tatacara Penyesuaian Buku Vot Di laksanakan  Menyemak laporan Terperinci perbelanjaan dengan buku vot  Menyiasat catatan yang hanya terdapat di satu set rekod  Melapor sebarang bayaran yang tidak di benarkan  Menyedia penyata penyesuaian  Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam buku vot .

Vot Amanah .Kategori Flimsi  C 230 ± Vot Tertanggung  C 231 .Vot Mengurus  C 232 .Vot Pembangunan  C 230 .

.Penyerahan Penyata Penyesuaian  Semua Penyata Penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah di tandatangani oleh Pewagai yang bertanggungjawab dan di kemukakan kepada Akauntan Negara dalam masa 2 minggu dari tarikh Flimsi di terima.

SEKIAN TERIMA KASIH .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful