JOB ANALYSIS

Job analysis adalah proses mengumpulkan, menganalisis, menyusun info tentang komponen,
karakteristik, persyaratan suatu jabatan. Hasilnya dalam bentuk deskripsi jabatan. Analisis jabatan
adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengandemikian akan
memberikan pula gambaran tentangspesifikasi jabatan tertentu. ADA 3 pengertian analisis
jabatan :Mengumpulkan Data Pekerjaan , Mengevaluasi Data Pekerjaan , Mengorganisasikan Pekerjaan

 Contoh Job Analisis: Contoh informasi yang didapat dari

analisis jabatan adalah “uraian jabatan” yaitu satu pernyataan tertulis tentang apa yg sesungguhnya
dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya & dalam kondisi apakah pekerjaan itu
dijalankan. Kebanyakan uraiannya memuat : identifikasi jabatan, ringkasan jbt, hubungan-tanggung
jawab-kewajiban, wewenang dr pemegang jbt, standar kinerja, & kondisi kerja , syarat jabatan, berat
ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknyapekerjaan, besar kecilnya
tanggungjawab,banyaksedikitnyapengalaman, tinggi rendahnyatingkat pendidikan danpertimbangan-
pertimbangan lain”

Sifat dari Analisis Jabatan

 Definisinya : Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan
orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.
 Melalui analisis jabatan diperoleh informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-
perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan
manusiawi
 Kegunaan dari Informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja,
pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas
 Langkah-2 dlm analisis jabatan : Identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar
belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan,
dikembangkan

Enam langkah dalam melakukan analisis jabatan adalah sbb:

Langkah 1;
Identifikasikanlah pemakaian yang untuk itu informasi ditempatkan, karena ini akan menetapkan jenis
data yang Anda kumpulkan dan bagaimana Anda mengumpulkannya.
Langkah 2;
Tinjaulah informasi latar belakang yang relevan seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian
jabatan. Bagan organisasi memperlihatkan bagaimana jabatan yang dipersoalkan berkaiatan dengan
jabatan-jabatan lain dan di mana itu dicocokkan dalam keseluruhan organsisai.
Langkah 3;
Pilihlah posisi yang representatif untuk dianalisis. Ini sering terjadi bila banyak jabatan serupa itu
dianalisis, dan terlalu memakan waktu untuk dianalisis, katakanlah, jabatan dari semua pekerja perakitan.
Langkah 4;
Selanjutnya analisislah secara sungguh-sungguh jabatan dengan mengumpulkan data berdasarkakegiatan
jabatan, menuntut perilaku karyawan, kondisi kerja, dan ciri manusiawi serta kemampuan yang
dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan.
Langkah 5;
Tinjaulah informasi dengan pemangku jabatan. Informasi analisis jabatan hendaknya diverifikasi dengan
pekerja yang menjalankan pekerjaan itu dan dengan penyelia dekatnya.
Langkah 6;
Kembangkanlah suatu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Metode Mengumpulkan Informasi Analissi Jabatan

a. Pengantar
1. Siapa Mengumpulkan Informasi Jabatan?
Mengumpulkan data analisis jabatan biasanya mencakup suatu upaya patungan oleh spesialis SDM,
karyawan, dan penyelia karyawan.
2. Analisis Jabatan dan Peluang Kerja yang sama.
Analisis jabatan memainkan peran sentral dalam pemenuhan undang-undang peluang kerja yang sama.
b. Wawancara
1. Pro dan Kontra.
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan
penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.
2. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas
3. Pedoman Wawancara.
c. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan
dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
d. Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat
diobservasi secara fisik.
e. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa
yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut
(bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.

OUTPUT ANALISIS JABATAN OUTPUT JOB DESCRIPTION JOB SPECIFICATION

menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. informasi tentang
syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.
Jenis2 analisis jabatan:

- Tradisional,,,,,,Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan

kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. ,,,,,,,,,Tidak dapat
digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang
diharapkan
- ORIENTASI HASIL ,,,,,,,,,Mencakup harapan organisasi terhadap karyawanMencakup
keterkaitan antara tugas, standar kinerja,kecakapan dan kualifikasi minimal,,,,,,Contohpertanyaan yang
diajukan :TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apayang pentingbagi perusahaan ?KONDISI
PEKERJAAN : bagaimana sifat dasarpekerjaanatausyarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana,
petunjukapa yangtersedia untuk membantu pekerja melaksanakantugasnya ?

Komponen Job description

1. Job title
Penulisan nama jabatan, penulisan harus tepat akurat agar membantu rekruitmen dan seleksi,
memberi efek persepsi pada status dan makna ( worth )
Uraian singkat pekerjaan : dalam bentuk paragraf uraian tentang sifat sifat tujuan pekerjaan.
2. Brief summary
Uraian singkat dalam bentuk paragraf uraian tentang sifat dan tujuan pekerjaan
3. Kegiatan kerja
Menggambarkan tugas tugas apa saja yang dilakukan
4. Alat dan perlengkapan
alat : sesuatu yang dipakai pekerja untuk melakukan pekerjaannya. Perlengkapan : untuk
membantuk pekerjaan. Alat yang dideskripsikan bisa membantu bahan pelatihan. Persyaratan
psikologis ( teliti , cermat dll ) dimasukkan dalam perlengkapan.
5. Job context
Gambaran tentang lingkungan pekerjaan, contoh : tingkat stress, jadwal, tuntutan fisik, tanggung
jawan, suhu, jadwal pekerja, tingkat bahaya.
6. Kinerja
Harus ada garis besar bagaimana pekerjaan ini dimulai
7. info tentang kompensasi
mencakup info tentang tingkatan upah
8. kompetensi job
mengenai job spesification, meliputi : pengetahuan, skill, abilitas, dll ( interest, personality.

Kegunaan analisis jabatan :

1. Menulis job description, seleksi pegawai, training ( contoh : mengemudi ), man power planning,
penyelaras kinerja -> patokan kinerja, job classification, evaluasi jabatan, berdasarkan pada komponen
tertentu lalu dibandingkan satu sama lain, mana yang lebih besar sumbangannya., Job design, Analisis
organisasi

Tujuan analisis jabatan: untuk memperoleh jawaban:

1. Tugas fisik dan mental apa yang dilakukan karyawan

2. Kapan pekerjaan harus diselesaikan
3. Dimana pekerjaan harus dilakukan
4. Bagaimana karyawan melakukan pekerjaan
5. Untuk apa pekerjaan dilakukan
 JOB DESCRIPTION
PENGERTIAN JABATAN

1. Merupakan fondasi yang membentuk suatu organisasi.

2. Seluruh jabatan bila disinergikan bisa mencapai sasaran organisasi.
3. Jabatan-jabatan bisa dianggap sebagai jembatan antara orang dan organisasi

PENGERTIAN JOB DESCRIPTION

1. Sebuah kumpulan informasi jabatan dan disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job
Analysis, yang dapat mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu.
2. Membuat status setiap jabatan menjadi jelas akan: Fungsi & Perannya, Hasilnya,
Tanggungjawabnya.

MANFAAT JOB DESCRIPTION

1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan
utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance Management,
Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION

1. Job Information
2. Primary Job Role
3. Dimentions
4. Reporting Relationship
5. Key Accountabilities
6. Relationships
7. Knowledge & Skills
8. Decision Making

Hubungan Anatara Analisis Jabatan dan Fungsi Manajemen

Sumber Daya Manusia ,,,,,,,

Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi perencanaan dan implementasi fungsi atau
aktivitas manajemen sumber daya manusia yang lain. Berikut beberapa kegunaan analisis jabatan: 1).
Rancangan dan struktur organisasi, 2). Perencanaan sumber daya manusia, 3). Evaluasi jabatan dan balas
jasa, 4). Rekrutmen. 5). Seleksi, 6). Penempatan, 7). Orientasi, pelatihan, dan pengembangan, 8).
Penilaian kinerja, 9). Perencanaan jalur karier, 10). Hubungan pekerja, 11). Perancangan peralatan dan
perbaikan metode kerja, 12). Perancangan jabatan/pekerjaan, dan 13). Keselamatan kerja (Casc
 JOB specification

DISKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN

Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan
dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu
pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia
melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan
lebih lanjut tentang tugas- tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian,
diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara
lain dari tugas- tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya
overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas
secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak
terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan
kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu
jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan
factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan
kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya
spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang
dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik,
pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.

Uraian pekerjaan: pernyataan yang menerangkan kewajiban, kondisi pekerjaan dan aspek lain dari
pekerjaan yang ditentukan. Spesifikasi pekerjaan: profil karakteristik orang yang dibutuhkan untuk
mengerjakan pekerjaan tersebut. Deskripsi Jabatan: dokumen yang memuat informasi tentang tugas,
kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan pesifikasi jabatan: kualifikasi minimum yang harus
dimiliki seseorang agar dapat melakukan pekerjaan tertentu. Spesifikasi jabatan berisi tentang:
persyaratan pendidikan, pengalaman, sifat kepribadian, dan kemampuan fisik