PRINSIP – PRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK

Penyelenggaraan pekerjaan konstruksi di dalam manajemen proyek tergantung

pada dua faktor utama yaitu : sumber daya dan fungsi manajemen. Sumber daya
terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi manajemen
dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau
mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraan
pekerjaan konstruksi, kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia,
ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu ditata melalui fungsi-fungsi
manajemen dalam batas waktu yang disediakan sehingga memenuhi prinsip
efisiensi dan efektivitas.

1. Sumber Daya

A. Manusia
Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang
terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan pekerjaan konstruksi.
Tenaga yang terlibat langsung adalah tenaga kerja yang berada pada kelompok
pemberi pekerjaan (pengguna jasa), kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan
kelompok konsultan (penyedia jasa). Berdasarkan kualifikasinya para tenaga kerja
tersebut dapat dikelompokkan ke dalam “tenaga ahli” dan “tenaga terampil”. Pada
Tabel 2.1. disajikan sebutan terhadap ketiga kelompok tersebut.

Tabel 1. Tenaga Kerja berdasarkan Kelompok

B. Uang

Uang merupakan sumber daya sangat penting dalam manajemen proyek.

Ketidakcukupan uang, sulit untuk mengharapkan penyelenggaraan manajemen
proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang disepakati antara para pihak yang
menandatangani perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan pekerjaan
konstruksi pada seluruh kelompok yang terlibat, memerlukan biaya yang besarnya
telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi ketidaksepakatan
(dispute) dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya berdampak pada “nilai uang”
yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian
hukum yang harus ditempuh.
Uang sangat penting karena seluruh kegiatan pekerjaan konstruksi memerlukan
pembiayaan, menyangkut : rekruitmen manusia (tenaga kerja); penggunaan jasa
tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill); penggunaan peralatan
(alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium); pembelian bahan dan material,
pengolahan bahan dan material, baik bagi kelompok pengguna jasa maupun
penyedia jasa. Jadi pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan pekerjaan
konstruksi (civil works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan
konstruksi oleh kontraktor, tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan
untuk konsultan perencana, konsultan pengawas dan untuk pengguna jasa dalam
suatu kurun waktu yang telah disepakati.

C. Peralatan

Peralatan dalam pekerjaan konstruksi diartikan sebagai alat lapangan (alat berat),
peralatan laboratorium, peralatan kantor (misalnya computer), dan peralatan
lainnya. Dengan menggunakan peralatan yang sesuai sasaran pekerjaan dapat
dicapai dengan ketepatan waktu yang lebih akurat, serta memenuhi spesifikasi
teknis yang telah dipersyaratkan.

i. Alat-alat berat
Jenis peralatan dengan variasi kapasitas dan kegunaannya dapat digunakan untuk
pekerjaan konstruksi jalan-jembatan sesuai fungsinya. Berdasarkan jenis peralatan
dan fungsinya, dikaitkan dengan jenis pelaksanaan pekerjaannya dapat
dikelompokan sebagaimana tertulis pada Tabel 2.
Pemilihan dan pemanfaatan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan ditinjau dari
jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Demikian pula cara
penggunaannya, harus mengikuti prosedur pengoperasian dan perawatannya,
sesuai dengan fungsi masing-masing peralatan.

Tabel 2. Jenis peralatan dan penggunaannya

ii. Peralatan Laboratorium
Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan
pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan oleh kontraktor.
Jenis peralatan laboratorium dapat dilihat pada Tabel 3. Jenis, jumlah dan waktu
diperlukannya peralatan-peralatan laboratorium tersebut tergantung pada ruang
lingkup kegiatan pengawasan atas pekerjaan konstruksi.
Selain peralatan tersebut ada beberapa peralatan yang spesifik seperti untuk
pengujian pondasi soil cement dan bahan-bahan struktur (beton, pasangan batu
dan lain-lain).

Tabel 3. Jenis Pengujian dan Alat yang digunakan

D. Bahan
Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui pengolahan, dan
setelah diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di
dalam dokumen kontrak. Bahan baku (tanah, batu, aspal, semen, pasir, besi beton,
dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, pofil baja dll.) merupakan sumber
daya yang harus diperhitungkan secara cermat, karena pengaruhnya di dalam
perhitungan biaya pekerjaan konstruksi sangat besar. Oleh karena itu lokasi bahan
baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang tersedia,
memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survai untuk mendapatkan informasi
lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna mendapatkan data akurat sebagai
masukan bagi kontraktor dalam menyiapkan penawaran, maupun pada tahap
pelaksanaan pekerjaan.

2. Fungsi Manajemen

Untuk melaksanakan manajemen, seorang pada posisi pimpinan di level manapun,

harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada
fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang
bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik
maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal. George R. Terry
telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing,
Actuating dan Controlling).

A. Planning
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang
dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab
pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun
konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.♣
Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang
tersedia.♣
Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.♣
♣ Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan
sasaran, (seluruh tahap: -proses pengadaan, -pelaksanaan dan pengawasan
konstruksi; dan FHO).

B. Organizing
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok
dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-
hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung
jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi digunakan sebagai alat untuk :
menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.♣
membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.♣
mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di
dalam kordinasinya.♣
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural
maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat
dilakukan melalui mekanisme :
koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),♣
koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan♣
koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi
komando).♣
Koordinasi diagonal apabila diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi
signifikan dalam menjalankan fungsi organizing.

Sebagai contoh, dapat dijelaskan sebagai berikut:

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis:♣
a. Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant.
b. Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity
Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat
hirarkis.
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level:♣
a. Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
b. Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality
Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
Koordinasi diagonal:♣
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan
koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala
Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan
Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang
tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di
dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk
menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam
menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh
George R. Terry, yaitu:
Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di
dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.♣
♣ Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat
dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan
oleh pegawainya.♣
♣ Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan
dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan
sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga
tumbuh♣ sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang
diikutinya.
♣ Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan
benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
♣ Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua
orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih
pembenaran atas keputusannya.
Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang
lain menjadi naik emosinya.♣
Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak
dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.♣
♣ Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun
haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau
jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan
melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan
oleh kontraktor. General Superintendat berkewajiban melakukan controlling (secara
berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu
Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah
melakukan tugasnya dalam koridor “quality assurance”. Sehingga, tahap-tahap
pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini juga berlaku di dalam kegiatan internal konsultan supervisi; artinya
kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu
secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity
Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat
mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan
kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek
pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
Produk pekerjaan, baik secara♣ kualitatif maupun kuantitatif
Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan♣ (manusia, uang , peralatan, bahan)
Prosedur dan cara kerjanya♣
Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.♣
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang
pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.
Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan
pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.